مشاركة قوائم Google Tasks للقراءة فقط: كيفية منح صلاحية العرض فقط

قد يرغب العميل في متابعة تقدم المشروع دون القدرة على إنجاز المهام. أو قد يحتاج الموظف الجديد إلى الاطلاع على قائمة الفريق لمدة أسبوع قبل البدء في تعديلها. أو ربما يريد المدير الإطلاع على المهام المعلقة دون التدخل فيها.

لا يمكن لـ Google Tasks القيام بأي من هذا. فهو لا يوفر مشاركة للقوائم العادية، وحتى في المساحات التي تدعم التعاون مثل محادثات Google وGoogle Docs، لا يوجد خيار للعرض فقط: أي شخص يمكنه رؤية المهمة يمكنه تعديلها.

يشرح هذا الدليل كيفية مشاركة قائمة Google Tasks للعرض فقط باستخدام TasksBoard، وما يراه المستخدمون ذوو صلاحية العرض فقط وما لا يمكنهم فعله، بالإضافة إلى الأدوات المرتبطة التي تجعل القائمة المشتركة قابلة للقراءة من قبل الفريق بأكمله: فلتر الأشخاص، الروابط التي تفتح مهام شخص معين، إمكانية تعيين عدة أشخاص لنفس المهمة، وترتيب موحد للمهام للجميع.

لماذا لا يوجد صلاحيات في Google Tasks

كل قائمة في Google Tasks تخص حساب Google واحد فقط. عند مشاركة القائمة عبر TasksBoard، يحصل كل مشارك على نسخة في حسابه الخاص، ويقوم TasksBoard بمزامنة هذه النسخ. هذه هي الطريقة الوحيدة لمشاركة القائمة مع بقائها ظاهرة في Gmail وتقويم Google وتطبيق Google Tasks للجميع.

النتيجة هي أن Google نفسها لا تعلم أن القائمة مشتركة، ولا تملك فكرة عن من يمكنه تعديلها. يجب أن توجد الصلاحيات في طبقة المزامنة. هذا ما تقوم به أدوار TasksBoard. لمزيد من الخلفية حول كيفية عمل القوائم المشتركة، راجع كيفية مشاركة Google Tasks.

دوران: محرر وعارض فقط

المشارك في القائمة المشتركة أو اللوحة المشتركة يكون إما محررًا أو عارضًا فقط.

• المحرر: هو الدور المعتاد الذي يتمتع بصلاحية كاملة لإضافة وتعديل وإنجاز وإعادة ترتيب وتعيين وحذف المهام.
• العارض فقط: يرى القائمة وكل المهام فيها، مع مزامنتها كالمعتاد، لكنه لا يستطيع تغيير أي شيء.

يعد العارضون جزءًا من باقة فريق TasksBoard. في الباقة المجانية وباقة Pro، يشارك الجميع بصلاحية التعديل الكاملة كما كان من قبل. بدون باقة الفريق، تظهر خيارات الأدوار لكن تغييرها يفتح عرض الباقة المميزة.

فقط مالك القائمة - الشخص الذي شاركها أولاً - هو من يحدد الأدوار.

منح صلاحية العرض فقط لمشارك واحد

1. افتح قائمة النقاط الثلاث بجانب القائمة وانقر على مشاركة القائمة. للوحة مشتركة، افتح قائمة اللوحة وانقر على مشاركة اللوحة.
2. في النافذة، ابحث عن الشخص في قائمة المشاركين.
3. بجانب اسمه، اختر عارض فقط بدلاً من محرر.

يتم تطبيق التغيير فورًا. يحتفظ المشارك بالقائمة على لوحته، مع شعار “عرض فقط” في رأسها. في اللوحة المشتركة، ينطبق الدور على كل قائمة في اللوحة، بما في ذلك القوائم التي تضيفها لاحقًا.

إذا احتاج العارض لاحقًا إلى العمل على القائمة، يمكن تغيير دوره إلى محرر من نفس النافذة، دون الحاجة إلى مشاركة القائمة مرة أخرى.

