Google Tasks 읽기 전용 공유: 목록을 보기 전용으로 공유하는 방법

클라이언트가 프로젝트 진행 상황을 확인만 하고 직접 완료 표시는 못하게 하고 싶을 때, 신입 사원이 팀 업무 리스트를 일주일 정도 살펴본 후에 수정할 수 있게 하고 싶을 때, 매니저가 백로그를 확인만 하되 건드리지 않게 하고 싶을 때가 있습니다.

Google Tasks로는 이런 설정이 불가능합니다. 일반 목록 공유 기능 자체가 없으며, Google Chat 스페이스나 Docs에서도 협업이 가능한 경우라면 읽기 전용 옵션이 없어서 누구나 작업을 편집할 수 있습니다.

이 가이드에서는 TasksBoard를 통해 Google Tasks 목록을 읽기 전용으로 공유하는 방법, 뷰어가 볼 수 있는 내용과 할 수 없는 작업, 팀 전체가 공유 목록을 확인할 수 있도록 하는 관련 기능들을 소개합니다: 담당자 필터, 특정 인원의 작업만 보여주는 링크, 한 작업에 여러 담당자 지정, 모든 사람이 동일한 순서로 보는 작업 목록 등이 있습니다.

Google Tasks에 권한 설정이 없는 이유

모든 Google Tasks 목록은 정확히 하나의 Google 계정에 속합니다. TasksBoard에서 목록을 공유할 때 각 협력자는 자신의 계정에 복사본을 받고, TasksBoard가 이 복사본들을 동기화합니다. 이 방식만이 Gmail, Google 캘린더, Google Tasks 앱에서 모두에게 목록이 표시되도록 할 수 있습니다.

결과적으로 Google 자체는 목록이 공유되었다는 사실을 모르며, 누가 편집할 수 있는지에 대한 개념도 없습니다. 권한 설정은 동기화 계층에서 처리되어야 합니다. 이것이 TasksBoard의 역할 시스템이 하는 일입니다. 공유 목록 작동 방식에 대한 배경은 Google Tasks 공유 방법을 참조하세요.

두 가지 역할: 편집자와 뷰어

공유 목록이나 공유 보드의 협력자는 편집자 또는 뷰어로 설정됩니다.

• 편집자: 지금까지 모든 사람이 가졌던 역할로, 작업 추가, 편집, 완료, 재정렬, 담당자 지정, 삭제 등 모든 권한을 가집니다.
• 뷰어: 목록과 모든 작업을 볼 수 있으며 평소처럼 동기화되지만, 어떤 변경도 할 수 없습니다.

뷰어 기능은 TasksBoard 팀 플랜에서 사용 가능합니다. 무료 플랜과 프로 플랜에서는 이전과 같이 모든 사람이 전체 편집 권한으로 공유됩니다. 팀 플랜이 없으면 역할 선택기가 표시되지만 변경하려고 하면 팀 플랜 안내가 열립니다.

목록의 소유자, 즉 처음 공유한 사람만 역할을 설정할 수 있습니다.

협력자에게 읽기 전용 접근 권한 부여

1. 목록의 점 세 개 메뉴를 열고 목록 공유를 클릭하세요. 공유 보드의 경우 보드 메뉴를 열고 보드 공유를 클릭합니다.
2. 대화 상자에서 사람들 목록에서 해당 협력자를 찾습니다.
3. 이름 옆에서 편집자 대신 뷰어를 선택하세요.

변경 사항은 즉시 적용됩니다. 협력자는 보드에 목록을 유지하지만 헤더에 “읽기 전용” 배지가 표시됩니다. 공유 보드의 경우 이 역할은 나중에 추가하는 목록을 포함하여 보드의 모든 목록에 적용됩니다.

나중에 목록 작업이 필요한 뷰어는 목록을 다시 공유하지 않고도 동일한 대화 상자에서 편집자로 다시 전환할 수 있습니다.

