إشعارات البريد الإلكتروني من Google Tasks: معرفة إتمام المهام المشتركة

عندما تكلف زميلًا بمهمة ما، تبدأ الانتظار. هل أنجزها؟ تفتح القائمة للتحقق. وبعد ساعة تعود للتحقق مرة أخرى. لو كانت هناك إشعارات بريد إلكتروني من Google Tasks عند إكمال المهام لحلت هذه المشكلة، لكن Google Tasks لا يرسلها لقوائمك المشتركة.

هذا هو الجزء المفقود من العمل الجماعي. مشاركة القائمة تخبر الجميع بما يجب إنجازه. أما الإشعار فيخبرك متى تم ذلك بالفعل.

هذا الدليل يوضح كيفية استلام بريد إلكتروني عند إكمال شخص ما لمهمة في قائمة Google Tasks مشتركة باستخدام TasksBoard. كما يغطي كيفية إعداد قائمة واحدة للفريق بأكمله، بحيث تحتوي رسائل البريد الإلكتروني على معلومات مفيدة.

ملخص سريع:

• Google Tasks يذكرك بالمواعيد النهائية لمهامك فقط. لا يرسل بريدًا إلكترونيًا عند إكمال شخص آخر لمهمة في قائمتك، ولا يمكنه مشاركة القائمة أساسًا.
• في TasksBoard، شارك القائمة عبر رابط. يعمل الجميع على نفس المهام من حسابات Google الخاصة بهم.
• اضغط على صورة ملفك الشخصي، اختر إعدادات الحساب، ثم شغّل المهام المكتملة في القوائم المشتركة.
• ستستلم بريدًا إلكترونيًا يحتوي على المهمة، القائمة، واسم الشخص الذي أكملها. إذا تم إكمال عدة مهام خلال دقائق، تصل في رسالة واحدة.
• مشاركة القوائم مجانية حتى 5 قوائم. إشعارات الإكمال ميزة مدفوعة.

هل يرسل Google Tasks إشعارات بريد إلكتروني؟

فقط في حالات محدودة. الإشعارات المعروفة هي التذكيرات: حدد تاريخًا ووقتًا للمهمة، وسيذكرك Google عند اقتراب الموعد. هذه التذكيرات موجهة لك فقط، عن مهامك الخاصة. دليلنا حول إشعارات Google Tasks يشرح كيفية عملها على كل منصة.

يوجد أيضًا مهام مشتركة في Google، وهي موجودة في مساحة Google Chat أو مستند Google. وفقًا لصفحة مساعدة Google حول المهام المشتركة، ستتلقى إشعارًا عند إنشاء أو تعيين أو إكمال أو حذف هذه المهام. في Chat، يظهر الإشعار في المساحة. وفي المستندات، يكون عبر البريد الإلكتروني.

يبدو هذا قريبًا مما يحتاجه الفريق، لكن القيود تظهر سريعًا:

• يقتصر على المهام المنشأة في Chat أو المستندات. القائمة العادية في Google Tasks خاصة بحسابك. لا يمكن لأحد رؤيتها، لذا لا يمكن إرسال إشعارات عنها.
• تعيين المهام في المستندات مخصص لحسابات العمل والمدارس. دليل Google حول تعيين المهام من مستندات Google يوضح أنه يمكنك تعيين مهام لأشخاص في مؤسستك. العائلات، المستقلون، والعملاء بحسابات Gmail شخصية مستبعدون.
• المهام المشتركة محدودة. تؤكد Google أنه لا يمكن إضافة مهام فرعية أو جعلها متكررة.
• لا توجد قائمة فريق واحدة. المهام مبعثرة عبر المساحات والمستندات بدلًا من تجميعها في قائمة واحدة يفتحها الجميع.

الإجابة الصادقة هي: لا يوجد إشعار بريد إلكتروني من Google Tasks عند إكمال مهمة في قائمة عادية، لأن القائمة العادية لا تحتوي على شخص آخر أساسًا.

العمل معًا في قائمة Google Tasks واحدة

الإشعارات تكون مفيدة فقط عندما يعمل عدة أشخاص في نفس القائمة. هذا ما يضيفه TasksBoard فوق Google Tasks. تبقى مهامك في Google Tasks، وتظهر القائمة المشتركة في حساب Google الخاص بكل شخص.

