Google Tasks aktivitetslogg: Se hvem som gjorde hva i en delt liste

En oppgave på din delte liste ble merket som fullført på tirsdag. Ingen husker å ha gjort det. En annen oppgave forsvant fra listen, og fristen på en tredje ble flyttet en uke. I Google Tasks har du ingen måte å finne ut hvem som gjorde dette, eller når.

Google Tasks lagrer kun gjeldende status for en oppgave, og ingenting mer. For en personlig liste er det greit. For en liste du deler med et team, betyr det at hvert spørsmål om historikk ender i en Chat-tråd: “Fullførte du denne?”, “Hvem flyttet fristen?”, “Hvor ble onboardings-oppgaven av?”.

Denne veiledningen forklarer hvorfor Google Tasks ikke har en aktivitetslogg, og hvordan du får en på en delt liste med TasksBoard: et aktivitetspanel for hele tavlen, en historikk for hver oppgave, en logg over alt som er fullført med en ukentlig oppsummering, og en varsling når noen tildeler deg en oppgave.

Hvorfor Google Tasks ikke har en aktivitetslogg

Google Tasks ble designet som et personlig verktøy for oppgavesamling. Hver liste tilhører én Google-konto, så det var aldri behov for å registrere hvem som endret hva: svaret var alltid deg.

Tasks API-en reflekterer dette designet. En oppgave har en updated-tidsstempel og, når den er fullført, en completed-tidsstempel. Det finnes ikke noe felt for hvem som gjorde endringen, ingen hendelsesstrøm, og ingen måte å lese en tidligere versjon av en oppgave. Når en oppgave er redigert, er den tidligere tilstanden borte.

Oppgaver tildelt i en Google Chat-rom eller Google Doc viser hvem som er ansvarlig, men de har heller ingen logg. Hvis du trenger å vite hvem som gjenåpnet en oppgave eller hvem som fjernet en frist, kan ikke Google Tasks svare deg. For et bredere bilde av hva Google tilbyr team, se vår guide til Google Tasks for team.

Hva TasksBoard registrerer

Med TasksBoard Premium (“Activity & history”-funksjonen, inkludert i både Pro- og Team-planen), lagrer en tavle en oversikt over hva som skjer med oppgavene:

• hvem som opprettet, fullførte, gjenåpnet eller slettet en oppgave
• hvem som tildelte eller fjernet noen
• hvem som flyttet en oppgave til en annen liste
• når en frist ble satt eller fjernet

På en delt liste registreres også endringer gjort av dine samarbeidspartnere, samt endringer gjort fra Google Tasks-appene, Gmail eller Google Calendar, når listen synkroniseres. Redigeringer av en oppgaves tittel eller detaljer registreres ikke.

Historikken tilhører listen, ikke en person. En samarbeidspartner som blir med på den delte listen senere, ser alt som ble registrert før de kom.

Åpne aktivitetspanel

Aktivitetsvinduet viser hele tavlen på en gang, med de nyeste endringene øverst.

1. Hold musepekeren over tavlens tittel og klikk på historikk-ikonet (“Board activity”), ved siden av tre-prikker-menyen.
2. Activity-panelet åpnes til høyre. Endringer er gruppert etter dag.
3. Bruk de to menyene øverst, “All lists” og “Everyone”, for å begrense panelet til én liste eller én person.

Hver linje viser personen, oppgaven og hva som skjedde, med tidspunkt og liste. Dine egne endringer vises som “You”. Klikk “Load more” nederst for å bla tilbake.

Forsinkelsen på ett minutt har betydning i praksis: hvis du fullfører en oppgave og åpner panelet umiddelbart, vil linjen ikke være der ennå. Vent litt og åpne det på nytt.

Se en enkelt oppgaves historikk

Når spørsmålet handler om en enkelt oppgave, trenger du ikke bla gjennom hele tavlen.

1. Klikk på oppgaven for å åpne den.
2. Klikk på History under knapperekken.

Du får de samme linjene som i aktivitetspanelet, begrenset til den oppgaven: når den ble opprettet og av hvem, hver gang den ble fullført eller gjenåpnet, hvem som ble tildelt, og når den byttet liste. Dette er den raskeste måten å avgjøre “Jeg har aldri sett denne oppgaven” eller “Jeg gjorde faktisk den”.

Fullførtloggen og “Hva jeg gjorde denne uken”

Aktivitetsvinduet svarer på “hvem rørte ved dette?”. Fullførtloggen svarer på et annet spørsmål: “hva ble faktisk gjort?”.

