Dela Google Tasks som skrivskyddad - ge någon läsbehörighet
Du vill att en kund ska kunna följa projektets framsteg utan att kunna markera saker som klara. Eller att en ny anställd ska kunna se teamets lista i en vecka innan de börjar ändra den. Eller så vill din chef ha insyn i backlogen, men inte möjlighet att redigera den.
Google Tasks kan inte göra något av detta. Det finns ingen delningsfunktion för vanliga listor, och även där Google har lagt till samarbete, som i Chat-utrymmen och Docs, finns det ingen skrivskyddad möjlighet: alla som kan se en uppgift kan redigera den.
Den här guiden visar hur du delar en Google Tasks-lista som skrivskyddad med TasksBoard, vad en betraktare ser och inte kan göra, samt relaterade verktyg som gör en delad lista läsbar för ett helt team: personfiltret, länkar som öppnar en persons uppgifter, flera ansvariga för en uppgift och en uppgiftsordning som är densamma för alla.
Varför Google Tasks saknar behörigheter
Varje Google Tasks-lista tillhör exakt ett Google-konto. När TasksBoard delar en lista får varje medarbetare en egen kopia i sitt eget konto, och TasksBoard håller kopiorna synkroniserade. Det är det enda sättet att dela en lista som fortfarande visas i Gmail, Google Kalender och Google Tasks-appen för alla.
Konsekvensen är att Google själv inte har någon aning om att listan delas och ingen uppfattning om vem som får redigera den. Behörigheter måste finnas i synkroniseringslagret. Det är vad TasksBoards roller gör. För bakgrunden om hur delade listor fungerar, se hur man delar Google Tasks.
Två roller: Redigerare och Betraktare
En medarbetare på en delad lista eller ett delat bord är antingen en Redigerare eller en Betraktare.
- Redigerare är rollen alla har haft hittills: full tillgång att lägga till, redigera, slutföra, ändra ordning, tilldela och ta bort uppgifter.
- Betraktare ser listan och alla uppgifter i den, hålls synkroniserade som vanligt, men kan inte ändra något.
Betraktare ingår i TasksBoard Team-planen. På den kostnadsfria planen och på Pro delar alla med full redigeringsåtkomst, som tidigare. Utan Team-planen visas rollväljarna, men att ändra dem öppnar Team-erbjudandet.
Endast ägaren av listan, den som delade den först, sätter roller.
Ge en medarbetare skrivskyddad åtkomst
- Öppna listans trepunktsmeny och klicka på Dela lista. För ett delat bord, öppna bordmenyn och klicka på Dela bord.
- I dialogrutan, hitta medarbetaren i listan över personer.
- Bredvid deras namn, välj Betraktare istället för Redigerare.
Förändringen träder i kraft omedelbart. Medarbetaren behåller listan på sitt bord, med en “Endast visa”-märkning i rubriken. På ett delat bord gäller rollen för varje lista på bordet, inklusive listor du lägger till senare.
En betraktare som senare behöver arbeta med listan kan bytas tillbaka till Redigerare från samma dialog, utan att behöva dela listan igen.
Gör alla som ansluter till betraktare
Om du delar en länk med en större grupp, en kundgrupp eller en avdelning, kanske du vill att varje ny medlem ska ansluta som betraktare.
- Öppna dialogrutan Dela lista (eller Dela bord).
- Under Länkdelning, ställ in Nya medlemmar ansluter som till Betraktare.
- Kopiera länken och skicka den.
Inbjudningssidan informerar då personen “Du kommer att ha skrivskyddad åtkomst till denna lista” innan de ansluter. Personer som redan har anslutit behåller sin nuvarande roll tills du ändrar den en och en.
Vad en betraktare ser och inte kan göra
En betraktares kopia av listan ser ut som vilken annan lista som helst på deras bord, med “Endast visa”-märkningen i rubriken. Uppgifterna, förfallodatum, etiketter och ansvariga finns alla där och hålls uppdaterade.
Vad som saknas är alla sätt att ändra den:
- Kan: se alla uppgifter, förfallodatum, etiketter och ansvariga; söka och filtrera; följa listan när den ändras
- Kan inte: lägga till, redigera, slutföra, ändra ordning, tilldela eller ta bort uppgifter
- Dolt: raden för att lägga till uppgifter, uppgiftsmenyn och uppgiftsredigeraren; dra och släpp är avstängt; byta namn på eller ta bort listan är inaktiverat
- Informeras: dialogrutan för delad lista säger "Du har endast läsbehörighet till denna lista"
Hur är det med Gmail och Google Tasks-appen?
Det här är delen som behöver förklaras för betraktare. Google Tasks har inga behörigheter, så en betraktare har fortfarande en riktig kopia av listan i sitt eget Google-konto. Från Gmail, Google Kalender eller Google Tasks-appen kan de redigera den kopian. De kan också släppa en uppgift i den från en annan lista i TasksBoard.
Dessa ändringar når aldrig de andra medarbetarna. Vid nästa synkronisering sätter TasksBoard betraktarens kopia i linje med redigerarnas kopia: uppgifter de lagt till tas bort, uppgifter de tagit bort kommer tillbaka, deras redigeringar återställs och ordningen återupprättas.
