Google Tasks एक्टिविटी लॉग: शेयर्ड लिस्ट पर किसने क्या किया देखें
आपकी शेयर्ड लिस्ट पर एक टास्क मंगलवार को कंप्लीट मार्क हो गया। किसी को याद नहीं कि उसने ऐसा किया। एक और टास्क लिस्ट से गायब हो गया, और तीसरे टास्क की ड्यू डेट एक हफ्ते आगे खिसक गई। Google Tasks में आपको यह पता लगाने का कोई तरीका नहीं मिलेगा कि यह सब किसने किया, या कब किया।
Google Tasks सिर्फ टास्क की करंट स्टेट स्टोर करता है, और कुछ नहीं। पर्सनल लिस्ट के लिए यह ठीक है। लेकिन टीम के साथ शेयर की गई लिस्ट के लिए, इसका मतलब है कि हर सवाल जैसे “क्या आपने यह कंप्लीट किया?”, “किसने डेडलाइन बदली?”, “ऑनबोर्डिंग टास्क कहाँ गया?” चैट थ्रेड में खत्म होता है।
यह गाइड बताती है कि Google Tasks में एक्टिविटी लॉग क्यों नहीं है, और TasksBoard के साथ शेयर्ड लिस्ट पर इसे कैसे पाएँ: बोर्ड-वाइड एक्टिविटी पैनल, हर टास्क का हिस्ट्री, कंप्लीट हुए सभी टास्क्स का लॉग, वीकली समरी, और जब कोई आपको टास्क असाइन करे तो अलर्ट।
Google Tasks में एक्टिविटी लॉग क्यों नहीं है
Google Tasks को पर्सनल कैप्चर टूल के रूप में डिज़ाइन किया गया था। हर लिस्ट एक Google अकाउंट से जुड़ी होती है, इसलिए यह रिकॉर्ड करने की कोई जरूरत नहीं थी कि किसने क्या बदला: जवाब हमेशा आप ही होते थे।
Tasks API भी इसी डिज़ाइन को दिखाती है। एक टास्क में updated टाइमस्टैम्प और एक बार कंप्लीट होने पर completed टाइमस्टैम्प होता है। इसमें बदलाव करने वाले व्यक्ति के लिए कोई फील्ड नहीं है, कोई इवेंट स्ट्रीम नहीं, और टास्क के पिछले वर्जन को पढ़ने का कोई तरीका नहीं। एक बार टास्क एडिट हो जाने पर, पिछली स्टेट गायब हो जाती है।
Google Chat स्पेस या Google Doc में असाइन किए गए टास्क असाइनी को दिखाते हैं, लेकिन वे भी कोई लॉग नहीं रखते। अगर आप जानना चाहते हैं कि किसने टास्क को दोबारा खोला या ड्यू डेट हटाई, तो Google Tasks आपको नहीं बता सकता। टीम्स के लिए Google के ऑफर के बारे में ज्यादा जानने के लिए हमारी गाइड Google Tasks for teams देखें।
TasksBoard क्या रिकॉर्ड करता है
TasksBoard Premium (“Activity & history” फीचर, Pro और Team प्लान दोनों में शामिल) के साथ, एक बोर्ड अपने टास्क्स पर होने वाली एक्टिविटी को रिकॉर्ड करता है:
- किसने टास्क बनाया, कंप्लीट किया, दोबारा खोला या डिलीट किया
- किसने किसी को असाइन किया या अनअसाइन किया
- किसने टास्क को दूसरी लिस्ट में मूव किया
- कब ड्यू डेट सेट या हटाई गई
शेयर्ड लिस्ट पर, आपके सहयोगियों द्वारा किए गए बदलाव भी रिकॉर्ड होते हैं, और Google Tasks ऐप्स, Gmail या Google Calendar से किए गए बदलाव भी, एक बार लिस्ट सिंक हो जाने पर। टास्क के टाइटल या डिटेल्स में किए गए एडिट्स रिकॉर्ड नहीं होते।
हिस्ट्री लिस्ट से जुड़ी होती है, किसी व्यक्ति से नहीं। कोई सहयोगी जो बाद में शेयर्ड लिस्ट में जुड़ता है, वह उससे पहले की सारी रिकॉर्ड की गई एक्टिविटी देख सकता है।
एक्टिविटी पैनल खोलें
एक्टिविटी पैनल पूरे बोर्ड को एक साथ दिखाता है, नए बदलाव पहले।
- बोर्ड के टाइटल पर होवर करें और हिस्ट्री आइकन (“Board activity”) पर क्लिक करें, तीन डॉट्स मेनू के बगल में।
