Condividere liste Google Tasks in sola lettura

Vuoi che un cliente segua l’avanzamento di un progetto senza poter modificare nulla. O che un nuovo assunto veda la lista del team per una settimana prima di iniziare a modificarla. O che il tuo manager abbia visibilità sul backlog senza poterlo alterare.

Google Tasks non offre queste possibilità. Non permette di condividere le liste normali e, anche dove Google aggiunge la collaborazione (in Chat e Docs), non esiste un’opzione di sola lettura: chiunque può vedere un task può anche modificarlo.

Questa guida mostra come condividere una lista Google Tasks in modalità sola lettura con TasksBoard, cosa vede e non può fare un visualizzatore, e gli strumenti correlati che rendono una lista condivisa leggibile per un intero team: il filtro per persona, i link che aprono i task di una persona specifica, più assegnatari per task e un ordine dei task che rimane uguale per tutti.

Perché Google Tasks non ha permessi

Ogni lista Google Tasks appartiene a un solo account Google. Quando TasksBoard condivide una lista, ogni collaboratore riceve una copia nel proprio account e TasksBoard mantiene le copie sincronizzate. È l’unico modo per condividere una lista che appaia comunque in Gmail, Google Calendar e nell’app Google Tasks per tutti.

La conseguenza è che Google stesso non sa che la lista è condivisa e non ha nozione di chi possa modificarla. I permessi devono risiedere nel livello di sincronizzazione. È ciò che fanno i ruoli di TasksBoard. Per approfondire come funzionano le liste condivise, leggi come condividere Google Tasks.

Due ruoli: Editor e Visualizzatore

Un collaboratore su una lista o una bacheca condivisa può essere Editor o Visualizzatore.

• Editor è il ruolo che tutti hanno avuto finora: accesso completo per aggiungere, modificare, completare, riordinare, assegnare ed eliminare task.
• Visualizzatore vede la lista e ogni task in essa, mantenuti sincronizzati come al solito, ma non può cambiare nulla.

I Visualizzatori fanno parte del piano Team di TasksBoard. Nel piano gratuito e in Pro, tutti condividono con accesso completo in modifica, come prima. Senza il piano Team i selettori di ruolo sono visibili, ma cambiarli apre l’offerta Team.

Solo il proprietario della lista, la persona che l’ha condivisa per prima, imposta i ruoli.

Dare a un collaboratore accesso in sola lettura

1. Apri il menu con i tre puntini della lista e clicca Condividi lista. Per una bacheca condivisa, apri il menu della bacheca e clicca Condividi bacheca.
2. Nella finestra, trova il collaboratore nell’elenco delle persone.
3. Accanto al suo nome, seleziona Visualizzatore invece di Editor.

La modifica è immediata. Il collaboratore mantiene la lista sulla sua bacheca, con un badge “Sola lettura” nell’intestazione. In una bacheca condivisa, il ruolo si applica a ogni lista della bacheca, incluse quelle aggiunte successivamente.

Un visualizzatore che in seguito ha bisogno di lavorare sulla lista può essere riportato a Editor dalla stessa finestra, senza dover condividere nuovamente la lista.

Far entrare tutti i nuovi membri come visualizzatori

Se condividi un link con un gruppo più ampio, come un team di clienti o un reparto, potresti volere che ogni nuovo membro arrivi come visualizzatore.

1. Apri la finestra Condividi lista (o Condividi bacheca).
2. In Condivisione tramite link, imposta Nuovi membri entrano come su Visualizzatore.
3. Copia il link e invialo.

La pagina di invito mostrerà alla persona “Avrai accesso in sola lettura a questa lista” prima che si unisca. Le persone già entrate mantengono il loro ruolo attuale finché non lo cambi una per una.

Cosa vede e non può fare un visualizzatore

La copia della lista di un visualizzatore appare come qualsiasi altra lista sulla sua bacheca, con il badge “Sola lettura” nell’intestazione. I task, le scadenze, le etichette e gli assegnatari sono tutti presenti e rimangono aggiornati.

Ciò che manca è ogni modo per modificarla:

E su Gmail e l’app Google Tasks?

Questa è la parte che va spiegata ai visualizzatori. Google Tasks non ha permessi, quindi un visualizzatore ha comunque una copia reale della lista nel proprio account Google. Da Gmail, Google Calendar o l’app Google Tasks, può modificare quella copia. Può anche spostare un task da un’altra lista in TasksBoard.

Queste modifiche non raggiungono mai gli altri collaboratori. Al prossimo sync, TasksBoard riporta la copia del visualizzatore in linea con quella degli editor: i task aggiunti vengono rimossi, quelli eliminati riappaiono, le modifiche vengono annullate e l’ordine viene ripristinato.

Quindi la regola della sola lettura vale per il team, ma un visualizzatore che modifica dall’app Google Tasks vedrà la sua modifica sparire. Avvisalo in anticipo e rimandalo alla pagina di aiuto sull’accesso in sola lettura se si chiede cosa sia successo.

