So teilen Sie Ihre Google Tasks mit TasksBoard

Google Tasks ist ein fantastisches Tool zur Verwaltung Ihrer Aufgabenlisten, hat jedoch eine wesentliche Einschränkung: Es gibt keine integrierte Möglichkeit, Ihre Aufgabenlisten mit anderen zu teilen. Egal, ob Sie bei einem Projekt mit Ihrem Team zusammenarbeiten, eine Einkaufsliste mit Ihrem Partner teilen oder Aufgaben an einen Kollegen delegieren möchten, Sie benötigen eine Möglichkeit zum Teilen.

Hier kommt TasksBoard ins Spiel. Mit TasksBoard können Sie jede Google Tasks Liste oder ein ganzes Board mit jedem teilen, und alle Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert.

In dieser Anleitung führen wir Sie Schritt für Schritt durch den Prozess, wie Sie Ihre Google Tasks mit TasksBoard teilen können.

Was Sie teilen können

TasksBoard unterstützt zwei Arten der Freigabe:

• Listenfreigabe: Teilen Sie einzelne Aufgabenlisten mit einem oder mehreren Mitarbeitern.
• Board-Freigabe: Teilen Sie ein gesamtes Board (mit all seinen Listen) mit Ihrem Team.

Beides funktioniert über einen einfachen Link, den Sie an die Mitarbeiter senden. Beginnen wir mit dem häufigsten Anwendungsfall: dem Teilen einer Liste.

Schritt 1: Öffnen Sie Ihre Aufgabenliste

Öffnen Sie zunächst die Aufgabenliste, die Sie in TasksBoard freigeben möchten. Sie sehen Ihre Liste als Karte auf Ihrem Board dargestellt, wie hier:

Klicken Sie auf das Freigabe-Symbol (blau hervorgehoben) in der Kopfzeile der Liste, um das Freigabe-Fenster zu öffnen.

Schritt 2: Den Freigabelink kopieren

Wenn Sie auf die Schaltfläche zum Teilen klicken, öffnet sich das Share List modal. Hier geschieht das Magische. Sie sehen einen eindeutigen Link, der für Ihre Liste generiert wurde. Diesen können Sie kopieren und an jeden senden:

Klicken Sie einfach auf “Copy Link” und senden Sie ihn an jede Person, mit der Sie zusammenarbeiten möchten. Dies kann per E-Mail, Slack, WhatsApp oder einer beliebigen Messaging-App erfolgen.

Tipp: Der Freigabelink bleibt gleich, solange die Liste geteilt ist. Sie können ihn zu verschiedenen Zeiten an mehrere Personen senden.

Schritt 3: Ihr Mitarbeiter tritt der Liste bei

Wenn Ihr Mitarbeiter auf den Link klickt, sieht er einen übersichtlichen Einladungsbildschirm. Dort wird angezeigt, wer die Liste geteilt hat und wie sie heißt:

Sobald die Person auf “Join shared list” klickt, wird die Liste automatisch in ihrem Google Tasks Konto erstellt. Es ist keine Einrichtung oder Konfiguration erforderlich. Es funktioniert einfach.

Schritt 4: Zusammenarbeit in Echtzeit

Sobald Ihr Mitarbeiter beigetreten ist, sehen Sie sich gegenseitig im Freigabebereich der Liste. Alle Änderungen, die Sie oder Ihr Mitarbeiter vornehmen (Hinzufügen von Aufgaben, Erledigen, Neuanordnen, Bearbeiten), werden in Echtzeit synchronisiert.

Hier ist, was Sie im Freigabebereich sehen können:

• Alle Mitarbeiter: deren Namen und E-Mail-Adressen
• Eigentümer-Abzeichen: kennzeichnet den Ersteller der Liste
• Entfernen-Schaltfläche (X-Symbol): entfernt einzelne Mitarbeiter (Premium)
• Link kopieren: lädt weitere Personen ein
• Freigabe beenden: beendet die Zusammenarbeit vollständig
• Zugriff beschränken: verhindert, dass neue Mitglieder beitreten (Premium)

So funktioniert die Synchronisierung im Hintergrund

Wenn Sie eine Liste über TasksBoard teilen, geschieht Folgendes im Hintergrund:

1. Eine Kopie der Liste wird erstellt im Google Tasks-Konto jedes Mitarbeiters.
2. TasksBoard überwacht Änderungen an allen Kopien der Liste.
3. Änderungen werden in Echtzeit übertragen an alle Mitarbeiter.
4. Konflikterkennung (unter Verwendung von ETags) verhindert Duplikate oder Datenverluste.

Dies bedeutet, dass Ihre Aufgaben über alle Plattformen hinweg synchronisiert bleiben: TasksBoard, die Gmail-Seitenleiste, Google Tasks auf Mobilgeräten und Google Calendar.

Ganze Boards teilen

Müssen Sie mehr als eine Liste teilen? Sie können ein ganzes Board (das alle seine Listen enthält) mit einem Klick teilen. Dies ist ideal für Teamprojekte, bei denen Sie mehrere Aufgabenlisten haben, die alle gemeinsam bearbeitet werden müssen.

Der Vorgang ist derselbe:

1. Öffnen Sie Ihre Board-Einstellungen
2. Klicken Sie auf das Teilen-Symbol
3. Kopieren Sie den Link und senden Sie ihn an Ihr Team

Wenn ein Mitarbeiter einem geteilten Board beitritt, werden ihm alle Listen auf diesem Board automatisch zu seinen Google Tasks hinzugefügt.

Verwaltung von Zugriffen und Berechtigungen

Als Eigentümer der Liste haben Sie die volle Kontrolle darüber, wer auf Ihre geteilten Listen zugreifen kann:

Free vs Premium Sharing

TasksBoard bietet Sharing-Funktionen sowohl für Free- als auch für Premium-Pläne an:

Häufig gestellte Fragen

Benötigen meine Mitarbeiter ein TasksBoard-Konto? Ja, Mitarbeiter müssen sich mit ihrem Google-Konto bei TasksBoard anmelden, um einer freigegebenen Liste beizutreten. Dies stellt sicher, dass die Liste mit ihren Google Tasks synchronisiert wird.

Werden Änderungen synchronisiert, wenn ich Aufgaben über die Gmail-Seitenleiste oder mobil bearbeite? Ja! Alle Änderungen, die über TasksBoard, die Gmail-Seitenleiste oder die Google Tasks Mobile App vorgenommen werden, werden mit allen Mitarbeitern synchronisiert, sobald TasksBoard geöffnet ist.

Kann ich eine Liste mit jemandem teilen, der den kostenlosen Plan nutzt? Auf jeden Fall. Sowohl Nutzer des kostenlosen Plans als auch Premium-Nutzer können freigegebenen Listen beitreten. Das Limit von 5 Listen gilt nur für die Anzahl der Listen, die Sie selbst als freigegeben erstellen.

Was passiert, wenn ich die Freigabe beende? Alle Mitarbeiter behalten eine Kopie der Liste im aktuellen Zustand, aber zukünftige Änderungen werden nicht mehr zwischen Ihnen synchronisiert.

Kann ich eine Liste erneut freigeben, nachdem ich die Freigabe beendet habe? Ja, Sie können dieselbe Liste jederzeit erneut freigeben. Es wird ein neuer Freigabelink generiert.

Erste Schritte

Das Teilen Ihrer Google Tasks war noch nie so einfach. Melden Sie sich bei TasksBoard an und beginnen Sie noch heute mit der Zusammenarbeit mit Ihrem Team, Ihren Freunden oder Ihrer Familie.