Comment partager vos Google Tasks avec TasksBoard

Google Tasks est un outil fantastique pour gérer vos listes de tâches, mais il présente une limite importante : il n’existe aucun moyen intégré pour partager vos listes de tâches avec d’autres personnes. Que vous souhaitiez collaborer sur un projet avec votre équipe, partager une liste de courses avec votre partenaire ou déléguer des tâches à un collègue, vous avez besoin d’un moyen de partage.

C’est là qu’intervient TasksBoard. Avec TasksBoard, vous pouvez partager n’importe quelle liste Google Tasks ou un tableau entier avec qui vous voulez, et toutes les modifications sont synchronisées en temps réel.

Dans ce guide, nous vous expliquerons étape par étape comment partager vos Google Tasks en utilisant TasksBoard.

Ce que vous pouvez partager

TasksBoard prend en charge deux types de partage :

• Partage de liste : partagez des listes de tâches individuelles avec un ou plusieurs collaborateurs
• Partage de tableau : partagez un tableau entier (avec toutes ses listes) avec votre équipe

Les deux fonctionnent via un lien simple que vous envoyez aux collaborateurs. Commençons par le cas d’utilisation le plus courant : le partage d’une liste.

Étape 1 : Ouvrez votre liste de tâches

Tout d’abord, ouvrez la liste de tâches que vous souhaitez partager dans TasksBoard. Vous verrez votre liste s’afficher sous forme de carte sur votre tableau, comme ceci :

Cliquez sur l’icône de partage (surlignée en bleu) dans l’en-tête de la liste pour ouvrir la fenêtre de partage.

Étape 2 : Copier le lien de partage

Lorsque vous cliquez sur le bouton de partage, la fenêtre modale Partager la liste s’ouvre. C’est ici que la magie opère. Vous verrez un lien unique généré pour votre liste que vous pouvez copier et envoyer à n’importe qui :

Cliquez simplement sur “Copy Link” et envoyez-le à toute personne avec qui vous souhaitez collaborer, par e-mail, Slack, WhatsApp ou toute autre application de messagerie.

Astuce : Le lien de partage reste le même tant que la liste est partagée. Vous pouvez l’envoyer à plusieurs personnes à des moments différents.

Étape 3 : Votre collaborateur rejoint la liste

Lorsque votre collaborateur clique sur le lien, il verra un écran d’invitation épuré indiquant qui a partagé la liste ainsi que son nom :

Il clique sur “Join shared list” et la liste est automatiquement créée dans son compte Google Tasks. Aucune installation ni configuration n’est requise. Cela fonctionne tout simplement.

Étape 4 : Collaborer en temps réel

Une fois que votre collaborateur a rejoint la liste, vous pourrez tous les deux vous voir dans le panneau de partage de la liste. Toutes les modifications effectuées par l’un ou l’autre (ajout de tâches, finalisation, réorganisation, modification) sont synchronisées en temps réel.

Voici ce que vous pouvez voir dans le panneau de partage :

• Tous les collaborateurs : leurs noms et adresses e-mail
• Badge Propriétaire : indique le créateur de la liste
• Bouton Supprimer (icône X) : supprime des collaborateurs individuels (Premium)
• Copier le lien : invite d’autres personnes
• Arrêter le partage : met fin à la collaboration
• Limiter l’accès : empêche de nouveaux membres de rejoindre la liste (Premium)

Comment fonctionne la synchronisation en coulisses

Lorsque vous partagez une liste via TasksBoard, voici ce qui se passe en coulisses :

1. Une copie de la liste est créée sur le compte Google Tasks de chaque collaborateur.
2. TasksBoard surveille les modifications sur toutes les copies de la liste.
3. Les modifications sont propagées à tous les collaborateurs en temps réel.
4. La détection de conflits (utilisant des ETags) empêche les doublons ou la perte de mises à jour.

Cela signifie que vos tâches restent synchronisées sur toutes les plateformes : TasksBoard, la barre latérale de Gmail, Google Tasks sur mobile et Google Calendar.

Partage de tableaux entiers

Vous avez besoin de partager plus d’une liste ? Vous pouvez partager un tableau entier (qui inclut toutes ses listes) en un seul clic. C’est idéal pour les projets d’équipe où vous avez plusieurs listes de tâches qui doivent toutes être collaboratives.

Le processus est le même :

1. Ouvrez les paramètres de votre tableau
2. Cliquez sur l’icône de partage
3. Copiez le lien et envoyez-le à votre équipe

Lorsqu’un collaborateur rejoint un tableau partagé, il obtient toutes les listes de ce tableau ajoutées automatiquement à ses Google Tasks.

Gestion des accès et des autorisations

En tant que propriétaire de la liste, vous avez un contrôle total sur les personnes pouvant accéder à vos listes partagées :

Partage gratuit vs Premium

TasksBoard propose le partage sur ses plans gratuits et premium :

Foire aux questions

Mes collaborateurs ont-ils besoin d’un compte TasksBoard ? Oui, les collaborateurs doivent se connecter avec leur compte Google sur TasksBoard pour rejoindre une liste partagée. Cela garantit que la liste se synchronise avec leurs Google Tasks.

Les modifications seront-elles synchronisées si je modifie des tâches depuis la barre latérale de Gmail ou sur mobile ? Oui. Toutes les modifications effectuées depuis TasksBoard, la barre latérale de Gmail ou l’application mobile Google Tasks seront synchronisées avec tous les collaborateurs lorsque TasksBoard est ouvert.

Puis-je partager une liste avec quelqu’un qui utilise le forfait gratuit ? Absolument. Les utilisateurs gratuits comme les utilisateurs premium peuvent rejoindre des listes partagées. La limite de 5 listes s’applique uniquement au nombre de listes que vous créez en tant que partagées.

Que se passe-t-il lorsque j’arrête le partage ? Tous les collaborateurs conservent une copie de la liste dans son état actuel, mais les modifications futures ne seront plus synchronisées entre vous.

Puis-je repartager une liste après avoir arrêté le partage ? Oui, vous pouvez partager à nouveau la même liste à tout moment. Un nouveau lien de partage sera généré.

Démarrer

Partager vos Google Tasks n’a jamais été aussi simple. Connectez-vous à TasksBoard et commencez à collaborer avec votre équipe, vos amis ou votre famille dès aujourd’hui.