새로 참여하는 모든 사람을 뷰어로 설정

더 넓은 그룹(고객 팀이나 부서 등)과 링크를 공유할 때 새 멤버가 모두 뷰어로 참여하도록 할 수 있습니다.

1. 목록 공유(또는 보드 공유) 대화 상자를 엽니다.
2. 링크 공유 아래에서 새 멤버 참여 역할을 뷰어로 설정합니다.
3. 링크를 복사하여 전송하세요.

초대 페이지는 참여하기 전에 “이 목록에 읽기 전용으로 접근할 수 있습니다”라고 알려줍니다. 이미 참여한 사람들은 하나씩 변경하기 전까지 현재 역할을 유지합니다.

뷰어가 볼 수 있는 내용과 할 수 없는 작업

뷰어의 목록 복사본은 보드의 다른 목록과 비슷해 보이지만 헤더에 “읽기 전용” 배지가 있습니다. 작업, 마감일, 라벨, 담당자 등 모든 내용이 표시되며 최신 상태로 유지됩니다.

변경할 수 있는 방법은 모두 제한됩니다:

Gmail과 Google Tasks 앱에서는 어떻게 되나요?

뷰어에게 설명이 필요한 부분입니다. Google Tasks에는 권한 설정이 없으므로 뷰어도 자신의 Google 계정에 실제 목록 복사본을 보유합니다. Gmail, Google 캘린더 또는 Google Tasks 앱에서 이 복사본을 편집할 수 있습니다. 또한 TasksBoard의 다른 목록에서 작업을 이 목록으로 드롭할 수도 있습니다.

이러한 변경 사항은 다른 협력자에게 전달되지 않습니다. 다음 동기화에서 TasksBoard는 뷰어의 복사본을 편집자들의 복사본과 일치하도록 복원합니다: 추가된 작업은 제거되고, 삭제된 작업은 다시 나타나며, 편집 내용은 되돌려지고 순서가 복원됩니다.

따라서 읽기 전용 규칙은 팀 내에서는 유지되지만, Google Tasks 앱에서 편집한 뷰어는 자신의 변경 사항이 사라지는 것을 보게 됩니다. 미리 알려주고, 궁금한 점이 있으면 읽기 전용 접근 도움말 페이지를 안내해 주세요.

담당자 필터로 특정 인원의 작업 보기

여러 사람이 보드를 공유하면 다음 요청은 보통 “내 작업만 볼 수 있을까요?” 또는 “Alex가 맡은 작업을 보여주세요”입니다.

공유 목록이 하나 이상 있는 보드는 이름 옆에 담당자 칩을 표시합니다: 모두, 협력자당 하나의 아바타, 담당자 없음.

1. 협력자의 아바타를 클릭하면 보드의 모든 목록에서 해당 사람에게 할당된 작업만 표시됩니다.
2. 담당자 없음을 클릭하면 아직 누구도 담당하지 않은 작업을 볼 수 있습니다.
3. 아바타를 다시 클릭하거나 모두를 클릭하면 전체 보드로 돌아갑니다.

이 선택은 기기별로 보드마다 기억됩니다. 스마트 보드와 검색 중에는 칩이 숨겨집니다. 모든 보드에 걸쳐 필터를 적용하려면 검색창의 “담당자” 필터를 사용하세요. 자세한 내용은 검색 필터 도움말 페이지를 참조하세요.

특정 인원의 작업만 보여주는 링크 보내기

담당자 필터가 적용된 상태에서 페이지 주소에 ?assignee=<이메일>(또는 ?assignee=unassigned)이 추가됩니다. 이 주소를 복사하여 보내세요.

이 기능은 뷰어 역할과 실용적으로 결합될 수 있습니다. 소유자는 클라이언트와 보드를 읽기 전용으로 공유한 후, 해당 클라이언트에게 계정 관리자에게 할당된 작업만 필터링된 보드 링크를 보낼 수 있습니다. 다른 사람들은 계속 전체 보드를 보며, 링크는 수신자가 열 때만 보이는 내용을 변경합니다.

