วิธีแชร์ Google Tasks ของคุณโดยใช้ TasksBoard

Google Tasks เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ แต่มีข้อจำกัดที่สำคัญประการหนึ่งคือ ไม่มีวิธีในตัวสำหรับการแชร์รายการงานของคุณกับผู้อื่น ไม่ว่าคุณจะต้องการทำงานร่วมกันในโปรเจกต์กับทีม แชร์รายการซื้อของกับคู่ของคุณ หรือมอบหมายงานให้กับเพื่อนร่วมงาน คุณจำเป็นต้องมีวิธีในการแชร์ข้อมูลเหล่านั้น

นั่นคือจุดที่ TasksBoard เข้ามามีบทบาท ด้วย TasksBoard คุณสามารถแชร์รายการ Google Tasks หรือทั้งบอร์ดให้กับใครก็ได้ และการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะซิงค์แบบเรียลไทม์

ในคู่มือนี้ เราจะแนะนำขั้นตอนการแชร์ Google Tasks ของคุณโดยใช้ TasksBoard ทีละขั้นตอน

สิ่งที่คุณสามารถแชร์ได้

TasksBoard รองรับการแชร์สองประเภท:

• การแชร์รายการ (List sharing): แชร์รายการงานแต่ละรายการกับผู้ร่วมงานหนึ่งคนหรือมากกว่า
• การแชร์บอร์ด (Board sharing): แชร์ทั้งบอร์ด (รวมถึงรายการทั้งหมดที่มี) กับทีมของคุณ

ทั้งสองแบบทำงานผ่านลิงก์ง่ายๆ ที่คุณส่งให้กับผู้ร่วมงาน เรามาเริ่มกันที่กรณีการใช้งานที่พบบ่อยที่สุด นั่นคือการแชร์รายการ

ขั้นตอนที่ 1: เปิดรายการงานของคุณ

ขั้นแรก ให้เปิดรายการงานที่คุณต้องการแชร์ใน TasksBoard คุณจะเห็นรายการของคุณแสดงเป็นบัตรบนบอร์ด ดังนี้:

คลิกที่ ไอคอนแชร์ (ที่ไฮไลต์เป็นสีฟ้า) ในส่วนหัวของรายการเพื่อเปิดหน้าต่างการแชร์

ขั้นตอนที่ 2: คัดลอกลิงก์แชร์

เมื่อคุณคลิกปุ่มแชร์ Share List modal จะเปิดขึ้นมา นี่คือจุดที่ความมหัศจรรย์เกิดขึ้น คุณจะเห็นลิงก์เฉพาะสำหรับรายการของคุณ ซึ่งคุณสามารถคัดลอกและส่งให้ใครก็ได้:

เพียงคลิก “Copy Link” แล้วส่งให้ใครก็ตามที่คุณต้องการร่วมงานด้วย ผ่านทางอีเมล, Slack, WhatsApp หรือแอปส่งข้อความใดๆ ก็ได้

เคล็ดลับ: ลิงก์แชร์จะยังคงเป็นลิงก์เดิมตราบเท่าที่รายการนั้นยังถูกแชร์อยู่ คุณสามารถส่งลิงก์นี้ให้หลายคนในเวลาที่แตกต่างกันได้

ขั้นตอนที่ 3: ผู้ร่วมงานของคุณเข้าร่วมรายการ

เมื่อผู้ร่วมงานของคุณคลิกลิงก์ พวกเขาจะเห็นหน้าจอคำเชิญที่สะอาดตาซึ่งแสดงให้เห็นว่าใครเป็นคนแชร์รายการนี้และชื่อของรายการนั้น:

พวกเขาเพียงแค่คลิก “Join shared list” แล้วรายการนั้นก็จะถูกสร้างขึ้นในบัญชี Google Tasks ของพวกเขาโดยอัตโนมัติ ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าหรือกำหนดค่าใดๆ ทั้งสิ้น มันใช้งานได้ทันที

ขั้นตอนที่ 4: ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

เมื่อผู้ร่วมงานของคุณเข้าร่วมแล้ว คุณทั้งคู่จะเห็นชื่อของกันและกันในแผงการแชร์ของรายการ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณหรือผู้ร่วมงานทำ (ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มงาน, การทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้น, การจัดลำดับใหม่ หรือการแก้ไข) จะถูก ซิงค์แบบเรียลไทม์

สิ่งที่คุณสามารถเห็นได้ในแผงการแชร์มีดังนี้:

• ผู้ร่วมงานทั้งหมด: ชื่อและอีเมลของพวกเขา
• ป้ายสถานะเจ้าของ (Owner badge): ระบุผู้สร้างรายการ
• ปุ่มลบ (ไอคอน X): ใช้สำหรับลบผู้ร่วมงานแต่ละคน (สำหรับ Premium)
• คัดลอกลิงก์ (Copy Link): ใช้สำหรับเชิญผู้อื่นเพิ่มเติม
• หยุดการแชร์ (Stop Sharing): สิ้นสุดการทำงานร่วมกันทั้งหมด
• จำกัดการเข้าถึง (Limit access): ป้องกันไม่ให้สมาชิกใหม่เข้าร่วม (สำหรับ Premium)