1. Åpne tavlens tre-prikker-meny.
2. Klikk på Completed tasks.

Dialogen viser alle fullførte oppgaver på tavlens lister med tidspunktet de ble fullført, gruppert i Today, Yesterday, This week og Earlier, med nøyaktig telling. Skriv i søkefeltet for å filtrere etter oppgave, overordnet oppgave eller liste.

Øverst finner du What I did this week-boksen. Den teller opp oppgavene fullført på tavlen de siste syv dagene, per dag og per liste, uansett hvem som fullførte dem. På en delt liste betyr det at den også fungerer som en teamoppsummering: hvor mye tavlen har beveget seg denne uken, og hvilken liste mest av det arbeidet landet i.

To måter team bruker dette på:

• Fredagsoppsummering. Åpne fullførtloggen, skum gjennom uken, og kopier tellingene inn i statusoppdateringen din i stedet for å rekonstruere uken fra minnet.
• Mandagsgjennomgang. Sammenlign “This week” mot det som var planlagt. Lister med null fullførte oppgaver er der samtalen bør starte.

Hvis du vil ha denne oppsummeringen levert i stedet for å åpne den, sender Premium også en fullførings-epost når samarbeidspartnere fullfører oppgaver på en delt liste. Vårt innlegg om Google Tasks e-postvarsler dekker den oppsettet.

Prøv TasksBoard

Del en Google Tasks-liste med teamet ditt og behold en oversikt over hvem som fullførte, tildelte og flyttet hver oppgave. Oppgavene dine forblir i Google Tasks.

Kom i gang →

Få varsel når en oppgave blir tildelt deg

En logg forteller deg hva som skjedde etterpå. For tildelinger vil du vanligvis vite det med en gang. Når en samarbeidspartner tildeler deg en oppgave på en delt liste, kan TasksBoard varsle deg på to måter.

Nettleservarsel. Hvis du har aktivert varsler for delte lister fra klokkeikonet i topplinjen, får du en push-varsling: med en gang når oppgaven tildeles i TasksBoard, ellers når listen synkroniseres.

E-post. Slå på bryteren “Tasks assigned to me”:

1. Klikk på profilbildet ditt, deretter Account settings.
2. Under Notifications, slå på Tasks assigned to me.

Tildelinger samles i noen minutter og sendes som én e-post, så fem oppgaver tildelt på rad gir ikke fem meldinger. Hver e-post avsluttes med en Avmeld-lenke som åpner en side der du bekrefter; dette slår av bryteren. E-postvarslene er Premium: på en gratis konto åpner bryteren Premium-tilbudet i stedet.

Alt som er tildelt deg, fra TasksBoard eller fra en Google Doc eller Chat-rom, samles også i Assigned to me-smarttavlen i sidelinjen. Mer om tildeling i vår guide til tildeling av Google Tasks.

En enkel rutine for en delt liste

Når loggen finnes, er det verdt å bestemme hvordan teamet ditt bruker den. En lett rutine som fungerer for små team:

• Daglig: ingen åpner loggen. Tildelingsvarsler og varsler for delte lister håndterer dag-til-dag.
• Når noe ser feil ut: åpne oppgavens History før du spør i Chat. De fleste “hvem gjorde dette?”-spørsmål besvares på ti sekunder.
• Ukentlig: én person åpner Completed tasks, leser “What I did this week”, og bruker aktivitetspanelet filtrert til “Everyone” for å sjekke at ingenting ble slettet eller flyttet ved en feil.

Siden loggen dekker 90 dager, kan du også gå tilbake på slutten av et kvartal og se når en prosjekts oppgaver faktisk ble fullført, i stedet for når du husker at de ble gjort.

FAQ

Avslutning

Google Tasks vil ikke fortelle deg hvem som fullførte, flyttet eller slettet en oppgave på en delt liste, fordi det aldri ble bygget for å beholde den oversikten. TasksBoard gjør det for deg: et aktivitetspanel for tavlen, en History-knapp på hver oppgave, en fullførtlogg med en “Hva jeg gjorde denne uken”-oppsummering, og varsler når en oppgave tildeles deg. Endringer vises etter omtrent ett minutt og forblir i 90 dager.

Hvis teamet ditt allerede deler Google Tasks-lister, åpne en tavle, hold musepekeren over tittelen og klikk på historikkikonet. Den fullstendige referansen finnes i hjelpesenteret: aktivitetslogg, oppgavehistorikk og fullførte oppgaver.