한 작업에 여러 담당자 지정

읽기 전용 공유와 담당자 필터는 모두 할당이 정확해야 하며, 실제 작업은 항상 한 사람만 담당하는 것이 아닙니다. 공유 목록의 작업은 여러 담당자를 가질 수 있습니다.

1. 공유 목록에서 작업을 클릭하여 편집기를 엽니다.
2. 도구 모음에서 담당자 추가(사람 아이콘)를 클릭합니다.
3. 추가하거나 제거할 사람을 각각 클릭하세요. 채워진 원이 현재 담당자를 표시하며, 팝업은 여러 명을 연속으로 선택할 수 있도록 계속 열려 있습니다.

담당자 아바타는 카드에 겹쳐 표시됩니다. 각 담당자는 작업 상세 정보에 👤 담당자: … 줄로 저장되며, 이 방식으로 Google Tasks를 통해 협력자들에게 전달되고 Google Tasks 앱에서 텍스트로 표시됩니다. 두 명의 담당자가 있는 작업은 담당자 필터에서 어느 한쪽으로도 표시됩니다. 자세한 내용은 Google Tasks 작업 할당 가이드를 참조하세요.

모두가 동일한 순서로 보기

공유 목록은 모두가 같은 방식으로 볼 때만 읽기 쉬워집니다. 공유 목록의 사용자 지정 순서는 동기화됩니다: 편집자가 작업을 새 위치로 드래그하면 다른 복사본(뷰어의 복사본 포함)은 다음 동기화에서 따라갑니다. 처음 동기화하는 복사본은 변경된 복사본의 순서를 따릅니다.

몇 가지 경우는 자체 순서를 유지합니다: 마감일, 제목 또는 마지막 업데이트로 정렬된 목록(목록 메뉴에서 모두를 사용자 지정 순서로 다시 전환), 완료된 작업, 동일한 제목을 공유하는 열린 작업. 두 사람이 동시에 같은 작업을 이동하면 마지막 동기화가 우선합니다. 자세한 내용은 목록에서 작업 정렬을 참조하세요.

TasksBoard 팀 플랜 사용해보기

Google Tasks 목록을 편집자와 뷰어와 공유하고, 보드를 담당자별로 필터링하며, 모든 복사본을 동일한 순서로 유지하세요. 팀 전체를 위한 단일 청구.

플랜 보기 →

누가 무엇을 할 수 있는지 제어하는 다른 방법

역할은 가장 세밀한 제어이지만 유일한 방법은 아닙니다. 동일한 목록 공유 대화 상자에서 소유자는 다음도 할 수 있습니다:

• 현재 멤버만 접근 허용(프리미엄): 초대 링크가 작동을 멈추고 현재 협력자만 유지됩니다. “새 멤버 접근 허용”으로 다시 켤 수 있습니다.
• 협력자 제거(프리미엄): 그들은 목록의 현재 상태를 복사본으로 유지하지만, 변경 사항은 더 이상 누구에게도 전달되지 않고 당신의 변경 사항도 받지 않습니다.
• 공유 중지: 모든 사람에 대한 공유를 종료합니다. 각 협력자는 복사본을 유지하며 나중에 새 링크로 다시 공유할 수 있습니다.

이 모든 내용은 공유 목록 FAQ에서 다룹니다.

자주 묻는 질문

결론

Google Tasks에는 공유 기능 자체가 없고 권한 설정도 전혀 없기 때문에 읽기 전용 공유가 불가능합니다. TasksBoard는 목록 위에 두 가지를 추가합니다: 협력자별 편집자와 뷰어 역할, 링크를 통해 참여하는 모든 사람을 위한 기본 역할, 그리고 뷰어가 Gmail에서 편집하더라도 복사본을 일치시키는 동기화 규칙입니다.

뷰어 역할을 담당자 필터와 ?assignee= 링크와 함께 사용하면 클라이언트나 매니저가 보드의 관련 부분만 확인하고 나머지는 건드리지 않을 수 있습니다. 단계별 참조는 도움말 센터의 공유 작업에 대한 읽기 전용 접근을 확인하세요.