Google Tasks में व्यू-ओनली एक्सेस: किसी को सूची देखने की अनुमति दें

आप चाहते हैं कि कोई क्लाइंट प्रोजेक्ट की प्रगति देख सके बिना किसी टास्क को मार्क किए। या नए कर्मचारी को टीम की सूची एक हफ्ते तक सिर्फ देखने देना चाहते हैं, उसे बदलने से पहले। या आपका मैनेजर बैकलॉग पर नजर रखना चाहता है, न कि उसमें हाथ डालना।

Google Tasks ये कुछ भी नहीं कर सकता। इसमें सामान्य सूचियों को शेयर करने का विकल्प नहीं है, और जहां Google ने सहयोग जोड़ा भी है, जैसे Chat स्पेस और Docs में, वहां भी रीड-ओनली विकल्प नहीं है: जो कोई टास्क देख सकता है, वह उसे एडिट भी कर सकता है।

यह गाइड दिखाती है कि कैसे TasksBoard के साथ Google Tasks सूची को सिर्फ देखने के लिए शेयर करें, एक व्यूअर क्या देख सकता है और क्या नहीं कर सकता, और संबंधित टूल्स जो एक शेयर्ड लिस्ट को पूरी टीम के लिए पठनीय बनाते हैं: लोगों का फिल्टर, लिंक जो एक व्यक्ति के टास्क्स खोलते हैं, एक टास्क पर कई असाइनी, और एक टास्क ऑर्डर जो सभी के लिए समान रहता है।

Google Tasks में अनुमतियां क्यों नहीं हैं

हर Google Tasks सूची एक Google अकाउंट से जुड़ी होती है। जब TasksBoard किसी सूची को शेयर करता है, तो प्रत्येक सहयोगी को अपने अकाउंट में उसकी अपनी कॉपी मिलती है, और TasksBoard इन कॉपीज़ को सिंक में रखता है। यही एकमात्र तरीका है किसी सूची को शेयर करने का जो Gmail, Google Calendar और Google Tasks ऐप में सभी के लिए दिखाई दे।

नतीजा यह है कि Google को खुद नहीं पता कि सूची शेयर की गई है, और यह जानकारी नहीं कि कौन इसे एडिट कर सकता है। अनुमतियां सिंक लेयर में होनी चाहिए। यही TasksBoard की भूमिकाएं करती हैं। शेयर्ड लिस्ट कैसे काम करती हैं, इसकी पृष्ठभूमि के लिए देखें Google Tasks को कैसे शेयर करें।

दो भूमिकाएं: एडिटर और व्यूअर

शेयर्ड लिस्ट या शेयर्ड बोर्ड पर कोई सहयोगी या तो एडिटर होता है या व्यूअर।

एडिटर वह भूमिका है जो अब तक सभी के पास थी: टास्क जोड़ने, एडिट करने, पूरा करने, पुनर्व्यवस्थित करने, असाइन करने और हटाने की पूरी पहुंच।
व्यूअर सूची और उसमें हर टास्क को देखता है, हमेशा की तरह सिंक में रखा जाता है, लेकिन कुछ भी बदल नहीं सकता।

व्यूअर TasksBoard टीम प्लान का हिस्सा हैं। फ्री प्लान और Pro पर, सभी पूर्ण एडिट एक्सेस के साथ शेयर करते हैं, जैसा पहले था। टीम प्लान के बिना भूमिका चयनकर्ता दिखाए जाते हैं, लेकिन उन्हें बदलने पर टीम ऑफर खुल जाता है।

केवल सूची का मालिक, जिसने इसे पहली बार शेयर किया, भूमिकाएं सेट कर सकता है।

एक सहयोगी को सिर्फ देखने की पहुंच दें

सूची के तीन डॉट्स मेनू को खोलें और Share list पर क्लिक करें। शेयर्ड बोर्ड के लिए, बोर्ड मेनू खोलें और Share board पर क्लिक करें।
डायलॉग में, लोगों की सूची में सहयोगी को ढूंढें।
उनके नाम के आगे, एडिटर के बजाय व्यूअर चुनें।

परिवर्तन तुरंत लागू हो जाता है। सहयोगी के बोर्ड पर सूची बनी रहती है, जिसके हेडर में “सिर्फ देखें” बैज दिखाई देता है। शेयर्ड बोर्ड पर भूमिका बोर्ड की हर सूची पर लागू होती है, जिसमें बाद में जोड़ी गई सूचियां भी शामिल हैं।

