การจัดสรรเวลา: วิธีใช้งานร่วมกับ Google Tasks เพื่อการจดจ่อที่ดีขึ้น

ปัญหาด้านประสิทธิภาพการทำงานส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดจากการมีรายการงานที่ผิดพลาด แต่เกิดจากการไม่ได้จัดสรรเวลาไว้สำหรับทำงานตามรายการเหล่านั้น Time blocking คือการฝึกจองช่วงเวลาในปฏิทินสำหรับงานเฉพาะเจาะจง เพื่อให้งานของคุณมีพื้นที่รับประกันในแต่ละวัน แทนที่จะต้องไปแย่งชิงเวลากับงานอื่นๆ ที่เหลืออยู่

เมื่อใช้ร่วมกับ Google Tasks และ Google Calendar การทำ Time blocking จะกลายเป็นระบบวงจรปิด (closed-loop system) คุณวางแผนงานในรายการ จองเวลาเพื่อทำ และทบทวนสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อสิ้นสุดวัน

ประเด็นสำคัญ:

• Time blocking ช่วยสำรองขีดความสามารถ: แทนที่จะคอยตอบสนองต่อสิ่งที่เข้ามา คุณสามารถกำหนดงานแต่ละอย่างลงในช่องเวลาในปฏิทินก่อนเริ่มวันใหม่ได้
• Google Calendar คือบ้านที่เหมาะสมสำหรับบล็อกเวลา: งานจาก Google Tasks สามารถปรากฏเป็นการแจ้งเตือนกิจกรรม ทำให้คุณเห็นทั้งรายการงานและตารางเวลาในมุมมองเดียว
• บล็อกเวลาสำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิสูง (Deep work) ต้องการการปกป้อง: การประชุม การแจ้งเตือน และการสลับบริบทไปมาจะกัดกินเวลาที่ต้องใช้สมาธิ เว้นแต่คุณจะปฏิบัติต่อบล็อกเวลาเหล่านั้นเสมือนเป็นคำมั่นสัญญาที่ต้องทำตาม
• TasksBoard เชื่อมโยงรายการงานและบอร์ด: การดูรายการงานของคุณในรูปแบบ kanban board ควบคู่ไปกับปฏิทินช่วยให้สังเกตเห็นการรับงานมากเกินไปได้ง่ายขึ้น ก่อนที่มันจะกลายเป็นปัญหา

Time blocking คืออะไรกันแน่

Time blocking ไม่ใช่แค่การจัดตารางเวลา แต่มันคือแนวทางที่ตั้งใจออกแบบเวลา โดยคุณจะจัดสรรหน่วยเวลาการทำงานที่มีประสิทธิภาพแต่ละหน่วยให้กับประเภทของงานก่อนที่จะเริ่มวันใหม่

มีรูปแบบที่นิยมใช้กัน 3 แบบ:

Task batching: จัดกลุ่มงานที่คล้ายกันไว้ในบล็อกเดียว เช่น ตอบอีเมลทั้งหมดตั้งแต่ 9:00 ถึง 9:30 น. ตรวจสอบโค้ดทั้งหมดตั้งแต่ 10:00 ถึง 11:00 น. วิธีนี้ช่วยลดการสลับบริบท

Day theming: กำหนดธีมให้กับทั้งวันหรือครึ่งวัน เช่น วันจันทร์เป็นวันวางแผน วันอังคารและวันพุธเป็นวันสำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิสูง วันพฤหัสบดีเป็นวันประชุม วันศุกร์เป็นวันทบทวนงาน วิธีนี้มีประโยชน์สำหรับพนักงานที่ต้องใช้ความรู้และมีความรับผิดชอบหลากหลาย

Time boxing: กำหนดระยะเวลาที่แน่นอนและเปลี่ยนแปลงไม่ได้ให้กับงานแต่ละอย่าง งานจะสิ้นสุดลงเมื่อหมดเวลาที่กำหนด ไม่ว่าจะเสร็จหรือไม่ก็ตาม วิธีนี้จะบังคับให้คุณตัดสินใจเรื่องขอบเขตของงาน ซึ่งงานแบบปลายเปิดมักจะเลี่ยงไป

