Google Tasks Aktivitätslog: Wer hat was in geteilten Listen gemacht
Eine Aufgabe auf Ihrer gemeinsamen Liste wurde am Dienstag als erledigt markiert. Niemand kann sich daran erinnern, sie erledigt zu haben. Eine andere Aufgabe verschwand von der Liste, und das Fälligkeitsdatum einer dritten wurde um eine Woche verschoben. In Google Tasks gibt es keine Möglichkeit herauszufinden, wer diese Änderungen vorgenommen hat oder wann.
Google Tasks speichert nur den aktuellen Zustand einer Aufgabe – nichts weiter. Für persönliche Listen ist das in Ordnung. Bei einer Liste, die Sie mit einem Team teilen, endet jede Frage zur Historie jedoch in einem Chat-Thread: “Hast du das erledigt?”, “Wer hat die Deadline verschoben?”, “Wo ist die Onboarding-Aufgabe hin?”.
Diese Anleitung erklärt, warum Google Tasks kein Aktivitätsprotokoll führt und wie Sie mit TasksBoard eines für eine geteilte Liste erhalten: ein Board-weites Aktivitätspanel, eine Historie pro Aufgabe, ein Protokoll aller erledigten Aufgaben mit wöchentlicher Zusammenfassung und eine Benachrichtigung, wenn Ihnen jemand eine Aufgabe zuweist.
Warum Google Tasks kein Aktivitätsprotokoll hat
Google Tasks wurde als persönliches Erfassungstool entwickelt. Jede Liste gehört zu einem Google-Konto, daher gab es nie einen Grund, festzuhalten, wer was geändert hat: Die Antwort war immer “Sie”.
Die Tasks-API spiegelt dieses Design wider. Eine Aufgabe enthält einen updated-Zeitstempel und, sobald erledigt, einen completed-Zeitstempel. Es gibt kein Feld für die Person, die die Änderung vorgenommen hat, keinen Ereignisstrom und keine Möglichkeit, eine frühere Version einer Aufgabe zu lesen. Sobald eine Aufgabe bearbeitet wird, ist der vorherige Zustand verloren.
Aufgaben, die in einem Google Chat-Space oder einem Google Doc zugewiesen werden, zeigen zwar den Verantwortlichen an, führen aber ebenfalls kein Protokoll. Wenn Sie wissen möchten, wer eine Aufgabe wiedereröffnet oder ein Fälligkeitsdatum entfernt hat, kann Google Tasks Ihnen keine Auskunft geben. Für einen Überblick über das, was Google Teams bietet, lesen Sie unseren Guide zu Google Tasks für Teams.
Was TasksBoard protokolliert
Mit TasksBoard Premium (die Funktion “Aktivität & Historie”, enthalten in den Pro- und Team-Plänen) führt ein Board ein Protokoll über alle Änderungen an seinen Aufgaben:
- wer eine Aufgabe erstellt, erledigt, wiedereröffnet oder gelöscht hat
- wer jemanden zugewiesen oder die Zuweisung aufgehoben hat
- wer eine Aufgabe in eine andere Liste verschoben hat
- wann ein Fälligkeitsdatum gesetzt oder entfernt wurde
Bei einer geteilten Liste werden auch Änderungen Ihrer Mitwirkenden protokolliert, ebenso wie Änderungen aus den Google Tasks-Apps, Gmail oder Google Calendar, sobald die Liste synchronisiert wird. Bearbeitungen des Titels oder der Details einer Aufgabe werden nicht aufgezeichnet.
Die Historie gehört zur Liste, nicht zu einer Person. Ein Mitwirkender, der später zur geteilten Liste hinzukommt, sieht alles, was zuvor protokolliert wurde.
Das Aktivitätspanel öffnen
Das Aktivitätspanel zeigt das gesamte Board auf einen Blick, neueste Änderungen zuerst.
- Fahren Sie mit der Maus über den Board-Titel und klicken Sie auf das Historie-Symbol (“Board-Aktivität”) neben dem Dreipunkt-Menü.
- Das Aktivitäts-Panel öffnet sich rechts. Änderungen sind nach Tagen gruppiert.
