Voltooide taken bekijken en verwijderen in Google Tasks

Een taak afvinken in Google Tasks geeft een voldaan gevoel. Maar wat gebeurt er met al die afgeronde taken? Ze stapelen zich op onderaan je lijst, waardoor je actieve taken moeilijker te vinden zijn. Deze gids legt uit hoe voltooide taken werken in Google Tasks, hoe je ze kunt bekijken en hoe je ze opruimt wanneer je er klaar voor bent.

Wat gebeurt er als je een taak voltooit in Google Tasks?

Wanneer je een taak afvinkt in Google Tasks, verdwijnt deze niet. De taak verplaatst naar een “voltooid” gedeelte onderaan je huidige lijst. Er verschijnt een doorhalingsstreep door de taaknaam om aan te geven dat deze afgerond is.

Voltooide taken blijven onbeperkt in je lijst staan, tenzij je actie onderneemt om ze te verwijderen. Als je Google Tasks al een tijdje gebruikt zonder op te ruimen, kunnen er tientallen voltooide taken onder je actieve werk staan.

Voltooide taken bekijken in Google Tasks

Voltooide taken staan standaard onderaan elke takenlijst. Zo bekijk je ze:

1. Open Google Tasks in je browser of in de zijbalk van Gmail.
2. Scroll naar beneden in een takenlijst.
3. Je ziet een sectie genaamd Voltooid met een aantal tussen haakjes, bijvoorbeeld “Voltooid (12)”.
4. Klik of tik op de sectiekop om de lijst met voltooide taken uit te klappen of in te klappen.

In de Google Tasks mobiele app (Android en iOS) werkt het hetzelfde. Scroll naar beneden en tik op de sectie Voltooid om deze te tonen of verbergen.

Voltooide taken verbergen zonder ze te verwijderen

Als voltooide taken je overzicht verstoren maar je ze nog niet wilt verwijderen, kun je de sectie inklappen. De taken blijven dan in de lijst staan, maar zijn niet zichtbaar.

Klik of tik op de kop Voltooid om de sectie in te klappen. De taken blijven bewaard, het aantal geeft aan hoeveel er wachten, en je kunt de sectie altijd weer uitklappen om ze te bekijken.

Er is geen instelling in Google Tasks om voltooide taken automatisch in alle lijsten te verbergen. Je beheert de zichtbaarheid per lijst, per sessie.

Een voltooide taak herstellen

Voltooide taken kun je altijd weer activeren door het vinkje te verwijderen.

1. Klap de sectie Voltooid uit.
2. Klik of tik op het vinkje naast de taak die je wilt herstellen.
3. De taak verplaatst terug naar het actieve gedeelte van je lijst, zonder doorhalingsstreep.

Dit is handig als je merkt dat een taak te vroeg is afgevinkt, of als een situatie zich herhaalt en je dezelfde taak opnieuw wilt gebruiken.

Voltooide taken verwijderen in Google Tasks

Voltooide taken verwijderen verwijdert ze definitief uit je lijst. Je kunt dit niet ongedaan maken, dus doe dit alleen als je zeker weet dat je deze taken niet meer nodig hebt.

Op de website (tasks.google.com of Gmail zijbalk):

1. Klik op het drie-stippen menu bovenaan de takenlijst.
2. Selecteer Voltooide taken verwijderen in het dropdownmenu.
3. Bevestig de verwijdering wanneer hierom wordt gevraagd.

Alle voltooide taken in die lijst worden direct verwijderd.

In de mobiele app (Android en iOS):

1. Tik op het drie-stippen icoon bovenaan de lijst.
2. Tik op Alle voltooide taken verwijderen.
3. Bevestig.

Belangrijk: Deze actie verwijdert ALLE voltooide taken in de huidige lijst in één keer. Je kunt geen individuele voltooide taken verwijderen met de “alles verwijderen” functie. Om één voltooide taak te verwijderen, klap je de sectie Voltooid uit, tik je op de taak en gebruik je het prullenbak-icoon.