إليك كيفية إعداد قائمة مشتركة:

1. سجّل الدخول إلى TasksBoard بحساب Google الخاص بك. ستظهر قوائمك الحالية فورًا.
2. افتح القائمة التي تريد العمل عليها مع الفريق، أو أنشئ قائمة جديدة للمشروع.
3. اضغط على أيقونة المشاركة في رأس القائمة وانسخ الرابط.
4. أرسل الرابط لزملائك عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة.
5. يفتح كل شخص الرابط، يسجل الدخول بحساب Google الخاص به، ثم يضغط الانضمام إلى القائمة المشتركة.

من هذه اللحظة، يرى الجميع نفس المهام. أي تغيير يقوم به شخص ينتقل للآخرين خلال ثوانٍ. تظهر القائمة أيضًا في تطبيق Google Tasks للهاتف، وشريط Gmail الجانبي، وتقويم Google لكل عضو، لأنها قائمة Google Tasks حقيقية في كل حساب.

لرؤية لقطات لكل خطوة، راجع دليلنا الكامل عن كيفية مشاركة Google Tasks.

تحتفظ القائمة المشتركة في TasksBoard بالميزات التي تفقدها المهام المشتركة في Google:

• المهام الفرعية تعمل كالمعتاد، لذا يمكن للمهمة أن تحتوي على قائمة تحقق خاصة بها.
• المكلفون يوضحون من المسؤول عن كل مهمة. دليلنا حول تعيين مهام Google Tasks يغطي كيفية التفويض داخل القائمة المشتركة.
• تواريخ الاستحقاق والملاحظات تنتقل للجميع.
• يمكن لأي حساب Google الانضمام، سواء كان حساب عمل أو Gmail شخصي.

جرب TasksBoard

شارك قائمة Google Tasks مع فريقك عبر رابط واحد واحصل على بريد إلكتروني عند إكمال شخص لمهمة. يعمل TasksBoard فوق Google Tasks الحالي، دون الحاجة لإنشاء حساب جديد.

ابدأ الآن →

كيفية تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني للمهام المكتملة

بمجرد مشاركة قائمة واحدة على الأقل، يستغرق تشغيل الرسائل بضع ثوانٍ:

1. افتح TasksBoard واضغط على صورة ملفك الشخصي في الزاوية العلوية اليمنى.
2. اختر إعدادات الحساب.
3. ابحث عن قسم الإشعارات والخيار المسمى المهام المكتملة في القوائم المشتركة.
4. شغّل الخيار. يظهر تحت الخيار عنوان البريد الإلكتروني الذي ستصل إليه الرسائل، وهو عنوان حساب Google الذي سجلت الدخول به.

هذا كل شيء في الإعداد. لا يوجد شيء لتكوينه لكل قائمة. الإعداد يشمل كل القوائم التي تشاركها وكل القوائم المشتركة التي انضممت إليها.

إذا كنت في الخطة المجانية، سيؤدي تشغيل الخيار إلى فتح شاشة الترقية المميزة بدلًا من ذلك.

كل شخص يقرر بنفسه. تشغيل الرسائل لحسابك لا يشغل إشعارات زملائك. أي شخص في القائمة يريد الرسائل يشغل نفس الخيار في إعدادات حسابه.

كيف تبدو رسالة إكمال المهمة

تم تصميم الرسالة لتُقرأ في ثانيتين. غالبًا ما يكون سطر الموضوع كافيًا:

• مهمة واحدة: يحتوي السطر على اسم الشخص، المهمة، والقائمة. مثلاً: “أكملت آنا ‘إرسال الفاتورة’ في مشاريع العملاء”.
• عدة مهام من شخص واحد في قائمة واحدة: يعطي السطر اسم الشخص، القائمة، والعدد.
• عدة أشخاص أو قوائم: يعطي السطر العدد الإجمالي للمهام المكتملة.

في الداخل، يتم تجميع المهام حسب القائمة. كل سطر يعرض عنوان المهمة ومن أكملها. تعرض المهمة الفرعية أيضًا المهمة الرئيسية التابعة لها، حتى لا يكون “التحقق من تخطيط الهاتف” بدون سياق.

