App per liste di cose da fare condivise: le 6 migliori opzioni nel 2026
Il lavoro ibrido ha smesso di essere un esperimento già da un po’. L’indicatore di lavoro ibrido di Gallup mostra da anni che circa metà dei dipendenti che possono lavorare da remoto dividono la settimana tra casa e ufficio, il che significa che le persone con cui condividi i task raramente sono nella stessa stanza.
Allo stesso tempo, molti piccoli team sono stanchi delle piattaforme di project management troppo complesse. Non vogliono sprint, diagrammi di Gantt e un altro abbonamento. Vogliono una app di lista condivisa: una lista, poche persone, tutti vedono la stessa cosa in tempo reale.
Questa guida confronta sei opzioni reali per il 2026, con i limiti onesti dei piani gratuiti per ciascuna. Abbiamo testato quando la condivisione inizia a costare davvero, perché questo dettaglio è nascosto in quasi ogni pagina dei prezzi.
Cosa rende utile un’app di lista condivisa
Un’app collaborativa per liste di cose da fare ha un solo compito: far sì che più persone vedano la stessa lista senza dover chiedere in chat “hai finito quel task?”. Questo si traduce in una breve lista di requisiti.
- Sincronizzazione in tempo reale. Quando qualcuno spunta un elemento, tutti lo vedono entro secondi, senza dover aggiornare manualmente.
- Condivisione nel piano gratuito. Se la collaborazione è bloccata da un paywall, non è un’app condivisa, è una prova.
- Accesso cross-platform. Telefoni, tablet e una versione desktop adeguata, perché i tuoi collaboratori non useranno tutti lo stesso dispositivo.
- Permessi. Devi poter controllare chi può modificare e chi può solo visualizzare, e revocare l’accesso quando vuoi.
- Nessuna migrazione forzata. Lo strumento migliore si integra con dove hai già i tuoi task invece di chiedere a tutti di spostarsi.
Con questi criteri in mente, ecco le sei app che funzionano davvero nel 2026.
1. TasksBoard: la migliore app di lista condivisa per chi usa Google
TasksBoard ha un approccio diverso da tutto il resto in questa lista. Invece di archiviare i tuoi task in un altro silos, lavora direttamente su Google Tasks, il gestore di attività già integrato in Gmail e Google Calendar.
Google Tasks ha una lacuna famosa: non esiste un modo nativo per condividere una lista. TasksBoard colma proprio questa lacuna. Condividi qualsiasi lista con un link, i collaboratori accedono con il loro account Google che hanno già, e ogni modifica si sincronizza in tempo reale per tutti.
Il piano gratuito include task illimitati, una vista kanban a schermo intero, accesso mobile e fino a 5 liste condivise. È sufficiente per un piccolo team o una famiglia per lavorare completamente gratis. Il piano Pro (da $3.99 al mese fatturati annualmente) rimuove il limite con liste condivise illimitate, e il piano Team aggiunge board condivise e fatturazione per team.
Hai anche il controllo dei permessi. Ogni lista condivisa ha accesso in modifica o solo in visualizzazione per persona, e puoi revocare l’accesso in qualsiasi momento.
- Limite di condivisione gratuito: fino a 5 liste condivise, sincronizzazione in tempo reale inclusa
- Ideale per: chi usa Gmail e vuole che i task rimangano in Google
- Attenzione a: i collaboratori hanno bisogno di un account Google per la sincronizzazione corretta
Prova TasksBoard
Condividi le tue liste di Google Tasks con il tuo team, famiglia o clienti in pochi secondi. Un link, sincronizzazione in tempo reale, inizia gratis con fino a 5 liste condivise.
Inizia ora →Se vuoi una guida completa, il nostro tutorial su come condividere Google Tasks lo spiega passo dopo passo.
2. Todoist: la migliore soluzione versatile per piccoli progetti condivisi
Todoist rimane il gestore di task più raffinato cross-platform, e la sua collaborazione è solida. Condividi un progetto, inviti le persone via email e assegni task a membri specifici con commenti e scadenze.
Il piano gratuito Beginner permette 5 progetti attivi con fino a 5 collaboratori ciascuno, e la pagina dei limiti di Todoist indica un limite di 300 task attivi per progetto su tutti i piani. Per un paio di liste condivise è più che sufficiente, ma famiglie o team attivi raggiungono il limite di 5 progetti sorprendentemente in fretta.
L’inserimento in linguaggio naturale (“paga l’affitto ogni 1°”) è ancora il migliore del settore. Il compromesso è che i tuoi task vivono nel mondo di Todoist, separati da email e calendario a meno di configurare integrazioni.
- Limite di condivisione gratuito: 5 progetti attivi, 5 collaboratori per progetto
- Ideale per: gruppi misti Android, iPhone e Windows che vogliono un’app dedicata
- Attenzione a: promemoria personalizzati e la vista calendario richiedono Pro (da $4 al mese)
3. Microsoft To Do: la migliore opzione gratuita per chi usa Outlook
Microsoft To Do è completamente gratuito senza alcun piano premium, il che lo rende teoricamente l’opzione più generosa qui. Condividi ogni lista con un link di invito, e i membri possono aggiungere, modificare e completare task insieme.