एक व्यूअर जिसे बाद में सूची पर काम करने की आवश्यकता हो, उसे उसी डायलॉग से वापस एडिटर में बदला जा सकता है, बिना सूची को फिर से शेयर किए।

जो भी जुड़े, उसे व्यूअर बनाएं

यदि आप किसी व्यापक समूह, क्लाइंट टीम या विभाग के साथ लिंक शेयर करते हैं, तो आप चाह सकते हैं कि हर नया सदस्य व्यूअर के रूप में जुड़े।

Share list (या Share board) डायलॉग खोलें।
Link sharing के तहत, New members join as को व्यूअर पर सेट करें।
लिंक कॉपी करें और भेजें।

इनवाइटेशन पेज तब व्यक्ति को बताता है “आपको इस सूची तक सिर्फ देखने की पहुंच मिलेगी” जुड़ने से पहले। जो लोग पहले से जुड़ चुके हैं, वे अपनी वर्तमान भूमिका तब तक बनाए रखते हैं जब तक आप उन्हें एक-एक करके नहीं बदलते।

एक व्यूअर क्या देखता है और क्या नहीं कर सकता

एक व्यूअर की सूची की कॉपी उनके बोर्ड पर किसी अन्य सूची की तरह दिखती है, जिसके हेडर में “सिर्फ देखें” बैज होता है। टास्क, ड्यू डेट, लेबल और असाइनी सभी वहां होते हैं और अपडेट रहते हैं।

जो गायब है वह है इसे बदलने का हर तरीका:

TasksBoard में एक व्यूअर

कर सकता है: हर टास्क, ड्यू डेट, लेबल और असाइनी देखना; खोज और फिल्टर करना; सूची को बदलते हुए फॉलो करना
नहीं कर सकता: टास्क जोड़ना, एडिट करना, पूरा करना, पुनर्व्यवस्थित करना, असाइन करना या हटाना
छिपा हुआ: टास्क जोड़ने की पंक्ति, टास्क मेनू और टास्क एडिटर; ड्रैगिंग बंद; सूची का नाम बदलना या हटाना अक्षम
कारण बताया गया: शेयर्ड लिस्ट डायलॉग कहता है "आपको इस सूची तक सिर्फ देखने की पहुंच है"

Gmail और Google Tasks ऐप के बारे में क्या?

यह वह हिस्सा है जिसे व्यूअर्स को समझाने की आवश्यकता है। Google Tasks में कोई अनुमतियां नहीं हैं, इसलिए एक व्यूअर के पास अभी भी अपने Google अकाउंट में सूची की एक वास्तविक कॉपी होती है। Gmail, Google Calendar या Google Tasks ऐप से, वे उस कॉपी को एडिट कर सकते हैं। वे TasksBoard में किसी अन्य सूची से उसमें एक टास्क भी डाल सकते हैं।

वे परिवर्तन अन्य सहयोगियों तक कभी नहीं पहुंचते। अगले सिंक पर, TasksBoard व्यूअर की कॉपी को एडिटर्स की कॉपी के साथ वापस लाइन में लाता है: उनके द्वारा जोड़े गए टास्क हटा दिए जाते हैं, हटाए गए टास्क वापस आ जाते हैं, उनके एडिट्स रिवर्ट हो जाते हैं और ऑर्डर बहाल हो जाता है।

तो सिर्फ देखने का नियम टीम के लिए लागू होता है, लेकिन एक व्यूअर जो Google Tasks ऐप से एडिट करता है, अपना परिवर्तन गायब होते हुए देखेगा। उन्हें पहले से बताएं, और अगर वे सोचते हैं कि क्या हुआ तो उन्हें सिर्फ देखने की पहुंच हेल्प पेज पर भेजें।

लोगों के फिल्टर के साथ एक व्यक्ति के टास्क दिखाएं

एक बार कई लोग किसी बोर्ड को शेयर कर लेते हैं, तो अगला अनुरोध आमतौर पर होता है “क्या मैं सिर्फ अपने देख सकता हूं?” या “मुझे दिखाओ कि एलेक्स के पास क्या है”।

कम से कम एक शेयर्ड लिस्ट वाला बोर्ड अपने नाम के आगे लोगों के चिप्स दिखाता है: सभी, प्रति सहयोगी एक अवतार, और अनअसाइंड।

किसी सहयोगी के अवतार पर क्लिक करें ताकि बोर्ड की हर सूची में सिर्फ उन्हें असाइन किए गए टास्क ही दिखें।
अनअसाइंड पर क्लिक करें ताकि वे टास्क दिखें जिन पर अभी किसी का स्वामित्व नहीं है।
अवतार पर फिर से क्लिक करें, या सभी, ताकि पूरा बोर्ड वापस देख सकें।