คนส่วนใหญ่จะได้รับประโยชน์จากการผสมผสานทั้ง 3 วิธี ขึ้นอยู่กับความต้องการของแต่ละวัน

ทำไม Google Tasks เพียงอย่างเดียวถึงไม่เพียงพอ

รายการใน Google Tasks บอกคุณว่าต้องทำอะไร แต่มันไม่ได้บอกว่าต้องทำเมื่อไหร่

หากไม่มีการทำ Time blocking รายการงาน 20 รายการจะสร้างแรงกดดันที่มองไม่เห็น คุณจะรู้สึกถึงน้ำหนักของทุกอย่างในรายการตลอดทั้งวัน และสมองของคุณจะคอยคำนวณลำดับความสำคัญใหม่ตลอดเวลาแทนที่จะได้ลงมือทำ งานวิจัยด้านความสนใจและการจัดการงานแสดงให้เห็นอย่างสม่ำเสมอว่า การมีรายการงานโดยไม่มีตารางเวลาจะนำไปสู่ความวิตกกังวลที่มากขึ้นและผลลัพธ์ที่น้อยลง เมื่อเทียบกับการมีแผนงานที่กำหนดไว้ แม้จะเป็นแผนที่ไม่สมบูรณ์แบบก็ตาม

ปัญหาที่สองของการจัดการด้วยรายการเพียงอย่างเดียวคือ ความต้องการจากภายนอกจะเข้ามาเติมเต็มเวลาที่ไม่ได้ถูกปกป้องไว้ เพื่อนร่วมงานนัดประชุม หรือเธรดใน Slack ดึงคุณไปใช้เวลา 45 นาที เมื่อถึงเที่ยงวัน บล็อกเวลาที่คุณตั้งใจไว้สำหรับงานที่สำคัญที่สุดก็ถูกใช้ไปแล้ว โดยที่ไม่มีชื่อระบุไว้บนปฏิทินเพื่อปกป้องมัน

Time blocking ช่วยให้งานของคุณมีชื่ออยู่บนปฏิทิน และชื่อนั้นคือการจองเวลาสำหรับงานนั้น

วิธีตั้งค่า Time blocking ด้วย Google Tasks และ Google Calendar

ขั้นตอนที่ 1: ทบทวนรายการงานของคุณทุกเช้า

เปิดรายการ Google Tasks ของคุณและระบุงาน 3 ถึง 5 อย่างที่ต้องคืบหน้าในวันนี้ อย่าพยายามจัดตารางทุกอย่าง ให้ระบุสิ่งที่สำคัญและมีกำหนดส่งที่ชัดเจน

สำหรับทีมที่ใช้ TasksBoard การทบทวนในตอนเช้าจะทำได้ง่ายขึ้นในมุมมองบอร์ด คุณสามารถเห็นสิ่งที่อยู่ใน “This Week” สิ่งที่เกินกำหนด และสิ่งที่ค้างอยู่ใน “In Progress” นานเกินไป

ขั้นตอนที่ 2: ประเมินเวลาสำหรับงานสำคัญแต่ละอย่าง

งานทุกอย่างต้องการการประเมินเวลาคร่าวๆ ก่อนที่คุณจะจองเวลาให้มัน จงอยู่บนพื้นฐานของความเป็นจริงมากกว่าการมองโลกในแง่ดี

ข้อผิดพลาดทั่วไปในการประเมิน:

• ลืมเผื่อเวลาเปลี่ยนผ่านระหว่างงาน (5 ถึง 10 นาทีต่อการสลับงาน)
• ประเมินงานที่ทำเป็นครั้งแรกต่ำเกินไป
• ไม่คำนึงถึงการขัดจังหวะในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบเปิด

กฎง่ายๆ คือ ถ้าคุณคิดว่างานจะใช้เวลาหนึ่งชั่วโมง ให้จองเวลาไว้ 90 นาที

ขั้นตอนที่ 3: เปิด Google Calendar และเพิ่มบล็อกเวลาเป็นกิจกรรม

ใน Google Calendar ให้สร้างกิจกรรมใหม่สำหรับงานสำคัญแต่ละอย่าง ตั้งชื่อกิจกรรมให้เหมือนกับชื่องาน กำหนดระยะเวลาตามที่คุณประเมินไว้ ใช้ช่องรายละเอียดเพื่อวางรายละเอียดงานจาก Google Tasks

เคล็ดลับสำหรับการสร้างกิจกรรม:

• ใช้สีที่แตกต่างกันสำหรับบล็อกงานที่ต้องใช้สมาธิ เพื่อให้แยกออกจากกิจกรรมการประชุมบนปฏิทินได้อย่างชัดเจน
• เพิ่มคำว่า “Focus: ” เป็นคำนำหน้าชื่อบล็อกงานเพื่อให้สแกนได้ง่าย (เช่น “Focus: เขียนรายงานประจำไตรมาส”)
• ตั้งการแจ้งเตือนล่วงหน้า 5 นาทีก่อนเริ่มบล็อกเวลา เพื่อให้คุณมีเวลาปิดสิ่งรบกวนก่อนเริ่มเซสชัน

หากคุณต้องการให้งานจาก Google Tasks ปรากฏในปฏิทินโดยตรง ให้เปิดใช้งานปฏิทิน Google Tasks ในแถบด้านซ้ายของ calendar.google.com งานที่มีกำหนดส่งจะแสดงอยู่ที่ด้านบนของวันนั้นๆ

ขั้นตอนที่ 4: ปกป้องบล็อกเวลา

บล็อกเวลาบนปฏิทินจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อคุณรักษาไว้ได้ ให้ตั้งค่าบล็อกงานที่ต้องใช้สมาธิเป็น “Busy” ในการตั้งค่า Google Calendar เพื่อไม่ให้เพื่อนร่วมงานที่เข้าถึงการนัดหมายของคุณสามารถจองเวลาทับได้

ปิดการแจ้งเตือนสำหรับช่องทางการสื่อสารระหว่างช่วงบล็อกงานที่ต้องใช้สมาธิ สภาพแวดล้อมการทำงานส่วนใหญ่ที่ต้องการสมาธิสูงควรมีเวลาอย่างน้อย 45 นาทีโดยไม่มีการขัดจังหวะ ซึ่งหมายถึงการปิดการแจ้งเตือนตลอดระยะเวลาของบล็อกนั้น

ขั้นตอนที่ 5: ทบทวนงานเมื่อสิ้นสุดวัน

ในตอนท้ายของแต่ละวัน ให้ใช้เวลา 10 ถึง 15 นาทีเพื่อทบทวนสิ่งที่เกิดขึ้น

• บล็อกเวลาไหนที่ทำได้ตามแผน และบล็อกไหนที่เสียไปกับการถูกขัดจังหวะ?
• งานไหนที่ทำเสร็จแล้ว และงานไหนที่ต้องยกยอดไปทำต่อ?
• รายการงานที่สำคัญสำหรับวันพรุ่งนี้คืออะไร?

การทบทวนนี้จะช่วยปิดวงจรระหว่างรายการงานและตารางเวลา มันจะนำบทเรียนจากวันนี้ไปปรับใช้กับบล็อกเวลาของวันพรุ่งนี้ก่อนที่วันใหม่จะเริ่มขึ้น

การใช้ TasksBoard เพื่อเพิ่มการมองเห็นในการทำ Time blocking

ความท้าทายอย่างหนึ่งของการทำ Time blocking คือการทำให้รายการงานและตารางเวลาตรงกัน คุณอาจจองเวลาเพื่อทำงาน “สัมภาษณ์วิจัยผู้ใช้” แต่ลืมไปว่างานนั้นถูกแบ่งออกเป็น 4 งานย่อยที่มีผู้รับผิดชอบต่างกัน

