سجل نشاط Google Tasks: تتبع من قام بماذا في القائمة المشتركة

تم تحديد إنجاز مهمة في قائمتك المشتركة يوم الثلاثاء. لا أحد يتذكر فعل ذلك. اختفت مهمة أخرى من القائمة، وتغير موعد استحقاق مهمة ثالثة بأسبوع كامل. في Google Tasks، لا توجد طريقة لمعرفة من قام بأي من هذه التغييرات أو متى.

يحتفظ Google Tasks بالحالة الحالية للمهمة فقط دون أي سجل تاريخي. بالنسبة للقوائم الشخصية، هذا مقبول. لكن بالنسبة للقوائم المشتركة مع فريق، يعني ذلك أن كل سؤال عن التغييرات ينتهي بمناقشة في الدردشة: “هل أنجزت هذا؟”، “من غيّر الموعد النهائي؟”، “أين ذهبت مهمة التعريف بالفريق؟”.

يشرح هذا الدليل سبب عدم وجود سجل نشاط في Google Tasks، وكيفية الحصول عليه في القوائم المشتركة باستخدام TasksBoard: لوحة نشاط للقائمة كاملة، سجل تاريخي لكل مهمة، تقرير بكل ما تم إنجازه مع ملخص أسبوعي، وتنبيه عند تعيين مهمة لك.

لماذا لا يوجد سجل نشاط في Google Tasks

صُمم Google Tasks كأداة للمهام الشخصية. كل قائمة تخص حساب Google واحد، لذا لم يكن هناك حاجة لتسجيل من قام بالتغيير: الإجابة كانت دائمًا أنت.

يعكس واجهة برمجة التطبيقات (API) هذا التصميم. تحتوي المهمة على طابع زمني updated، وبعد الإنجاز، طابع completed. لا يوجد حقل لمعرفة الشخص الذي أجرى التغيير، ولا سجل للأحداث، ولا طريقة لاستعادة النسخة السابقة من المهمة. بمجرد تعديل المهمة، تختفي الحالة السابقة.

المهام المعينة في مساحة Google Chat أو مستند Google توضح من هو المسؤول، لكنها لا تحتفظ بسجل أيضًا. إذا أردت معرفة من أعاد فتح مهمة أو من أزال موعد الاستحقاق، لا يمكن لـ Google Tasks إخبارك. لمزيد من التفاصيل حول ما تقدمه Google للفرق، راجع دليلنا حول Google Tasks للفرق.

ما الذي يسجله TasksBoard

مع TasksBoard Premium (ميزة “النشاط والسجل”، المضمنة في كل من الخطة Pro وTeam)، تحتفظ القائمة بسجل لما يحدث لمهامها:

• من أنشأ، أنجز، أعاد فتح أو حذف مهمة
• من عين أو ألغى تعيين شخص ما
• من نقل مهمة إلى قائمة أخرى
• متى تم تعيين موعد استحقاق أو إزالته

في القائمة المشتركة، يتم تسجيل التغييرات التي يجريها أعضاء الفريق أيضًا، وكذلك التغييرات من تطبيقات Google Tasks أو Gmail أو Google Calendar، بمجرد مزامنة القائمة. لا يتم تسجيل التعديلات على عنوان المهمة أو تفاصيلها.

السجل يخص القائمة، وليس الشخص. أي عضو ينضم إلى القائمة المشتركة لاحقًا يرى كل ما تم تسجيله فيها قبل انضمامه.

فتح لوحة النشاط

تعرض لوحة النشاط القائمة بأكملها دفعة واحدة، مع أحدث التغييرات أولاً.

1. مرر فوق عنوان القائمة وانقر على أيقونة السجل (“نشاط القائمة”)، بجوار قائمة النقاط الثلاث.
2. تفتح لوحة النشاط على اليمين. يتم تجميع التغييرات حسب اليوم.
3. استخدم القائمتين في الأعلى، “كل القوائم” و”الجميع”، لتصفية اللوحة حسب قائمة معينة أو شخص معين.

كل سطر يذكر الشخص، المهمة وما حدث، مع الوقت والقائمة. التغييرات التي تجريها تظهر كـ”أنت”. انقر على “تحميل المزيد” في الأسفل للعودة إلى التغييرات السابقة.

التأخير لمدة دقيقة مهم عمليًا: إذا أنجزت مهمة وفتحت اللوحة فورًا، لن ترى السجل بعد. انتظر قليلاً وأعد فتحها.

عرض سجل مهمة واحدة

عندما يكون السؤال عن مهمة واحدة، لا داعي للتمرير عبر القائمة بأكملها.

1. انقر على المهمة لفتحها.
2. انقر على السجل أسفل أزرارها.

ستحصل على نفس الأسطر كما في لوحة النشاط، مقصورة على تلك المهمة: متى تم إنشاؤها ومن قبل من، كل مرة تم إنجازها أو إعادة فتحها، من تم تعيينه، ومتى تم نقلها بين القوائم. هذه أسرع طريقة لحسم “لم أر هذه المهمة من قبل” أو “لقد أنجزت تلك بالفعل”.

سجل الإنجازات و”ما قمت به هذا الأسبوع”

تجيب لوحة النشاط عن “من قام بهذا؟”. بينما يجيب سجل الإنجازات عن سؤال مختلف: “ما الذي تم إنجازه حقًا؟”.

