이메일이나 회의 노트를 Google Tasks로 변환하는 AI 방법

클라이언트로부터 세 번째 문단에 묻혀 있는 네 가지 요청사항이 담긴 긴 이메일을 받았습니다. 회의 후에는 여섯 가지 액션 아이템이 흩어져 있는 한 페이지 분량의 메모가 남습니다. 이를 Google Tasks에 추가하려면 텍스트를 다시 읽어가며 각 항목을 추출하고, 타이핑한 후, 각 작업에 날짜를 일일이 지정해야 합니다.

대부분의 경우 작업들은 결국 추가되지 않습니다. 이메일은 Gmail에서 별표 표시된 채로 남아 있고, 메모는 문서에 그대로 있으며, 우리는 기억력에 의존하게 됩니다.

이제 TasksBoard에는 “텍스트를 작업으로 변환” 기능이 있어 이 추출 작업을 대신해줍니다. 텍스트를 붙여넣기(혹은 음성으로 말하기)하면 날짜, 시간, 우선순위, 라벨, 하위 작업이 포함된 작업 목록을 제안하고, 이를 검토한 후 원하는 Google Tasks 목록에 생성할 수 있습니다. 이 가이드에서는 사용 방법, 작업 추가 전 확인 사항, 그리고 기능의 한계에 대해 설명합니다.

”텍스트를 작업으로 변환” 기능의 역할

이 기능은 텍스트 블록을 읽고 실행 가능한 항목을 찾아 반환합니다. 각 항목에 대해 다음과 같이 제안합니다:

• 간결한 작업 제목
• 텍스트에 언급된 경우 마감일 (“금요일까지”, “다음 주 화요일”, “월말”)
• 명시된 경우 마감 시간 (“오후 3시”)
• 긴급성을 나타내는 표현이 있을 경우 우선순위 (P1, P2 또는 P3)
• TasksBoard에 이미 존재하는 라벨만 적용
• 제목에 담기 어려운 맥락을 위한 노트
• 항목이 명확히 단계로 나뉠 경우 하위 작업

날짜는 오늘을 기준으로 해석됩니다. 예를 들어 수요일에 “금요일까지”라고 붙여넣으면 이번 주 금요일로 설정됩니다. 텍스트에서 특정 개수를 요청할 경우(예: “출시 준비를 위한 세 가지 작업 알려줘”), 해당 개수만큼 생성됩니다.

생성된 작업은 일반적인 Google Tasks입니다. Google Tasks 앱, Gmail 사이드 패널, Google Calendar에 TasksBoard에서 추가한 다른 작업과 동일하게 동기화됩니다. 우선순위와 마감 시간은 작업 상세 정보의 줄글로 저장되며, 이에 대해서는 아래에서 설명합니다.

이메일을 Google Tasks로 변환하는 방법

1. Gmail에서 이메일 본문을 선택해 복사합니다. 서명이나 정리할 필요 없습니다.
2. TasksBoard를 열고 작업을 추가할 목록의 점 세 개 메뉴(⋮)를 클릭한 후 “텍스트를 작업으로 변환”을 선택합니다.
3. 텍스트를 입력란에 붙여넣고 “작업으로 변환”을 클릭합니다(또는 Ctrl/Cmd+Enter).
4. 몇 초 기다리면 제안된 작업들이 목록으로 나타납니다. 각 작업에는 체크박스, 제목, 발견된 날짜/시간/우선순위/라벨/노트/하위 작업이 포함됩니다.
5. 목록을 검토합니다(다음 섹션 참조). 원하지 않는 항목은 체크 해제, 제목은 클릭해 수정, ✕ 버튼으로 작업 삭제 가능합니다.
6. “추가 위치” 아래의 목록을 확인합니다. 시작한 목록이 기본값이지만 보드 내 어떤 목록이든 선택 가능합니다.
7. “작업 추가(N)“을 클릭합니다. 작업이 생성되어 목록에 바로 표시됩니다.