- Nutzen Sie die beiden Menüs oben, “Alle Listen” und “Alle Personen”, um das Panel auf eine Liste oder eine Person einzugrenzen.
Jede Zeile nennt die Person, die Aufgabe und was passiert ist, mit Uhrzeit und Liste. Ihre eigenen Änderungen werden als “Sie” angezeigt. Klicken Sie unten auf “Mehr laden”, um weiter zurückzublättern.
- Etwa eine Minute Verzögerung: Das Protokoll wird aus den Analytics von TasksBoard gelesen, daher erscheint eine Änderung im Panel etwa eine Minute nachdem sie passiert ist
- Änderungen von Mitwirkenden kommen mit dem Sync: Eine in der Google Tasks-App erledigte Aufgabe wird protokolliert, sobald die geteilte Liste synchronisiert wird
- 90 Tage Historie: Das Panel deckt die letzten 90 Tage ab; "Mehr laden" blättert innerhalb dieses Zeitraums zurück
- Für alle auf der Liste sichtbar: Ein später hinzugekommener Mitwirkender sieht den vollständigen Verlauf
Die einminütige Verzögerung ist praktisch relevant: Wenn Sie eine Aufgabe erledigen und das Panel sofort öffnen, ist die Zeile noch nicht da. Warten Sie einen Moment und öffnen Sie es erneut.
Die Historie einer einzelnen Aufgabe ansehen
Wenn es um eine einzelne Aufgabe geht, müssen Sie nicht das gesamte Board durchscrollen.
- Klicken Sie auf die Aufgabe, um sie zu öffnen.
- Klicken Sie unter der Schaltflächenleiste auf Historie.
Sie erhalten dieselben Einträge wie im Aktivitätspanel, beschränkt auf diese Aufgabe: wann sie erstellt wurde und von wem, jedes Mal, wenn sie erledigt oder wiedereröffnet wurde, wer zugewiesen wurde und wann sie die Liste gewechselt hat. So klären Sie schnell Fragen wie “Ich habe diese Aufgabe nie gesehen” oder “Ich habe die sehr wohl erledigt”.
Das Erledigt-Protokoll und “Was ich diese Woche gemacht habe”
Das Aktivitätspanel beantwortet “Wer hat das angefasst?”. Das Erledigt-Protokoll beantwortet eine andere Frage: “Was wurde tatsächlich erledigt?”.
- Öffnen Sie das Dreipunkt-Menü des Boards.
- Klicken Sie auf Erledigte Aufgaben.
Das Dialogfeld listet jede erledigte Aufgabe auf allen Listen des Boards mit dem Zeitpunkt der Erledigung auf, gruppiert in Heute, Gestern, Diese Woche und Früher, mit genauer Anzahl. Geben Sie etwas ins Suchfeld ein, um nach Aufgabe, übergeordneter Aufgabe oder Liste zu filtern.
Oben befindet sich die Box Was ich diese Woche gemacht habe. Sie zählt die Aufgaben, die in den letzten sieben Tagen auf dem Board erledigt wurden, pro Tag und pro Liste, unabhängig davon, wer sie erledigt hat. Bei einer geteilten Liste dient sie also auch als Team-Zusammenfassung: Wie viel hat sich das Board diese Woche bewegt, und auf welcher Liste landete der Großteil der Arbeit.
Zwei Nutzungsmöglichkeiten für Teams:
- Freitags-Zusammenfassung. Öffnen Sie das Erledigt-Protokoll, überfliegen Sie die Woche und kopieren Sie die Zahlen in Ihren Statusbericht, anstatt die Woche aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.
- Montags-Review. Vergleichen Sie “Diese Woche” mit dem, was geplant war. Listen ohne erledigte Aufgaben sind der beste Gesprächseinstieg.
Wenn Sie diese Zusammenfassung zugestellt bekommen möchten, statt sie selbst zu öffnen, sendet Premium auch eine Erledigt-E-Mail, wenn Mitwirkende Aufgaben auf einer geteilten Liste erledigen. Unser Beitrag zu Google Tasks-E-Mail-Benachrichtigungen erklärt das Setup.
