Google Tasks में Google Drive फ़ाइलें कैसे अटैच करें
सालों तक, “क्या मैं Google Task में कोई फ़ाइल अटैच कर सकता हूँ?” का सीधा सा जवाब ‘नहीं’ था। आप बस नोट्स फ़ील्ड में Drive का लिंक पेस्ट करते थे और उम्मीद करते थे कि वह क्लिक करने लायक बना रहे।
अब यह बदल गया है। Google Tasks में अब नेटिव अटैचमेंट की सुविधा आ गई है, लेकिन इसमें एक पेंच है: Google ने इसे केवल Google Calendar के अंदर और केवल उन फ़ाइलों के लिए उपलब्ध कराया है जो पहले से Google Drive में मौजूद हैं।
इस गाइड में हम जानेंगे कि यह फ़ीचर कंप्यूटर और Android पर कैसे काम करता है, Google ने इसके लिए क्या सीमाएँ तय की हैं, अटैचमेंट अभी भी कहाँ दिखाई नहीं देते हैं, और TasksBoard की मदद से आप बोर्ड व्यू से किसी भी टास्क में Drive फ़ाइलें और वेब लिंक कैसे अटैच कर सकते हैं।
क्या आप Google Tasks में फ़ाइलें अटैच कर सकते हैं?
हाँ। Google’s help page on attaching Drive files to a task के अनुसार, आप Google Calendar में किसी टास्क में Google Drive से फ़ाइलें जोड़ सकते हैं। यह काम टास्क एडिटर या Tasks साइड पैनल दोनों जगह से किया जा सकता है।
इसके लिए कुछ बुनियादी नियम लागू होते हैं:
- केवल Drive फ़ाइलें। पिकर आपका Google Drive खोलता है। सीधे आपके कंप्यूटर से फ़ाइल अपलोड करने का कोई बटन नहीं है।
- एक टास्क में अधिकतम 25 अटैचमेंट। यह आधिकारिक तौर पर तय की गई सीमा है।
- वर्क और स्कूल अकाउंट के लिए Drive चालू होना ज़रूरी है। अगर आपके एडमिनिस्ट्रेटर ने संगठन के लिए Google Drive को इनेबल नहीं किया है, तो आप अटैचमेंट जोड़ या खोल नहीं सकते।
- Calendar इसका मुख्य ठिकाना है। Google के निर्देशों में कंप्यूटर पर Google Calendar और Android पर Calendar ऐप का इस्तेमाल बताया गया है। अलग से Tasks ऐप और Gmail साइड पैनल का कोई ज़िक्र नहीं है।
अटैचमेंट उसी टास्क पर रहता है जिसे आप हर जगह देखते हैं। टाइटल, ड्यू डेट, नोट्स और सबटास्क पहले की तरह ही सिंक होते रहते हैं।
नेटिव टास्क अटैचमेंट कैसा दिखता है
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किकऑफ़ नोट्स
कंप्यूटर पर किसी टास्क में Google Drive फ़ाइल कैसे अटैच करें
अपने ब्राउज़र में Google Calendar खोलें। एक ही नतीजे तक पहुँचने के दो तरीके हैं।
टास्क एडिटर से
- अपने कैलेंडर पर किसी मौजूदा टास्क पर क्लिक करें, या Create पर क्लिक करके Task चुनें।
- Add a Google Drive attachment पर क्लिक करें।
- Drive पिकर में फ़ाइल चुनें।
- Insert पर क्लिक करें और फिर Save दबाएँ।
Tasks साइड पैनल से
- Calendar में सबसे नीचे दाईं ओर, Show side panel पर क्लिक करें और फिर Tasks पर क्लिक करें।
- टास्क पर माउस ले जाएँ और Task options (तीन-बिंदु वाला मेनू) पर क्लिक करें।
- Add attachment चुनें।
- फ़ाइल चुनें और Insert पर क्लिक करें।
