Le migliori 6 app per liste condivise nel 2026
Il lavoro ibrido non è più una novità da tempo. L’indicatore Gallup sul lavoro ibrido mostra da anni che circa metà dei dipendenti che possono lavorare da remoto dividono la settimana tra casa e ufficio, il che significa che raramente le persone con cui condividi i task si trovano nella stessa stanza.
Allo stesso tempo, molti piccoli team sono stanchi delle piattaforme di project management troppo complesse. Non vogliono sprint, diagrammi di Gantt e un altro abbonamento. Vogliono un’app condivisa per le liste di cose da fare: una lista, poche persone, tutti vedono le stesse cose in tempo reale.
Questa guida confronta sei opzioni reali per il 2026, con i limiti onesti dei piani gratuiti per ciascuna. Abbiamo testato quando la condivisione inizia effettivamente a costare, perché questo dettaglio è nascosto in quasi tutte le pagine dei prezzi.
Cosa rende utile un’app condivisa per le to-do list
Un’app collaborativa per le liste di cose da fare ha un solo compito: far sì che più persone vedano la stessa lista senza dover chiedere in chat “hai finito quel compito?”. Questo si traduce in una breve lista di requisiti.
- Sincronizzazione in tempo reale. Quando qualcuno spunta un elemento, tutti lo vedono entro secondi, non dopo un aggiornamento manuale.
- Condivisione nel piano gratuito. Se la collaborazione è bloccata da un paywall, non è un’app condivisa, è una prova.
- Accesso cross-platform. Telefoni, tablet e una visualizzazione desktop adeguata, perché i tuoi collaboratori non useranno tutti lo stesso dispositivo.
- Permessi. Devi poter controllare chi può modificare e chi può solo visualizzare, e poter revocare l’accesso.
- Nessuna migrazione forzata. Lo strumento migliore si integra con dove hai già i tuoi task invece di chiedere a tutti di spostarsi.
Con questi criteri in mente, ecco le sei app che effettivamente funzionano nel 2026.
1. TasksBoard: la migliore app condivisa per chi usa Google
TasksBoard adotta un approccio diverso da tutto il resto in questa lista. Invece di archiviare i tuoi task in un altro silos, lavora direttamente su Google Tasks, il gestore di attività già integrato in Gmail e Google Calendar.
Google Tasks ha una lacuna famosa: non esiste un modo nativo per condividere una lista. TasksBoard colma proprio questa lacuna. Condividi qualsiasi lista con un link, i collaboratori accedono con l’account Google che già hanno e ogni modifica si sincronizza in tempo reale per tutti.
Il piano gratuito include task illimitati, una visualizzazione kanban a schermo intero, accesso mobile e fino a 5 liste condivise. È sufficiente per un piccolo team o una famiglia per lavorare completamente gratis. Il piano Pro (da $3.99 al mese fatturati annualmente) rimuove il limite con liste condivise illimitate e il piano Team aggiunge board condivise e fatturazione di gruppo.
Hai anche il controllo dei permessi. Ogni lista condivisa ha accesso in modifica o sola lettura per persona e puoi revocare l’accesso in qualsiasi momento.
- Limite condivisione gratuito: fino a 5 liste condivise, sincronizzazione in tempo reale inclusa
- Ideale per: chi usa Gmail e vuole mantenere i task in Google
- Attenzione a: i collaboratori hanno bisogno di un account Google per la sincronizzazione corretta
Prova TasksBoard
Condividi le tue liste di Google Tasks con il team, la famiglia o i clienti in pochi secondi. Un link, sincronizzazione in tempo reale, inizia gratis con fino a 5 liste condivise.
Inizia ora →Se vuoi una guida completa, il nostro tutorial su come condividere Google Tasks lo spiega passo dopo passo.
2. Todoist: la migliore soluzione versatile per piccoli progetti condivisi
Todoist rimane il gestore di task più raffinato cross-platform e la sua collaborazione è solida. Condividi un progetto, inviti le persone via email e assegni task a membri specifici con commenti e scadenze.
Il piano gratuito Beginner permette 5 progetti attivi con fino a 5 collaboratori ciascuno e la pagina dei limiti di Todoist indica un limite di 300 task attivi per progetto su tutti i piani. Per un paio di liste condivise è più che sufficiente, ma famiglie e team attivi raggiungono il limite di 5 progetti sorprendentemente in fretta.
L’inserimento in linguaggio naturale (“paga l’affitto ogni 1°”) è ancora il migliore del settore. Il compromesso è che i tuoi task vivono nel mondo di Todoist, separati da email e calendario a meno di configurare integrazioni.
- Limite condivisione gratuito: 5 progetti attivi, 5 collaboratori per progetto
- Ideale per: gruppi misti Android, iPhone e Windows che vogliono un’app dedicata
- Attenzione a: promemoria personalizzati e layout del calendario richiedono il piano Pro (da $4 al mese)
3. Microsoft To Do: la migliore opzione gratuita per chi usa Outlook
Microsoft To Do è completamente gratuito senza alcun piano premium, il che lo rende l’opzione più generosa sulla carta. Condividi ogni lista con un link di invito e i membri possono aggiungere, modificare e completare task insieme.
