Google Tasks 활동 기록: 공유 목록에서 누가 무엇을 했는지 확인하기

공유 목록에 있던 작업이 화요일에 완료 처리됐는데, 아무도 그런 기억이 없습니다. 다른 작업은 목록에서 사라졌고, 세 번째 작업의 마감일은 일주일 뒤로 밀렸습니다. Google Tasks에서는 누가 언제 이런 변경을 했는지 확인할 방법이 없습니다.

Google Tasks는 작업의 현재 상태만 저장합니다. 개인용 목록이라면 괜찮지만, 팀과 공유하는 목록에서는 “이거 누가 완료했어?”, “마감일을 누가 바꿨지?”, “온보딩 작업이 어디 갔지?” 같은 질문들이 채팅 스레드로 이어지기 일쑤입니다.

이 가이드에서는 Google Tasks에 활동 기록이 없는 이유와, TasksBoard로 공유 목록에 활동 기록을 추가하는 방법을 설명합니다. 보드 전체 활동 패널, 작업별 기록, 완료된 작업 로그와 주간 요약, 작업이 할당될 때 받는 알림까지 모두 확인할 수 있습니다.

Google Tasks에 활동 기록이 없는 이유

Google Tasks는 개인용 작업 캡처 도구로 설계되었습니다. 각 목록은 하나의 Google 계정에 속하므로, 변경을 누가 했는지 기록할 필요가 없었습니다. 항상 당신이 했기 때문이죠.

Tasks API도 이런 설계를 반영합니다. 작업에는 updated 타임스탬프와 완료 시 completed 타임스탬프만 있습니다. 변경을 한 사람을 기록하는 필드도, 이벤트 스트림도, 작업의 이전 버전을 읽을 방법도 없습니다. 작업이 수정되면 이전 상태는 사라집니다.

Google Chat 스페이스나 Google Docs에서 할당된 작업은 담당자를 표시하지만, 로그를 유지하지는 않습니다. 작업을 다시 열거나 마감일을 삭제한 사람을 알고 싶다면 Google Tasks는 답을 줄 수 없습니다. 팀을 위한 Google의 전체 생태계가 궁금하다면 팀을 위한 Google Tasks 가이드를 참고하세요.

TasksBoard가 기록하는 것

TasksBoard Premium(“활동 및 기록” 기능, Pro와 Team 플랜 모두 포함)은 보드에서 발생하는 작업 변경 사항을 기록합니다:

• 작업을 생성, 완료, 재오픈 또는 삭제한 사람
• 작업을 할당하거나 할당 해제한 사람
• 작업을 다른 목록으로 이동시킨 사람
• 마감일이 설정되거나 삭제된 시점

공유 목록에서는 협업자의 변경 사항도 기록되며, Google Tasks 앱, Gmail 또는 Google Calendar에서 변경한 내용도 목록이 동기화되면 기록됩니다. 작업 제목이나 세부 내용을 수정한 것은 기록되지 않습니다.

기록은 개인이 아닌 목록에 속합니다. 나중에 공유 목록에 합류한 협업자도 이전에 기록된 모든 내용을 볼 수 있습니다.

활동 패널 열기

활동 패널은 보드 전체의 변경 사항을 최신순으로 한눈에 보여줍니다.

1. 보드 제목에 마우스를 올리고, 점 세 개 메뉴 옆에 있는 히스토리 아이콘(“보드 활동”)을 클릭합니다.
2. 오른쪽에 활동 패널이 열립니다. 변경 사항은 날짜별로 그룹화됩니다.
3. 상단의 “모든 목록”과 “모든 사람” 메뉴를 사용해 특정 목록이나 사람으로 필터링할 수 있습니다.

각 줄에는 변경을 한 사람, 작업, 발생한 일, 시간, 목록이 표시됩니다. 본인의 변경 사항은 “당신”으로 표시됩니다. 하단의 “더 보기”를 클릭해 이전 기록을 페이징할 수 있습니다.

1분 지연은 실제로 중요한데, 작업을 완료하고 바로 패널을 열면 해당 줄이 아직 표시되지 않을 수 있습니다. 잠시 기다렸다가 다시 열어보세요.

단일 작업의 기록 보기

특정 작업에 대한 질문이 있을 때는 전체 보드를 스크롤할 필요가 없습니다.

1. 작업을 클릭해 엽니다.
2. 버튼 행 아래의 기록을 클릭합니다.

활동 패널과 동일한 내용이 해당 작업으로 필터링되어 표시됩니다: 생성 시점과 생성자, 완료 또는 재오픈된 각 시점, 할당된 사람, 목록 변경 시점 등이 기록됩니다. “이 작업 본 적 없는데” 또는 “분명히 완료했는데” 같은 논쟁을 빠르게 해결할 수 있는 방법입니다.

완료 로그와 “이번 주에 내가 한 일”

활동 패널은 “누가 이것을 건드렸나?”에 답한다면, 완료 로그는 “실제로 무엇이 완료되었나?”에 답합니다.

