Journal d'activité Google Tasks : suivi des actions partagées

Une tâche de votre liste partagée a été marquée comme terminée mardi. Personne ne se souvient l’avoir fait. Une autre tâche a disparu de la liste, et la date d’échéance d’une troisième a été décalée d’une semaine. Dans Google Tasks, impossible de savoir qui a effectué ces modifications ou quand.

Google Tasks enregistre uniquement l’état actuel d’une tâche. Pour une liste personnelle, cela suffit. Mais pour une liste partagée avec une équipe, chaque question sur l’historique se termine par un fil de discussion : “As-tu terminé ceci ?”, “Qui a changé l’échéance ?”, “Où est passée la tâche d’onboarding ?”.

Ce guide explique pourquoi Google Tasks n’a pas de journal d’activité, et comment en obtenir un sur une liste partagée avec TasksBoard : un panneau d’activité pour toute la board, un historique par tâche, un suivi des tâches terminées avec un résumé hebdomadaire, et une alerte lorsqu’une tâche vous est assignée.

Pourquoi Google Tasks n’a pas de journal d’activité

Google Tasks a été conçu comme un outil personnel. Chaque liste appartient à un compte Google, donc il n’y avait aucune raison d’enregistrer qui a modifié quoi : la réponse était toujours vous.

L’API Tasks reflète cette conception. Une tâche contient un horodatage updated et, une fois terminée, un horodatage completed. Il n’y a pas de champ pour identifier la personne ayant effectué le changement, pas de flux d’événements, et aucun moyen de lire une version antérieure d’une tâche. Une fois une tâche modifiée, son état précédent disparaît.

Les tâches assignées dans un espace Google Chat ou un Google Doc indiquent qui est l’assigné, mais ne conservent pas non plus d’historique. Si vous voulez savoir qui a rouvert une tâche ou qui a supprimé une échéance, Google Tasks ne peut pas vous le dire. Pour un aperçu plus large de ce que Google propose aux équipes, consultez notre guide Google Tasks pour les équipes.

Ce que TasksBoard enregistre

Avec TasksBoard Premium (la fonctionnalité “Activité & historique”, incluse dans les plans Pro et Team), une board conserve un enregistrement des modifications apportées à ses tâches :

• qui a créé, terminé, rouvert ou supprimé une tâche
• qui a assigné ou désassigné quelqu’un
• qui a déplacé une tâche vers une autre liste
• quand une date d’échéance a été définie ou supprimée

Sur une liste partagée, les modifications de vos collaborateurs sont également enregistrées, ainsi que celles effectuées depuis les applis Google Tasks, Gmail ou Google Calendar, une fois la liste synchronisée. Les modifications du titre ou des détails d’une tâche ne sont pas enregistrées.

L’historique appartient à la liste, pas à une personne. Un collaborateur qui rejoint la liste partagée plus tard voit tout ce qui a été enregistré avant son arrivée.

Ouvrir le panneau d’activité

Le panneau d’activité affiche toute la board d’un coup, les modifications les plus récentes en premier.

1. Survolez le titre de la board et cliquez sur l’icône historique (“Activité de la board”), à côté du menu à trois points.
2. Le panneau Activité s’ouvre à droite. Les modifications sont regroupées par jour.
3. Utilisez les deux menus en haut, “Toutes les listes” et “Tout le monde”, pour filtrer le panneau sur une liste ou une personne.

Chaque ligne indique la personne, la tâche et ce qui s’est passé, avec l’heure et la liste. Vos propres modifications indiquent “Vous”. Cliquez sur “Charger plus” en bas pour remonter dans le temps.

Le délai d’une minute a son importance : si vous terminez une tâche et ouvrez le panneau immédiatement, la ligne n’y est pas encore. Attendez un peu et rouvrez-le.

Voir l’historique d’une tâche

Quand la question porte sur une seule tâche, inutile de parcourir toute la board.

1. Cliquez sur la tâche pour l’ouvrir.
2. Cliquez sur Historique sous la ligne de boutons.

Vous obtenez les mêmes informations que dans le panneau d’activité, limitées à cette tâche : quand elle a été créée et par qui, chaque fois qu’elle a été terminée ou rouverte, qui a été assigné, et quand elle a changé de liste. C’est le moyen le plus rapide de régler les “Je n’ai jamais vu cette tâche” ou “Je l’avais bien terminée”.

Le journal des tâches terminées et “Ce que j’ai fait cette semaine”

Le panneau d’activité répond à “qui a touché à ça ?”. Le journal des tâches terminées répond à une autre question : “qu’est-ce qui a vraiment été fait ?”.

