Google Tasks: Del skrivebeskyttede lister med andre
Noen ganger vil du at en klient skal kunne følge med på prosjektets fremdrift uten å kunne markere oppgaver som fullførte. Kanskje en nyansatt skal kunne se teamets liste i en uke før de begynner å endre den. Eller kanskje lederen din ønsker å ha oversikt over backlogen uten å kunne redigere den.
Google Tasks kan ikke gjøre noe av dette. Det har ingen delingsfunksjoner for vanlige lister, og selv der Google tilbyr samarbeid – som i Chat-rom og Docs – finnes det ingen skrivebeskyttet modus: alle som kan se en oppgave kan også redigere den.
Denne veiledningen viser hvordan du deler en Google Tasks-liste som skrivebeskyttet med TasksBoard, hva en leser kan se og ikke kan gjøre, og relaterte verktøy som gjør en delt liste lesbar for hele teamet: personfilteret, lenker som åpner én persons oppgaver, flere ansvarlige per oppgave, og en oppgaveorden som er lik for alle.
Hvorfor Google Tasks ikke har tilgangskontroll
Hver Google Tasks-liste tilhører nøyaktig én Google-konto. Når TasksBoard deler en liste, får hver samarbeidspartner sin egen kopi i sin egen konto, og TasksBoard holder kopiene synkronisert. Dette er den eneste måten å dele en liste som fortsatt vises i Gmail, Google Calendar og Google Tasks-appen for alle.
Konsekvensen er at Google selv ikke vet at listen er delt, og har ingen måte å kontrollere hvem som kan redigere den. Tilgangskontroll må håndteres av synkroniseringslaget. Det er det TasksBoard-rollene gjør. For bakgrunnen om hvordan delte lister fungerer, se hvordan dele Google Tasks.
To roller: Redaktør og Leser
En samarbeidspartner på en delt liste eller et delt brett er enten Redaktør eller Leser.
- Redaktør er rollen alle har hatt til nå: full tilgang til å legge til, redigere, fullføre, omorganisere, tildele og slette oppgaver.
- Leser ser listen og alle oppgavene i den, holdt synkronisert som vanlig, men kan ikke endre noe.
Leser-rollen er en del av TasksBoard Team-planen. På gratisplanen og Pro-planen deler alle med full redigeringsrettighet, som før. Uten Team-planen vises rolleselektorer, men å endre dem åpner Team-tilbudet.
Bare eieren av listen – personen som delte den først – setter roller.
Gi én samarbeidspartner skrivebeskyttet tilgang
- Åpne trepunktsmenyen til listen og klikk Del liste. For et delt brett, åpne brettmenyen og klikk Del brett.
- I dialogen finner du samarbeidspartneren i listen over personer.
- Ved siden av navnet deres velger du Leser i stedet for Redaktør.
Endringen trer i kraft umiddelbart. Samarbeidspartneren beholder listen på sitt brett, med en “Skrivebeskyttet”-merkelapp i toppen. På et delt brett gjelder rollen for alle lister på brettet, inkludert lister du legger til senere.
En leser som senere trenger å jobbe med listen kan byttes tilbake til Redaktør fra samme dialog, uten å måtte dele listen på nytt.
La alle nye medlemmer bli lesere
Hvis du deler en lenke med en større gruppe, for eksempel et kundeteam eller en avdeling, kan det være lurt at alle nye medlemmer får leserrettigheter.
- Åpne Del liste- (eller Del brett-) dialogen.
- Under Lenkedeling sett Nye medlemmer blir til Leser.
- Kopier lenken og send den.
Invitasjonssiden vil da informere personen om at “Du vil ha skrivebeskyttet tilgang til denne listen” før de blir med. Personer som allerede er med beholder sin nåværende rolle til du endrer den enkeltvis.
Hva en leser ser og ikke kan gjøre
En lesers kopi av listen ser ut som alle andre lister på deres brett, med “Skrivebeskyttet”-merkelappen i toppen. Oppgavene, fristene, etiketter og ansvarlige er alle der og holdes oppdatert.
Det som mangler er alle måter å endre den på:
- Kan: se alle oppgaver, frist, etiketter og ansvarlige; søke og filtrere; følge listen når den endres
- Kan ikke: legge til, redigere, fullføre, omorganisere, tildele eller slette oppgaver
- Skjult: legg-til-oppgave-raden, oppgavemenyen og oppgaveredigereren; dra-og-slipp er deaktivert; omdøping eller sletting av listen er deaktivert
- Informert: den delte listen-dialogen sier "Du har skrivebeskyttet tilgang til denne listen"
Hva med Gmail og Google Tasks-appen?
Dette er delen som trenger forklaring for lesere. Google Tasks har ingen tilgangskontroll, så en leser har fortsatt en ekte kopi av listen i sin egen Google-konto. Fra Gmail, Google Calendar eller Google Tasks-appen kan de redigere den kopien. De kan også flytte en oppgave inn i den fra en annen liste i TasksBoard.
Disse endringene når aldri de andre samarbeidspartnerne. Ved neste synkronisering setter TasksBoard leserens kopi tilbake i tråd med redaktørenes kopi: oppgaver de la til fjernes, oppgaver de slettet kommer tilbake, deres redigeringer tilbakestilles og rekkefølgen gjenopprettes.