1. 보드의 점 세 개 메뉴를 엽니다.
2. 완료된 작업을 클릭합니다.

이 대화상자에는 보드의 모든 목록에서 완료된 작업이 오늘, 어제, 이번 주, 이전으로 그룹화되어 완료 시간과 함께 표시되며, 정확한 개수가 제공됩니다. 검색창에 입력해 작업, 상위 작업 또는 목록으로 필터링할 수 있습니다.

상단에는 이번 주에 내가 한 일 박스가 있습니다. 지난 7일 동안 보드에서 완료된 작업을 날짜별, 목록별로 계산해 보여주며, 누가 완료했는지는 상관없습니다. 공유 목록에서는 팀 요약으로도 활용할 수 있습니다: 이번 주에 보드가 얼마나 진행되었는지, 대부분의 작업이 어떤 목록에 속했는지 확인할 수 있습니다.

팀이 활용하는 두 가지 방법:

• 금요일 마무리. 완료 로그를 열고 주간 진행 상황을 훑어본 후, 상태 업데이트에 숫자를 복사해 넣습니다. 기억을 더듬어 재구성할 필요가 없습니다.
• 월요일 검토. “이번 주” 섹션을 계획과 비교합니다. 완료된 작업이 하나도 없는 목록부터 이야기를 시작하면 됩니다.

이 요약을 직접 열어보는 대신 받아보고 싶다면, Premium은 공유 목록에서 협업자가 작업을 완료할 때 완료 이메일을 보내는 기능도 제공합니다. Google Tasks 이메일 알림 게시물에서 설정 방법을 확인하세요.

TasksBoard 사용해보기

Google Tasks 목록을 팀과 공유하고, 누가 작업을 완료, 할당, 이동했는지 기록을 유지하세요. 작업은 Google Tasks에 그대로 유지됩니다.

시작하기 →

작업이 할당될 때 알림 받기

로그는 이미 발생한 일을 알려줍니다. 할당의 경우에는 보통 즉시 알고 싶어 하죠. 협업자가 공유 목록에 작업을 할당하면 TasksBoard는 두 가지 방법으로 알릴 수 있습니다.

브라우저 알림. 헤더의 벨 아이콘에서 공유 목록 알림을 활성화했다면, 푸시 알림을 받습니다: TasksBoard에서 할당되면 즉시, 그렇지 않으면 목록이 동기화될 때 알림이 옵니다.

이메일. “내게 할당된 작업” 스위치를 켭니다:

1. 프로필 사진을 클릭한 후 계정 설정을 선택합니다.
2. 알림 아래에서 내게 할당된 작업을 켭니다.

할당은 몇 분간 모아서 하나의 이메일로 발송되므로, 연속으로 다섯 작업이 할당되어도 다섯 개의 메시지가 오지는 않습니다. 모든 이메일에는 구독 취소 링크가 포함되어 있으며, 확인 페이지에서 스위치를 끌 수 있습니다. 이메일 알림은 Premium 기능입니다: 무료 계정에서는 스위치를 누르면 Premium 제안이 열립니다.

TasksBoard나 Google Docs, Chat 스페이스에서 할당된 모든 작업은 사이드바의 내게 할당됨 스마트 보드에도 모입니다. 할당에 대한 자세한 내용은 Google Tasks 작업 할당 가이드를 참고하세요.

공유 목록을 위한 간단한 루틴

로그가 생겼다면 팀이 어떻게 활용할지 정하는 게 좋습니다. 소규모 팀에 적합한 가벼운 루틴:

• 매일: 아무도 로그를 열지 않습니다. 할당 알림과 공유 목록 알림으로 일상을 관리합니다.
• 뭔가 이상할 때: 채팅으로 물어보기 전에 작업의 기록을 엽니다. 대부분의 “누가 이렇게 했어?” 질문은 10초 안에 해결됩니다.
• 주간: 한 사람이 완료된 작업을 열고 “이번 주에 내가 한 일”을 읽은 후, 활동 패널을 “모든 사람”으로 필터링해 실수로 삭제되거나 이동된 게 없는지 확인합니다.

기록이 90일간 유지되므로, 분기 말에 돌아가서 프로젝트 작업이 실제로 언제 완료되었는지 확인할 수도 있습니다. 기억에 의존할 필요가 없죠.

FAQ

결론

Google Tasks는 공유 목록에서 누가 작업을 완료, 이동 또는 삭제했는지 알려주지 않습니다. 그런 기록을 유지하도록 설계되지 않았기 때문이죠. TasksBoard는 이를 대신합니다: 보드 전체의 활동 패널, 각 작업의 기록 버튼, “이번 주에 내가 한 일” 요약이 포함된 완료 로그, 작업이 할당될 때 받는 알림까지. 변경 사항은 약 1분 후에 나타나며 90일간 유지됩니다.

팀이 이미 Google Tasks 목록을 공유하고 있다면, 보드를 열고 제목에 마우스를 올려 히스토리 아이콘을 클릭해보세요. 전체 참고 자료는 도움말 센터에 있습니다: 활동 로그, 작업 기록 및 완료된 작업.