Google Tasks vs Microsoft To Do: Quale App per le Attività Vince nel 2026?

Sia Google Tasks che Microsoft To Do sono gratuiti, puliti e integrati in ecosistemi che miliardi di persone utilizzano ogni giorno. Se vivi su Gmail e Google Calendar, Google Tasks è già presente nella tua barra laterale. Se lavori su Outlook e Teams, Microsoft To Do è strettamente integrato in Microsoft 365.

La scelta tra i due è principalmente una questione di ecosistema. Ma i dettagli diventano importanti quando inizi a collaborare, aggiungi struttura al tuo lavoro o raggiungi i limiti di una semplice lista di attività.

Questa guida confronta Google Tasks vs Microsoft To Do punto per punto in modo che tu possa fare la scelta giusta per il tuo flusso di lavoro nel 2026.

Google Tasks vs Microsoft To Do a colpo d’occhio

Funzionalità	Google Tasks	Microsoft To Do
Prezzo	Gratuito	Gratuito
Ecosistema	Google Workspace (Gmail, Calendar, Drive)	Microsoft 365 (Outlook, Teams, Planner)
Supporto piattaforme	Web, iOS, Android, barra laterale di Gmail	Web, iOS, Android, Windows, Mac
Attività ricorrenti	Sì	Sì
Sottoattività	Un livello	Un livello
Scadenze	Sì	Sì
Promemoria	Tramite sincronizzazione con Calendar	Avvisi basati sul tempo integrati
Condivisione liste	Nessuna condivisione nativa	Liste condivise di base
Allegati	No	Allegati di file (tramite cloud Microsoft)
Vista pianificazione “My Day”	No	Sì
Tag o etichette	No	No
Vista Kanban	No	No
Supporto offline	Limitato	Sì (app desktop nativa)

Entrambe le app sono volutamente minimali. Offrono attività, liste, sottoattività e scadenze. Nessuna delle due include funzionalità avanzate di gestione progetti di default. La differenza principale è l’ecosistema in cui ciascuna è integrata.

Come ogni app si integra nel proprio ecosistema

Google Tasks: Integrato nel tuo flusso di lavoro Google

Le attività con una scadenza appaiono automaticamente in Google Calendar. Puoi creare un'attività da un'email di Gmail con un clic e il pannello di Google Tasks è accessibile da Gmail, Google Calendar e la maggior parte delle app di Google Workspace. Non serve un'app o un account aggiuntivo se hai già Google.

Google Tasks: Integrato in Google Workspace

Google Tasks funziona meglio quando la tua vita è già basata su Google. Ogni attività con una scadenza appare sul tuo Google Calendar, quindi il tuo programma e la tua lista di cose da fare rimangono allineati senza alcuna configurazione aggiuntiva. Puoi creare un’attività da un’email di Gmail con un clic, trasformando gli elementi azionabili dalla tua casella di posta in attività tracciabili.

L’app mobile dedicata è disponibile per iOS e Android. La barra laterale è sempre accessibile in Gmail, Google Calendar e Google Docs. Per chi utilizza Google Workspace, il vantaggio più grande è l’assenza di configurazione. Le tue attività sono già lì, integrate con le app che apri ogni mattina.

Lo svantaggio è il minimalismo voluto. Google Tasks non ha promemoria basati sul tempo, allegati di file, tag o modi per condividere liste con un altro utente. Per liste di cose da fare personali, questa semplicità è spesso sufficiente. Per i team, diventa un punto di attrito.

Microsoft To Do: Integrato in Microsoft 365

Microsoft To Do ha sostituito Wunderlist dopo che Microsoft lo ha acquisito e ricostruito all’interno dello stack di Microsoft 365. Oggi si collega direttamente alle attività di Outlook, Microsoft Teams e Microsoft Planner, diventando il centro delle attività per chi lavora con Windows o un flusso di lavoro basato su Microsoft.

La funzionalità più rilevante è My Day: una vista di concentrazione giornaliera in cui trascini manualmente le attività che vuoi affrontare oggi, tenendole separate dal tuo backlog completo. Microsoft To Do supporta anche allegati di file (tramite archiviazione cloud Microsoft), avvisi di promemoria in app a orari specifici e un’integrazione con Outlook che trasforma automaticamente le email contrassegnate in attività.