결과가 부정확한 경우 “텍스트 수정”을 클릭해 입력란으로 돌아가 텍스트를 조정한 후 다시 실행할 수 있습니다.

회의 메모, Slack/Google Chat 스레드, 프로젝트 브리핑, 전달받은 메시지에도 동일한 단계가 적용됩니다. 대화상자는 형식을 구분하지 않습니다.

”작업 추가” 행에 직접 붙여넣기

목록 메뉴를 건너뛸 수 있는 단축키입니다. 목록 하단의 “작업 추가” 행에 여러 줄의 텍스트를 붙여넣으세요. 붙여넣은 내용이 짧은 제목 목록이 아닌 이메일이나 메모 같은 서술형일 경우 TasksBoard가 “텍스트를 작업으로 변환” 대화상자를 자동으로 엽니다.

짧은 줄의 일반 목록은 기존과 동일하게 동작합니다(줄당 하나의 작업, AI 미사용). 대화상자가 열렸지만 줄 단위 추가를 원할 경우 대화상자 하단의 “줄당 하나의 작업 추가”를 클릭하세요.

음성으로 작업 캡처하기

동일한 대화상자에 “녹음”이라 표시된 마이크 버튼이 있습니다. 클릭한 후 동료에게 말하듯 해야 할 일을 말하세요:

“내일 아침 치과에 전화, 금요일까지 폴에게 청구서 발송, 목요일 검토 회의를 위한 회의실 예약.”

완료 시 “중지”를 클릭하세요. 녹음이 텍스트로 변환되어 입력란에 자리 잡고 즉시 작업으로 변환됩니다. 녹음은 1분 후 자동 중지됩니다.

이 버튼은 오디오 녹음이 가능한 브라우저에서만 나타나며, 최초 사용 시 브라우저가 마이크 사용 권한을 요청합니다. 녹음 변환은 일일 요청 제한에 포함되지 않으며, 이후 추출 과정만 포함됩니다.

회의 사이에 노트북으로 사용할 때 특히 유용합니다. 다섯 가지 항목을 타이핑하는 것보다 말로 표현하는 게 더 편할 때 말이죠.

추가 전 검토하기

AI가 항목을 놓치거나, 두 개를 하나로 합치거나, 날짜를 잘못 해석할 수 있습니다. 검토 단계는 Google Tasks에 반영되기 전 확인할 기회를 줍니다. 확인할 사항:

제목. 이메일에서 복사한 문장이 아닌 간결한 행동이어야 합니다. 제목을 클릭해 재작성하세요.

날짜. 상대적 표현은 오늘을 기준으로 해석됩니다. 지난 주에 작성된 이메일이 “금요일까지”라고 할 경우 제안된 날짜가 일주일 늦을 수 있습니다. 추가 후 편집기에서 수정하거나 먼저 텍스트를 편집하세요.

우선순위. 텍스트에 “긴급”이나 “ASAP” 같은 표현이 있을 경우 AI가 P1으로 표시합니다. 검토 목록에서 우선순위 해제는 불가능하지만, 작업 편집기에서 플래그 버튼이나 Cmd/Ctrl+0으로 제거할 수 있습니다. 플래그 작동 방식은 우선순위 가이드를 참조하세요.

라벨. TasksBoard는 기존 라벨 이름을 텍스트와 함께 전송하므로, 이미 있는 라벨만 적용됩니다. “클라이언트” 라벨이 있고 이메일이 클라이언트로부터 온 경우 해당 라벨이 적용될 것입니다.

하위 작업. 항목이 단계로 나뉠 경우 상위 작업 아래 하위 작업으로 제공됩니다. Google Tasks에서 실제 하위 작업으로 생성됩니다.

“작업 추가”를 클릭하기 전까지는 Google Tasks에 기록되지 않습니다. 결과가 잘못된 경우 대화상자를 닫으면 아무 변화도 없습니다.

