E-postvarsler fra Google Tasks: Få beskjed når en delt oppgave er fullført

Du gir en oppgave til en kollega, og så venter du. Har de fullført den? Du åpner listen for å sjekke. En time senere sjekker du igjen. E-postvarsler fra Google Tasks for fullførte oppgaver ville løst dette, men Google Tasks sender ikke slike varsler for delte lister.

Det er den manglende delen av samarbeid. Å dele en liste forteller alle hva som må gjøres. Et varsel forteller deg når det faktisk er gjort.

Denne guiden viser hvordan du får en e-post når noen fullfører en oppgave i en delt Google Tasks-liste, ved å bruke TasksBoard. Den dekker også hvordan du setter opp én liste for hele teamet, slik at e-postene har noe nyttig å rapportere.

Kort fortalt:

• Google Tasks minner deg om dine egne frister. Den sender ikke e-post når noen andre fullfører en oppgave i listen din, og den kan ikke dele en liste i utgangspunktet.
• I TasksBoard deler du en liste med en lenke. Alle jobber med de samme oppgavene fra sine egne Google-kontoer.
• Åpne profilbildet ditt, velg Kontoinnstillinger og slå på Fullførte oppgaver i delte lister.
• Du får en e-post med oppgaven, listen og navnet på personen som fullførte den. Flere fullførte oppgaver innen noen minutter kommer som én e-post.
• Å dele lister er gratis for opptil 5 lister. E-postvarsler er en Premium-funksjon.

Sender Google Tasks e-postvarsler?

Bare i noen få tilfeller. Varslene de fleste kjenner til er påminnelser: sett en dato og tid på en oppgave, og Google minner deg når fristen nærmer seg. Disse påminnelsene går til deg, om dine egne oppgaver. Vår guide om Google Tasks-varsler forklarer hvordan de fungerer på hver plattform.

Google har også delte oppgaver, som finnes i en Google Chat-rom eller et Google Docs-dokument. Ifølge Googles hjelpeside om delte oppgaver får du varsel når en slik oppgave opprettes, tildeles, fullføres eller slettes. I Chat vises varselet i rommet. I Docs kommer det som en e-post.

Det høres ut som det teamet trenger, men begrensningene viser seg fort:

• Det gjelder bare oppgaver opprettet i Chat eller Docs. En vanlig liste i Google Tasks er privat for kontoen din. Ingen andre kan se den, så ingen kan få varsler om den.
• Oppgavefordeling i Docs er for arbeids- og skolekontoer. Googles guide om å tildele oppgaver fra Google Docs sier at du kan tildele oppgaver til personer i organisasjonen din. Familier, frilansere og klienter med personlige Gmail-kontoer står utenfor.
• Delte oppgaver er begrenset. Google opplyser at du ikke kan legge til deloppgaver eller gjøre dem gjentakende.
• Det finnes ingen fellesliste. Oppgaver er spredt over rom og dokumenter i stedet for å ligge i én liste alle åpner.

Så det ærlige svaret er: Google Tasks har ingen e-postvarsel for en oppgave fullført i en vanlig liste, fordi en vanlig liste ikke har noen andre personer i seg.

Samarbeid i én Google Tasks-liste

Varsler gir bare mening når flere personer jobber i samme liste. Det er det TasksBoard legger til på toppen av Google Tasks. Oppgavene dine forblir i Google Tasks, og den delte listen vises i hver persons egen Google-konto.

Slik setter du opp en delt liste:

1. Logg inn på TasksBoard med Google-kontoen din. Dine eksisterende lister vises med en gang.
2. Åpne listen du vil jobbe sammen på, eller opprett en ny for prosjektet.
3. Klikk på delingsikonet i listehodet og kopier lenken.
4. Send lenken til teammedlemmene dine via e-post eller chat.
5. Hver person åpner lenken, logger inn med sin Google-konto og klikker på Bli med i delt liste.

Fra det øyeblikket ser alle de samme oppgavene. En endring gjort av én person synkroniseres til de andre innen sekunder. Listen vises også i Google Tasks-mobilappen, Gmail-sidepanelet og Google Calendar for hvert medlem, fordi det er en ekte Google Tasks-liste i hver konto.

For skjermbilder av hvert trinn, se vår fullstendige guide om hvordan dele Google Tasks.

En delt liste i TasksBoard beholder funksjonene Googles egne delte oppgaver mangler:

• Deloppgaver fungerer som vanlig, så en oppgave kan ha sin egen sjekkliste.
• Ansvarlige viser hvem som eier hver oppgave. Vår guide om å tildele Google Tasks dekker hvordan du delegerer i en delt liste.
• Frister og notater synkroniseres til alle.
• Alle Google-kontoer kan bli med, enten det er en arbeidskonto eller en personlig Gmail-adresse.

Prøv TasksBoard

Del en Google Tasks-liste med teamet ditt via én lenke og få e-post når noen fullfører en oppgave. TasksBoard fungerer på toppen av dine eksisterende Google Tasks, uten at du trenger å opprette en ny konto.

Kom i gang →

Slik slår du på e-postvarsler for fullførte oppgaver

Når du har delt minst én liste, tar det bare noen sekunder å slå på e-postene:

1. Åpne TasksBoard og klikk på profilbildet ditt øverst til høyre.
2. Velg Kontoinnstillinger.
3. Finn delen for varsler og alternativet som heter Fullførte oppgaver i delte lister.
4. Slå på bryteren. Linjen under alternativet viser e-postadressen varslene sendes til, som er e-posten til Google-kontoen du er logget inn med.

