Registro attività Google Tasks: cronologia liste condivise

Un task sulla tua lista condivisa è stato segnato come completato martedì. Nessuno ricorda di averlo fatto. Un altro task è sparito dalla lista e la scadenza di un terzo è stata spostata di una settimana. In Google Tasks non c’è modo di scoprire chi ha fatto queste modifiche o quando.

Google Tasks memorizza solo lo stato attuale di un task, niente di più. Per una lista personale va bene. Ma per una lista condivisa con un team significa che ogni domanda sulla cronologia si risolve in una chat: “Hai completato questo?”, “Chi ha spostato la scadenza?”, “Dove è finito il task di onboarding?”.

Questa guida spiega perché Google Tasks non ha un registro attività e come ottenerne uno su una lista condivisa con TasksBoard: un pannello attività per l’intera bacheca, una cronologia per ogni task, un log di tutto ciò che è stato completato con un riepilogo settimanale e un avviso quando qualcuno ti assegna un task.

Perché Google Tasks non ha un registro attività

Google Tasks è nato come strumento personale. Ogni lista appartiene a un account Google, quindi non c’era motivo di registrare chi ha modificato cosa: la risposta era sempre “tu”.

L’API Tasks riflette questo design. Un task ha un timestamp updated e, una volta completato, un timestamp completed. Non ci sono campi per chi ha fatto la modifica, nessun flusso di eventi e nessun modo di leggere una versione precedente del task. Una volta modificato, lo stato precedente è perso.

I task assegnati in uno spazio Google Chat o in un Google Doc mostrano chi è l’assegnatario, ma non mantengono un log. Se vuoi sapere chi ha riaperto un task o chi ha rimosso una scadenza, Google Tasks non può dirtelo. Per una panoramica su cosa offre Google ai team, leggi la nostra guida su Google Tasks per team.

Cosa registra TasksBoard

Con TasksBoard Premium (la funzionalità “Activity & history”, inclusa nei piani Pro e Team), una bacheca tiene traccia di ciò che accade ai suoi task:

• chi ha creato, completato, riaperto o eliminato un task
• chi ha assegnato o rimosso un assegnatario
• chi ha spostato un task in un’altra lista
• quando è stata impostata o rimossa una scadenza

Su una lista condivisa, vengono registrate anche le modifiche dei collaboratori, così come i cambiamenti fatti dalle app Google Tasks, Gmail o Google Calendar, una volta sincronizzata la lista. Le modifiche al titolo o ai dettagli di un task non vengono registrate.

La cronologia appartiene alla lista, non a una persona. Un collaboratore che si unisce alla lista condivisa in seguito vede tutto ciò che è stato registrato prima del suo arrivo.

Apri il pannello attività

Il pannello attività mostra l’intera bacheca in una volta sola, con le modifiche più recenti in cima.

1. Passa il mouse sul titolo della bacheca e clicca l’icona history (“Board activity”), accanto al menu con i tre puntini.
2. Il pannello Activity si apre a destra. Le modifiche sono raggruppate per giorno.
3. Usa i due menu in alto, “All lists” e “Everyone”, per filtrare il pannello su una lista o una persona.

Ogni riga indica la persona, il task e cosa è successo, con l’ora e la lista. Le tue modifiche appaiono come “You”. Clicca “Load more” in fondo per scorrere indietro.

Il ritardo di un minuto è importante: se completi un task e apri subito il pannello, la riga non sarà ancora lì. Aspetta un attimo e riaprilo.

Visualizza la cronologia di un singolo task

Quando la domanda riguarda un solo task, non serve scorrere tutta la bacheca.

1. Clicca il task per aprirlo.
2. Clicca History sotto la riga dei pulsanti.

Vedrai le stesse informazioni del pannello attività, ma limitate a quel task: quando è stato creato e da chi, ogni volta che è stato completato o riaperto, chi è stato assegnato e quando è stato spostato. È il modo più veloce per risolvere “Non ho mai visto questo task” o “L’avevo completato”.

Il log dei completati e “What I did this week”

Il pannello attività risponde a “chi ha modificato questo?”. Il log dei completati risponde a un’altra domanda: “cosa è stato effettivamente fatto?”.