Su Windows, Microsoft To Do è un’app desktop nativa con supporto offline completo, utile se la tua connessione internet è instabile o preferisci un’esperienza di app autonoma rispetto a una scheda del browser.

Confronto funzionalità per funzionalità

Promemoria e avvisi

Microsoft To Do vince in questa categoria. Puoi impostare un promemoria per un orario specifico direttamente nell’app e riceverai una notifica push. Google Tasks si affida a Google Calendar per il comportamento dei promemoria. Se aggiungi una scadenza, l’attività appare sul tuo calendario come un evento, ma non riceverai una notifica dedicata da Google Tasks stesso.

Per gli utenti che dipendono da avvisi temporizzati per rimanere al passo con il loro lavoro, Microsoft To Do è più affidabile fin dall’inizio.

Condivisione e collaborazione

Nessuna delle due app gestisce bene la collaborazione in team. Questa è la limitazione più citata per entrambi i prodotti. Microsoft To Do offre liste condivise di base tra account Microsoft, ma non supporta l’assegnazione di attività o una vista collaborativa multiutente completa. Google Tasks non ha alcuna condivisione nativa.

Se il tuo team ha bisogno di lavorare su liste di attività condivise con visibilità su chi è responsabile di cosa, avrai bisogno di uno strato di terze parti su una delle due app che sceglierai.

Profondità di integrazione

Google Tasks si connette nativamente con Gmail e Google Calendar e un’API pubblica consente agli strumenti di terze parti di costruirci sopra. Strumenti come TasksBoard utilizzano questa API per aggiungere board Kanban, condivisione ed etichette ai tuoi dati esistenti di Google Tasks senza alcuna migrazione.

Microsoft To Do si integra con Outlook (le email contrassegnate diventano attività), Microsoft Teams (tramite l’app integrata Tasks by Planner and To Do) e Microsoft Planner per un lavoro più strutturato sui progetti. Per le organizzazioni che utilizzano Microsoft 365, questa integrazione nell’ecosistema è un vero vantaggio per la produttività.

Disponibilità su piattaforme

Entrambe le app hanno versioni per iOS e Android. La differenza si vede su desktop.

Google Tasks è basato sul web. Vive nelle barre laterali di Gmail e Google Calendar. Non esiste un’app desktop autonoma per Windows o macOS da parte di Google.
Microsoft To Do ha app native per Windows, macOS, iOS e Android, oltre all’accesso web completo. Tutte le app supportano l’uso offline.

Se preferisci un’app desktop nativa con supporto offline completo, Microsoft To Do ha un chiaro vantaggio.

Scegliere la tua app per le attività: due percorsi comuni

Utente Google Workspace

Gmail, Calendar, Drive. Google Tasks vive nella tua barra laterale. Nessun nuovo account. Le attività si sincronizzano automaticamente con Calendar.

Utente Microsoft 365

Outlook, Teams, Windows. Microsoft To Do collega email contrassegnate, attività di Planner e My Day in un unico posto.

Quale app è giusta per te?

Scegli Google Tasks se…

Utilizzi Google Workspace per email e calendario (Gmail, Google Calendar, Google Drive)
Vuoi che le attività appaiano in Google Calendar quando imposti una scadenza
Ti piace trasformare le email di Gmail in attività con un solo clic
Preferisci una lista di attività minimalista e senza distrazioni
Pensi di aggiungere uno strato Kanban o la condivisione in team attraverso uno strumento basato sull’API di Google Tasks

Scegli Microsoft To Do se…

Utilizzi Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive)
Vuoi un’app desktop nativa con accesso offline completo su Windows o Mac
Utilizzi l’abitudine di My Day per pianificare la tua concentrazione ogni mattina
Dipendi dai contrassegni delle email di Outlook che appaiono automaticamente nella tua lista di attività
Hai bisogno di promemoria push basati sul tempo direttamente dall’app

Quando nessuna delle due è sufficiente

Entrambe le app condividono lo stesso limite. Non c’è assegnazione di attività, board Kanban, filtri avanzati o vista collaborativa in cui un team può vedere chi sta lavorando a cosa. Se il tuo team ha bisogno di questo livello di coordinamento, dovrai costruirlo su una di queste app o passare a uno strumento dedicato di gestione progetti.

