Cómo compartir listas de Google Tasks solo para ver

¿Quieres que un cliente siga el progreso de un proyecto sin poder marcar tareas como completadas? ¿O que un nuevo empleado vea la lista del equipo durante una semana antes de empezar a modificarla? ¿O que tu jefe pueda ver el backlog sin intervenir en él?

Google Tasks no puede hacer nada de esto. No permite compartir listas comunes y, incluso donde Google añade colaboración (en espacios de Chat y Docs), no hay opción de solo lectura: quien puede ver una tarea puede editarla.

Esta guía muestra cómo compartir una lista de Google Tasks en modo solo lectura con TasksBoard, qué ve un espectador y qué no puede hacer, además de herramientas relacionadas que hacen una lista compartida legible para todo el equipo: el filtro por personas, enlaces que abren las tareas de una persona, múltiples asignados por tarea y un orden de tareas que se mantiene igual para todos.

Por qué Google Tasks no tiene permisos

Cada lista de Google Tasks pertenece a una única cuenta de Google. Cuando TasksBoard comparte una lista, cada colaborador recibe su propia copia en su cuenta y TasksBoard mantiene las copias sincronizadas. Es la única forma de compartir una lista que sigue apareciendo en Gmail, Google Calendar y la app de Google Tasks para todos.

La consecuencia es que Google no sabe que la lista está compartida y no tiene noción de quién puede editarla. Los permisos deben gestionarse en la capa de sincronización. Ahí entran los roles de TasksBoard. Para entender cómo funcionan las listas compartidas, consulta cómo compartir Google Tasks.

Dos roles: Editor y Espectador

Un colaborador en una lista o tablero compartido puede ser Editor o Espectador.

• Editor: el rol que todos tenían hasta ahora, con acceso completo para añadir, editar, completar, reordenar, asignar y eliminar tareas.
• Espectador: ve la lista y todas sus tareas, sincronizadas como siempre, pero no puede cambiar nada.

Los espectadores son parte del plan Team de TasksBoard. En el plan gratuito y en Pro, todos comparten con acceso de edición completo como antes. Sin el plan Team, los selectores de roles se muestran, pero cambiarlos abre la oferta Team.

Solo el dueño de la lista, quien la compartió primero, puede asignar roles.

Dar acceso de solo lectura a un colaborador

1. Abre el menú de tres puntos de la lista y haz clic en Compartir lista. Para un tablero compartido, abre el menú del tablero y haz clic en Compartir tablero.
2. En el diálogo, encuentra al colaborador en la lista de personas.
3. Junto a su nombre, selecciona Espectador en lugar de Editor.

El cambio se aplica al instante. El colaborador mantiene la lista en su tablero, con una etiqueta “Solo lectura” en su cabecera. En un tablero compartido, el rol aplica a todas las listas del tablero, incluyendo las que añadas después.

Un espectador que luego necesite trabajar en la lista puede volver a cambiarse a Editor desde el mismo diálogo, sin necesidad de volver a compartir la lista.

Hacer que todos los nuevos miembros sean espectadores

Si compartes un enlace con un grupo amplio, como un equipo de clientes o un departamento, quizá quieras que cada nuevo miembro llegue como espectador.

1. Abre el diálogo Compartir lista (o Compartir tablero).
2. En Compartir enlace, configura Nuevos miembros se unen como en Espectador.
3. Copia el enlace y envíalo.

La página de invitación mostrará “Tendrás acceso de solo lectura a esta lista” antes de unirse. Los que ya se unieron mantienen su rol actual hasta que lo cambies uno por uno.

Qué ve un espectador y qué no puede hacer

La copia de un espectador se ve como cualquier otra lista en su tablero, con la etiqueta “Solo lectura” en la cabecera. Las tareas, fechas de vencimiento, etiquetas y asignados están todos ahí y se mantienen actualizados.

Lo que falta son todas las formas de cambiarlo:

¿Qué pasa con Gmail y la app de Google Tasks?

Esta es la parte que hay que explicar a los espectadores. Google Tasks no tiene permisos, así que un espectador sigue teniendo una copia real de la lista en su cuenta de Google. Desde Gmail, Google Calendar o la app de Google Tasks, puede editar esa copia. También puede mover una tarea desde otra lista en TasksBoard.

Esos cambios nunca llegan a los demás colaboradores. En la próxima sincronización, TasksBoard alinea la copia del espectador con la de los editores: las tareas añadidas se eliminan, las eliminadas vuelven, los cambios se revierten y el orden se restaura.

