Google Tasks: Listen nur lesbar freigeben - So geht's

Du möchtest, dass ein Kunde den Projektfortschritt einsehen kann, ohne Aufgaben abhaken zu dürfen. Oder ein neuer Mitarbeiter soll zunächst nur die Teamliste sehen, bevor er Änderungen vornimmt. Vielleicht will dein Chef einfach nur einen Blick auf den Backlog werfen, ohne ihn zu bearbeiten.

Mit Google Tasks ist das nicht möglich. Die Plattform bietet keine Freigabeoptionen für normale Listen. Selbst in Chat-Räumen und Google Docs, wo Google Kollaboration ermöglicht, gibt es keinen reinen Lesezugriff: Wer eine Aufgabe sehen kann, darf sie auch bearbeiten.

Diese Anleitung zeigt, wie du eine Google Tasks-Liste mit TasksBoard als Nur-Lese-Version teilst, was Betrachter sehen und nicht tun können, sowie verwandte Funktionen für bessere Teamtransparenz: Personenfilter, Links für individuelle Aufgabenansichten, mehrere Zuständige pro Aufgabe und eine einheitliche Aufgabenreihenfolge für alle.

Warum Google Tasks keine Berechtigungen hat

Jede Google Tasks-Liste gehört genau einem Google-Konto. Wenn TasksBoard eine Liste teilt, erhält jeder Mitarbeiter eine Kopie in seinem eigenen Konto, die synchron gehalten wird. Das ist die einzige Möglichkeit, Listen freizugeben, die dann für alle in Gmail, Google Kalender und der Google Tasks-App erscheinen.

Folglich weiß Google selbst nichts von der Freigabe und hat kein Konzept für Bearbeitungsrechte. Die Berechtigungen müssen in der Synchronisierungsschicht liegen – genau das regeln die Rollen in TasksBoard. Hintergründe dazu findest du unter Google Tasks teilen.

Zwei Rollen: Editor und Viewer

Mitarbeiter einer geteilten Liste oder eines Boards haben entweder die Rolle Editor oder Viewer.

• Editor: Volle Rechte zum Hinzufügen, Bearbeiten, Erledigen, Neuordnen, Zuweisen und Löschen von Aufgaben (bisher die Standardrolle).
• Viewer: Sieht die Liste und alle Aufgaben in Echtzeit, kann aber nichts verändern.

Viewer sind Teil des TasksBoard Team-Plans. Im kostenlosen Plan und bei Pro haben alle weiterhin volle Bearbeitungsrechte. Ohne Team-Plan werden die Rollenauswahlen zwar angezeigt, aber ihre Änderung führt zum Team-Angebot.

Nur der Listenbesitzer (der ursprüngliche Teilende) vergibt die Rollen.

Einem Mitarbeiter Nur-Lese-Zugriff geben

1. Öffne das Drei-Punkte-Menü der Liste und klicke auf Liste teilen. Bei einem geteilten Board öffne das Board-Menü und klicke Board teilen.
2. Im Dialog findest du die Person in der Mitarbeiterliste.
3. Wähle neben ihrem Namen Viewer statt Editor.

Die Änderung gilt sofort. Die Person behält die Liste auf ihrem Board mit dem Hinweis “Nur Lesen” in der Kopfzeile. Bei einem geteilten Board gilt die Rolle für alle Listen des Boards, auch für später hinzugefügte.

Falls ein Viewer später doch bearbeiten soll, lässt sich seine Rolle im selben Dialog wieder auf Editor umstellen – ohne erneutes Teilen.

Neue Mitglieder standardmäßig als Viewer hinzufügen

Wenn du einen Link mit einer größeren Gruppe teilst (z.B. mit einem Kundenteam), kannst du festlegen, dass alle neuen Mitglieder automatisch Viewer werden.

1. Öffne den Dialog Liste teilen (oder Board teilen).
2. Unter Link teilen setzt du Neue Mitglieder werden auf Viewer.
3. Kopiere den Link und sende ihn.

Auf der Einladungsseite steht dann “Sie haben nur Lesezugriff auf diese Liste”, bevor die Person beitritt. Bereits vorhandene Mitglieder behalten ihre aktuelle Rolle, bis du sie änderst.

Was ein Viewer sieht – und was nicht

Die Viewer-Kopie sieht aus wie jede andere Liste auf ihrem Board, nur mit dem Hinweis “Nur Lesen” in der Kopfzeile. Aufgaben, Fälligkeitstermine, Labels und Zuständige sind alle sichtbar und aktuell.

Fehlend sind alle Bearbeitungsmöglichkeiten:

Wie sieht es mit Gmail und der Google Tasks-App aus?

Hier brauchen Viewer eine Erklärung. Da Google Tasks keine Berechtigungen kennt, hat der Viewer eine echte Kopie der Liste in seinem Google-Konto. Über Gmail, Google Kalender oder die Google Tasks-App kann er diese bearbeiten. Auch das Verschieben von Aufgaben aus anderen TasksBoard-Listen ist möglich.

Diese Änderungen erreichen nie die anderen Teammitglieder. Bei der nächsten Synchronisierung bringt TasksBoard die Viewer-Kopie wieder mit der Editor-Version in Einklang: Hinzugefügtes verschwindet, Gelöschtes taucht wieder auf, Bearbeitungen werden rückgängig gemacht und die Reihenfolge wiederhergestellt.

