Come condividere le tue Google Tasks usando TasksBoard

Google Tasks è uno strumento fantastico per gestire le tue liste di cose da fare, ma presenta un limite significativo: non esiste un modo integrato per condividere le tue liste di attività con altri. Che tu voglia collaborare a un progetto con il tuo team, condividere una lista della spesa con il tuo partner o delegare attività a un collega, hai bisogno di un modo per condividere.

È qui che entra in gioco TasksBoard. Con TasksBoard, puoi condividere qualsiasi lista di Google Tasks o un’intera bacheca con chiunque, e tutte le modifiche si sincronizzano in tempo reale.

In questa guida, ti spiegheremo esattamente come condividere i tuoi Google Tasks utilizzando TasksBoard, passo dopo passo.

Cosa puoi condividere

TasksBoard supporta due tipi di condivisione:

• Condivisione di elenchi: condividi singoli elenchi di attività con uno o più collaboratori
• Condivisione di bacheche: condividi un’intera bacheca (con tutti i suoi elenchi) con il tuo team

Entrambe funzionano tramite un semplice link che invii ai collaboratori. Iniziamo con il caso d’uso più comune: la condivisione di un elenco.

Passaggio 1: Apri il tuo elenco di attività

Per prima cosa, apri l’elenco di attività che desideri condividere in TasksBoard. Vedrai il tuo elenco visualizzato come una scheda sulla bacheca, in questo modo:

Fai clic sull’icona di condivisione (evidenziata in blu) nell’intestazione dell’elenco per aprire la finestra modale di condivisione.

Passaggio 2: Copia il link di condivisione

Quando fai clic sul pulsante di condivisione, si apre la finestra modale Condividi elenco. È qui che avviene la magia. Vedrai un link univoco generato per il tuo elenco che puoi copiare e inviare a chiunque:

Fai semplicemente clic su “Copy Link” e invialo a chiunque desideri coinvolgere nella collaborazione, tramite email, Slack, WhatsApp o qualsiasi app di messaggistica.

Suggerimento: Il link di condivisione rimane lo stesso finché l’elenco è condiviso. Puoi inviarlo a più persone in momenti diversi.

Passaggio 3: Il tuo collaboratore si unisce alla lista

Quando il tuo collaboratore clicca sul link, vedrà una schermata di invito pulita che mostra chi ha condiviso la lista e il suo nome:

Cliccano su “Join shared list” e la lista viene creata automaticamente nel loro account Google Tasks. Nessuna configurazione richiesta. Funziona e basta.

Passaggio 4: Collabora in tempo reale

Una volta che il tuo collaboratore si è unito, entrambi potrete vedervi nel pannello di condivisione dell’elenco. Qualsiasi modifica apportata da uno dei due (aggiunta di attività, completamento, riordino, modifica) viene sincronizzata in tempo reale.

Ecco cosa puoi vedere nel pannello di condivisione:

• Tutti i collaboratori: i loro nomi ed email
• Badge Proprietario: indica il creatore dell’elenco
• Pulsante Rimuovi (icona X): rimuove i singoli collaboratori (Premium)
• Copia link: invita altre persone
• Interrompi condivisione: termina completamente la collaborazione
• Limita l’accesso: impedisce a nuovi membri di unirsi (Premium)

Come funziona la sincronizzazione dietro le quinte

Quando condividi un elenco tramite TasksBoard, ecco cosa succede internamente:

1. Viene creata una copia dell’elenco nell’account Google Tasks di ogni collaboratore.
2. TasksBoard monitora le modifiche su tutte le copie dell’elenco.
3. Le modifiche vengono propagate a tutti i collaboratori in tempo reale.
4. Il rilevamento dei conflitti (tramite ETags) impedisce la creazione di duplicati o la perdita di aggiornamenti.

Ciò significa che le tue attività rimangono sincronizzate su tutte le piattaforme: TasksBoard, la barra laterale di Gmail, Google Tasks su dispositivi mobili e Google Calendar.

Condivisione di intere bacheche

Hai bisogno di condividere più di un elenco? Puoi condividere un’intera bacheca (che include tutti i suoi elenchi) con un solo clic. Questa funzione è perfetta per i progetti di gruppo in cui hai più elenchi di attività che devono essere collaborativi.

Il procedimento è lo stesso:

1. Apri le impostazioni della tua bacheca
2. Clicca sull’icona di condivisione
3. Copia il link e invialo al tuo team

Quando un collaboratore si unisce a una bacheca condivisa, riceve tutti gli elenchi presenti su quella bacheca aggiunti automaticamente ai suoi Google Tasks.

Gestione dell’accesso e dei permessi

In qualità di proprietario dell’elenco, hai il controllo completo su chi può accedere ai tuoi elenchi condivisi:

Condivisione Free vs Premium

TasksBoard offre la condivisione sia nei piani Free che in quelli Premium:

Domande frequenti

I miei collaboratori devono avere un account TasksBoard? Sì, i collaboratori devono accedere con il proprio account Google su TasksBoard per unirsi a un elenco condiviso. Questo garantisce che l’elenco si sincronizzi con i loro Google Tasks.

Le modifiche verranno sincronizzate se modifico le attività dalla barra laterale di Gmail o da mobile? Sì. Tutte le modifiche apportate da TasksBoard, dalla barra laterale di Gmail o dall’app mobile di Google Tasks verranno sincronizzate con tutti i collaboratori quando TasksBoard è aperto.

Posso condividere un elenco con qualcuno che utilizza il piano gratuito? Certamente. Sia gli utenti gratuiti che quelli premium possono unirsi agli elenchi condivisi. Il limite di 5 elenchi si applica solo al numero di elenchi che crei come condivisi.

Cosa succede quando interrompo la condivisione? Tutti i collaboratori conservano una copia dell’elenco nello stato attuale, ma le modifiche future non verranno più sincronizzate tra voi.

Posso condividere nuovamente un elenco dopo aver interrotto la condivisione? Sì, puoi condividere lo stesso elenco di nuovo in qualsiasi momento. Verrà generato un nuovo link di condivisione.

Inizia subito

Condividere i tuoi Google Tasks non è mai stato così semplice. Accedi a TasksBoard e inizia a collaborare con il tuo team, i tuoi amici o la tua famiglia oggi stesso.