साइड पैनल वाला तरीका काफ़ी काम आता है क्योंकि यह उन टास्क पर भी काम करता है जिनमें कोई तारीख नहीं होती। जैसा कि Google Calendar help page on managing tasks में बताया गया है, किसी टास्क को कैलेंडर ग्रिड पर दिखने के लिए उसमें तारीख होना ज़रूरी है। अगर आप ड्यू डेट के हिसाब से प्लानिंग करते हैं, तो Google Tasks calendar integration guide में बताया गया है कि तारीख वाले टास्क आपके कैलेंडर तक कैसे पहुँचते हैं।
अटैचमेंट खोलने के लिए, टास्क खोलें और फ़ाइल पर क्लिक करें। इसे हटाने के लिए, टास्क खोलें, Edit पर क्लिक करें, फ़ाइल के बगल में मौजूद Remove attachment पर क्लिक करें और सेव करें। अटैचमेंट हटाने से फ़ाइल कभी भी Drive से डिलीट नहीं होती है।
Android पर फ़ाइलें कैसे अटैच करें
फ़ोन पर भी, Google आपको Tasks ऐप के बजाय Calendar के ज़रिए ही यह सुविधा देता है:
- Google Calendar ऐप खोलें।
- नया टास्क बनाएँ या किसी मौजूदा टास्क पर टैप करें।
- Add a Google Drive attachment आइकन पर टैप करें।
- कोई फ़ाइल चुनें और Select पर टैप करें।
Android पर फ़ाइल हटाने के लिए, उस पर टैप करें और फिर Remove पर टैप करें। प्रति टास्क 25 अटैचमेंट की सीमा और मैनेज्ड अकाउंट के लिए Drive की ज़रूरत डेस्कटॉप की तरह ही है।
Google के सहायता पेजों में iPhone Tasks ऐप या Gmail साइडबार के लिए कोई निर्देश नहीं दिए गए हैं। अगर वहाँ यह विकल्प मौजूद नहीं है, तो अभी के लिए Calendar ऐप ही सबसे भरोसेमंद तरीका है।
नेटिव टास्क अटैचमेंट कहाँ दिखाई नहीं देते हैं
नेटिव अटैचमेंट के इर्द-गिर्द अपना वर्कफ़्लो बनाने से पहले दो कमियों के बारे में जानना ज़रूरी है।
Google Tasks API पर बने ऐप्स इन्हें लिख नहीं सकते। Tasks API reference हर टास्क पर एक links कलेक्शन दिखाता है, लेकिन इसे केवल आउटपुट और रीड-ओनली के रूप में मार्क किया गया है। इसके लिंक टाइप में ईमेल, जेनेरिक, चैट मैसेज और Keep नोट जैसी चीज़ें शामिल हैं। ऐसा कोई फ़ील्ड नहीं है जिसका इस्तेमाल करके कोई थर्ड-पार्टी ऐप Drive अटैचमेंट जोड़ सके।
नोट्स प्लेन टेक्स्ट ही रहते हैं। नोट्स फ़ील्ड में 8,192 कैरेक्टर तक का प्लेन टेक्स्ट आ सकता है। अटैचमेंट नोट्स के अंदर नहीं बल्कि उनके बगल में रहते हैं, इसलिए आप अभी भी किसी टास्क में इमेज या फ़ॉर्मेटेड चेकलिस्ट एम्बेड नहीं कर सकते।
API की इसी कमी से यह साफ़ होता है कि TasksBoard सहित Google Tasks पर बने हर टास्क मैनेजर के पास फ़ाइलें अटैच करने का अपना अलग तरीका क्यों है। अगले सेक्शन में बताया गया है कि TasksBoard यह कैसे करता है।
TasksBoard आज़माएँ
फ़ुल-स्क्रीन कानबन बोर्ड से किसी भी Google Task में Drive फ़ाइलें और वेब लिंक अटैच करें। अटैचमेंट कार्ड पर चिप्स के रूप में दिखाई देते हैं, Google Tasks ऐप के साथ सिंक होते हैं, और शेयर की गई लिस्ट में सभी को दिखाई देते हैं।