بعض التفاصيل تجعل الرسائل مفيدة بدلًا من مزعجة:

• تجميع الإكمالات. المهام المكتملة خلال حوالي خمس دقائق تصل في رسالة واحدة. إذا أكمل زميل عشر مهام متتالية، تصلك رسالة واحدة، وليس عشر.
• تقصير القوائم الطويلة. تعرض الرسالة حتى 30 مهمة ثم تخبرك بعدد المهام الإضافية.
• تخطي عملك الخاص. لا تصلك رسالة عن مهمة أكملتها بنفسك.
• الإكمالات فقط. المهام الجديدة، التعديلات، أو المهام المعاد فتحها لا ترسل رسالة.
• تعمل من تطبيقات Google أيضًا. المهمة المكتملة في تطبيق Google Tasks للهاتف أو شريط Gmail الجانبي تُحتسب. يتم التقاطها في المرة التالية التي تتم فيها مزامنة القائمة المشتركة في TasksBoard.
• الرسالة بلغتك. تكتب بلغة الاستخدام في TasksBoard.

خيارات Google المدمجة مقابل TasksBoard

إليك مقارنة بين الخيارات الأصلية والقائمة المشتركة في TasksBoard:

إذا كان فريقك يعمل بالفعل في مساحة Chat ويحتاج فقط لبضع مهام، فالخيار الأصلي مناسب. إذا أردت قائمة واحدة يفتحها الفريق كل صباح، فالقائمة المشتركة أفضل. دليلنا حول Google Teams للفرق يتعمق أكثر في كل طريقة.

نصائح للعمل الجماعي في قائمة مشتركة

الرسائل تكون جيدة بقدر القائمة خلفها. بعض العادات تجعل كليهما يعمل بشكل أفضل:

• استخدم قائمة واحدة لكل مشروع أو سير عمل. “إطلاق الموقع” أو “إعداد العميل” تخبر الجميع بما ينتمي إليها. اسم القائمة يظهر أيضًا في كل رسالة، لذا الاسم الواضح يجعل الرسالة واضحة.
• اكتب عناوين مهام مستقلة. “إرسال العقد الموقع إلى مروة” يقرأ جيدًا في البريد. “العقد” لا يفعل.
• عيّن مسؤولًا. المهمة التي تحمل اسمًا تُنجز. المهمة التي للجميع تنتظر شخصًا آخر.
• أكمل المهام، لا تحذفها. إكمال المهمة يخبر الفريق ويحفظ سجلاً. الحذف لا يفعل أيًا منهما.
• قسّم المهام الكبيرة إلى فرعية. كل مهمة فرعية مكتملة تظهر تقدمًا قبل إكمال المهمة الرئيسية.
• دع الأشخاص المناسبين يشتركون. قائد الفريق الذي يفوض العمل يستفيد أكثر. الزميل الذي يعمل فقط على مهامه قد يفضل إيقاف الرسائل.
• صنّف الرسائل في Gmail. تأتي الرسائل من notifications@tasksboard.com. أنشئ فلترًا لهذا العنوان وطبق تسمية، لتحصل على سجل لما أكمله الفريق.

تبقى المهام المكتملة في القائمة بعد إنجازها. دليلنا حول المهام المكتملة في Google Tasks يوضح كيفية عرضها ومتى تُمسح.

كيفية إيقاف رسائل البريد الإلكتروني

يمكنك إيقاف الرسائل في أي وقت، بطريقتين:

• من الرسالة. كل رسالة تحتوي على رابط إلغاء الاشتراك في الأسفل. اضغط عليه، أكد، وسيتم إيقاف الإشعارات لحسابك.
• من TasksBoard. افتح إعدادات الحساب من صورة ملفك الشخصي وأوقف المهام المكتملة في القوائم المشتركة.

إيقاف الرسائل لا يغير أي شيء آخر. تبقى القائمة مشتركة، ويحتفظ زملاؤك بإعداداتهم.

الأسئلة الشائعة

الخلاصة

Google Tasks جيد في تذكيرك بمهامك الخاصة. لكنه لا يوفر طريقة لمشاركة قائمة، ولا إشعارات بريد إلكتروني من Google Tasks عند إكمال شخص آخر للعمل.

يضيف TasksBoard كليهما. شارك قائمة عبر رابط، ويعمل فريقك على نفس المهام من حسابات Google الخاصة بهم. شغّل المهام المكتملة في القوائم المشتركة في إعدادات الحساب، وستستلم بريدًا يحتوي على المهمة، القائمة، والشخص الذي أكملها.

تتوقف عن فتح القائمة لترى ما تم إنجازه. القائمة تخبرك بنفسها.

ابدأ مع TasksBoard وشارك أول قائمة مع فريقك اليوم.