Partager une liste Google Tasks en lecture seule

Vous souhaitez qu’un client puisse suivre l’avancement d’un projet sans pouvoir cocher les tâches. Ou qu’un nouvel employé consulte la liste de l’équipe une semaine avant de pouvoir la modifier. Ou encore que votre manager ait une visibilité sur le backlog sans pouvoir y intervenir.

Google Tasks ne permet rien de tout cela. Il n’offre aucun partage pour les listes classiques, et même là où Google autorise la collaboration (dans les espaces Chat et Docs), il n’existe pas d’option lecture seule : toute personne pouvant voir une tâche peut aussi la modifier.

Ce guide explique comment partager une liste Google Tasks en lecture seule avec TasksBoard, ce qu’un observateur voit et ne peut pas faire, ainsi que les outils associés qui rendent une liste partagée consultable par toute une équipe : le filtre par personne, les liens ouvrant les tâches d’une personne spécifique, les tâches à plusieurs responsables, et un ordre des tâches identique pour tous.

Pourquoi Google Tasks n’a pas de permissions

Chaque liste Google Tasks appartient à un seul compte Google. Lorsque TasksBoard partage une liste, chaque collaborateur reçoit sa propre copie dans son compte, et TasksBoard synchronise ces copies. C’est le seul moyen de partager une liste qui apparaisse dans Gmail, Google Agenda et l’app Google Tasks pour tous.

Conséquence : Google lui-même ignore que la liste est partagée et n’a aucune notion des droits d’édition. Les permissions doivent donc être gérées au niveau de la synchronisation. C’est ce que font les rôles dans TasksBoard. Pour comprendre le fonctionnement des listes partagées, consultez comment partager Google Tasks.

Deux rôles : Éditeur et Observateur

Un collaborateur sur une liste ou un tableau partagé a soit le rôle d’Éditeur, soit d’Observateur.

Éditeur : le rôle par défaut, avec un accès complet pour ajouter, modifier, compléter, réorganiser, assigner et supprimer des tâches.
Observateur : voit la liste et toutes ses tâches, synchronisées comme d’habitude, mais ne peut rien modifier.

Les observateurs font partie du plan Team de TasksBoard. Sur les plans gratuits et Pro, le partage se fait toujours avec un accès complet en édition, comme avant. Sans le plan Team, les sélecteurs de rôle sont visibles, mais leur modification déclenche l’offre Team.

Seul le propriétaire de la liste, la personne qui l’a partagée initialement, peut définir les rôles.

Donner un accès lecture seule à un collaborateur

Ouvrez le menu à trois points de la liste et cliquez sur Partager la liste. Pour un tableau partagé, ouvrez le menu du tableau et cliquez sur Partager le tableau.
Dans la fenêtre, trouvez le collaborateur dans la liste des personnes.
À côté de son nom, choisissez Observateur au lieu d’Éditeur.

Le changement s’applique immédiatement. Le collaborateur conserve la liste sur son tableau, avec un badge “Lecture seule” dans son en-tête. Sur un tableau partagé, le rôle s’applique à toutes les listes du tableau, y compris celles ajoutées ultérieurement.

Un observateur qui aurait besoin de modifier la liste par la suite peut être repassé en Éditeur depuis la même fenêtre, sans avoir à partager à nouveau la liste.

Faire en sorte que tous les nouveaux membres soient observateurs

Si vous partagez un lien avec un groupe élargi (une équipe cliente ou un service), vous pouvez souhaiter que chaque nouveau membre arrive avec un accès lecture seule.

Ouvrez la fenêtre Partager la liste (ou Partager le tableau).
Sous Partage par lien, définissez Nouveaux membres rejoignent en tant que sur Observateur.
Copiez le lien et envoyez-le.

La page d’invitation indique alors “Vous aurez un accès lecture seule à cette liste” avant que la personne ne rejoigne. Les membres déjà présents conservent leur rôle actuel jusqu’à ce que vous le modifiez un par un.

Ce qu’un observateur voit et ne peut pas faire

La copie d’une liste pour un observateur ressemble à n’importe quelle autre liste sur son tableau, avec le badge “Lecture seule” dans l’en-tête. Les tâches, dates d’échéance, étiquettes et responsables sont tous visibles et restent à jour.