TasksBoard ช่วยแก้ปัญหานี้ได้บางส่วนโดยการแสดง Google Tasks ของคุณในมุมมอง kanban board คุณสามารถเห็นได้ว่างานไหนพร้อมที่จะจัดตาราง งานไหนติดขัด และงานไหนที่ค้างอยู่โดยไม่มีความคืบหน้า มุมมองบอร์ดนี้ให้บริบทที่รายการแบบแบนราบไม่มี

ขั้นตอนการทำงานที่นิยมใช้:

1. ใช้ TasksBoard เพื่อจัดการรายการงานทั้งหมดข้ามโปรเจกต์และสมาชิกในทีม
2. ย้ายงานไปยังคอลัมน์ “This Week” ในขณะที่คุณวางแผนสัปดาห์
3. ใช้ Google Calendar เพื่อจองเวลาเฉพาะสำหรับงานใน “This Week”
4. เมื่อสิ้นสุดสัปดาห์ ให้ทบทวนบอร์ดเพื่อดูว่างานไหนย้ายไปที่ “Done” เทียบกับงานที่ยังค้างอยู่

รูปแบบนี้ช่วยให้การวางแผนอยู่ที่ระดับงาน (TasksBoard) และการจัดตารางอยู่ที่ระดับเวลา (Calendar) โดยไม่ต้องทำข้อมูลซ้ำซ้อนในสองระบบ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการงานเป็นทีม โปรดดูคู่มือของเราเกี่ยวกับ team task lists and shared Google Tasks

ข้อผิดพลาดทั่วไปในการทำ Time blocking และวิธีแก้ไข

ข้อผิดพลาด: จองเวลามากเกินไปในหนึ่งวัน วันที่มีบล็อกงานที่ต้องใช้สมาธิเต็ม 8 ชั่วโมงนั้นไม่สมจริง การประชุม อีเมล และคำขอที่ไม่คาดคิดมักจะกินเวลาประมาณ 30 ถึง 40 เปอร์เซ็นต์ของวันทำงานปกติ ให้จองเวลาสำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิสูงสุด 3 ถึง 5 ชั่วโมง และปล่อยเวลาที่เหลือเป็นช่วงเวลาว่างที่ไม่ได้กำหนดไว้

ข้อผิดพลาด: ทำบล็อกเวลาสั้นเกินไป บล็อกเวลา 15 นาทีสำหรับงานที่ต้องใช้ความคิดต่อเนื่องนั้นเป็นการสลับบริบทมากกว่าจะเป็นช่วงเวลาทำงาน สำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิสูง บล็อกเวลาที่น้อยกว่า 45 นาทีมักไม่ค่อยสร้างผลลัพธ์ที่มีความหมาย ออกแบบตารางเวลาของคุณโดยเน้นบล็อกเวลาหลัก 90 นาทีเมื่อเป็นไปได้

ข้อผิดพลาด: ไม่จัดตารางเวลาใหม่ให้กับบล็อกที่ถูกขัดจังหวะ หากการประชุมล่วงเวลาและกินเวลาบล็อกงานของคุณ สัญชาตญาณคือการทิ้งบล็อกนั้นไปเลยสำหรับวันนั้น แต่ให้เปลี่ยนเป็นการย้ายเวลาแทน หาช่วงเวลา 60 นาทีในภายหลังและจัดตารางบล็อกนั้นใหม่ งานนั้นยังคงจำเป็นต้องทำ

ข้อผิดพลาด: ปฏิบัติต่อทุกงานเสมือนเป็นงานที่ต้องใช้สมาธิสูง ไม่ใช่ทุกงานที่ต้องการเวลาที่ต้องปกป้องเพื่อใช้สมาธิ อีเมล การตอบกลับด่วน และงานธุรการสามารถจัดกลุ่มรวมกันเป็นบล็อกการทำงาน 30 นาทีได้โดยไม่ต้องเสียเวลาเตรียมตัวเหมือนงานที่ต้องใช้สมาธิสูง ให้เก็บเวลาที่คุณมีสมาธิดีที่สุดไว้สำหรับงานที่คุณเท่านั้นที่ทำได้และต้องใช้ความสนใจเต็มที่