TasksBoard ausprobieren
Teilen Sie eine Google Tasks-Liste mit Ihrem Team und behalten Sie den Überblick, wer Aufgaben erledigt, zugewiesen oder verschoben hat. Ihre Aufgaben bleiben in Google Tasks.
Jetzt starten →Benachrichtigt werden, wenn Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird
Ein Protokoll zeigt Ihnen, was passiert ist, nachdem es passiert ist. Bei Zuweisungen möchten Sie meist sofort Bescheid wissen. Wenn ein Mitwirkender Ihnen in einer geteilten Liste eine Aufgabe zuweist, kann TasksBoard Sie auf zwei Weisen benachrichtigen.
Browser-Benachrichtigung. Wenn Sie Benachrichtigungen für geteilte Listen über das Glockensymbol in der Kopfzeile aktiviert haben, erhalten Sie eine Push-Benachrichtigung: sofort, wenn die Aufgabe in TasksBoard zugewiesen wird, ansonsten beim Sync der Liste.
E-Mail. Schalten Sie die Option “Aufgaben, die mir zugewiesen wurden” ein:
- Klicken Sie auf Ihr Profilbild, dann auf Kontoeinstellungen.
- Unter Benachrichtigungen aktivieren Sie Aufgaben, die mir zugewiesen wurden.
Zuweisungen werden einige Minuten gesammelt und als eine E-Mail versendet, sodass fünf hintereinander zugewiesene Aufgaben nicht fünf Nachrichten produzieren. Jede E-Mail enthält einen “Abmelden”-Link, der eine Bestätigungsseite öffnet; dies deaktiviert die Option. Die E-Mail-Benachrichtigungen sind Premium-Features: In einem kostenlosen Konto öffnet der Schalter das Premium-Angebot.
Alles, was Ihnen zugewiesen wird – sei es aus TasksBoard, einem Google Doc oder Chat-Space – wird auch im Smart-Board Mir zugewiesen in der Seitenleiste gesammelt. Mehr zur Zuweisung in unserem Guide Aufgaben in Google Tasks zuweisen.
Eine einfache Routine für geteilte Listen
Sobald das Protokoll existiert, lohnt es sich, festzulegen, wie Ihr Team es nutzt. Eine leichte Routine, die für kleine Teams funktioniert:
- Täglich: Niemand öffnet das Protokoll. Zuweisungsbenachrichtigungen und Mitteilungen zu geteilten Listen reichen für den Alltag.
- Wenn etwas seltsam aussieht: Öffnen Sie die Historie der Aufgabe, bevor Sie im Chat fragen. Die meisten “Wer hat das gemacht?”-Fragen sind in zehn Sekunden beantwortet.
- Wöchentlich: Eine Person öffnet “Erledigte Aufgaben”, liest “Was ich diese Woche gemacht habe” und nutzt das Aktivitätspanel gefiltert auf “Alle”, um zu prüfen, ob nichts versehentlich gelöscht oder verschoben wurde.
Da das Protokoll 90 Tage abdeckt, können Sie auch am Ende eines Quartals zurückblicken und sehen, wann die Aufgaben eines Projekts tatsächlich erledigt wurden – und nicht, wann Sie sich daran erinnern.
FAQ
Fazit
Google Tasks verrät Ihnen nicht, wer eine Aufgabe auf einer geteilten Liste erledigt, verschoben oder gelöscht hat, weil es nie dafür ausgelegt war, dies zu protokollieren. TasksBoard übernimmt das für Sie: ein Aktivitätspanel für das Board, einen Historie-Button pro Aufgabe, ein Erledigt-Protokoll mit “Was ich diese Woche gemacht habe”-Zusammenfassung und Benachrichtigungen bei Zuweisungen. Änderungen erscheinen nach etwa einer Minute und bleiben 90 Tage erhalten.
Wenn Ihr Team bereits Google Tasks-Listen teilt, öffnen Sie ein Board, fahren Sie mit der Maus über den Titel und klicken Sie auf das Historie-Symbol. Die vollständige Referenz finden Sie im Hilfe-Center: Aktivitätsprotokoll, Aufgabenhistorie und erledigte Aufgaben.
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