TasksBoard 사용해보기

TasksBoard는 Google Tasks 목록을 보드에 나란히 표시합니다. 이메일을 붙여넣고 포함된 작업을 검토한 후 아무것도 재입력 없이 적절한 목록에 추가하세요.

시작하기 →

Google Tasks에서 추가 정보 저장 방식

Google Tasks는 제목, 상세 정보(노트), 마감일, 완료 상태를 저장합니다. 마감 시간, 우선순위, 라벨을 위한 필드는 없습니다. TasksBoard는 이를 작업 상세 정보 상단의 별도 줄로 기록합니다:

• ⏰ 15:00 - 마감 시간
• ⚑ P1 - 우선순위
• 노트의 첫 줄에 라벨 표시

Google Tasks 앱이나 Gmail 사이드 패널에서 이 줄들은 상세 정보에 일반 텍스트로 나타납니다. 이는 정상입니다. 그대로 두면 TasksBoard가 계속 읽을 수 있으며, 다른 앱에서 ⚑ P1 줄을 삭제하면 TasksBoard에서도 우선순위가 사라집니다.

이 방식은 TasksBoard가 라벨에 사용하는 접근법과 동일하므로, 이미 라벨을 사용 중이라면 익숙할 것입니다.

제한 사항과 개인정보 보호

“텍스트를 작업으로 변환”과 음성 캡처는 하나의 프리미엄 기능입니다. 무료 플랜에는 포함되지 않습니다. 자연어 날짜 가이드에서 다룬 작업 제목에 직접 날짜와 우선순위를 입력하는 기능은 날짜 부분에 대해 모든 플랜에서 작동합니다.

하루 계정당 AI 요청 제한은 50회입니다. 10개 작업을 생성하는 한 번의 붙여넣기는 1회 요청입니다. 음성 녹음 변환은 포함되지 않습니다. 제한은 UTC 자정에 재설정되며, 한도에 도달하면 대화상자에 “오늘의 AI 한도에 도달했습니다. 내일 다시 시도하세요.”라고 표시됩니다.

개인정보 보호: 붙여넣은 텍스트나 녹음한 오디오는 작업 생성을 위해 AI 제공자에게만 전송됩니다. “작업 추가”를 클릭하기 전까지는 Google Tasks에 기록되지 않습니다. 이메일에 전송을 원치 않는 내용이 포함된 경우 붙여넣기 전에 잘라내세요. 전체 설명은 텍스트를 작업으로 변환 도움말 페이지에 있습니다.

사용 시기와 피해야 할 경우

이 기능은 원본 텍스트가 지저분할 때 빛을 발합니다: 긴 이메일, 회의 메모, 전달된 스레드 등. 또한 음성 캡처에도 적합하며, 그렇지 않으면 다섯 가지를 일일이 타이핑해야 합니다.

이미 정돈된 짧은 줄의 목록이 있을 경우 불필요합니다. 이를 작업 추가 행에 붙여넣으면 AI 없이 줄당 하나의 작업이 생성되며, 요청도 소모되지 않고 검토 단계도 없습니다. 그리고 날짜가 있는 단일 작업의 경우, 제목에 “안나에게 내일 오후 3시에 전화”라고 입력하는 것이 어떤 대화상자보다 빠릅니다.

자주 묻는 질문

결론

액션 아이템은 이메일과 작업 목록 사이에서 전달 과정이 번거로워 종종 유실됩니다. “텍스트를 작업으로 변환”은 재입력을 제거합니다: 이메일이나 메모를 붙여넣고, 제안된 작업을 확인하고, 목록을 선택하고, 추가하세요. 작업은 날짜, 하위 작업, 필요한 경우 우선순위와 함께 Google Tasks에 저장됩니다.

검토 단계를 성실히 지키세요. 날짜를 확인하고, 제목을 다듬고, 필요 없는 항목은 제거하세요. 그런 다음 별표 표시해둔 채로 방치했을 그 다음 긴 이메일에 적용해보세요. 세부 사항과 현재 한도는 도움말 페이지에 있습니다.