- दाईं ओर Activity पैनल खुलेगा। बदलाव दिन के हिसाब से ग्रुप किए गए हैं।
- ऊपर के दो मेनू, “All lists” और “Everyone” का उपयोग करके पैनल को एक लिस्ट या एक व्यक्ति तक सीमित करें।
हर लाइन में व्यक्ति का नाम, टास्क और क्या हुआ, समय और लिस्ट के साथ दिखाया जाता है। आपके खुद के बदलाव “You” दिखाए जाते हैं। पीछे जाने के लिए नीचे “Load more” पर क्लिक करें।
- लगभग एक मिनट की देरी: लॉग TasksBoard के एनालिटिक्स से पढ़ा जाता है, इसलिए बदलाव पैनल में करीब एक मिनट बाद दिखाई देता है
- सहयोगियों के बदलाव सिंक के साथ आते हैं: Google Tasks ऐप में कंप्लीट किया गया टास्क शेयर्ड लिस्ट के सिंक होने पर रिकॉर्ड होता है
- 90 दिनों का हिस्ट्री: पैनल पिछले 90 दिनों को कवर करता है; "Load more" इसी विंडो में पीछे जाता है
- लिस्ट पर सभी के द्वारा शेयर्ड: बाद में जुड़ने वाला सहयोगी पूरा रिकॉर्ड देख सकता है
एक मिनट की देरी प्रैक्टिकली मायने रखती है: अगर आप टास्क कंप्लीट करके तुरंत पैनल खोलते हैं, तो लाइन अभी तक नहीं दिखेगी। थोड़ा इंतजार करके दोबारा खोलें।
एक टास्क का हिस्ट्री देखें
जब सवाल सिर्फ एक टास्क के बारे में हो, तो पूरे बोर्ड को स्क्रॉल करने की जरूरत नहीं।
- टास्क पर क्लिक करके उसे खोलें।
- बटन्स की पंक्ति के नीचे History पर क्लिक करें।
आपको वही लाइन्स मिलेंगी जो एक्टिविटी पैनल में हैं, लेकिन सिर्फ उसी टास्क तक सीमित: इसे कब और किसने बनाया, हर बार जब यह कंप्लीट या दोबारा खोला गया, किसे असाइन किया गया, और कब यह लिस्ट बदली। “मैंने यह टास्क नहीं देखा” या “मैंने वह टास्क कंप्लीट किया था” जैसे सवालों का जवाब पाने का यह सबसे तेज़ तरीका है।
कंप्लीट लॉग और “What I did this week”
एक्टिविटी पैनल बताता है “किसने इसे छुआ?”। कंप्लीट लॉग एक अलग सवाल का जवाब देता है: “वास्तव में क्या हुआ?”।
- बोर्ड का तीन डॉट्स मेनू खोलें।
- Completed tasks पर क्लिक करें।
डायलॉग बोर्ड की सभी लिस्ट्स के हर कंप्लीट टास्क को उसके कंप्लीट होने के समय के साथ लिस्ट करता है, Today, Yesterday, This week और Earlier में ग्रुप किया हुआ, सटीक काउंट के साथ। टास्क, पेरेंट टास्क या लिस्ट से फिल्टर करने के लिए सर्च बॉक्स में टाइप करें।
सबसे ऊपर What I did this week बॉक्स होता है। यह पिछले सात दिनों में बोर्ड पर कंप्लीट हुए टास्क्स को गिनता है, दिन और लिस्ट के हिसाब से, चाहे किसी ने भी कंप्लीट किया हो। शेयर्ड लिस्ट पर, इसका मतलब है कि यह टीम समरी के रूप में भी काम करता है: इस हफ्ते बोर्ड कितना आगे बढ़ा, और ज्यादातर काम किस लिस्ट में हुआ।
टीम्स इसका दो तरह से उपयोग करती हैं:
- Friday wrap-up. कंप्लीट लॉग खोलें, हफ्ते को स्कैन करें, और मेमोरी से हफ्ते को दोबारा बनाने की बजाय काउंट्स को अपने स्टेटस अपडेट में कॉपी करें।
- Monday review. “This week” की तुलना प्लान से करें। जिन लिस्ट्स में जीरो कंप्लीशन हैं, वहीं से बातचीत शुरू होनी चाहिए।
अगर आप यह समरी डिलीवर करवाना चाहते हैं तो खोलने की बजाय, Premium शेयर्ड लिस्ट पर सहयोगियों द्वारा टास्क कंप्लीट करने पर completion email भी भेजता है। Google Tasks email notifications पर हमारा पोस्ट इस सेटअप को कवर करता है।
TasksBoard आज़माएं