Time blocking สำหรับทีมที่ทำงานทางไกล

ทีมที่ทำงานทางไกลต้องเผชิญกับความท้าทายเฉพาะของการทำ Time blocking คือการที่ไม่มีเวลาทำงานในออฟฟิศร่วมกัน สมาชิกในทีมอาจมีความคิดที่แตกต่างกันมากเกี่ยวกับเวลาที่ควรทำงานที่ต้องใช้สมาธิเทียบกับเวลาที่คาดหวังให้ทำงานร่วมกัน

แนวทางปฏิบัติบางอย่างที่ช่วยได้:

แชร์บล็อกเวลาของคุณ: ใน Google Calendar ที่ใช้ร่วมกัน ให้ทำเครื่องหมายบล็อกเวลาที่ต้องใช้สมาธิเพื่อให้เพื่อนร่วมทีมเห็นว่าคุณไม่ว่างสำหรับคำขอที่ต้องทำพร้อมกัน วิธีนี้ช่วยสร้างนิสัยการทำงานแบบไม่พร้อมกัน (async) โดยไม่ต้องมีเอกสารนโยบาย

สร้างช่วงเวลา “ห้ามประชุม” ของทีม: ตกลงกันว่าจะมีช่วงเวลา 2 ชั่วโมงในแต่ละวันที่ไม่มีใครนัดประชุม ทุกคนใช้เวลานั้นสำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิสูงตามบล็อกเวลาของตนเอง

ใช้การมอบหมายงานเพื่อลดการขัดจังหวะ: หากงานถูกมอบหมายไว้อย่างชัดเจนในระบบที่ใช้ร่วมกันอย่าง TasksBoard เพื่อนร่วมทีมจะรู้ว่าใครรับผิดชอบอะไรโดยไม่ต้องถาม การมี “คำถามด่วน” น้อยลงหมายถึงการขัดจังหวะเวลาที่จองไว้สำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิน้อยลง

ดูคู่มือของเราเกี่ยวกับ remote team management tools สำหรับรูปแบบอื่นๆ ที่สนับสนุนการทำงานร่วมกันแบบไม่พร้อมกัน

คำถามที่พบบ่อย

บทสรุป

Time blocking เปลี่ยนคำถามจาก “ฉันควรทำอะไร?” เป็น “ฉันจะทำงานนี้เมื่อไหร่กันแน่?” การเปลี่ยนแปลงนั้นคือสิ่งที่เปลี่ยนรายการงานให้กลายเป็นแผนงานประจำวัน

การใช้ Google Tasks สำหรับรายการงานและ Google Calendar สำหรับตารางเวลาจะสร้างระบบที่สมบูรณ์ รายการงานจะบันทึกทุกอย่าง ปฏิทินจะสร้างพื้นที่สำหรับสิ่งที่สำคัญที่สุด และการทบทวนงานเมื่อสิ้นสุดวันจะช่วยเรียนรู้จากสิ่งที่เกิดขึ้นจริง

TasksBoard เพิ่มเลเยอร์ของทีมเข้ามา นั่นคือ kanban board ที่ใช้ร่วมกันซึ่งทุกคนสามารถเห็นได้ว่าอะไรพร้อม อะไรกำลังทำ และอะไรเสร็จแล้ว ทำให้ง่ายต่อการซิงโครไนซ์บล็อกเวลาของแต่ละบุคคลเข้ากับเป้าหมายส่วนรวม

เริ่มต้นด้วยการทำ Time blocking อย่างตั้งใจเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ เลือกงานสำคัญ 3 อย่างในแต่ละเช้า ประเมินเวลา และใส่ลงในปฏิทินก่อนเริ่มวัน ผลลัพธ์จากการทดลองหนึ่งสัปดาห์นั้นจะบอกคุณได้ดีกว่าคำอธิบายกรอบการทำงานด้านประสิทธิภาพใดๆ ว่าระบบนี้เหมาะกับคุณหรือไม่

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพบน Google โปรดดู work planner guide และ Google Calendar widget guide ของเรา