Det er hele oppsettet. Det er ingenting å konfigurere per liste. Innstillingen gjelder alle lister du deler og alle delte lister du har blitt med i.

Hvis du er på gratisplanen, åpner det oppgraderingsskjermen for Premium i stedet.

Hver person bestemmer selv. Å slå på e-postene for kontoen din abonnerer ikke teammedlemmene dine. Alle på listen som ønsker e-postene slår på samme bryter i sine egne kontoinnstillinger.

Hvordan e-posten ser ut

E-posten er laget for å leses på to sekunder. Ofte er emnelinjen nok:

• Én oppgave: emnelinjen nevner personen, oppgaven og listen. For eksempel: “Anna fullførte ‘Send fakturaen’ i Kundeoppdrag”.
• Flere oppgaver av én person i én liste: emnelinjen gir personen, listen og antallet.
• Flere personer eller lister: emnelinjen gir det totale antallet fullførte oppgaver.

Inni grupperes oppgavene etter liste. Hver linje viser oppgavetittelen og hvem som fullførte den. En fullført deloppgave viser også hvilken oppgave den tilhører, slik at “Sjekk mobiloppsettet” ikke står uten kontekst.

Noen detaljer gjør at e-postene er nyttige i stedet for irriterende:

• Fullførte oppgaver grupperes. Oppgaver fullført innen omtrent fem minutter fra hverandre kommer som én e-post. En kollega som fullfører ti oppgaver på rad sender deg én melding, ikke ti.
• Lange serier forkortes. En e-post lister opp til 30 oppgaver og forteller deg hvor mange flere som ble fullført.
• Ditt eget arbeid hoppes over. Du får aldri e-post om en oppgave du selv fullførte.
• Bare fullførte oppgaver teller. Nye oppgaver, redigeringer og oppgaver som gjenåpnes sender ikke e-post.
• Det fungerer fra Google-apper også. En oppgave krysset av i Google Tasks-mobilappen eller Gmail-sidepanelet teller. Den plukkes opp neste gang den delte listen synkroniseres i TasksBoard.
• E-posten matcher ditt språk. Den er skrevet på språket du bruker i TasksBoard.

Googles egne alternativer vs TasksBoard

Slik sammenligner de innebygde alternativene med en delt liste i TasksBoard:

Hvis teamet ditt allerede bruker et Chat-rom og bare trenger noen få oppgaver, er det innebygde alternativet greit. Hvis du vil ha én liste hele teamet åpner hver morgen, er en delt liste et bedre valg. Vår guide om Google Tasks for team går dypere inn på når hver tilnærming fungerer.

Tips for samarbeid i en delt liste

E-postene er bare så gode som listen bak dem. Noen vaner gjør begge deler bedre:

• Bruk én liste per prosjekt eller arbeidsflyt. “Nettstedlansering” eller “Kundeoppstart” forteller alle hva som hører til der. Listenavnet vises også i hver e-post, så et klart navn gjør e-posten klar.
• Skriv oppgavetitler som står alene. “Send den signerte kontrakten til Marta” leses bra i innboksen. “Kontrakt” gjør ikke det.
• Tildel en ansvarlig. En oppgave med et navn på blir gjort. En oppgave som tilhører alle venter på noen andre.
• Fullfør oppgaver, ikke slett dem. Å krysse av en oppgave varsler teamet og beholder en registrering. Å slette den gjør ingen av delene.
• Bryt store oppgaver i deloppgaver. Hver fullført deloppgave viser fremgang lenge før hovedoppgaven er ferdig.
• La de rette personene abonnere. En teamleder som delegerer arbeid får mest ut av det. En kollega som bare jobber med sine egne oppgaver foretrekker kanskje å la e-postene være av.
• Filtrer e-postene i Gmail. E-postene kommer fra notifications@tasksboard.com. Opprett et Gmail-filter for den adressen og bruk en etikett, så får du en løpende logg over hva teamet har fullført.

Fullførte oppgaver forblir i listen etter at de er krysset av. Vår guide om fullførte oppgaver i Google Tasks viser hvordan du ser dem og når du skal fjerne dem.

Slik slår du av e-postene

Du kan stoppe e-postene når som helst, på to måter:

• Fra e-posten. Hver melding har en Avslutt abonnement-lenke nederst. Klikk på den, bekreft, og varslene slås av for kontoen din.
• Fra TasksBoard. Åpne Kontoinnstillinger fra profilbildet ditt og slå av Fullførte oppgaver i delte lister.

Å slå av e-postene endrer ingenting annet. Listen forblir delt, og teammedlemmene beholder sine egne innstillinger.

FAQ

Oppsummering

Google Tasks er god til å minne deg om dine egne oppgaver. Den har ingen måte å dele en liste på, og ingen e-postvarsler fra Google Tasks for arbeid noen andre fullfører.

TasksBoard legger til begge deler. Del en liste med en lenke, og teamet ditt jobber med de samme oppgavene fra sine egne Google-kontoer. Slå på Fullførte oppgaver i delte lister i Kontoinnstillinger, og du får en e-post med oppgaven, listen og personen som fullførte den.

Du slutter å sjekke listen for å se hva som er gjort. Listen forteller deg.

Kom i gang med TasksBoard og del din første liste med teamet ditt i dag.