Google Tasks aktivitetslogg: se vem som gjorde vad i en delad lista
En uppgift på din delade lista markerades som klar på tisdagen. Ingen minns att ha gjort den. En annan uppgift försvann från listan, och deadline för en tredje flyttades med en vecka. I Google Tasks finns det inget sätt att ta reda på vem som gjorde detta, eller när.
Google Tasks sparar bara uppgiftens nuvarande tillstånd. För en personlig lista fungerar det bra. Men för en lista du delar med ett team blir varje fråga om historik en diskussion i Chat: “Avslutade du den här?”, “Vem flyttade deadline?”, “Vart tog onboarding-uppgiften vägen?”.
Den här guiden förklarar varför Google Tasks saknar aktivitetslogg, och hur du får en på en delad lista med TasksBoard: en panel med all aktivitet, historik per uppgift, en logg över allt som avslutats med veckosammanfattning, och en notis när någon tilldelar dig en uppgift.
Varför Google Tasks saknar aktivitetslogg
Google Tasks designades som ett personligt verktyg för att samla uppgifter. Varje lista tillhör ett Google-konto, så det fanns aldrig anledning att spara vem som gjorde vad: svaret var alltid du.
Tasks API speglar den designen. En uppgift har en updated-tidsstämpel och, när den är klar, en completed-tidsstämpel. Det finns inget fält för vem som gjorde ändringen, ingen händelseström och inget sätt att läsa ett tidigare tillstånd av en uppgift. När en uppgift redigeras är det tidigare tillståndet borta.
Uppgifter som tilldelas i Google Chat eller Google Docs visar vem som är ansvarig, men sparar ingen logg heller. Om du behöver veta vem som öppnade en uppgift igen eller tog bort en deadline kan Google Tasks inte berätta det. För en bredare bild av vad Google erbjuder team, se vår guide om Google Tasks för team.
Vad TasksBoard loggar
Med TasksBoard Premium (funktionen “Aktivitet & historik”, ingår i både Pro- och Team-planen) sparar en tavla en logg över vad som händer med dess uppgifter:
- vem som skapade, avslutade, öppnade igen eller tog bort en uppgift
- vem som tilldelade eller avtog någon
- vem som flyttade en uppgift till en annan lista
- när en deadline sattes eller togs bort
På en delad lista loggas även ändringar från dina medarbetare, liksom ändringar gjorda i Google Tasks-appen, Gmail eller Google Calendar när listan synkas. Redigeringar av en uppgifts titel eller detaljer loggas inte.
Historiken tillhör listan, inte en person. En medarbetare som gått med senare ser allt som loggats på listan innan de kom.
Öppna aktivitetspanelen
Aktivitetsvyn visar hela tavlan på en gång, senaste ändringar först.
- Håll muspekaren över tavlans namn och klicka på historikikonen (“Tavlans aktivitet”) bredvid trepunktsmenyn.
- Aktivitetsvyn öppnas till höger. Ändringar grupperas per dag.
- Använd de två menyerna högst upp, “Alla listor” och “Alla”, för att begränsa vyn till en lista eller en person.
Varje rad visar personen, uppgiften och vad som hände, med tid och lista. Dina egna ändringar står “Du”. Klicka “Ladda mer” längst ner för att bläddra bakåt.
- Cirka en minuts fördröjning: loggen hämtas från TasksBoards analys, så en ändring dyker upp i vyn ungefär en minut efter att den skett
- Medarbetares ändringar synkas: en uppgift avslutad i Google Tasks-appen loggas när den delade listan synkas
- 90 dagars historik: vyn täcker de senaste 90 dagarna; "Ladda mer" bläddrar inom det fönstret
- Delad av alla på listan: en medarbetare som går med senare ser hela loggen
Den lilla fördröjningen är viktig i praktiken: om du avslutar en uppgift och öppnar vyn direkt, syns ändringen inte än. Vänta en stund och öppna igen.
Se en uppgifts historik
När frågan gäller en enskild uppgift behöver du inte bläddra igenom hela tavlan.
- Klicka på uppgiften för att öppna den.
- Klicka på Historik under dess knapprad.
Du får samma rader som i aktivitetsvyn, men begränsat till den uppgiften: när den skapades och av vem, varje gång den avslutades eller öppnades igen, vem som tilldelades och när den flyttades mellan listor. Detta är det snabbaste sättet att lösa “Jag har aldrig sett den här uppgiften” eller “Jo, jag avslutade den”.