جعل كل من ينضم عارضًا فقط

إذا كنت تشارك رابطًا مع مجموعة أوسع، مثل فريق عميل أو قسم، قد ترغب في أن ينضم كل عضو جديد كعارض فقط.

1. افتح نافذة مشاركة القائمة (أو مشاركة اللوحة).
2. تحت مشاركة الرابط، اضبط ينضم الأعضاء الجدد كـ على عارض فقط.
3. انسخ الرابط وأرسله.

ستخبر صفحة الدعوة الشخص “سيكون لديك صلاحية عرض فقط لهذه القائمة” قبل الانضمام. يحتفظ الأعضاء الحاليون بأدوارهم الحالية حتى تقوم بتغييرها واحدًا تلو الآخر.

ما يراه العارض وما لا يستطيع فعله

تبدو نسخة العارض من القائمة مثل أي قائمة أخرى على لوحته، مع شعار “عرض فقط” في الرأس. تظهر جميع المهام وتواريخ الاستحقاق والعلامات والأشخاص المعينين وتظل محدثة.

ما ينقص هو كل طريقة لتغييرها:

ماذا عن Gmail وتطبيق Google Tasks؟

هذا الجزء يحتاج إلى توضيح للعارضين. لا يوجد صلاحيات في Google Tasks، لذا يحتفظ العارض بنسخة حقيقية من القائمة في حسابه الخاص على Google. من Gmail أو تقويم Google أو تطبيق Google Tasks، يمكنه تعديل هذه النسخة. يمكنه أيضًا إسقاط مهمة فيها من قائمة أخرى في TasksBoard.

لا تصل هذه التغييرات أبدًا إلى المشاركين الآخرين. في المزامنة التالية، يعيد TasksBoard نسخة العارض لتتوافق مع نسخة المحررين: يتم إزالة المهام التي أضافها، تعود المهام التي حذفها، يتم التراجع عن تعديلاته ويعاد الترتيب.

لذا تظل قاعدة العرض فقط سارية للفريق، لكن العارض الذي يقوم بالتعديل من تطبيق Google Tasks سيرى تغييره يختفي. أخبره مسبقًا، وأرشده إلى صفحة المساعدة للوصول للعرض فقط إذا تساءل عما حدث.

عرض مهام شخص واحد باستخدام فلتر الأشخاص

بعد مشاركة اللوحة مع عدة أشخاص، يكون الطلب التالي عادة “هل يمكنني رؤية مهامي فقط؟” أو “أرني ما لدى أليكس على جدولها”.

تظهر اللوحة التي تحتوي على قائمة مشتركة واحدة على الأقل رقاقات الأشخاص بجانب اسمها: الكل، صورة رمزية لكل مشارك، و غير معين.

1. انقر على صورة المشارك لعرض المهام المعينة له فقط، في كل قوائم اللوحة.
2. انقر على غير معين لرؤية المهام التي لا يملكها أحد بعد.
3. انقر على الصورة مرة أخرى، أو الكل، للعودة إلى اللوحة الكاملة.

يتم تذكر الاختيار لكل لوحة على جهازك. يتم إخفاء الرقاقات في اللوحات الذكية وأثناء البحث. للتصفية عبر كل اللوحات، استخدم فلتر “من” في شريط البحث، كما هو موضح في صفحة مساعدة عوامل تصفية البحث.

إرسال رابط يفتح مهام شخص واحد

عند تفعيل فلتر الأشخاص، يضاف إلى عنوان الصفحة ?assignee=<email> (أو ?assignee=unassigned). انسخ هذا العنوان وأرسله.

هذا خيار عملي مع دور العارض. يمكن للمالك مشاركة اللوحة مع عميل كعرض فقط، ثم إرسال رابط يفتح اللوحة مفلترة على المهام المعينة لمدير حسابه. يستمر الجميع في رؤية اللوحة كاملة؛ يغير الرابط فقط ما يراه المستلم عند فتحه.

