Hoe je Google Tasks deelt met TasksBoard

Google Tasks is een fantastische tool voor het beheren van je to-do lijsten, maar het heeft één belangrijke beperking: er is geen ingebouwde manier om je takenlijsten met anderen te delen. Of je nu wilt samenwerken aan een project met je team, een boodschappenlijst wilt delen met je partner, of taken wilt delegeren aan een collega, je hebt een manier nodig om te delen.

Dat is waar TasksBoard van pas komt. Met TasksBoard kun je elke Google Tasks lijst of een volledig bord delen met iedereen, en alle wijzigingen worden in real-time gesynchroniseerd.

In deze handleiding leggen we je stap voor stap uit hoe je je Google Tasks kunt delen met behulp van TasksBoard.

Wat je kunt delen

TasksBoard ondersteunt twee soorten delen:

• Lijsten delen: deel individuele takenlijsten met een of meer medewerkers
• Borden delen: deel een volledig bord (met al zijn lijsten) met je team

Beide werken via een eenvoudige link die je naar medewerkers stuurt. Laten we beginnen met de meest voorkomende use case: het delen van een lijst.

Stap 1: Open je takenlijst

Open eerst de takenlijst die je wilt delen in TasksBoard. Je ziet je lijst als een kaart op je bord staan, zoals hieronder:

Klik op het deel-icoon (blauw gemarkeerd) in de koptekst van de lijst om het deelvenster te openen.

Stap 2: Deelbare link kopiëren

Wanneer je op de deelknop klikt, opent de Share List modal. Hier gebeurt de magie. Je ziet een unieke link die voor jouw lijst is gegenereerd. Deze kun je kopiëren en naar iedereen sturen:

Klik simpelweg op “Copy Link” en stuur deze naar iedereen met wie je wilt samenwerken, via e-mail, Slack, WhatsApp of een andere berichten-app.

Tip: De deelbare link blijft hetzelfde zolang de lijst gedeeld is. Je kunt deze op verschillende momenten naar meerdere mensen sturen.

Stap 3: Je medewerker treedt toe tot de lijst

Wanneer je medewerker op de link klikt, krijgt deze een overzichtelijk uitnodigingsscherm te zien. Hierop staat wie de lijst heeft gedeeld en wat de naam van de lijst is:

Zij klikken op “Join shared list” en de lijst wordt automatisch aangemaakt in hun Google Tasks account. Er is geen installatie of configuratie vereist. Het werkt gewoon.

Stap 4: Werk in real-time samen

Zodra je medewerker is toegevoegd, zien jullie elkaar in het deelvenster van de lijst. Alle wijzigingen die jullie doorvoeren (taken toevoegen, voltooien, opnieuw ordenen of bewerken) worden in real-time gesynchroniseerd.

Dit is wat je kunt zien in het deelvenster:

• Alle medewerkers: hun namen en e-mailadressen
• Eigenaar-badge: markeert de maker van de lijst
• Verwijderknop (X-pictogram): verwijdert individuele medewerkers (Premium)
• Link kopiëren: nodigt meer mensen uit
• Stoppen met delen: beëindigt de samenwerking volledig
• Toegang beperken: voorkomt dat nieuwe leden kunnen deelnemen (Premium)

Hoe de synchronisatie achter de schermen werkt

Wanneer je een lijst deelt via TasksBoard, gebeurt het volgende achter de schermen:

1. Er wordt een kopie van de lijst gemaakt in het Google Tasks-account van elke medewerker.
2. TasksBoard houdt wijzigingen in de gaten op alle kopieën van de lijst.
3. Wijzigingen worden in real-time doorgevoerd naar alle medewerkers.
4. Conflictdetectie (met behulp van ETags) voorkomt dubbele gegevens of verloren updates.

Dit betekent dat je taken gesynchroniseerd blijven op alle platforms: TasksBoard, de zijbalk van Gmail, Google Tasks op mobiel en Google Calendar.

Hele borden delen

Moet je meer dan één lijst delen? Je kunt een heel bord (inclusief alle lijsten) met één klik delen. Dit is ideaal voor teamprojecten waarbij je meerdere takenlijsten hebt die allemaal gezamenlijk moeten worden beheerd.

Het proces is hetzelfde:

1. Open je bordinstellingen
2. Klik op het deel-icoon
3. Kopieer de link en stuur deze naar je team

Wanneer een medewerker lid wordt van een gedeeld bord, worden alle lijsten op dat bord automatisch toegevoegd aan hun Google Tasks.

Toegang en machtigingen beheren

Als eigenaar van de lijst heb je volledige controle over wie toegang heeft tot je gedeelde lijsten:

Gratis versus Premium delen

TasksBoard biedt deelmogelijkheden voor zowel gratis als premium abonnementen:

Veelgestelde vragen

Moeten mijn medewerkers een TasksBoard-account hebben? Ja, medewerkers moeten inloggen met hun Google-account op TasksBoard om deel te nemen aan een gedeelde lijst. Dit zorgt ervoor dat de lijst wordt gesynchroniseerd met hun Google Tasks.

Worden wijzigingen gesynchroniseerd als ik taken bewerk vanuit de Gmail-zijbalk of mobiel? Ja! Alle wijzigingen die worden aangebracht vanuit TasksBoard, de Gmail-zijbalk of de Google Tasks mobiele app worden gesynchroniseerd met alle medewerkers wanneer TasksBoard is geopend.

Kan ik een lijst delen met iemand die het gratis abonnement gebruikt? Absoluut. Zowel gratis als premium gebruikers kunnen deelnemen aan gedeelde lijsten. De limiet van 5 lijsten geldt alleen voor het aantal lijsten dat je zelf als gedeeld aanmaakt.

Wat gebeurt er als ik stop met delen? Alle medewerkers behouden een kopie van de lijst in de huidige staat, maar toekomstige wijzigingen worden niet langer tussen jullie gesynchroniseerd.

Kan ik een lijst opnieuw delen nadat ik ben gestopt? Ja, je kunt dezelfde lijst op elk gewenst moment opnieuw delen. Er wordt dan een nieuwe deellink gegenereerd.

Aan de slag

Het delen van je Google Tasks is nog nooit zo eenvoudig geweest. Meld je aan bij TasksBoard en begin vandaag nog met samenwerken met je team, vrienden of familie.