Mostra i task di una persona con il filtro per persone

Quando più persone condividono una bacheca, la richiesta successiva è di solito “posso vedere solo i miei?” o “mostrami cosa ha in programma Alex”.

Una bacheca con almeno una lista condivisa mostra le chip delle persone accanto al suo nome: Tutti, un avatar per collaboratore e Non assegnati.

1. Clicca l’avatar di un collaboratore per vedere solo i task assegnati a lui/lei, in ogni lista della bacheca.
2. Clicca Non assegnati per vedere i task senza proprietario.
3. Clicca di nuovo l’avatar o Tutti per tornare alla bacheca completa.

La scelta viene ricordata per bacheca sul tuo dispositivo. Le chip sono nascoste sulle bacheche smart e durante una ricerca attiva. Per un filtro su tutte le bacheche, usa il filtro “Chi” nella barra di ricerca, descritto nella pagina di aiuto filtri di ricerca.

Invia un link che apre i task di una persona

Con un filtro per persone attivo, l’indirizzo della pagina acquisisce ?assignee=<email> (o ?assignee=unassigned). Copia quell’indirizzo e invialo.

È un’abbinamento pratico con il ruolo Visualizzatore. Un proprietario può condividere una bacheca con un cliente in sola lettura, poi inviargli un link che apre la bacheca filtrata sui task assegnati al loro account manager. Tutti gli altri continuano a vedere l’intera bacheca; il link cambia solo ciò che il destinatario vede all’apertura.

Più assegnatari per un task

La condivisione in sola lettura e il filtro per persone dipendono dall’accuratezza delle assegnazioni, e il lavoro reale non ha sempre un solo responsabile. Un task in una lista condivisa può avere più assegnatari.

1. Clicca un task in una lista condivisa per aprire l’editor.
2. Clicca Aggiungi assegnatario (l’icona della persona) nella barra degli strumenti.
3. Clicca ogni persona per aggiungerla o rimuoverla. Un cerchio pieno segna gli assegnatari attuali e il popover rimane aperto per selezionarne più di uno di seguito.

I loro avatar si accumulano sulla card. Ogni assegnatario è memorizzato come una riga 👤 Assegnato a … nei dettagli del task, il modo in cui l’assegnazione raggiunge i collaboratori tramite Google Tasks e perché è visibile come testo nell’app Google Tasks. Un task con due assegnatari appare sotto entrambi nel filtro per persone. Maggiori dettagli nella nostra guida su assegnare task in Google Tasks.

Lo stesso ordine per tutti

Una lista condivisa è leggibile solo se tutti la vedono allo stesso modo. L’Ordine personalizzato di una lista condivisa è sincronizzato: quando un editor sposta un task in una nuova posizione, le altre copie, comprese quelle dei visualizzatori, seguono al prossimo sync. Una copia che si sincronizza per la prima volta assume l’ordine della copia che è cambiata.

Alcuni casi mantengono il proprio ordine: liste ordinate per scadenza, titolo o ultimo aggiornamento (riporta tutti all’Ordine personalizzato dal menu della lista), task completati e task aperti con lo stesso titolo. Se due persone spostano lo stesso task contemporaneamente, vince l’ultimo sync. Vedi ordinare i task in una lista.

Prova TasksBoard Team

Condividi liste Google Tasks con editor e visualizzatori, filtra una bacheca per persona e mantieni ogni copia nello stesso ordine. Un unico abbonamento per tutto il team.

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Altri modi per controllare chi può fare cosa

I ruoli sono il controllo più fine, ma non l’unico. Dalla stessa finestra Condividi lista, il proprietario può anche:

• Limitare l’accesso ai membri attuali (Premium): il link di invito smette di funzionare, i collaboratori attuali rimangono. “Consenti accesso a nuovi membri” lo riattiva.
• Rimuovere un collaboratore (Premium): mantiene una copia della lista com’è, ma le sue modifiche non raggiungono più nessuno e non riceve più le tue.
• Smetttere di condividere: termina la condivisione per tutti. Ogni collaboratore mantiene una copia e puoi ricondividere più tardi con un nuovo link.

Tutto questo è trattato nelle FAQ sulle liste condivise.

FAQ

Conclusione

Google Tasks non ha condivisione in sola lettura perché non ha condivisione e nessun permesso. TasksBoard aggiunge entrambi alle tue liste: ruoli Editor e Visualizzatore per collaboratore, un ruolo predefinito per chi entra tramite link e le regole di sync che mantengono la copia del visualizzatore allineata anche quando la modifica da Gmail.

Abbina il ruolo Visualizzatore con il filtro per persone e un link ?assignee=, e un cliente o un manager può seguire esattamente la parte della bacheca che lo riguarda senza toccare il resto. La guida passo passo è nel centro assistenza: accesso in sola lettura a task condivisi.