Google Tasks lijst alleen bekijken: geef iemand alleen-lezen toegang

Je wilt dat een klant de voortgang van een project kan volgen zonder taken af te kunnen vinken. Of een nieuwe medewerker moet eerst een week de teamlijst kunnen bekijken voordat die wijzigingen aanbrengt. Of je manager wil zicht op de backlog, zonder er zelf in te rommelen.

Met Google Tasks kan dit allemaal niet. Het heeft geen delingsopties voor gewone lijsten, en zelfs waar Google samenwerking toevoegt, zoals in Chat-spaces en Docs, is er geen alleen-lezen optie: iedereen die een taak kan zien, kan deze ook bewerken.

Deze gids laat zien hoe je een Google Tasks-lijst als alleen-lezen deelt met TasksBoard, wat een kijker wel en niet kan doen, en de gerelateerde tools die een gedeelde lijst leesbaar maken voor een heel team: het personenfilter, links die alleen iemands eigen taken openen, meerdere toegewezen personen per taak, en een vaste taakvolgorde voor iedereen.

Waarom Google Tasks geen rechten kent

Elke Google Tasks-lijst hoort bij precies één Google-account. Wanneer TasksBoard een lijst deelt, krijgt elke samenwerker een eigen kopie in hun eigen account, en houdt TasksBoard die kopieën gesynchroniseerd. Dat is de enige manier om een lijst te delen die ook in Gmail, Google Calendar en de Google Tasks-app voor iedereen verschijnt.

Het gevolg is dat Google zelf niet weet dat de lijst gedeeld is, en geen notie heeft van wie deze mag bewerken. Rechten moeten in de synchronisatielaag zitten. Dat is wat de rollen van TasksBoard doen. Voor de achtergrond over hoe gedeelde lijsten werken, zie hoe je Google Tasks deelt.

Twee rollen: Editor en Viewer

Een samenwerker op een gedeelde lijst of een gedeeld bord is een Editor of een Viewer.

• Editor is de rol die iedereen tot nu toe had: volledige toegang om taken toe te voegen, te bewerken, af te vinken, te herschikken, toe te wijzen en te verwijderen.
• Viewer ziet de lijst en elke taak erin, gesynchroniseerd zoals gewoonlijk, maar kan niets veranderen.

Viewers zijn onderdeel van het TasksBoard Team-plan. Op het gratis plan en op Pro deelt iedereen nog steeds met volledige bewerkingsrechten, zoals voorheen. Zonder het Team-plan worden de rolselectors wel getoond, maar het wijzigen ervan opent het Team-aanbod.

Alleen de eigenaar van de lijst, degene die deze als eerste heeft gedeeld, stelt de rollen in.

Geef één samenwerker alleen-lezen toegang

1. Open het drie puntjes-menu van de lijst en klik op Lijst delen. Voor een gedeeld bord open je het bordmenu en klik je op Bord delen.
2. Zoek in het dialoogvenster de samenwerker in de lijst met personen.
3. Kies naast hun naam Viewer in plaats van Editor.

De wijziging is direct van kracht. De samenwerker houdt de lijst op hun bord, met een “Alleen-lezen” badge in de koptekst. Op een gedeeld bord geldt de rol voor elke lijst van het bord, inclusief lijsten die je later toevoegt.

Een viewer die later aan de lijst moet werken, kan vanuit hetzelfde dialoogvenster weer worden omgezet naar Editor, zonder de lijst opnieuw te delen.

Laat nieuwe leden standaard als viewer binnenkomen

Als je een link deelt met een bredere groep, zoals een klantenteam of een afdeling, wil je misschien dat elk nieuw lid standaard als viewer binnenkomt.

1. Open het Lijst delen (of Bord delen) dialoogvenster.
2. Zet onder Link delen de optie Nieuwe leden sluiten aan als op Viewer.
3. Kopieer de link en stuur deze.

De uitnodigingspagina vertelt de persoon dan “Je hebt alleen-lezen toegang tot deze lijst” voordat ze lid worden. Mensen die al lid zijn, houden hun huidige rol tot je deze een voor een wijzigt.

Wat een viewer ziet en niet kan doen

Een viewer ziet de lijst zoals elke andere lijst op hun bord, met de “Alleen-lezen” badge in de koptekst. De taken, deadlines, labels en toegewezen personen zijn allemaal aanwezig en blijven up-to-date.

Wat ontbreekt, is elke mogelijkheid om iets te veranderen:

Hoe zit het met Gmail en de Google Tasks-app?

Dit is het deel dat uitleg nodig heeft voor viewers. Google Tasks kent geen rechten, dus een viewer heeft nog steeds een echte kopie van de lijst in hun eigen Google-account. Vanuit Gmail, Google Calendar of de Google Tasks-app kunnen ze die kopie bewerken. Ze kunnen ook een taak uit een andere lijst in TasksBoard erin slepen.

Die wijzigingen bereiken nooit de andere samenwerkers. Bij de volgende synchronisatie brengt TasksBoard de kopie van de viewer weer in lijn met die van de editors: toegevoegde taken worden verwijderd, verwijderde taken komen terug, bewerkingen worden ongedaan gemaakt en de volgorde wordt hersteld.