Así que la regla de solo lectura se mantiene para el equipo, pero un espectador que edite desde la app de Google Tasks verá desaparecer sus cambios. Explícaselo antes y dirígelo a la página de ayuda sobre acceso de solo lectura si se pregunta qué pasó.

Mostrar las tareas de una persona con el filtro de personas

Cuando varias personas comparten un tablero, lo siguiente que suelen pedir es “¿puedo ver solo las mías?” o “muéstrame qué tiene Alex en su plato”.

Un tablero con al menos una lista compartida muestra fichas de personas junto a su nombre: Todos, un avatar por colaborador y Sin asignar.

1. Haz clic en el avatar de un colaborador para ver solo sus tareas asignadas, en todas las listas del tablero.
2. Haz clic en Sin asignar para ver las tareas que nadie ha reclamado.
3. Haz clic en el avatar de nuevo, o en Todos, para volver al tablero completo.

La elección se recuerda por tablero en tu dispositivo. Las fichas se ocultan en los tableros inteligentes y durante una búsqueda. Para un filtro en todos los tableros, usa el filtro “Quién” en la barra de búsqueda, descrito en la página de filtros de búsqueda.

Enviar un enlace que abra las tareas de una persona

Cuando un filtro de personas está activo, la dirección de la página incluye ?assignee=<email> (o ?assignee=unassigned). Copia esa dirección y envíala.

Esto combina bien con el rol de Espectador. Un dueño puede compartir un tablero con un cliente en solo lectura y luego enviarle un enlace que abra el tablero filtrado por las tareas asignadas a su gestor de cuenta. Los demás seguirán viendo el tablero completo; el enlace solo cambia lo que ve el destinatario al abrirlo.

Múltiples asignados en una tarea

El acceso de solo lectura y el filtro de personas dependen de que las asignaciones sean precisas, y el trabajo real no siempre tiene un único dueño. Una tarea en una lista compartida puede tener varios asignados.

1. Haz clic en una tarea de una lista compartida para abrir el editor.
2. Haz clic en Añadir asignado (el icono de persona) en la barra de herramientas.
3. Haz clic en cada persona para añadirla o quitarla. Un círculo relleno marca los asignados actuales y el menú permanece abierto para elegir varios seguidos.

Sus avatares se apilan en la tarjeta. Cada asignado se guarda como una línea 👤 Asignado a … en los detalles de la tarea, que es cómo la asignación llega a los colaboradores a través de Google Tasks y por qué se ve como texto en la app de Google Tasks. Una tarea con dos asignados aparece bajo cualquiera de ellos en el filtro de personas. Más en nuestra guía para asignar tareas en Google Tasks.

El mismo orden para todos

Una lista compartida solo es legible si todos la ven igual. El Orden personalizado de una lista compartida se sincroniza: cuando un editor mueve una tarea, las otras copias, incluidas las de los espectadores, siguen ese cambio en la próxima sincronización. Una copia que se sincroniza por primera vez toma el orden de la copia que cambió.

Algunos casos mantienen su propio orden: listas ordenadas por fecha, título o última actualización (vuelve al Orden personalizado desde el menú de la lista), tareas completadas y tareas abiertas con el mismo título. Si dos personas mueven la misma tarea al mismo tiempo, gana la última sincronización. Ver ordenar tareas en una lista.

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Otras formas de controlar quién puede hacer qué

Los roles son el control más fino, pero no el único. Desde el mismo diálogo Compartir lista, el dueño también puede:

• Limitar el acceso a los miembros actuales (Premium): el enlace de invitación deja de funcionar, los colaboradores actuales permanecen. “Permitir acceso a nuevos miembros” lo reactiva.
• Eliminar un colaborador (Premium): mantiene una copia de la lista como está, pero sus cambios ya no llegan a nadie y no reciben los tuyos.
• Dejar de compartir: termina el compartir para todos. Cada colaborador mantiene una copia y puedes volver a compartir más tarde con un nuevo enlace.

Todo esto está cubierto en el FAQ de listas compartidas.

Preguntas frecuentes

Conclusión

Google Tasks no tiene compartir en solo lectura porque no tiene compartir ni permisos. TasksBoard añade ambas cosas sobre tus listas: roles de Editor y Espectador por colaborador, un rol predeterminado para quienes se unan por el enlace y reglas de sincronización que mantienen la copia del espectador alineada incluso si la edita desde Gmail.

Combina el rol de Espectador con el filtro de personas y un enlace ?assignee=, y un cliente o jefe puede seguir exactamente la parte del tablero que le concierne sin tocar el resto. La referencia paso a paso está en el centro de ayuda: acceso de solo lectura a tareas compartidas.