1. افتح قائمة النقاط الثلاث للقائمة.
2. انقر على المهام المكتملة.

تظهر قائمة بكل المهام المكتملة في جميع قوائم المجموعة مع وقت إنجازها، مصنفة ضمن اليوم، الأمس، هذا الأسبوع وسابقًا، مع العدد الدقيق. اكتب في مربع البحث للتصفية حسب المهمة، المهمة الرئيسية أو القائمة.

في الأعلى يوجد مربع ما قمت به هذا الأسبوع. يحصي المهام المكتملة في القائمة خلال آخر سبعة أيام، حسب اليوم والقائمة، بغض النظر عن من أنجزها. في القائمة المشتركة، يعني ذلك أنه يعمل أيضًا كملخص للفريق: كم تقدمت القائمة هذا الأسبوع، وأي قائمة شهدت معظم هذا العمل.

طريقتان لاستخدامه من قبل الفرق:

• ختام الجمعة. افتح سجل الإنجازات، اقرأ ملخص الأسبوع، وانسخ الأرقام في تقرير الحالة بدلاً من إعادة بناء الأسبوع من الذاكرة.
• مراجعة الاثنين. قارن “هذا الأسبوع” مع ما كان مخططًا. القوائم التي لم تشهد أي إنجازات هي حيث يجب أن تبدأ المناقشة.

إذا كنت تفضل استلام هذا الملخص بدلاً من فتحه، يرسل Premium أيضًا بريد إلكتروني للإنجازات عند إكمال الأعضاء للمهام في القائمة المشتركة. يغطي منشورنا حول إشعارات البريد الإلكتروني في Google Tasks إعداد ذلك.

جرب TasksBoard

شارك قائمة Google Tasks مع فريقك واحتفظ بسجل لمن أنجز، عيّن أو نقل كل مهمة. تبقى مهامك في Google Tasks.

ابدأ الآن →

احصل على تنبيه عند تعيين مهمة لك

يخبرك السجل بما حدث بعد وقوعه. بالنسبة للتعيينات، تريد عادةً معرفة ذلك فورًا. عندما يعين لك عضو مهمة في قائمة مشتركة، يمكن لـ TasksBoard تنبيهك بطريقتين.

إشعار المتصفح. إذا قمت بتمكين إشعارات القوائم المشتركة من أيقونة الجرس في الرأس، ستتلقى إشعارًا فوريًا: حالما يتم تعيين المهمة في TasksBoard، أو عند مزامنة القائمة.

البريد الإلكتروني. شغّل خيار “المهام المعينة لي”:

1. انقر على صورة ملفك الشخصي، ثم إعدادات الحساب.
2. تحت الإشعارات، شغّل المهام المعينة لي.

يتم تجميع التعيينات لبضع دقائق وإرسالها في بريد إلكتروني واحد، لذا خمس مهام معينة متتالية لا تولد خمس رسائل. كل بريد إلكتروني يحتوي على رابط “إلغاء الاشتراك” يؤكد الإلغاء عند النقر عليه؛ هذا يقوم بإيقاف الخيار. تنبيهات البريد الإلكتروني من ميزات Premium: في الحساب المجاني، يفتح الخيار عرض الاشتراك المميز بدلاً من ذلك.

كل ما يتم تعيينه لك، سواء من TasksBoard أو من مستند Google أو مساحة Chat، يتم تجميعه أيضًا في القائمة الذكية المعينة لي في الشريط الجانبي. المزيد عن التعيين في دليلنا حول تعيين مهام Google Tasks.

روتين بسيط للقائمة المشتركة

بمجرد وجود السجل، يجدر تحديد كيفية استخدام فريقك له. روتين خفيف يناسب الفرق الصغيرة:

• يوميًا: لا يفتح أحد السجل. تحمل تنبيهات التعيين وإشعارات القوائم المشتركة العبء اليومي.
• عند ظهور شيء غير واضح: افتح سجل المهمة قبل السؤال في الدردشة. معظم أسئلة “من فعل هذا؟” تُجاب في عشر ثوانٍ.
• أسبوعيًا: يفتح شخص واحد قائمة المهام المكتملة، يقرأ “ما قمت به هذا الأسبوع”، ويستخدم لوحة النشاط المصفاة بـ”الجميع” للتحقق من عدم حذف أو نقل أي شيء بالخطأ.

بما أن السجل يغطي 90 يومًا، يمكنك أيضًا العودة في نهاية الربع لمعرفة متى تم إنجاز مهام المشروع فعليًا، بدلاً من متى تتذكر إنجازها.

الأسئلة الشائعة

خاتمة

لن يخبرك Google Tasks من أنجز، نقل أو حذف مهمة في قائمة مشتركة، لأنه لم يُصمم لحفظ هذا السجل. يحتفظ TasksBoard به لك: لوحة نشاط للقائمة، زر السجل على كل مهمة، سجل إنجازات مع ملخص “ما قمت به هذا الأسبوع”، وتنبيهات عند تعيين مهمة لك. تظهر التغييرات بعد حوالي دقيقة وتبقى لمدة 90 يومًا.

إذا كان فريقك يشارك قوائم Google Tasks بالفعل، افتح قائمة، مرر فوق عنوانها وانقر على أيقونة السجل. المرجع الكامل في مركز المساعدة: سجل النشاط، تاريخ المهام والمهام المكتملة.