I limiti riguardano gli account. La documentazione di Microsoft sulla condivisione spiega che gli account personali possono condividere solo con altri account personali, gli account lavorativi restano nella stessa organizzazione a meno che un admin non abiliti la condivisione tra tenant e le liste integrate come My Day non possono essere condivise.
Se tutti nel tuo gruppo usano già Outlook e Microsoft 365, nessuno di questi limiti è un problema e To Do è una scelta ottima. Se il tuo gruppo mescola account personali Gmail e lavorativi Microsoft, aspettati qualche intoppo.
- Limite condivisione gratuito: liste e membri illimitati, invito per lista
- Ideale per: famiglie e team già all’interno dell’ecosistema Microsoft
- Attenzione a: la condivisione tra account personali e lavorativi richiede l’approvazione dell’amministratore
4. TickTick: la migliore app personale che permette anche la condivisione (un po’)
TickTick è carica di extra che nessun altro include: un timer pomodoro integrato, tracciamento delle abitudini e una visualizzazione calendario. Come app per la produttività personale è eccellente.
Come app condivisa per le liste di task, il piano gratuito è limitato. La documentazione sulla collaborazione di TickTick permette solo 1 membro extra per lista condivisa nel piano gratuito, che limita anche a 9 liste con 99 task ciascuna. Il piano Premium (circa $36 all’anno) aumenta la condivisione a 29 membri per lista.
Questo rende TickTick gratuito utilizzabile per un solo scenario: te più un partner. Qualsiasi cosa più grande richiede Premium per il proprietario della lista.
- Limite condivisione gratuito: 2 persone per lista (te più 1 membro)
- Ideale per: coppie che vogliono anche abitudini e pomodoro in un’unica app
- Attenzione a: il limite di 99 task per lista arriva più in fretta di quanto pensi
5. Any.do: la migliore app condivisa per le famiglie
Any.do si concentra sulla condivisione per la vita quotidiana piuttosto che sul lavoro. Il piano gratuito include task illimitati e le sue liste della spesa condivise, che ordinano automaticamente gli articoli per reparto del supermercato.
Per un uso familiare strutturato, il piano Family aggiunge uno spazio condiviso con fino a 4 membri e 4 board condivise. Il Premium per individui parte da $2.99 al mese fatturati annualmente, tra i piani a pagamento più economici in questa lista.
Gli utenti avanzati tendono a superarlo. Filtri avanzati, tag e integrazioni sono più limitati rispetto a Todoist o TickTick e le funzionalità serie per team si trovano in un piano Workspace separato.
- Limite condivisione gratuito: liste base, liste della spesa incluse
- Ideale per: famiglie che coordinano spesa, faccende e commissioni
- Attenzione a: le funzionalità lavorative richiedono il piano Workspace separato
6. Trello: la scelta migliore quando la tua lista è in realtà un progetto
Trello non è un’app per liste di cose da fare in senso stretto, è una board kanban. Ma molte “liste condivise” sono in realtà piccoli progetti mascherati ed è qui che Trello brilla con card, checklist dentro le card e colonne drag-and-drop.
Il piano gratuito è utilizzabile per piccoli gruppi: 10 collaboratori per workspace, fino a 10 board e card illimitate. Le visualizzazioni calendario, timeline e tabella sono a pagamento, a partire da $5 per utente al mese.
La limitazione onesta è il peso. Per una semplice lista condivisa, la struttura card-first di Trello aggiunge click dove un’app per liste aggiungerebbe una spunta. Se vuoi kanban con meno sovraccarico sui task che già hai, una board kanban di Google Tasks ti permette di farlo senza un nuovo strumento.
- Limite condivisione gratuito: 10 collaboratori per workspace, 10 board
- Ideale per: chi pensa in modo visivo e gestisce progetti leggeri
- Attenzione a: le liste semplici sembrano più pesanti del necessario
Limiti di condivisione dei piani gratuiti a colpo d’occhio
Le pagine dei prezzi amano la parola “gratuito” e nascondono i limiti di condivisione dopo tre scroll. Ecco il confronto onesto.
| App | Limite condivisione gratuito | Piano a pagamento da | Ideale per |
|---|---|---|---|
| TasksBoard | 5 liste condivise | $3.99/mese (annuale) | Utenti Google e Gmail |
| Todoist | 5 progetti, 5 persone ciascuno | $4/mese | Piccoli team cross-platform |
| Microsoft To Do | Nessun limite, regole sui tipi di account | Solo gratuito | Famiglie Microsoft 365 |
| TickTick | 2 persone per lista | ~$3/mese (annuale) | Coppie più tracciamento abitudini |
| Any.do | Liste base, spesa | $2.99/mese (annuale) | Famiglie e commissioni |
| Trello | 10 persone per workspace | $5/utente/mese | Progetti visivi leggeri |
Google Tasks ha una funzione per liste condivise?