Per i team su Google Workspace, il percorso più veloce è TasksBoard. Trasforma le tue liste esistenti di Google Tasks in un board Kanban a schermo intero con condivisione in tempo reale, colonne drag-and-drop ed etichette. Le tue attività rimangono in Google Tasks (quindi appaiono ancora in Gmail e Calendar) e TasksBoard aggiunge lo strato di pianificazione per il team sopra di esse.

Aggiungere la collaborazione in team a Google Tasks

Google Tasks diventa uno strumento solido per la coordinazione del team quando lo abbini a TasksBoard. Il flusso di lavoro è semplice.

Crea le tue liste di attività in Google Tasks come faresti normalmente.
Aprille in TasksBoard per vedere un board Kanban completo con tutte le tue liste come colonne.
Condividi il board con i membri del team usando un link. I collaboratori accedono con i loro account Google.
Organizza le attività per proprietario usando colonne o etichette, in modo che tutti possano vedere le proprie responsabilità a colpo d’occhio.
Traccia i progressi in tempo reale mentre i membri del team aggiornano le schede dal loro lato.

Il vantaggio chiave qui è che tutte le attività rimangono in Google Tasks. I membri del team possono ancora controllare il loro lavoro da Gmail, Google Calendar o l’app mobile di Google Tasks. TasksBoard è lo strato di pianificazione condiviso sopra, non un sostituto per i dati sottostanti.

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Domande frequenti

Posso sincronizzare Google Tasks con Microsoft To Do?

Non esiste una sincronizzazione ufficiale tra Google Tasks e Microsoft To Do. Puoi collegarli usando strumenti di automazione come Zapier o Make, ma questo richiede un abbonamento a pagamento a quelle piattaforme e una configurazione manuale. La maggior parte degli utenti sceglie un ecosistema e rimane con quello piuttosto che mantenere una sincronizzazione tra i due.

Google Tasks è completamente gratuito?

Sì. Google Tasks è gratuito per qualsiasi account Google, inclusi Gmail personali e tutti i piani a pagamento di Google Workspace. Non esiste una versione premium di Google Tasks stesso.

Microsoft To Do funziona con Gmail o Google Calendar?

Non nativamente. Microsoft To Do è progettato per account Microsoft (Outlook, Teams, Microsoft 365). Non c'è integrazione diretta con Gmail o Google Calendar. Se Gmail è la tua email principale, Google Tasks si adatta meglio al tuo flusso di lavoro.

Posso condividere liste di attività in Google Tasks o Microsoft To Do?

Microsoft To Do ha liste condivise di base tra account Microsoft. Google Tasks non ha alcuna condivisione nativa. Per una collaborazione in team in tempo reale sulle liste di Google Tasks, strumenti come TasksBoard aggiungono condivisione, board Kanban e accesso multiutente sopra i dati nativi di Google Tasks.

Quale app è migliore per un piccolo team?

Per i team su Google Workspace, Google Tasks combinato con TasksBoard offre board Kanban condivisi, collaborazione in tempo reale e tracciamento delle attività senza lasciare l'ecosistema Google. Per i team su Microsoft 365, Microsoft To Do si collega a Teams e Planner per una coordinazione leggera delle attività all'interno dei tuoi strumenti esistenti. La scelta migliore dipende dalla suite di email e produttività che il tuo team utilizza già.

Conclusione

Il confronto tra Google Tasks e Microsoft To Do è in realtà una questione di quale ecosistema utilizzi già.

Google Tasks è la scelta giusta per gli utenti di Google Workspace che vogliono le attività nello stesso posto delle loro email e del calendario. È minimalista per design e si connette perfettamente con tutto ciò che Google costruisce.

Microsoft To Do è la scelta giusta per gli utenti di Microsoft 365 che vogliono un’app desktop nativa per Windows, l’integrazione con le email di Outlook e promemoria push basati sul tempo integrati fin dall’inizio.

Entrambe le app condividono una limitazione significativa: sono costruite per uso personale. Nessuna delle due offre una vera collaborazione in team di default. Se sei su Google Workspace e hai bisogno di aggiungere board Kanban, condivisione di attività o una vista in tempo reale per il team alle tue Google Tasks, TasksBoard è costruito appositamente per colmare questa lacuna.

Per una panoramica più ampia del panorama della gestione delle attività, consulta la nostra guida sulle migliori alternative a Google Tasks nel 2026.