I limiti riguardano gli account. La documentazione di Microsoft sulla condivisione spiega che gli account personali possono condividere solo con altri account personali, gli account lavorativi restano nella stessa organizzazione a meno che un admin non abiliti la condivisione tra tenant, e le liste integrate come My Day non possono essere condivise.
Se tutti nel tuo gruppo usano già Outlook e Microsoft 365, nessuno di questi limiti è un problema e To Do è una scelta ottima. Se il tuo gruppo mescola account personali Gmail e lavorativi Microsoft, aspettati attriti.
- Limite di condivisione gratuito: liste e membri illimitati, invito per lista
- Ideale per: famiglie e team già all’interno dell’ecosistema Microsoft
- Attenzione a: la condivisione tra account personali e lavorativi richiede l’approvazione dell’admin
4. TickTick: la migliore app personale che condivide (un po’)
TickTick è ricca di extra che nessun altro include: un timer pomodoro integrato, tracciamento delle abitudini e una vista calendario. Come app di produttività personale è eccellente.
Come app di lista condivisa, il piano gratuito è limitato. La documentazione di TickTick sulla collaborazione permette solo 1 membro extra per lista condivisa nel piano gratuito, che include anche un limite di 9 liste con 99 task ciascuna. Il piano Premium (circa $36 all’anno) aumenta la condivisione a 29 membri per lista.
Questo rende TickTick gratuito utilizzabile solo in uno scenario: tu più un partner. Qualsiasi cosa più grande richiede Premium per il proprietario della lista.
- Limite di condivisione gratuito: 2 persone per lista (tu più 1 membro)
- Ideale per: coppie che vogliono anche abitudini e pomodoro in un’unica app
- Attenzione a: il limite di 99 task per lista arriva più in fretta del previsto
5. Any.do: la migliore app di lista condivisa per le famiglie
Any.do è pensata per la condivisione nella vita quotidiana più che per il lavoro. Il piano gratuito include task illimitati e le sue famose liste della spesa condivise, che ordinano automaticamente gli articoli per reparto del supermercato.
Per un uso familiare strutturato, il piano Family aggiunge uno spazio condiviso con fino a 4 membri e 4 board condivise. Il Premium per individui parte da $2.99 al mese fatturati annualmente, tra i piani a pagamento più economici in questa lista.
Gli utenti avanzati tendono a superarlo. Filtri avanzati, tag e integrazioni sono più scarsi rispetto a Todoist o TickTick, e le funzionalità per team seri sono in un piano Workspace separato.
- Limite di condivisione gratuito: condivisione di liste base, liste della spesa incluse
- Ideale per: famiglie che coordinano spesa, faccende e commissioni
- Attenzione a: le funzionalità per il lavoro richiedono il piano Workspace separato
6. Trello: la scelta migliore quando la lista è in realtà un progetto
Trello non è un’app di lista in senso stretto, è una board kanban. Ma molte “liste condivise” sono in realtà piccoli progetti mascherati, ed è qui che Trello brilla con card, checklist all’interno delle card e colonne drag-and-drop.
Il piano gratuito è utilizzabile per piccoli gruppi: 10 collaboratori per workspace, fino a 10 board e card illimitate. Le viste calendario, timeline e tabella sono a pagamento, a partire da $5 per utente al mese.
La limitazione onesta è il peso. Per una semplice lista condivisa, la struttura a card di Trello aggiunge click dove un’app di lista aggiunge una spunta. Se vuoi kanban con meno overhead sui task che hai già, una board kanban per Google Tasks ti permette di farlo senza un nuovo strumento.
- Limite di condivisione gratuito: 10 collaboratori per workspace, 10 board
- Ideale per: chi pensa in modo visivo e gestisce progetti leggeri
- Attenzione a: le liste semplici sembrano più pesanti del necessario
Limiti di condivisione dei piani gratuiti a confronto
Le pagine dei prezzi amano la parola “gratuito” e nascondono i limiti di condivisione dopo tre scroll. Ecco il confronto onesto.
| App | Limite di condivisione gratuito | Piano a pagamento da | Ideale per |
|---|---|---|---|
| TasksBoard | 5 liste condivise | $3.99/mese (annuale) | Utenti Google e Gmail |
| Todoist | 5 progetti, 5 persone ciascuno | $4/mese | Piccoli team cross-platform |
| Microsoft To Do | Nessun limite, regole sugli account | Solo gratuito | Famiglie e team Microsoft 365 |
| TickTick | 2 persone per lista | ~$3/mese (annuale) | Coppie più tracciamento abitudini |
| Any.do | Liste base, spesa | $2.99/mese (annuale) | Famiglie e commissioni |
| Trello | 10 persone per workspace | $5/utente/mese | Progetti visivi leggeri |
Google Tasks ha una funzione di lista condivisa?