Avslutningsloggen och “Vad jag gjorde denna vecka”
Aktivitetsvyn svarar på “vem rörde detta?”. Avslutningsloggen svarar på en annan fråga: “vad blev faktiskt klart?”.
- Öppna tavlans trepunktsmeny.
- Klicka på Avslutade uppgifter.
Dialogrutan listar alla avslutade uppgifter på tavlan med tidpunkten de avslutades, grupperade som Idag, Igår, Denna vecka och Tidigare, med exakt antal. Använd sökrutan för att filtrera på uppgift, huvuduppgift eller lista.
Högst upp finns rutan Vad jag gjorde denna vecka. Den räknar uppgifter avslutade på tavlan de senaste sju dagarna, per dag och per lista, oavsett vem som avslutade dem. På en delad lista blir det en teamöversikt: hur mycket tavlan rört på sig denna vecka, och vilken lista det mesta landade i.
Två sätt team använder den:
- Fredagsavslutning. Öppna avslutningsloggen, skanna veckan och kopiera siffrorna till din statusuppdatering istället för att rekonstruera veckan från minnet.
- Måndagsgenomgång. Jämför “Denna vecka” mot vad som planerades. Listor med noll avslut är där samtalet bör börja.
Om du vill ha denna sammanfattning skickad istället för att öppna den kan Premium också skicka ett avslutningsmail när medarbetare avslutar uppgifter på en delad lista. Vårt inlägg om Google Tasks e-postnotiser täcker den inställningen.
Prova TasksBoard
Dela en Google Tasks-lista med ditt team och spara en logg över vem som avslutade, tilldelade och flyttade varje uppgift. Dina uppgifter stannar i Google Tasks.
Kom igång →Få en notis när en uppgift tilldelas dig
En logg berättar vad som hände efteråt. För tilldelningar vill du oftast veta direkt. När en medarbetare tilldelar dig en uppgift på en delad lista kan TasksBoard varna dig på två sätt.
Webbläsaravisering. Om du aktiverat notiser för delade listor från klockikonen i sidhuvudet får du en pushnotis: direkt om uppgiften tilldelades i TasksBoard, annars när listan synkas.
E-post. Slå på “Uppgifter tilldelade mig”:
- Klicka på din profilbild, sedan Kontoinställningar.
- Under Notiser, slå på Uppgifter tilldelade mig.
Tilldelningar samlas i några minuter och skickas som ett mail, så fem uppgifter i rad ger inte fem meddelanden. Varje mail avslutas med en Avsluta-länk som öppnar en bekräftelsesida där du stänger av notisen. E-postaviseringar är Premium: på ett gratis konto öppnar knappen Premium-erbjudandet.
Allt som tilldelats dig, från TasksBoard eller från Google Docs eller Chat, samlas också i den smarta tavlan Tilldelade mig i sidofältet. Mer om tilldelning i vår guide om att tilldela Google Tasks.
En enkel rutin för en delad lista
När loggen finns är det värt att bestämma hur ert team använder den. En lätt rutin som fungerar för små team:
- Dagligen: ingen öppnar loggen. Tilldelningsnotiser och notiser från delade listor sköter det dagliga.
- När något ser fel ut: öppna uppgiftens Historik innan du frågar i Chat. De flesta “vem gjorde detta?” besvaras på tio sekunder.
- Veckovis: en person öppnar Avslutade uppgifter, läser “Vad jag gjorde denna vecka” och använder aktivitetsvyn filtrerad på “Alla” för att kolla att inget togs bort eller flyttades av misstag.
Eftersom loggen täcker 90 dagar kan du också gå tillbaka vid kvartalets slut och se när en projekts uppgifter faktiskt avslutades, istället för när du minns det.
Vanliga frågor
Avslutning
Google Tasks kommer inte berätta vem som avslutade, flyttade eller tog bort en uppgift på en delad lista, för det var aldrig byggt för att spara den historiken. TasksBoard gör det åt dig: en aktivitetsvy för tavlan, en Historik-knapp på varje uppgift, en avslutningslogg med “Vad jag gjorde denna vecka”-sammanfattning och notiser när en uppgift tilldelas dig. Ändringar syns efter ungefär en minut och sparas i 90 dagar.
Om ditt team redan delar Google Tasks-listor, öppna en tavla, håll muspekaren över dess namn och klicka på historikikonen. Fullständig dokumentation finns i hjälpcentret: aktivitetslogg, uppgiftshistorik och avslutade uppgifter.