शुरू करें →TasksBoard में अटैचमेंट: Drive फ़ाइलें और वेब लिंक
TasksBoard आपकी Google Tasks लिस्ट को एक कानबन बोर्ड में बदल देता है, और यह हर टास्क में एक अटैचमेंट बटन जोड़ता है। जैसा कि TasksBoard attachment guide में बताया गया है, आप दो तरह की चीज़ें अटैच कर सकते हैं:
- Google Drive फ़ाइलें, जिन्हें स्टैंडर्ड Drive पिकर से चुना जाता है।
- वेब लिंक, कोई भी एड्रेस जो http या https से शुरू होता है, जिसमें आप चाहें तो एक टाइटल भी दे सकते हैं।
लिंक सुनने में जितने साधारण लगते हैं, उससे कहीं ज़्यादा काम के होते हैं। केवल Drive की फ़ाइलें ही नहीं, बल्कि Figma बोर्ड, Notion पेज, वेब पोर्टल में सप्लायर का कोट या Loom रिकॉर्डिंग भी टास्क पर रखी जा सकती है।
TasksBoard में फ़ाइल कैसे अटैच करें
- किसी टास्क को खोलने के लिए उसके टाइटल पर क्लिक करें।
- पेपर क्लिप वाले Attach file बटन पर क्लिक करें।
- Pick from Google Drive या Paste a link चुनें।
- Drive के लिए, पिकर में फ़ाइल चुनें। पहली बार, Google के पेज पर उसी अकाउंट से Drive एक्सेस को मंज़ूरी दें जिसका इस्तेमाल आप TasksBoard में करते हैं।
- लिंक के लिए, एड्रेस पेस्ट करें, अगर आप चाहें तो एक टाइटल जोड़ें, और Attach पर क्लिक करें।
अटैचमेंट टास्क कार्ड पर एक चिप के रूप में दिखाई देता है। Drive में फ़ाइल या नए टैब में लिंक खोलने के लिए चिप पर क्लिक करें। तीन से ज़्यादा फ़ाइलों वाले कार्ड एक ही अटैचमेंट चिप में सिमट जाते हैं जिसमें उनकी संख्या लिखी होती है, ताकि भरा हुआ बोर्ड भी आसानी से पढ़ा जा सके।
Google Tasks में क्या होता है
हर अटैचमेंट Google Tasks में टास्क के नोट्स में एक लाइन के रूप में सेव होता है: एक पेपर क्लिप इमोजी, टाइटल और लिंक। इस डिज़ाइन के दो बड़े फ़ायदे हैं:
- लिंक आपके फ़ोन पर Google Tasks ऐप और Gmail साइड पैनल में भी दिखाई देता है, इसलिए TasksBoard खुले बिना भी फ़ाइल बस एक टैप की दूरी पर होती है।
- शेयर की गई लिस्ट में, हर सहयोगी को वही चिप दिखाई देती है, क्योंकि नोट किसी भी अन्य टास्क फ़ील्ड की तरह Google के ज़रिए सिंक होता है।
TasksBoard आपके द्वारा एडिट किए जाने वाले नोट्स से उन लाइनों को छिपा देता है, ताकि आपका नोट्स फ़ील्ड साफ़ रहे। अटैचमेंट को हटाना चिप के ‘x’ पर एक क्लिक जितना आसान है, और फ़ाइल आपके Drive में सुरक्षित रहती है।
TasksBoard केवल आपको फ़ाइल चुनने देने के लिए Drive का इस्तेमाल करता है। यह फ़ाइल के कंटेंट को नहीं पढ़ता है और इसके पास आपके Drive का ऑफ़लाइन एक्सेस नहीं होता है।
फ़ाइलें और लिंक अटैच करना Pro और Team प्लान में शामिल है, जिन्हें TasksBoard अपने प्रीमियम फ़ीचर्स के तहत रखता है। मुफ़्त Personal प्लान में बोर्ड व्यू, सबटास्क और 5 शेयर की गई लिस्ट तक की सुविधा मिलती है।
आपको कौन सा तरीका इस्तेमाल करना चाहिए?