Ce qui manque, ce sont toutes les façons de la modifier :

Un observateur dans TasksBoard

Peut : voir toutes les tâches, dates d'échéance, étiquettes et responsables ; rechercher et filtrer ; suivre les modifications de la liste
Ne peut pas : ajouter, modifier, compléter, réorganiser, assigner ou supprimer des tâches
Masqué : la ligne d'ajout de tâche, le menu des tâches et l'éditeur de tâche ; le glisser-déposer est désactivé ; renommer ou supprimer la liste est impossible
Informé : la fenêtre Liste partagée indique "Vous avez un accès lecture seule à cette liste"

Qu’en est-il de Gmail et de l’app Google Tasks ?

C’est la partie qui nécessite des explications pour les observateurs. Google Tasks n’a pas de permissions, donc un observateur détient toujours une vraie copie de la liste dans son propre compte Google. Depuis Gmail, Google Agenda ou l’app Google Tasks, il peut modifier cette copie. Il peut aussi y déplacer une tâche depuis une autre liste dans TasksBoard.

Ces modifications n’atteignent jamais les autres collaborateurs. À la prochaine synchronisation, TasksBoard remet la copie de l’observateur en phase avec celle des éditeurs : les tâches ajoutées sont supprimées, les tâches supprimées reviennent, les modifications sont annulées et l’ordre est rétabli.

Ainsi, la règle de lecture seule s’applique pour l’équipe, mais un observateur qui modifie depuis l’app Google Tasks verra ses changements disparaître. Prévenez-le à l’avance et dirigez-le vers la page d’aide sur l’accès lecture seule s’il se demande ce qui s’est passé.

Afficher les tâches d’une personne avec le filtre par responsable

Dès que plusieurs personnes partagent un tableau, la demande suivante est généralement “puis-je voir uniquement les miennes ?” ou “montrez-moi ce qu’Alex a en charge”.

Un tableau avec au moins une liste partagée affiche des puces de personnes à côté de son nom : Tout le monde, un avatar par collaborateur, et Non assigné.

Cliquez sur l’avatar d’un collaborateur pour ne voir que ses tâches assignées, dans toutes les listes du tableau.
Cliquez sur Non assigné pour voir les tâches sans propriétaire.
Cliquez à nouveau sur l’avatar, ou sur Tout le monde, pour revenir au tableau complet.

Le choix est mémorisé par tableau sur votre appareil. Les puces sont masquées sur les tableaux intelligents et pendant une recherche active. Pour un filtre couvrant tous les tableaux, utilisez le filtre “Qui” dans la barre de recherche, décrit dans la page d’aide sur les filtres de recherche.

Envoyer un lien ouvrant les tâches d’une personne

Lorsqu’un filtre par personne est actif, l’adresse de la page gagne ?assignee=<email> (ou ?assignee=unassigned). Copiez cette adresse et envoyez-la.

C’est une combinaison pratique avec le rôle Observateur. Un propriétaire peut partager un tableau avec un client en lecture seule, puis lui envoyer un lien ouvrant le tableau filtré sur les tâches assignées à son chargé de compte. Tous les autres continuent de voir le tableau complet ; le lien ne modifie que ce que le destinataire voit à l’ouverture.

Plusieurs responsables pour une tâche

Le partage en lecture seule et le filtre par personne reposent sur des assignations précises, mais le travail réel n’a pas toujours un seul responsable. Une tâche dans une liste partagée peut avoir plusieurs responsables.

Cliquez sur une tâche dans une liste partagée pour ouvrir l’éditeur.
Cliquez sur Ajouter un responsable (icône personne) dans la barre d’outils.
Cliquez sur chaque personne pour l’ajouter ou la retirer. Un cercle plein marque les responsables actuels, et le menu reste ouvert pour en sélectionner plusieurs à la suite.

