Activiteitenlogboek Google Tasks: wie deed wat in een gedeelde lijst

Er werd dinsdag een taak op je gedeelde lijst als voltooid gemarkeerd. Niemand herinnert zich dit gedaan te hebben. Een andere taak verdween van de lijst en de deadline van een derde taak verschoof een week. In Google Tasks kun je niet achterhalen wie dit heeft gedaan of wanneer.

Google Tasks slaat alleen de huidige status van een taak op. Voor een persoonlijke lijst is dat prima. Maar voor een lijst die je deelt met een team, betekent dit dat elke vraag over de geschiedenis eindigt in een Chat-draad: “Heb jij dit afgerond?”, “Wie heeft de deadline verzet?”, “Waar is de onboarding-taak gebleven?”.

Deze gids legt uit waarom Google Tasks geen activiteitenlogboek heeft en hoe je er wel een kunt krijgen op een gedeelde lijst met TasksBoard: een activiteitenpaneel voor het hele bord, een geschiedenis per taak, een logboek van alles wat is voltooid met een wekelijks overzicht, en een melding wanneer iemand een taak aan jou toewijst.

Waarom Google Tasks geen activiteitenlogboek heeft

Google Tasks is ontworpen als persoonlijk hulpmiddel. Elke lijst hoort bij één Google-account, dus er was nooit een reden om bij te houden wie wat heeft gewijzigd: het antwoord was altijd jijzelf.

De Tasks API weerspiegelt dat ontwerp. Een taak heeft een updated tijdstempel en, eenmaal voltooid, een completed tijdstempel. Er is geen veld voor wie de wijziging heeft gemaakt, geen gebeurtenisstroom en geen manier om een eerdere versie van een taak te lezen. Zodra een taak is bewerkt, is de vorige staat verdwenen.

Taken die zijn toegewezen in een Google Chat-ruimte of een Google Doc tonen wie de toegewezen persoon is, maar houden ook geen logboek bij. Als je wilt weten wie een taak heropende of wie een deadline verwijderde, kan Google Tasks je dat niet vertellen. Voor het bredere plaatje van wat Google teams biedt, zie onze gids over Google Tasks voor teams.

Wat TasksBoard bijhoudt

Met TasksBoard Premium (de “Activiteit & geschiedenis”-functie, inbegrepen in zowel het Pro- als het Team-abonnement), houdt een bord een record bij van wat er met zijn taken gebeurt:

• wie een taak heeft aangemaakt, voltooid, heropend of verwijderd
• wie iemand heeft toegewezen of ontheven
• wie een taak naar een andere lijst heeft verplaatst
• wanneer een deadline is ingesteld of verwijderd

Op een gedeelde lijst worden ook wijzigingen door je samenwerkers geregistreerd, net als wijzigingen die vanuit de Google Tasks-apps, Gmail of Google Calendar zijn gemaakt, zodra de lijst synchroniseert. Bewerkingen aan de titel of details van een taak worden niet geregistreerd.

De geschiedenis hoort bij de lijst, niet bij een persoon. Een samenwerker die later aan de gedeelde lijst wordt toegevoegd, ziet alles wat eerder is geregistreerd.

Open het activiteitenpaneel

Het activiteitenpaneel toont het hele bord in één oogopslag, met de nieuwste wijzigingen bovenaan.

1. Hover over de titel van het bord en klik op het geschiedenis-icoon (“Bordactiviteit”), naast het menu met drie puntjes.
2. Het Activiteit-paneel opent aan de rechterkant. Wijzigingen zijn per dag gegroepeerd.
3. Gebruik de twee menu’s bovenaan, “Alle lijsten” en “Iedereen”, om het paneel te filteren op één lijst of één persoon.

Elke regel noemt de persoon, de taak en wat er is gebeurd, met de tijd en de lijst. Je eigen wijzigingen staan vermeld als “Jij”. Klik onderaan op “Meer laden” om verder terug te bladeren.

De vertraging van één minuut doet er in de praktijk toe: als je een taak voltooit en het paneel meteen opent, staat de regel er nog niet in. Wacht even en open het opnieuw.

Bekijk de geschiedenis van één taak

Als de vraag over één specifieke taak gaat, hoef je niet door het hele bord te scrollen.

1. Klik op de taak om deze te openen.
2. Klik op Geschiedenis onder de rij met knoppen.

Je krijgt dezelfde regels als in het activiteitenpaneel, beperkt tot die ene taak: wanneer deze is aangemaakt en door wie, elke keer dat deze is voltooid of heropend, wie is toegewezen en wanneer deze van lijst is veranderd. Dit is de snelste manier om “Ik heb deze taak nooit gezien” of “Ik had die wel afgerond” op te lossen.

Het voltooid-logboek en “Wat ik deze week heb gedaan”

Het activiteitenpaneel beantwoordt “wie heeft dit aangeraakt?”. Het voltooid-logboek beantwoordt een andere vraag: “wat is er daadwerkelijk gedaan?”.