1. Apri il menu con i tre puntini della bacheca.
2. Clicca Completed tasks.

La finestra elenca tutti i task completati nelle liste della bacheca, con l’ora del completamento, raggruppati in Today, Yesterday, This week e Earlier, con il conteggio esatto. Usa la barra di ricerca per filtrare per task, task genitore o lista.

In cima c’è la sezione What I did this week. Conta i task completati nella bacheca negli ultimi sette giorni, per giorno e per lista, indipendentemente da chi li ha completati. Su una lista condivisa, funziona come un riepilogo del team: quanto è avanzata la bacheca questa settimana e in quale lista si è concentrato il lavoro.

Due modi in cui i team lo usano:

• Riepilogo del venerdì. Apri il log dei completati, scorri la settimana e copia i conteggi nel tuo aggiornamento di stato invece di ricostruire tutto a memoria.
• Revisione del lunedì. Confronta “This week” con ciò che era pianificato. Le liste con zero completamenti sono quelle da cui partire con la discussione.

Se preferisci ricevere questo riepilogo invece di aprirlo, Premium offre anche le email di completamento quando i collaboratori completano task su una lista condivisa. La nostra guida sulle notifiche email di Google Tasks spiega come configurarle.

Prova TasksBoard

Condividi una lista Google Tasks con il tuo team e tieni traccia di chi ha completato, assegnato e spostato ogni task. I tuoi task restano in Google Tasks.

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Ricevi un avviso quando ti viene assegnato un task

Un log ti dice cosa è successo dopo. Per le assegnazioni, di solito vuoi saperlo subito. Quando un collaboratore ti assegna un task in una lista condivisa, TasksBoard può avvisarti in due modi.

Notifica del browser. Se hai attivato le notifiche per le liste condivise dall’icona a forma di campana nell’intestazione, ricevi una notifica push: subito se il task è assegnato in TasksBoard, altrimenti quando la lista si sincronizza.

Email. Attiva l’opzione “Tasks assigned to me”:

1. Clicca la tua foto profilo, poi Account settings.
2. In Notifications, attiva Tasks assigned to me.

Le assegnazioni vengono raccolte per qualche minuto e inviate in un’unica email, quindi cinque task assegnati di fila non generano cinque messaggi. Ogni email include un link per annullare l’iscrizione che disattiva l’opzione. Le notifiche email sono Premium: con un account gratuito, l’opzione apre l’offerta Premium.

Tutto ciò che ti viene assegnato, da TasksBoard o da un Google Doc o spazio Chat, viene raccolto anche nella bacheca intelligente Assigned to me nella barra laterale. Per saperne di più, leggi la nostra guida su come assegnare task in Google Tasks.

Una routine semplice per una lista condivisa

Una volta che il log esiste, vale la pena decidere come il tuo team lo usa. Una routine leggera che funziona per piccoli team:

• Ogni giorno: nessuno apre il log. Gli avvisi di assegnazione e le notifiche delle liste condivise bastano per il quotidiano.
• Quando qualcosa sembra strano: apri la cronologia del task prima di chiedere in chat. La maggior parte delle domande “chi ha fatto questo?” si risponde in dieci secondi.
• Ogni settimana: una persona apre Completed tasks, legge “What I did this week” e usa il pannello attività filtrato su “Everyone” per verificare che nulla sia stato eliminato o spostato per errore.

Poiché il registro copre 90 giorni, puoi anche tornare indietro alla fine di un trimestre e vedere quando i task di un progetto sono stati effettivamente completati, invece di ricordarlo a memoria.

FAQ

Conclusione

Google Tasks non ti dirà chi ha completato, spostato o eliminato un task su una lista condivisa, perché non è stato progettato per conservare questa informazione. TasksBoard lo fa per te: un pannello attività per la bacheca, un pulsante History su ogni task, un log dei completati con il riepilogo “What I did this week” e avvisi quando ti viene assegnato un task. Le modifiche appaiono dopo circa un minuto e restano per 90 giorni.

Se il tuo team già condivide liste Google Tasks, apri una bacheca, passa il mouse sul titolo e clicca l’icona history. La guida completa è nel centro assistenza: registro attività, cronologia task e task completati.