Die Nur-Lese-Regel gilt also fürs Team, aber ein Viewer, der über die Google Tasks-App bearbeitet, sieht seine Änderungen verschwinden. Kläre ihn vorab auf und verweise auf die Hilfeseite zu Nur-Lese-Zugriff, falls Fragen auftauchen.

Aufgaben nach Personen filtern

Sobald mehrere Personen ein Board teilen, kommt schnell der Wunsch: “Kann ich nur meine Aufgaben sehen?” oder “Zeig mir, was Alex zu tun hat”.

Ein Board mit mindestens einer geteilten Liste zeigt Personen-Chips neben seinem Namen: Alle, je ein Avatar pro Mitarbeiter und Nicht zugewiesen.

1. Klicke auf einen Avatar, um nur die Aufgaben dieser Person in allen Listen des Boards anzuzeigen.
2. Wähle Nicht zugewiesen für Aufgaben ohne Zuständigen.
3. Klicke erneut auf den Avatar oder Alle, um zum vollständigen Board zurückzukehren.

Die Auswahl wird pro Board auf deinem Gerät gespeichert. Die Chips sind auf Smart Boards und während einer Suche ausgeblendet. Für eine übergreifende Filterung nutze den “Wer”-Filter in der Suchleiste (Details unter Suchfilter).

Link versenden, der nur eine Person zeigt

Bei aktivem Personenfilter enthält die Seitenadresse ?assignee=<E-Mail> (oder ?assignee=unassigned). Kopiere diese Adresse und sende sie.

Das passt gut zur Viewer-Rolle: Ein Besitzer kann einem Kunden ein Board als Nur-Lese-Version freigeben und ihm dann einen Link schicken, der das Board gefiltert nach den Aufgaben des Account-Managers öffnet. Alle anderen sehen weiterhin das volle Board – der Link ändert nur die Ansicht des Empfängers beim Öffnen.

Mehrere Zuständige pro Aufgabe

Nur-Lese-Freigaben und Personenfilter setzen voraus, dass Zuständigkeiten korrekt sind – doch nicht jede Aufgabe hat nur einen Verantwortlichen. Eine Aufgabe in einer geteilten Liste kann mehrere Zuständige haben.

1. Klicke eine Aufgabe in einer geteilten Liste, um den Editor zu öffnen.
2. Wähle Zuständigen hinzufügen (Personen-Symbol) in der Toolbar.
3. Klicke die Personen zum Hinzufügen oder Entfernen. Ein ausgefüllter Kreis markiert aktive Zuständige, das Menü bleibt offen für Mehrfachauswahl.

Ihre Avatars stapeln sich auf der Karte. Jeder Zuständige wird als 👤 Zugewiesen an … in den Aufgabendetails gespeichert – so erreicht die Zuweisung über Google Tasks alle Mitarbeiter und erscheint auch in der Google Tasks-App als Text. Eine Aufgabe mit zwei Zuständigen erscheint im Personenfilter unter beiden. Mehr dazu im Guide Aufgaben in Google Tasks zuweisen.

Einheitliche Reihenfolge für alle

Eine geteilte Liste ist nur sinnvoll nutzbar, wenn alle dieselbe Ordnung sehen. Die Benutzerdefinierte Sortierung wird synchronisiert: Wenn ein Editor eine Aufgabe verschiebt, folgen alle Kopien – auch Viewer-Kopien – bei der nächsten Synchronisierung. Neue Kopien übernehmen die Reihenfolge der zuletzt geänderten Version.

Ausnahmen behalten ihre eigene Ordnung: Listen, die nach Fälligkeit, Titel oder letzter Änderung sortiert sind (stell alle über das Listenmenü zurück auf Benutzerdefiniert), erledigte Aufgaben und offene Aufgaben mit identischem Titel. Wenn zwei Personen gleichzeitig dieselbe Aufgabe verschieben, gewinnt die letzte Synchronisierung. Siehe Aufgaben in einer Liste sortieren.

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Weitere Kontrollmöglichkeiten

Rollen sind die feinste, aber nicht die einzige Steuerung. Im selben Freigabe-Dialog kann der Besitzer auch:

• Zugriff auf aktuelle Mitglieder beschränken (Premium): Der Einladungslink funktioniert nicht mehr, bestehende Mitarbeiter bleiben. “Zugriff für neue Mitglieder erlauben” schaltet ihn wieder frei.
• Mitarbeiter entfernen (Premium): Sie behalten eine Kopie der Liste, aber ihre Änderungen erreichen niemanden mehr und sie erhalten keine Updates mehr.
• Freigabe beenden: Beendet die Freigabe für alle. Jeder behält seine Kopie, und du kannst die Liste später neu teilen.

Details dazu im FAQ zu geteilten Listen.

FAQ

Fazit

Google Tasks bietet keinen Nur-Lese-Zugriff, weil es weder Freigaben noch Berechtigungen kennt. TasksBoard ergänzt beides: Editor- und Viewer-Rollen pro Mitarbeiter, eine Standardrolle für neue Mitglieder und Synchronisierungsregeln, die selbst bearbeitete Viewer-Kopien wieder bereinigen.

Kombiniere die Viewer-Rolle mit dem Personenfilter und einem ?assignee=-Link, und Kunden oder Vorgesetzte können genau ihren relevanten Board-Ausschnitt verfolgen, ohne ihn zu verändern. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du im Hilfezentrum: Nur-Lese-Zugriff auf geteilte Aufgaben.