Non in modo nativo e questo sorprende le persone ogni anno. Google Tasks si sincronizza perfettamente tra Gmail, Calendar e le app mobile, ma ogni lista è visibile solo a un account.
Le soluzioni alternative che le persone provano sono dolorose: un Google Doc condiviso che nessuno spunta, una catena di email inoltrate o duplicare la stessa lista in due account manualmente. Il nostro tutorial sulle liste condivise di Google Tasks spiega perché ognuna di queste soluzioni fallisce.
La soluzione pulita è un livello di condivisione sopra. TasksBoard legge e scrive gli stessi dati di Google Tasks attraverso l’API ufficiale di Google, aggiunge il pulsante di condivisione mancante e rimane sincronizzato con la sidebar di Gmail e Calendar. I tuoi task non lasciano mai l’ecosistema Google, diventano solo visibili alle persone che scegli.
Per un’analisi più approfondita su come usarlo con i colleghi, consulta la nostra guida su come usare Google Tasks per i team.
Come scegliere l’app giusta per le liste condivise
Sei app sono cinque di troppo, quindi usa la versione abbreviata.
- Il tuo gruppo usa Gmail e Google Calendar. Scegli TasksBoard. La condivisione si integra direttamente con Google Tasks che già usi, gratis per fino a 5 liste condivise.
- Il tuo gruppo usa Outlook. Scegli Microsoft To Do, è gratuito e nativo lì.
- Vuoi un’unica app dedicata su ogni piattaforma. Scegli Todoist e accetta il limite di 5 progetti gratuiti.
- Sei solo tu e un partner e vuoi anche le abitudini. TickTick gratuito copre esattamente questo.
- Si tratta soprattutto di spesa e faccende. Any.do è fatto per questo.
- La tua lista ha fasi, responsabili e scadenze. È un progetto, prendi Trello o una visualizzazione kanban.
Qualunque cosa scegli, stabilisci una regola: la lista condivisa è l’unica fonte di verità. La nostra guida alle liste di task per team copre le abitudini che mantengono viva una lista condivisa dopo la prima settimana di entusiasmo.
FAQ
Qual è la migliore app gratuita per liste condivise?
Dipende da dove lavora già il tuo gruppo. TasksBoard offre la condivisione in tempo reale più generosa per gli utenti Google con fino a 5 liste condivise, mentre Microsoft To Do è completamente gratuito per chi è nell’ecosistema Microsoft. Todoist è l’opzione più solida neutrale rispetto alla piattaforma con 5 progetti condivisi nel piano gratuito.
Si può condividere una lista tra iPhone e Android?
Sì. Ogni app in questo confronto è cross-platform, quindi un utente iPhone e uno Android possono lavorare sulla stessa lista. TasksBoard funziona in qualsiasi browser e ha app mobile e le modifiche su un dispositivo appaiono sugli altri in tempo reale.
Si può condividere una lista di Google Tasks con qualcun altro?
Non con Google Tasks da solo, perché Google non ha mai aggiunto la condivisione nativa. Serve un livello come TasksBoard sopra: usa l’API ufficiale di Google Tasks per rendere le tue liste esistenti condivisibili con un link e i collaboratori accedono con il proprio account Google.
Qual è la differenza tra un’app per liste condivise e uno strumento di project management?
Un’app per liste condivise mantiene una lista piatta di task visibile a più persone, con configurazione minima e nessun training. Gli strumenti di project management aggiungono timeline, dipendenze, visualizzazioni del carico di lavoro e reporting, che i piccoli gruppi di solito non necessitano. Inizia con una lista e passa a strumenti più avanzati solo quando i task aspettano regolarmente altri task.
Quante persone possono usare una lista condivisa gratuitamente?
I limiti gratuiti nel 2026 sono: Todoist 5 collaboratori per progetto, TickTick 1 membro extra per lista, Trello 10 collaboratori per workspace e Microsoft To Do praticamente illimitato all’interno dello stesso tipo di account. TasksBoard limita il numero di liste condivise (5 nel gratuito) piuttosto che il numero di persone su di esse.
Conclusione
La migliore app per liste condivise è quella che incontra il tuo gruppo dove già si trova. Chi usa Outlook dovrebbe prendere Microsoft To Do, i team neutrali rispetto alla piattaforma dovrebbero guardare a Todoist e le famiglie che coordinano commissioni saranno felici con Any.do.
Per l’enorme gruppo di persone la cui vita gira su Gmail e Google Calendar, la risposta è più semplice. I tuoi task sono già in Google Tasks e TasksBoard rende quelle stesse liste condivisibili con un clic, con sincronizzazione in tempo reale, permessi e un piano gratuito che copre 5 liste condivise. Provalo gratis e trasforma la lista che già hai in quella che vede tutto il team.
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