1. Open het menu met drie puntjes van het bord.
2. Klik op Voltooide taken.

Het dialoogvenster toont elke voltooide taak in alle lijsten van het bord met het tijdstip van voltooiing, gegroepeerd in Vandaag, Gisteren, Deze week en Eerder, met het exacte aantal. Typ in het zoekvak om te filteren op taak, hoofdtaak of lijst.

Bovenaan staat het vak Wat ik deze week heb gedaan. Het telt de taken die de afgelopen zeven dagen op het bord zijn voltooid, per dag en per lijst, ongeacht wie ze heeft voltooid. Op een gedeelde lijst betekent dit dat het ook als teamoverzicht dient: hoeveel het bord deze week heeft bewogen en in welke lijst het meeste werk is terechtgekomen.

Twee manieren waarop teams dit gebruiken:

• Vrijdagafronding. Open het voltooid-logboek, scan de week en kopieer de aantallen in je statusupdate in plaats van de week uit je hoofd te reconstrueren.
• Maandagreview. Vergelijk “Deze week” met wat er gepland was. Lijsten met nul voltooiingen zijn waar het gesprek moet beginnen.

Als je dit overzicht liever toegestuurd krijgt dan zelf opent, stuurt Premium ook een voltooiingsmail wanneer samenwerkers taken op een gedeelde lijst voltooien. Onze post over Google Tasks e-mailmeldingen behandelt die instelling.

Probeer TasksBoard

Deel een Google Tasks-lijst met je team en houd bij wie elke taak heeft voltooid, toegewezen of verplaatst. Je taken blijven in Google Tasks.

Aan de slag →

Krijg een melding wanneer een taak aan jou wordt toegewezen

Een logboek vertelt je wat er achteraf is gebeurd. Voor toewijzingen wil je meestal meteen op de hoogte zijn. Wanneer een samenwerker je een taak toewijst in een gedeelde lijst, kan TasksBoard je op twee manieren waarschuwen.

Browsermelding. Als je meldingen voor gedeelde lijsten hebt ingeschakeld via het bel-icoon in de kop, krijg je een pushmelding: meteen wanneer de taak in TasksBoard is toegewezen, anders zodra de lijst synchroniseert.

E-mail. Schakel de optie “Taken aan mij toegewezen” in:

1. Klik op je profielfoto, dan op Accountinstellingen.
2. Zet onder Meldingen de optie Taken aan mij toegewezen aan.

Toewijzingen worden een paar minuten verzameld en als één e-mail verstuurd, dus vijf taken die achter elkaar zijn toegewezen, leveren geen vijf berichten op. Elke e-mail eindigt met een link om je uit te schrijven die een pagina opent waar je dit bevestigt; dit zet de optie uit. De e-mailmeldingen zijn Premium: bij een gratis account opent de schakelaar het Premium-aanbod.

Alles wat aan jou is toegewezen, vanuit TasksBoard of vanuit een Google Doc of Chat-ruimte, wordt ook verzameld in het slimme bord Aan mij toegewezen in de zijbalk. Meer over toewijzingen in onze gids over Google Tasks taken toewijzen.

Een eenvoudige routine voor een gedeelde lijst

Zodra het logboek er is, is het de moeite waard om te beslissen hoe je team het gebruikt. Een lichte routine die werkt voor kleine teams:

• Dagelijks: niemand opent het logboek. Toewijzingsmeldingen en meldingen voor gedeelde lijsten volstaan voor de dagelijkse gang van zaken.
• Als iets er niet goed uitziet: open de Geschiedenis van de taak voordat je in Chat vraagt. De meeste “wie heeft dit gedaan?”-vragen zijn in tien seconden beantwoord.
• Wekelijks: één persoon opent Voltooide taken, leest “Wat ik deze week heb gedaan” en gebruikt het activiteitenpaneel gefilterd op “Iedereen” om te controleren of er niets per ongeluk is verwijderd of verplaatst.

Omdat het record 90 dagen beslaat, kun je aan het eind van een kwartaal ook teruggaan en zien wanneer de taken van een project daadwerkelijk zijn voltooid, in plaats van wanneer je je herinnert dat ze klaar waren.

FAQ

Conclusie

Google Tasks vertelt je niet wie een taak op een gedeelde lijst heeft voltooid, verplaatst of verwijderd, omdat het nooit is gebouwd om dat bij te houden. TasksBoard doet dat wel voor je: een activiteitenpaneel voor het bord, een Geschiedenis-knop bij elke taak, een voltooid-logboek met een “Wat ik deze week heb gedaan”-overzicht en meldingen wanneer een taak aan jou wordt toegewezen. Wijzigingen verschijnen na ongeveer een minuut en blijven 90 dagen bewaard.

Als je team al Google Tasks-lijsten deelt, open dan een bord, hover over de titel en klik op het geschiedenis-icoon. De volledige referentie staat in het helpcenter: activiteitenlogboek, taakgeschiedenis en voltooide taken.