1. Ouvrez le menu à trois points de la board.
2. Cliquez sur Tâches terminées.

La boîte de dialogue liste toutes les tâches terminées sur les listes de la board avec l’heure de complétion, regroupées en Aujourd’hui, Hier, Cette semaine et Plus tôt, avec le décompte exact. Utilisez la barre de recherche pour filtrer par tâche, tâche parente ou liste.

En haut se trouve la section Ce que j’ai fait cette semaine. Elle compte les tâches terminées sur la board dans les sept derniers jours, par jour et par liste, peu importe qui les a terminées. Sur une liste partagée, cela en fait aussi un résumé d’équipe : l’avancée de la board cette semaine, et sur quelle liste s’est concentré l’essentiel du travail.

Deux utilisations courantes en équipe :

• Bilan du vendredi. Ouvrez le journal des tâches terminées, parcourez la semaine, et copiez les totaux dans votre rapport de statut au lieu de reconstituer la semaine de mémoire.
• Revue du lundi. Comparez “Cette semaine” avec ce qui était prévu. Les listes avec zéro tâche terminée sont celles où la discussion doit commencer.

Si vous préférez recevoir ce résumé plutôt que de l’ouvrir, Premium envoie aussi un email de complétion quand des collaborateurs terminent des tâches sur une liste partagée. Notre article sur les notifications email de Google Tasks explique comment configurer cela.

Essayez TasksBoard

Partagez une liste Google Tasks avec votre équipe et conservez un suivi de qui a terminé, assigné ou déplacé chaque tâche. Vos tâches restent dans Google Tasks.

Commencer →

Recevoir une alerte quand une tâche vous est assignée

Un journal vous dit ce qui s’est passé après coup. Pour les assignations, vous voulez généralement savoir immédiatement. Quand un collaborateur vous assigne une tâche dans une liste partagée, TasksBoard peut vous alerter de deux façons.

Notification navigateur. Si vous avez activé les notifications pour les listes partagées depuis l’icône cloche dans l’en-tête, vous recevez une notification push : immédiatement si la tâche est assignée dans TasksBoard, sinon lors de la synchronisation de la liste.

Email. Activez l’option “Tâches qui m’ont été assignées” :

1. Cliquez sur votre photo de profil, puis Paramètres du compte.
2. Sous Notifications, activez Tâches qui m’ont été assignées.

Les assignations sont regroupées pendant quelques minutes et envoyées en un seul email, donc cinq tâches assignées à la suite ne génèrent pas cinq messages. Chaque email contient un lien de désabonnement qui ouvre une page de confirmation ; cela désactive l’option. Les alertes email sont une fonctionnalité Premium : sur un compte gratuit, l’option ouvre l’offre Premium.

Toutes les tâches qui vous sont assignées, depuis TasksBoard ou depuis un Google Doc ou espace Chat, sont aussi regroupées dans la board intelligente Assignées à moi de la barre latérale. Plus de détails dans notre guide sur l’assignation de tâches Google Tasks.

Une routine simple pour une liste partagée

Une fois le journal en place, il vaut la peine de décider comment votre équipe l’utilise. Une routine légère qui fonctionne pour les petites équipes :

• Quotidien : personne n’ouvre le journal. Les alertes d’assignation et les notifications des listes partagées suffisent au quotidien.
• Quand quelque chose semble bizarre : ouvrez l’Historique de la tâche avant de demander dans Chat. La plupart des “qui a fait ça ?” se résolvent en dix secondes.
• Hebdomadaire : une personne ouvre les Tâches terminées, lit “Ce que j’ai fait cette semaine”, et utilise le panneau d’activité filtré sur “Tout le monde” pour vérifier qu’aucune suppression ou déplacement n’a été fait par erreur.

Comme l’historique couvre 90 jours, vous pouvez aussi revenir en fin de trimestre et voir quand les tâches d’un projet ont réellement été terminées, plutôt que quand vous pensez qu’elles l’ont été.

FAQ

Conclusion

Google Tasks ne vous dira pas qui a terminé, déplacé ou supprimé une tâche sur une liste partagée, car il n’a pas été conçu pour conserver cette trace. TasksBoard le fait pour vous : un panneau d’activité pour la board, un bouton Historique sur chaque tâche, un journal des tâches terminées avec un résumé “Ce que j’ai fait cette semaine”, et des alertes quand une tâche vous est assignée. Les modifications apparaissent après environ une minute et restent 90 jours.

Si votre équipe partage déjà des listes Google Tasks, ouvrez une board, survolez son titre et cliquez sur l’icône historique. La référence complète est dans le centre d’aide : journal d’activité, historique des tâches et tâches terminées.