चयन आपके डिवाइस पर प्रति बोर्ड याद रखा जाता है। स्मार्ट बोर्ड्स पर और जब कोई खोज सक्रिय होती है तो चिप्स छिपे होते हैं। हर बोर्ड में फिल्टर के लिए, सर्च बार में “कौन” फिल्टर का उपयोग करें, जिसका वर्णन सर्च फिल्टर्स हेल्प पेज में है।

एक लिंक भेजें जो एक व्यक्ति के टास्क खोलता है

जब कोई लोग फिल्टर सक्रिय होता है, तो पेज एड्रेस में ?assignee=<email> (या ?assignee=unassigned) जुड़ जाता है। उस एड्रेस को कॉपी करें और भेजें।

यह व्यूअर भूमिका के साथ एक व्यावहारिक जोड़ी है। एक मालिक किसी क्लाइंट के साथ बोर्ड को सिर्फ देखने के लिए शेयर कर सकता है, फिर उन्हें एक लिंक भेज सकता है जो बोर्ड को उनके अकाउंट मैनेजर को असाइन किए गए टास्क पर फिल्टर करके खोलता है। बाकी सभी पूरा बोर्ड देखते रहते हैं; लिंक केवल यह बदलता है कि प्राप्तकर्ता इसे खोलने पर क्या देखता है।

एक टास्क पर कई असाइनी

सिर्फ देखने की शेयरिंग और लोगों का फिल्टर दोनों असाइनमेंट्स के सटीक होने पर निर्भर करते हैं, और वास्तविक काम का हमेशा एक ही मालिक नहीं होता। शेयर्ड लिस्ट में एक टास्क के कई असाइनी हो सकते हैं।

शेयर्ड लिस्ट में किसी टास्क पर क्लिक करके एडिटर खोलें।
टूलबार में Add assignee (व्यक्ति आइकन) पर क्लिक करें।
प्रत्येक व्यक्ति पर क्लिक करके उन्हें जोड़ें या हटाएं। भरे हुए सर्कल वर्तमान असाइनी को चिह्नित करते हैं, और पॉपओवर खुला रहता है ताकि आप एक ही बार में कई चुन सकें।

उनके अवतार कार्ड पर स्टैक होते हैं। प्रत्येक असाइनी को टास्क के विवरण में 👤 Assigned to … लाइन के रूप में संग्रहीत किया जाता है, जो यह बताता है कि असाइनमेंट Google Tasks के माध्यम से सहयोगियों तक कैसे पहुंचता है, और यही कारण है कि यह Google Tasks ऐप में टेक्स्ट के रूप में दिखाई देता है। दो असाइनी वाला टास्क लोगों के फिल्टर में किसी भी व्यक्ति के अंतर्गत दिखाई देता है। अधिक जानकारी हमारी गाइड में Google Tasks असाइन करना।

सभी के लिए समान क्रम

एक शेयर्ड लिस्ट तभी पठनीय होती है जब सभी इसे एक ही तरह से देखते हैं। शेयर्ड लिस्ट का कस्टम ऑर्डर सिंक होता है: जब कोई एडिटर किसी टास्क को नई जगह पर खींचता है, तो अन्य कॉपीज़, जिनमें व्यूअर्स की कॉपीज़ भी शामिल हैं, अगले सिंक पर उसका अनुसरण करती हैं। पहली बार सिंक होने वाली कॉपी उस कॉपी का ऑर्डर लेती है जिसमें परिवर्तन हुआ था।

कुछ मामले अपना ऑर्डर बनाए रखते हैं: ड्यू डेट, शीर्षक या अंतिम अपडेट के अनुसार क्रमबद्ध सूचियां (सभी को लिस्ट मेनू से वापस कस्टम ऑर्डर पर स्विच करें), पूर्ण किए गए टास्क, और वे खुले टास्क जिनका शीर्षक समान होता है। यदि दो लोग एक ही टास्क को एक ही समय में ले जाते हैं, तो अंतिम सिंक जीतता है। देखें सूची में टास्क्स को सॉर्ट करना।

TasksBoard टीम आजमाएं

Google Tasks सूचियों को एडिटर्स और व्यूअर्स के साथ शेयर करें, बोर्ड को व्यक्ति के अनुसार फिल्टर करें, और हर कॉपी को एक ही क्रम में रखें। पूरी टीम के लिए एक बिल।