การทำงานเบื้องหลังของระบบ Sync

เมื่อคุณแชร์รายการผ่าน TasksBoard นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้นเบื้องหลัง:

1. มีการสร้างสำเนาของรายการ ไว้ในบัญชี Google Tasks ของผู้ร่วมงานแต่ละคน
2. TasksBoard จะคอยตรวจสอบการเปลี่ยนแปลง ในสำเนาของรายการทั้งหมด
3. การเปลี่ยนแปลงจะถูกส่งต่อไปยัง ผู้ร่วมงานทุกคนแบบเรียลไทม์
4. ระบบตรวจจับความขัดแย้ง (โดยใช้ ETags) เพื่อป้องกันข้อมูลซ้ำซ้อนหรือข้อมูลสูญหาย

นั่นหมายความว่างานของคุณจะถูกซิงค์อยู่เสมอใน ทุกแพลตฟอร์ม: ไม่ว่าจะเป็น TasksBoard, แถบข้างของ Gmail, Google Tasks บนมือถือ และ Google Calendar

การแชร์บอร์ดทั้งบอร์ด

ต้องการแชร์มากกว่าหนึ่งรายการใช่ไหม คุณสามารถแชร์ ทั้งบอร์ด (ซึ่งรวมถึงรายการทั้งหมดที่มีอยู่) ได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว วิธีนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับโปรเจกต์ของทีมที่คุณมีรายการงานหลายรายการที่ต้องทำงานร่วมกัน

ขั้นตอนการทำเหมือนเดิม:

1. เปิดการตั้งค่าบอร์ดของคุณ
2. คลิกที่ไอคอนแชร์
3. คัดลอกลิงก์แล้วส่งให้ทีมของคุณ

เมื่อผู้ร่วมงานเข้าร่วมบอร์ดที่แชร์ไว้ พวกเขาจะได้รับ รายการทั้งหมดบนบอร์ดนั้น เพิ่มเข้าไปใน Google Tasks ของพวกเขาโดยอัตโนมัติ

การจัดการการเข้าถึงและสิทธิ์การใช้งาน

ในฐานะเจ้าของรายการ คุณมีสิทธิ์ควบคุมอย่างเต็มที่ว่าใครสามารถเข้าถึงรายการที่คุณแชร์ไว้ได้บ้าง:

การแชร์แบบ Free และ Premium

TasksBoard มีฟีเจอร์การแชร์ให้ใช้งานทั้งในแผน Free และ Premium:

คำถามที่พบบ่อย

ผู้ร่วมงานของฉันจำเป็นต้องมีบัญชี TasksBoard หรือไม่? จำเป็น ผู้ร่วมงานต้องลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Google ของตนบน TasksBoard เพื่อเข้าร่วมรายการที่แชร์ไว้ วิธีนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่ารายการจะซิงค์ไปยัง Google Tasks ของพวกเขา

การเปลี่ยนแปลงจะซิงค์หรือไม่หากฉันแก้ไขงานจากแถบด้านข้างของ Gmail หรือบนมือถือ? ซิงค์แน่นอน การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ทำจาก TasksBoard, แถบด้านข้างของ Gmail หรือแอป Google Tasks บนมือถือ จะซิงค์กับผู้ร่วมงานทุกคนเมื่อเปิดใช้งาน TasksBoard

ฉันสามารถแชร์รายการกับคนที่ใช้แผนฟรีได้หรือไม่? ได้แน่นอน ทั้งผู้ใช้แผนฟรีและแผนพรีเมียมสามารถเข้าร่วมรายการที่แชร์ได้ โดยขีดจำกัด 5 รายการจะใช้เฉพาะกับจำนวนรายการที่คุณ สร้าง เป็นแบบแชร์เท่านั้น

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อฉันหยุดแชร์? ผู้ร่วมงานทุกคนจะยังคงมีสำเนาของรายการในสถานะปัจจุบัน แต่การเปลี่ยนแปลงในอนาคตจะไม่ซิงค์ระหว่างกันอีกต่อไป

ฉันสามารถแชร์รายการซ้ำหลังจากหยุดแชร์ไปแล้วได้หรือไม่? ได้ คุณสามารถแชร์รายการเดิมอีกครั้งได้ตลอดเวลา โดยระบบจะสร้างลิงก์การแชร์ใหม่ขึ้นมา

เริ่มต้นใช้งาน

การแชร์ Google Tasks ของคุณไม่เคยง่ายขนาดนี้มาก่อน ลงชื่อเข้าใช้ TasksBoard และเริ่มทำงานร่วมกับทีม เพื่อน หรือครอบครัวของคุณได้ตั้งแต่วันนี้