De alleen-lezen regel geldt dus voor het team, maar een viewer die vanuit de Google Tasks-app bewerkt, ziet hun wijziging verdwijnen. Vertel ze dit van tevoren en verwijs ze naar de help-pagina over alleen-lezen toegang als ze zich afvragen wat er gebeurd is.

Toon iemands taken met het personenfilter

Zodra meerdere mensen een bord delen, is de volgende vraag vaak “kan ik alleen de mijne zien?” of “laat me zien wat Alex op haar bord heeft staan”.

Een bord met minstens één gedeelde lijst toont personenchips naast de naam: Iedereen, één avatar per samenwerker, en Niet toegewezen.

1. Klik op de avatar van een samenwerker om alleen de aan hen toegewezen taken te zien, in elke lijst van het bord.
2. Klik op Niet toegewezen om de taken te zien die nog niemand heeft.
3. Klik op de avatar opnieuw, of op Iedereen, om terug te gaan naar het volledige bord.

De keuze wordt per bord op je apparaat onthouden. De chips zijn verborgen op de slimme borden en tijdens een zoekopdracht. Voor een filter over alle borden heen, gebruik het “Wie”-filter in de zoekbalk, beschreven in de zoekfilters help-pagina.

Stuur een link die iemands taken opent

Terwijl een personenfilter actief is, krijgt de pagina-adres ?assignee=<email> (of ?assignee=unassigned). Kopieer dat adres en stuur het door.

Dit is een praktische combinatie met de Viewer-rol. Een eigenaar kan een bord als alleen-lezen delen met een klant en ze dan een link sturen die het bord opent gefilterd op de taken van hun accountmanager. Iedereen anders blijft het hele bord zien; de link verandert alleen wat de ontvanger ziet bij het openen.

Meerdere toegewezen personen per taak

Alleen-lezen delen en het personenfilter vertrouwen beide op nauwkeurige toewijzingen, en echt werk heeft niet altijd één eigenaar. Een taak in een gedeelde lijst kan meerdere toegewezen personen hebben.

1. Klik op een taak in een gedeelde lijst om de editor te openen.
2. Klik op Toewijzing toevoegen (het persoon-icoon) in de toolbar.
3. Klik op elke persoon om ze toe te voegen of te verwijderen. Een gevulde cirkel markeert de huidige toegewezen personen, en het pop-upvenster blijft open zodat je er meerdere achter elkaar kunt kiezen.

Hun avatars stapelen op de kaart. Elke toegewezen persoon wordt opgeslagen als een 👤 Toegewezen aan … regel in de taakdetails, waardoor de toewijzing via Google Tasks bij samenwerkers komt, en waarom deze als tekst zichtbaar is in de Google Tasks-app. Een taak met twee toegewezen personen verschijnt onder beide in het personenfilter. Meer in onze gids over Google Tasks toewijzen.

Dezelfde volgorde voor iedereen

Een gedeelde lijst is alleen leesbaar als iedereen hem op dezelfde manier ziet. De Aangepaste volgorde van een gedeelde lijst wordt gesynchroniseerd: wanneer een editor een taak naar een nieuwe plek sleept, volgen de andere kopieën, inclusief die van viewers, bij de volgende synchronisatie. Een kopie die voor het eerst synchroniseert, neemt de volgorde over van de kopie die veranderd is.

Een paar gevallen houden hun eigen volgorde: lijsten gesorteerd op deadline, titel of laatst bijgewerkt (zet iedereen terug naar Aangepaste volgorde via het lijstmenu), voltooide taken, en open taken met dezelfde titel. Als twee mensen dezelfde taak tegelijk verplaatsen, wint de laatste synchronisatie. Zie taken sorteren in een lijst.

Probeer TasksBoard Team

Deel Google Tasks-lijsten met editors en viewers, filter een bord op persoon, en houd elke kopie in dezelfde volgorde. Eén rekening voor het hele team.

Bekijk abonnementen →

Andere manieren om te bepalen wie wat kan doen

Rollen zijn de fijnste controle, maar niet de enige. Vanuit hetzelfde Lijst delen-dialoogvenster kan de eigenaar ook:

• Toegang beperken tot huidige leden (Premium): de uitnodigingslink werkt niet meer, huidige samenwerkers blijven. “Toegang voor nieuwe leden toestaan” schakelt het weer in.
• Een samenwerker verwijderen (Premium): ze houden een kopie van de lijst zoals die is, maar hun wijzigingen bereiken niemand meer en ze ontvangen de jouwe niet meer.
• Delen stoppen: beëindigt het delen voor iedereen. Elke samenwerker houdt een kopie, en je kunt later opnieuw delen met een nieuwe link.

Al deze opties worden behandeld in de gedeelde lijsten FAQ.

FAQ

Conclusie

Google Tasks heeft geen alleen-lezen deling omdat het helemaal geen deling en geen rechten kent. TasksBoard voegt beide toe bovenop je lijsten: Editor- en Viewer-rollen per samenwerker, een standaardrol voor iedereen die via de link lid wordt, en de synchronisatieregels die de kopie van een viewer in lijn houden, zelfs als ze deze vanuit Gmail bewerken.

Combineer de Viewer-rol met het personenfilter en een ?assignee=-link, en een klant of manager kan precies het deel van het bord volgen dat hen aangaat, zonder de rest aan te raken. De stap-voor-stap handleiding staat in het helpcentrum: alleen-lezen toegang tot gedeelde taken.