Probeer TasksBoard

Bekijk de voltooide taken van je team op een gedeeld kanbanbord. Volg de voortgang in realtime en houd je actieve werk zichtbaar zonder de geschiedenis te verliezen.

Aan de slag →

Kun je zoeken in voltooide taken?

Nee. Google Tasks heeft geen zoekfunctie in de native app. Je kunt niet zoeken in voltooide of actieve taken op trefwoord. De enige manier om een specifieke voltooide taak te vinden, is handmatig door de sectie Voltooid te scrollen.

Als je naar eerder werk wilt kunnen zoeken op trefwoord, kun je overwegen een apart logboek bij te houden in Google Docs of een andere notitie-app naast je Google Tasks-lijst.

Kun je de geschiedenis van voltooide taken exporteren?

Niet rechtstreeks vanuit de Google Tasks-interface. Google Tasks heeft geen ingebouwde exportfunctie. Je kunt wel Google Takeout gebruiken om al je Google-gegevens te exporteren, inclusief je taken. De export komt in een .zip bestand met je taakgegevens in JSON-formaat.

Voor meer details over het exporteren van taakgegevens, zie de Google Tasks exportgids.

Hoe vaak moet je voltooide taken opruimen?

Er is geen goed of fout antwoord, maar een wekelijkse routine werkt voor de meeste mensen. Een opruimsessie van vijf minuten op vrijdag, waarbij je door je voltooide taken scrolt, taken die nog aandacht nodig hebben herstelt en de rest opruimt, voorkomt dat je lijst te lang wordt.

Sommige mensen ruimen liever dagelijks voltooide taken op als onderdeel van hun dagelijkse taakmanagementroutine. Anderen laten ze liever oplopen en doen een maandelijkse review. Het belangrijkste is dat je een gewoonte creëert in plaats van ze maandenlang te laten ophopen.

Voltooide taken en de “Sorteren op datum”-weergave

Wanneer je je lijst sorteert op datum (zie de Google Tasks sorteergids voor uitleg), verschijnen voltooide taken nog steeds onderaan in de sectie Voltooid. Ze zijn gescheiden van je actieve taken, ongeacht hun deadline.

Dit betekent dat het opruimen van voltooide taken geen invloed heeft op je sorteervolgorde of de indeling van je actieve taken. Je actieve lijst blijft precies zoals hij was.

Voltooide taken beheren in teamverband

Een beperking van de native Google Tasks is dat de “voltooid”-weergave persoonlijk is. Elk teamlid ziet zijn eigen voltooide taken, maar kan niet zien wie wat heeft voltooid of wanneer.

Als je taken deelt met collega’s via TasksBoard, verschijnen voltooide taken als “gedaan” kaarten op het gedeelde kanbanbord. Je kunt zien welk teamlid een kaart naar de kolom Gedaan heeft verplaatst en wanneer dit gebeurde, wat een duidelijk overzicht geeft zonder extra instellingen.

Dit is vooral handig voor teams die gedeelde takenlijsten beheren waarbij zichtbaarheid van voortgang belangrijk is.

Tips voor netjes omgaan met voltooide taken

Een paar gewoontes die je taakgeschiedenis nuttig houden zonder je actieve overzicht te verstoren:

• Bekijk voor het opruimen. Scan voltooide taken snel voordat je ze verwijdert. Soms bevat een voltooide taak een notitie of deadline die je wilt onthouden.
• Ruim lijst voor lijst op. De verwijderactie geldt voor één lijst per keer. Als je meerdere lijsten hebt, werk ze één voor één af om per ongeluk de verkeerde lijst te legen te voorkomen.
• Gebruik aparte lijsten voor archieven. Als je een overzicht van voltooide taken wilt bewaren (bijvoorbeeld voor facturatie), maak dan een aparte “Voltooid Archief”-lijst aan en verplaats belangrijke taken hiernaartoe voordat je je hoofdli