Leurs avatars s’empilent sur la carte. Chaque responsable est stocké sous forme de ligne 👤 Assigné à … dans les détails de la tâche, ce qui permet à l’assignation d’atteindre les collaborateurs via Google Tasks, et explique sa visibilité sous forme de texte dans l’app Google Tasks. Une tâche avec deux responsables apparaît sous les deux personnes dans le filtre par personne. Plus de détails dans notre guide assigner des tâches Google Tasks.

Le même ordre pour tous

Une liste partagée n’est lisible que si tout le monde la voit de la même manière. L’ordre personnalisé d’une liste partagée est synchronisé : quand un éditeur déplace une tâche, les autres copies (y compris celles des observateurs) suivent à la prochaine synchronisation. Une copie qui se synchronise pour la première fois prend l’ordre de la copie modifiée.

Quelques cas conservent leur propre ordre : les listes triées par date d’échéance, titre ou dernière mise à jour (repasser tout le monde en ordre personnalisé depuis le menu de la liste), les tâches complétées, et les tâches ouvertes avec le même titre. Si deux personnes déplacent la même tâche simultanément, la dernière synchronisation l’emporte. Voir trier les tâches dans une liste.

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Autres moyens de contrôler les permissions

Les rôles offrent le contrôle le plus fin, mais pas le seul. Depuis la même fenêtre Partager la liste, le propriétaire peut aussi :

Limiter l’accès aux membres actuels (Premium) : le lien d’invitation cesse de fonctionner, les collaborateurs actuels restent. “Autoriser l’accès aux nouveaux membres” le réactive.
Retirer un collaborateur (Premium) : il conserve une copie de la liste telle quelle, mais ses modifications n’atteignent plus personne et il ne reçoit plus les vôtres.
Arrêter le partage : met fin au partage pour tous. Chaque collaborateur garde une copie, et vous pouvez partager à nouveau plus tard avec un nouveau lien.

Tout cela est détaillé dans la FAQ des listes partagées.

FAQ

Peut-on partager une liste Google Tasks en lecture seule ?

Pas dans Google Tasks lui-même, qui n'offre aucun partage pour les listes classiques ni de permissions. Avec le plan Team de TasksBoard, le propriétaire d'une liste partagée peut définir un collaborateur comme Observateur, ou paramétrer "Nouveaux membres rejoignent en tant que" sur Observateur pour que le lien d'invitation n'offre qu'un accès lecture seule.

Un observateur a-t-il besoin d'un compte TasksBoard ou d'un plan payant ?

Un observateur se connecte à TasksBoard avec son compte Google comme tout collaborateur. Le plan Team est nécessaire côté propriétaire pour définir les rôles. Les tableaux partagés, contrairement aux listes partagées, nécessitent Premium des deux côtés ; consultez la FAQ des listes partagées pour les détails.

Que se passe-t-il si un observateur modifie la liste dans l'app Google Tasks ?

Sa modification reste uniquement sur sa copie et n'atteint jamais les autres collaborateurs. À la prochaine synchronisation, TasksBoard rétablit la copie de l'observateur pour qu'elle corresponde à celle des éditeurs : les tâches ajoutées sont supprimées, les tâches supprimées reviennent, les modifications sont annulées et l'ordre est rétabli.

Puis-je envoyer un lien vers les tâches d'une seule personne ?

Oui. Cliquez sur l'avatar de la personne dans les puces à côté du nom du tableau, puis copiez l'adresse de la page : elle contient ?assignee= avec son email. Ouvrir le lien affiche le tableau filtré sur ses tâches, tandis que les autres continuent de voir le tableau complet.

Conclusion

Google Tasks ne propose pas de partage en lecture seule car il n’offre ni partage ni permissions. TasksBoard ajoute les deux à vos listes : rôles Éditeur et Observateur par collaborateur, un rôle par défaut pour ceux qui rejoignent via le lien, et les règles de synchronisation qui maintiennent la copie d’un observateur conforme même s’il la modifie depuis Gmail.

Associez le rôle Observateur avec le filtre par personne et un lien ?assignee=, et un client ou un manager peut suivre précisément la partie du tableau qui le concerne sans toucher au reste. La référence étape par étape se trouve dans le centre d’aide : accès lecture seule aux tâches partagées.