تعيين عدة أشخاص لنفس المهمة

تعتمد مشاركة العرض فقط وفلتر الأشخاص على دقة التعيينات، والعمل الحقيقي لا يملكه شخص واحد دائمًا. يمكن أن يكون للمهمة في القائمة المشتركة عدة معينين.

1. انقر على المهمة في القائمة المشتركة لفتح المحرر.
2. انقر على إضافة معين (أيقونة الشخص) في شريط الأدوات.
3. انقر على كل شخص لإضافته أو إزالته. تظهر دائرة مملوءة بجانب المعينين الحاليين، ويبقى النافذة مفتوحة لتحديد عدة أشخاص متتاليين.

تظهر صورهم الرمزية متراكبة على البطاقة. يتم تخزين كل معين كسطر 👤 معين لـ ... في تفاصيل المهمة، وهكذا يصل التعيين إلى المشاركين عبر Google Tasks، ولهذا يكون مرئيًا كنص في تطبيق Google Tasks. تظهر المهمة التي لها معينان تحت أي منهما في فلتر الأشخاص. للمزيد راجع دليلنا حول تعيين مهام Google.

نفس الترتيب للجميع

تكون القائمة المشتركة قابلة للقراءة فقط إذا رآها الجميع بنفس الطريقة. يتم مزامنة الترتيب المخصص للقائمة المشتركة: عندما يقوم المحرر بسحب مهمة إلى مكان جديد، تتبع النسخ الأخرى، بما في ذلك نسخ العارضين، في المزامنة التالية. تأخذ النسخة التي تتم مزامنتها لأول مرة ترتيب النسخة التي تغيرت.

هناك بعض الحالات تحتفظ بترتيبها الخاص: القوائم المرتبة حسب تاريخ الاستحقاق أو العنوان أو آخر تحديث (ارجع الجميع إلى الترتيب المخصص من قائمة القائمة)، المهام المنجزة، والمهام المفتوحة التي تحمل نفس العنوان. إذا قام شخصان بنقل نفس المهمة في نفس الوقت، تفوز آخر مزامنة. راجع ترتيب المهام في القائمة.

جرب TasksBoard Team

شارك قوائم Google Tasks مع محررين وعارضين، صفّر اللوحة حسب الشخص، واحتفظ بكل النسخ بنفس الترتيب. فاتورة واحدة للفريق بأكمله.

عرض الباقات →

طرق أخرى للتحكم في الصلاحيات

الأدوار هي أدق تحكم، لكنها ليست الوحيدة. من نفس نافذة مشاركة القائمة، يمكن للمالك أيضًا:

• تقييد الوصول للأعضاء الحاليين (المميز): يتوقف رابط الدعوة عن العمل، ويبقى المشاركون الحاليون. يعيد “السماح بالوصول لأعضاء جدد” تشغيله.
• إزالة مشارك (المميز): يحتفظ بنسخة من القائمة كما هي، لكن تغييراته لا تصل لأحد ولا يتلقى تغييراتك.
• إيقاف المشاركة: ينهي المشاركة للجميع. يحتفظ كل مشارك بنسخة، ويمكنك المشاركة مرة أخرى لاحقًا برابط جديد.

كل هذا موضح في الأسئلة الشائعة حول القوائم المشتركة.

الأسئلة الشائعة

الخاتمة

لا يوجد في Google Tasks مشاركة للعرض فقط لأنه لا يوفر مشاركة ولا صلاحيات أصلًا. يضيف TasksBoard كليهما فوق قوائمك: أدوار المحرر والعارض لكل مشارك، دور افتراضي لكل من ينضم عبر الرابط، وقواعد المزامنة التي تحافظ على نسخة العارض متوافقة حتى إذا قام بتعديلها من Gmail.

اقترن دور العارض مع فلتر الأشخاص ورابط ?assignee=، وسيتمكن العميل أو المدير من متابعة الجزء الخاص به من اللوحة بدقة دون لمس الباقي. الدليل التفصيلي موجود في مركز المساعدة: الوصول للعرض فقط للمهام المشتركة.