आज के समय में तीन व्यावहारिक विकल्प मौजूद हैं: नेटिव Calendar फ़ीचर, TasksBoard, और नोट्स में लिंक पेस्ट करने की पुरानी आदत। यहाँ उनकी तुलना दी गई है।
Google Task में कुछ अटैच करने के तीन तरीके
नेटिव फ़ीचर चुनें अगर आप पहले से ही Google Calendar के अंदर अपने हफ़्ते की प्लानिंग करते हैं और आपकी सभी फ़ाइलें Drive में रहती हैं।
TasksBoard चुनें अगर आप बोर्ड से काम करते हैं, टीम के साथ लिस्ट शेयर करते हैं, या आपको फ़ाइलों के साथ-साथ वेब लिंक भी अटैच करने की ज़रूरत होती है। हर अटैचमेंट सहयोगियों को दिखाई देता है और Google Tasks मोबाइल ऐप से भी एक्सेस किया जा सकता है।
नोट्स में लिंक पेस्ट करना एक ऐसा तरीका है जो हमेशा काम आता है। यह हर Google Tasks प्लेटफ़ॉर्म पर काम करता है, इसके लिए कोई पैसे नहीं लगते, और TasksBoard एक साफ़-सुथरे इंटरफ़ेस के पीछे आपके लिए ठीक यही काम ऑटोमेट करता है।
टास्क अटैचमेंट के साथ काम करने के टिप्स
- सबसे पहले फ़ाइल की शेयरिंग सेटिंग्स चेक करें। अटैचमेंट Drive फ़ाइल का एक पॉइंटर होता है। अगर कोई टीम मेंबर Drive में फ़ाइल नहीं खोल सकता, तो चिप उनके किसी काम नहीं आएगी। टास्क असाइन करने से पहले फ़ाइल या उसके फ़ोल्डर को शेयर करें।
- एक टास्क के लिए एक ब्रीफ़, दस फ़ाइलें नहीं। 25 फ़ाइलों की सीमा काफ़ी ज़्यादा है, लेकिन 25 चिप्स वाले कार्ड को पढ़ना मुश्किल होता है। काम शुरू करने के लिए ज़रूरी एक मुख्य डॉक्यूमेंट अटैच करें, और बाकी के लिए Drive फ़ोल्डर का लिंक दें।
- टास्क के हिसाब से फ़ाइलों का नाम रखें। भरे हुए कार्ड पर “Untitled spreadsheet” की तुलना में “Q4 budget v3” ज़्यादा आसानी से समझ आता है।
- ईमेल के संदर्भ को वहीं रहने दें जहाँ वह है। Gmail से बनाए गए टास्क में वापस मैसेज पर जाने का लिंक होता है। Gmail integration guide में इस प्रोसेस को समझाया गया है, इसलिए आपको कभी भी किसी ईमेल का PDF अटैच करने की ज़रूरत नहीं पड़ेगी।
- कई फ़ाइलों वाले काम के लिए सबटास्क का इस्तेमाल करें। अगर किसी टास्क के लिए ड्राफ़्ट, रिव्यू और फ़ाइनल एक्सपोर्ट की ज़रूरत है, तो तीन सबटास्क बनाएँ और हर एक में एक फ़ाइल अटैच करें। इससे काम की प्रोग्रेस एक नज़र में ही साफ़ हो जाती है।
बड़े प्रोजेक्ट्स के लिए, काम के हर चरण के लिए बनाए गए कॉलम के साथ अटैचमेंट काफ़ी अच्छे से काम करते हैं। Google Tasks project management guide में बताया गया है कि उस बोर्ड को कैसे सेट अप किया जाए।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
निष्कर्ष
Google Tasks अटैचमेंट Google के टास्क मैनेजर की सबसे पुरानी कमियों में से एक को दूर करता है। कंप्यूटर या Android पर, Google Calendar में टास्क खोलें, Drive फ़ाइल चुनें, और वह टास्क के साथ जुड़ जाएगी। बस तीन सीमाएँ याद रखें: केवल Drive फ़ाइलें, प्रति टास्क 25, और मैनेज्ड अकाउंट पर Drive इनेबल होना चाहिए।
अगर आपके टास्क किसी बोर्ड पर रहते हैं, या आपको वेब लिंक और पूरी टीम के साथ शेयर की गई विज़िबिलिटी की ज़रूरत है, तो TasksBoard हर कार्ड में अटैचमेंट जोड़ता है और उन्हें Google Tasks ऐप से भी पढ़ने लायक बनाए रखता है।
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