प्लान देखें →

अन्य तरीके जिनसे नियंत्रित कर सकते हैं कि कौन क्या कर सकता है

भूमिकाएं सबसे बारीक नियंत्रण हैं, लेकिन एकमात्र नहीं। उसी शेयर लिस्ट डायलॉग से, मालिक यह भी कर सकता है:

वर्तमान सदस्यों तक पहुंच सीमित करें (प्रीमियम): इनवाइट लिंक काम करना बंद कर देता है, वर्तमान सहयोगी बने रहते हैं। “Allow access to new members” इसे वापस चालू कर देता है।
किसी सहयोगी को हटाएं (प्रीमियम): वे सूची की कॉपी को वैसे ही रखते हैं जैसी है, लेकिन उनके परिवर्तन अब किसी तक नहीं पहुंचते और वे आपके परिवर्तन अब प्राप्त नहीं करते।
शेयरिंग बंद करें: सभी के लिए शेयरिंग समाप्त करता है। प्रत्येक सहयोगी एक कॉपी रखता है, और आप बाद में नए लिंक के साथ फिर से शेयर कर सकते हैं।

इन सभी को शेयर्ड लिस्ट FAQ में कवर किया गया है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या आप Google Tasks सूची को सिर्फ देखने के लिए शेयर कर सकते हैं?

Google Tasks में ही नहीं, जिसमें सामान्य सूचियों के लिए कोई शेयरिंग नहीं है और कोई अनुमतियां नहीं हैं। TasksBoard टीम प्लान के साथ, शेयर्ड लिस्ट का मालिक किसी सहयोगी को व्यूअर पर सेट कर सकता है, या "New members join as" को व्यूअर पर सेट कर सकता है ताकि इनवाइट लिंक सिर्फ देखने की पहुंच ही दे।

क्या एक व्यूअर को TasksBoard अकाउंट या पेड प्लान की आवश्यकता होती है?

एक व्यूअर किसी भी सहयोगी की तरह TasksBoard में अपने Google अकाउंट से साइन इन करता है। भूमिकाएं सेट करने के लिए मालिक की तरफ से टीम प्लान की आवश्यकता होती है। शेयर्ड बोर्ड्स, शेयर्ड लिस्ट्स के विपरीत, दोनों तरफ प्रीमियम की आवश्यकता होती है; विवरण के लिए शेयर्ड लिस्ट FAQ देखें।

अगर कोई व्यूअर Google Tasks ऐप में सूची को एडिट करता है तो क्या होता है?

उनका परिवर्तन केवल उनकी अपनी कॉपी पर रहता है और अन्य सहयोगियों तक कभी नहीं पहुंचता। अगले सिंक पर, TasksBoard व्यूअर की कॉपी को एडिटर्स की कॉपी से मेल खाने के लिए बहाल करता है: जोड़े गए टास्क हटा दिए जाते हैं, हटाए गए टास्क वापस आ जाते हैं, एडिट्स रिवर्ट हो जाते हैं और ऑर्डर बहाल हो जाता है।

क्या मैं किसी को सिर्फ उनके टास्क्स का लिंक भेज सकता हूं?

हां। बोर्ड नाम के आगे लोगों के चिप्स में व्यक्ति के अवतार पर क्लिक करें, फिर पेज एड्रेस कॉपी करें: इसमें उनके ईमेल के साथ ?assignee= होता है। लिंक खोलने पर बोर्ड उनके टास्क पर फिल्टर होकर दिखाई देता है, जबकि बाकी सभी पूरा बोर्ड देखते रहते हैं।

निष्कर्ष

Google Tasks में सिर्फ देखने की शेयरिंग नहीं है क्योंकि इसमें कोई शेयरिंग और कोई अनुमतियां ही नहीं हैं। TasksBoard आपकी सूचियों के ऊपर दोनों जोड़ता है: प्रति सहयोगी एडिटर और व्यूअर भूमिकाएं, लिंक के माध्यम से जुड़ने वाले सभी के लिए डिफॉल्ट भूमिका, और वे सिंक नियम जो व्यूअर की कॉपी को लाइन में रखते हैं भले ही वे इसे Gmail से एडिट करें।

व्यूअर भूमिका को लोगों के फिल्टर और ?assignee= लिंक के साथ जोड़ें, और एक क्लाइंट या मैनेजर बोर्ड के उस हिस्से को फॉलो कर सकता है जो उनसे संबंधित है बिना बाकी को छुए। चरण-दर-चरण संदर्भ हेल्प सेंटर में है: शेयर्ड टास्क्स को सिर्फ देखने की पहुंच।