Så skrivskyddsregeln gäller för teamet, men en betraktare som redigerar från Google Tasks-appen kommer att se sin ändring försvinna. Berätta det i förväg och peka dem till hjälpsidan för skrivskyddad åtkomst om de undrar vad som hände.
Visa en persons uppgifter med personfiltret
När flera personer delar ett bord är nästa fråga vanligtvis “kan jag bara se mina?” eller “visa mig vad Alex har på sitt bord”.
Ett bord med minst en delad lista visar personmarkeringar bredvid sitt namn: Alla, en avatar per medarbetare och Otilldelade.
- Klicka på en medarbetares avatar för att bara visa uppgifterna som är tilldelade dem, i alla listor på bordet.
- Klicka på Otilldelade för att se uppgifterna som ingen äger ännu.
- Klicka på avataren igen, eller på Alla, för att gå tillbaka till hela bordet.
Valet sparas per bord på din enhet. Markeringarna döljs på de smarta borden och när en sökning är aktiv. För ett filter över alla bord, använd “Vem”-filtret i sökfältet, beskrivet på sökfiltersidan.
Skicka en länk som öppnar en persons uppgifter
När ett personfilter är aktivt får sidadressen ?assignee=<email> (eller ?assignee=otilldelad). Kopiera den adressen och skicka den.
Detta är ett praktiskt par med Betraktarrollen. En ägare kan dela ett bord med en kund som skrivskyddat, sedan skicka dem en länk som öppnar bordet filtrerat på uppgifterna som är tilldelade deras kontohanterare. Alla andra fortsätter att se hela bordet; länken ändrar bara vad mottagaren ser när de öppnar den.
Flera ansvariga för en uppgift
Skrivskyddad delning och personfiltret förlitar sig båda på att tilldelningar är korrekta, och verkligt arbete har inte alltid en ägare. En uppgift i en delad lista kan ha flera ansvariga.
- Klicka på en uppgift i en delad lista för att öppna redigeraren.
- Klicka på Lägg till ansvarig (personikonen) i verktygsfältet.
- Klicka på varje person för att lägga till eller ta bort dem. En ifylld cirkel markerar nuvarande ansvariga, och popup-fönstret stannar öppet så du kan välja flera i rad.
Deras avatarer staplas på kortet. Varje ansvarig lagras som en 👤 Tilldelad till …-rad i uppgiftens detaljer, vilket är hur tilldelningen når medarbetarna via Google Tasks, och varför den är synlig som text i Google Tasks-appen. En uppgift med två ansvariga visas under båda personerna i personfiltret. Mer i vår guide om att tilldela Google Tasks.
Samma ordning för alla
En delad lista är bara läsbar om alla ser den på samma sätt. Den anpassade ordningen för en delad lista synkroniseras: när en redigerare drar en uppgift till en ny plats följer de andra kopiorna, inklusive betraktarnas kopior, vid nästa synkronisering. En kopia som synkroniseras för första gången tar ordningen från kopian som ändrades.
Några fall behåller sin egen ordning: listor sorterade efter förfallodatum, titel eller senast uppdaterad (byt alla tillbaka till Anpassad ordning från listmenyn), slutförda uppgifter och öppna uppgifter som har samma titel. Om två personer flyttar samma uppgift samtidigt vinner den sista synkroniseringen. Se sortera uppgifter i en lista.
Prova TasksBoard Team
Dela Google Tasks-listor med redigerare och betraktare, filtrera ett bord efter person och håll alla kopior i samma ordning. En räkning för hela teamet.
Se planer →Andra sätt att kontrollera vem som kan göra vad
Roller är den finaste kontrollen, men inte den enda. Från samma Dela lista-dialog kan ägaren också:
- Begränsa åtkomst till nuvarande medlemmar (Premium): inbjudningslänken slutar fungera, nuvarande medarbetare stannar. “Tillåt åtkomst för nya medlemmar” sätter på den igen.
- Ta bort en medarbetare (Premium): de behåller en kopia av listan som den är, men deras ändringar når inte längre någon och de tar inte längre emot dina.
- Sluta dela: avslutar delningen för alla. Varje medarbetare behåller en kopia, och du kan dela igen senare med en ny länk.
Allt detta täcks i vanliga frågor om delade listor.
Vanliga frågor
Sammanfattning
Google Tasks har ingen skrivskyddad delning eftersom det inte har någon delning eller behörigheter alls. TasksBoard lägger till båda ovanpå dina listor: Redigerare- och Betraktare-roller per medarbetare, en standardroll för alla som ansluter via länken och synkroniseringsreglerna som håller en betraktares kopia i linje även när de redigerar den från Gmail.
Para ihop Betraktarrollen med personfiltret och en ?assignee=-länk, så kan en kund eller chef följa exakt den del av bordet som berör dem utan att röra resten. Steg-för-steg-referensen finns i hjälpcentret: skrivskyddad åtkomst till delade uppgifter.