Non in modo nativo, e questa cosa sorprende ogni anno. Google Tasks si sincronizza perfettamente tra Gmail, Calendar e le sue app mobile, ma ogni lista è visibile solo a un account.
Le soluzioni alternative che le persone provano sono dolorose: un Google Doc condiviso che nessuno spunta, una catena di email inoltrate o duplicare la stessa lista in due account manualmente. Il nostro tutorial sulla lista condivisa di Google Tasks spiega perché ognuna di queste soluzioni fallisce.
La soluzione pulita è un livello di condivisione sopra. TasksBoard legge e scrive gli stessi dati di Google Tasks attraverso l’API ufficiale di Google, aggiunge il pulsante di condivisione mancante e rimane sincronizzato con la sidebar di Gmail e Calendar. I tuoi task non lasciano mai l’ecosistema Google, diventano solo visibili alle persone che scegli.
Per un approfondimento su come usarlo con i colleghi, vedi la nostra guida su usare Google Tasks per i team.
Come scegliere l’app di lista condivisa giusta
Sei app sono cinque di troppo, quindi usa la versione abbreviata.
- Il tuo gruppo vive su Gmail e Google Calendar. Scegli TasksBoard. La condivisione si integra direttamente con i Google Tasks che hai già, gratis per fino a 5 liste condivise.
- Il tuo gruppo vive su Outlook. Scegli Microsoft To Do, è gratuito e nativo lì.
- Vuoi un’app dedicata su ogni piattaforma. Scegli Todoist e accetta il limite di 5 progetti nel piano gratuito.
- Sei solo tu e un partner, e vuoi anche le abitudini. TickTick gratuito copre esattamente questo.
- Si tratta soprattutto di spesa e faccende. Any.do è fatto per questo.
- La tua lista ha fasi, proprietari e scadenze. È un progetto, prendi Trello o una vista kanban.
Qualunque cosa scegli, stabilisci una regola: la lista condivisa è l’unica fonte di verità. La nostra guida alla lista di task per team copre le abitudini che mantengono viva una lista condivisa dopo la prima settimana di entusiasmo.
FAQ
Qual è la migliore app gratuita di lista condivisa?
Dipende da dove lavora già il tuo gruppo. TasksBoard offre la condivisione in tempo reale più generosa per gli utenti Google con fino a 5 liste condivise, mentre Microsoft To Do è completamente gratuito per chi è nell’ecosistema Microsoft. Todoist è l’opzione più solida neutrale rispetto alla piattaforma con 5 progetti condivisi nel piano gratuito.
Si può condividere una lista tra iPhone e Android?
Sì. Ogni app in questo confronto è cross-platform, quindi un utente iPhone e uno Android possono lavorare sulla stessa lista. TasksBoard funziona in qualsiasi browser e ha app mobile, e le modifiche fatte su un dispositivo appaiono sugli altri in tempo reale.
Si può condividere una lista di Google Tasks con qualcun altro?
Non con Google Tasks da solo, perché Google non ha mai aggiunto la condivisione nativa. Ti serve un livello come TasksBoard sopra: usa l’API ufficiale di Google Tasks per rendere le tue liste esistenti condivisibili con un link, e i collaboratori accedono con il loro account Google.
Qual è la differenza tra un’app di lista condivisa e uno strumento di project management?
Un’app di lista condivisa mantiene una lista piatta di task visibile a più persone, con setup minimo e nessun training. Gli strumenti di project management aggiungono timeline, dipendenze, viste sul carico di lavoro e reporting, che i piccoli gruppi di solito non usano. Inizia con una lista, e passa a strumenti più complessi solo quando i task aspettano regolarmente altri task.
Quante persone possono usare una lista condivisa gratuitamente?
I limiti gratuiti nel 2026 sono: Todoist 5 collaboratori per progetto, TickTick 1 membro extra per lista, Trello 10 collaboratori per workspace, e Microsoft To Do teoricamente illimitato nello stesso tipo di account. TasksBoard limita il numero di liste condivise (5 nel piano gratuito) piuttosto che il numero di persone su di esse.
Conclusione
La migliore app di lista condivisa è quella che incontra il tuo gruppo dove già si trova. Chi usa Outlook dovrebbe prendere Microsoft To Do, i team neutrali rispetto alla piattaforma dovrebbero guardare Todoist, e le famiglie che coordinano commissioni saranno felici con Any.do.
Per l’enorme gruppo di persone la cui vita gira su Gmail e Google Calendar, la risposta è più semplice. I tuoi task sono già in Google Tasks, e TasksBoard rende quelle stesse liste condivisibili con un click, con sincronizzazione in tempo reale, permessi e un piano gratuito che copre 5 liste condivise. Provalo gratis e trasforma la lista che hai già in quella che vede tutto il team.
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