Så skrivebeskyttelsesregelen gjelder for teamet, men en leser som redigerer fra Google Tasks-appen vil se endringene forsvinne. Informer dem på forhånd, og pek dem mot hjelpesiden for skrivebeskyttet tilgang hvis de lurer på hva som skjedde.
Vis én persons oppgaver med personfilteret
Når flere personer deler et brett, er neste forespørsel vanligvis “kan jeg bare se mine?” eller “vis meg hva Alex har på tallerkenen”.
Et brett med minst én delt liste viser personbobler ved siden av navnet: Alle, ett avatar per samarbeidspartner, og Ufordelte.
- Klikk på en samarbeidspartners avatar for kun å vise oppgavene tildelt dem, i alle lister på brettet.
- Klikk Ufordelte for å se oppgavene ingen eier ennå.
- Klikk på avataren igjen, eller Alle, for å gå tilbake til hele brettet.
Valget huskes per brett på din enhet. Boblene skjules på smartbrett og mens et søk er aktivt. For et filter på tvers av alle brett, bruk “Hvem”-filteret i søkelinjen, beskrevet i søkefiltrene hjelpesiden.
Send en lenke som åpner én persons oppgaver
Mens et personfilter er aktivt, får siden en adresse med ?assignee=<epost> (eller ?assignee=ufordelte). Kopier den adressen og send den.
Dette er et praktisk verktøy sammen med Leser-rollen. En eier kan dele et brett med en klient som skrivebeskyttet, og deretter sende dem en lenke som åpner brettet filtrert på oppgavene tildelt deres kontaktperson. Alle andre fortsetter å se hele brettet; lenken endrer bare hva mottakeren ser når de åpner den.
Flere ansvarlige på én oppgave
Skrivebeskyttet deling og personfilteret avhenger begge av at tildelinger er nøyaktige, og virkelig arbeid har ikke alltid én ansvarlig. En oppgave i en delt liste kan ha flere ansvarlige.
- Klikk på en oppgave i en delt liste for å åpne redigeringsverktøyet.
- Klikk Legg til ansvarlig (personikonet) i verktøylinjen.
- Klikk på hver person for å legge til eller fjerne dem. En fylt sirkel markerer gjeldende ansvarlige, og popup-vinduet forblir åpent slik at du kan velge flere på rad.
Deres avatare stables på kortet. Hver ansvarlig lagres som en 👤 Tildelt til …-linje i oppgavens detaljer, som er hvordan tildelingen når samarbeidspartnerne gjennom Google Tasks, og hvorfor den er synlig som tekst i Google Tasks-appen. En oppgave med to ansvarlige vises under begge personer i personfilteret. Mer i vår guide til å tildele Google Tasks.
Samme rekkefølge for alle
En delt liste er bare lesbar hvis alle ser den på samme måte. Egendefinert rekkefølge på en delt liste synkroniseres: når en redaktør drar en oppgave til et nytt sted, følger de andre kopiene, inkludert lesernes kopier, etter ved neste synkronisering. En kopi som synkroniseres for første gang tar rekkefølgen fra kopien som endret seg.
Noen tilfeller beholder sin egen rekkefølge: lister sortert etter frist, tittel eller sist oppdatert (bytt alle tilbake til Egendefinert rekkefølge fra listemenyen), fullførte oppgaver, og åpne oppgaver som har samme tittel. Hvis to personer flytter samme oppgave samtidig, vinner den siste synkroniseringen. Se sorter oppgaver i en liste.
Prøv TasksBoard Team
Del Google Tasks-lister med redaktører og lesere, filtrer et brett etter person, og hold alle kopier i samme rekkefølge. Én regning for hele teamet.
Se abonnement →Andre måter å kontrollere tilgang på
Roller gir fineste kontroll, men ikke den eneste. Fra samme Del liste-dialog kan eieren også:
- Begrens tilgang til nåværende medlemmer (Premium): invitasjonslenken slutter å fungere, nåværende samarbeidspartnere beholdes. “Tillat tilgang for nye medlemmer” slår den tilbake på.
- Fjern en samarbeidspartner (Premium): de beholder en kopi av listen som den er, men deres endringer når ikke lenger andre og de mottar ikke lenger dine.
- Stopp deling: avslutter delingen for alle. Hver samarbeidspartner beholder en kopi, og du kan dele på nytt senere med en ny lenke.
Alle disse dekkes i FAQ for delte lister.
FAQ
Avslutning
Google Tasks har ingen skrivebeskyttet deling fordi det verken har deling eller tilgangskontroll. TasksBoard legger til begge deler på toppen av listene dine: Redaktør- og Leser-roller per samarbeidspartner, en standardrolle for alle som blir med via lenken, og synkroniseringsreglene som holder en lesers kopi på linje selv når de redigerer den fra Gmail.
Kombiner Leser-rollen med personfilteret og en ?assignee=-lenke, så kan en klient eller leder følge nøyaktig den delen av brettet som angår dem uten å røre resten. Trinn-for-trinn-referansen finnes i hjelpesenteret: skrivebeskyttet tilgang til delte oppgaver.
Klar til å dele dine Google Tasks?
Kom i gang med TasksBoard gratis, ingen kredittkort kreves.
Logg inn