अपनी टीम के साथ Google Tasks लिस्ट शेयर करें और हर टास्क को किसने कंप्लीट किया, असाइन किया या मूव किया, उसका रिकॉर्ड रखें। आपके टास्क Google Tasks में ही रहते हैं।
शुरू करें →अलर्ट पाएं जब आपको टास्क असाइन किया जाए
लॉग आपको बाद में बताता है कि क्या हुआ। असाइनमेंट के लिए, आप आमतौर पर तुरंत जानना चाहते हैं। जब कोई सहयोगी शेयर्ड लिस्ट में आपको टास्क असाइन करता है, तो TasksBoard आपको दो तरीकों से अलर्ट कर सकता है।
ब्राउज़र नोटिफिकेशन। अगर आपने हेडर में बेल आइकन से शेयर्ड लिस्ट्स के लिए नोटिफिकेशन्स एनेबल किए हैं, तो आपको पुश नोटिफिकेशन मिलेगा: तुरंत जब TasksBoard में टास्क असाइन होता है, वरना जब लिस्ट सिंक होती है।
ईमेल। “Tasks assigned to me” स्विच ऑन करें:
- अपनी प्रोफाइल पिक्चर पर क्लिक करें, फिर Account settings।
- Notifications के तहत, Tasks assigned to me ऑन करें।
असाइनमेंट्स को कुछ मिनटों के लिए इकट्ठा किया जाता है और एक ईमेल में भेजा जाता है, ताकि एक साथ पांच टास्क असाइन होने पर पांच मैसेज न आएं। हर ईमेल के अंत में Unsubscribe लिंक होता है जो एक पेज खोलता है जहां आप कन्फर्म करते हैं; इससे स्विच ऑफ हो जाता है। ईमेल अलर्ट्स Premium हैं: फ्री अकाउंट पर स्विच Premium ऑफर खोलता है।
TasksBoard या Google Doc या Chat स्पेस से आपको असाइन किए गए सभी टास्क्स साइडबार में Assigned to me स्मार्ट बोर्ड में भी इकट्ठे होते हैं। असाइनमेंट के बारे में ज्यादा जानने के लिए हमारी गाइड assigning Google Tasks देखें।
शेयर्ड लिस्ट के लिए एक सरल रूटीन
एक बार लॉग मौजूद होने पर, यह तय करना जरूरी है कि आपकी टीम इसका उपयोग कैसे करे। छोटी टीम्स के लिए काम करने वाला एक हल्का रूटीन:
- रोज़: कोई लॉग नहीं खोलता। असाइनमेंट अलर्ट्स और शेयर्ड-लिस्ट नोटिफिकेशन्स दिनभर का काम संभालते हैं।
- जब कुछ गलत लगे: चैट में पूछने से पहले टास्क का History खोलें। ज्यादातर “किसने यह किया?” सवाल दस सेकंड में हल हो जाते हैं।
- हफ्ते में एक बार: एक व्यक्ति Completed tasks खोलकर “What I did this week” पढ़े, और “Everyone” पर फिल्टर किए गए एक्टिविटी पैनल से चेक करे कि कुछ गलती से डिलीट या मूव तो नहीं हुआ।
क्योंकि रिकॉर्ड 90 दिनों का होता है, आप क्वार्टर के अंत में भी पीछे जाकर देख सकते हैं कि किसी प्रोजेक्ट के टास्क्स वास्तव में कब कंप्लीट हुए, बजाय इसके कि आपको याद है कि वे कब हुए।
सामान्य प्रश्न
निष्कर्ष
Google Tasks आपको यह नहीं बताएगा कि शेयर्ड लिस्ट पर किसने टास्क कंप्लीट किया, मूव किया या डिलीट किया, क्योंकि यह इस रिकॉर्ड को रखने के लिए बना ही नहीं था। TasksBoard आपके लिए यह रखता है: बोर्ड के लिए एक्टिविटी पैनल, हर टास्क पर History बटन, “What I did this week” समरी के साथ कंप्लीट लॉग, और जब आपको टास्क असाइन हो तो अलर्ट। बदलाव लगभग एक मिनट बाद दिखाई देते हैं और 90 दिनों तक रहते हैं।
अगर आपकी टीम पहले से ही Google Tasks लिस्ट्स शेयर करती है, तो एक बोर्ड खोलें, उसके टाइटल पर होवर करें और हिस्ट्री आइकन पर क्लिक करें। पूरी रेफरेंस हेल्प सेंटर में है: activity log, task history and completed tasks।
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