6 beste gedeelde takenlijst-apps in 2026 vergeleken
Hybride werken is al lang geen experiment meer. Volgens Gallup’s hybrid work indicator werkt ongeveer de helft van de werknemers die thuis kunnen werken al jaren deels op kantoor en deels thuis. Dat betekent dat de mensen met wie je taken deelt zelden in dezelfde ruimte zijn.
Tegelijkertijd hebben veel kleine teams genoeg van zware projectmanagementplatforms. Ze willen geen sprints, Gantt-diagrammen en nog een licentie. Ze willen een gedeelde takenlijst-app: één lijst, een paar mensen, iedereen ziet hetzelfde in realtime.
Deze gids vergelijkt zes echte opties voor 2026, met de eerlijke gratis limieten voor elk. We testten waar delen echt geld gaat kosten, want dat detail staat bijna altijd verstopt op de prijspagina’s.
Wat maakt een gedeelde takenlijst-app de moeite waard
Een collaboratieve takenlijst-app heeft één taak: ervoor zorgen dat meerdere mensen naar dezelfde lijst kijken zonder dat iemand hoeft te vragen “heb je dat af?” in de chat. Dat vertaalt zich naar een korte checklist van vereisten.
- Realtime synchronisatie. Wanneer iemand een item afvinkt, ziet iedereen het binnen enkele seconden, niet na een handmatige refresh.
- Delen op het gratis abonnement. Als samenwerking achter een betaalmuur zit, is het geen gedeelde takenlijst maar een proefversie.
- Cross-platform toegang. Telefoons, tablets en een goede desktopweergave, want niet al je teamleden gebruiken hetzelfde apparaat.
- Rechten. Je moet kunnen bepalen wie mag bewerken en wie alleen mag bekijken, en toegang moeten kunnen intrekken.
- Geen gedwongen migratie. Het beste tool sluit aan bij waar je taken al staan in plaats van te eisen dat iedereen verhuist.
Met die criteria in gedachten, hier zijn de zes apps die in 2026 echt waarmaken wat ze beloven.
1. TasksBoard: de beste gedeelde takenlijst-app voor Google-gebruikers
TasksBoard pakt het anders aan dan de rest op deze lijst. In plaats van je taken in nog een silo op te slaan, werkt het direct bovenop Google Tasks, de takenmanager die al in Gmail en Google Calendar zit.
Google Tasks heeft één bekende leemte: er is geen native manier om een lijst te delen. TasksBoard vult precies die leemte. Je deelt elke lijst met één link, teamleden loggen in met hun bestaande Google-account en elke wijziging synchroniseert in realtime voor iedereen.
Het gratis abonnement bevat onbeperkte taken, een volledig scherm kanban-weergave, mobiele toegang en maximaal 5 gedeelde lijsten. Dat is genoeg voor een klein team of huishouden om volledig gratis te werken. Het Pro-abonnement (vanaf $3,99 per maand bij jaarlijkse betaling) haalt het plafond weg met onbeperkte gedeelde lijsten, en het Team-abonnement voegt gedeelde borden en teamfacturering toe.
Je houdt ook zelf de rechten in handen. Elke gedeelde lijst heeft bewerk- of alleen-lezen-toegang per persoon, en je kunt de toegang op elk moment intrekken.
- Gratis delen limiet: maximaal 5 gedeelde lijsten, realtime synchronisatie inbegrepen
- Beste voor: iedereen wiens e-mail Gmail is en wiens taken bij Google moeten blijven
- Let op: teamleden hebben een Google-account nodig voor goede synchronisatie
Probeer TasksBoard
Deel je Google Tasks-lijsten met je team, familie of klanten in seconden. Eén link, realtime synchronisatie, gratis te starten met maximaal 5 gedeelde lijsten.
Aan de slag →Als je het volledige stappenplan wilt, onze handleiding over hoe je Google Tasks deelt behandelt het stap voor stap.
2. Todoist: de beste allrounder voor kleine gedeelde projecten
Todoist blijft de meest gepolijste cross-platform takenmanager, en de samenwerking is degelijk. Je deelt een project, nodigt mensen uit per e-mail en wijst taken toe aan specifieke leden met opmerkingen en deadlines.
Het gratis Beginner-abonnement staat 5 actieve projecten toe met maximaal 5 teamleden elk, en Todoist’s eigen limietenpagina vermeldt een limiet van 300 actieve taken per project in elk abonnement. Voor een paar gedeelde lijsten is dat ruim voldoende, maar actieve huishoudens en teams komen verrassend snel tegen het plafond van 5 projecten aan.
Natuurlijke taalinput (“huur betalen elke 1e”) is nog steeds de beste in zijn soort. Het nadeel is dat je taken in Todoist’s eigen wereld leven, gescheiden van je e-mail en agenda tenzij je integraties instelt.
- Gratis delen limiet: 5 actieve projecten, 5 teamleden per project
- Beste voor: gemengde Android-, iPhone- en Windows-groepen die een speciale app willen
- Let op: aangepaste herinneringen en de kalenderweergave vereisen Pro (vanaf $4 per maand)
3. Microsoft To Do: de beste gratis optie voor Outlook-huishoudens
Microsoft To Do is volledig gratis zonder premium tier, wat het op papier de meest genereuze optie hier maakt. Je deelt elke lijst met een uitnodigingslink, en leden kunnen taken samen toevoegen, bewerken en voltooien.
De adders zitten in de accounts. Microsoft’s eigen deel-documenten leggen uit dat persoonlijke accounts alleen met andere persoonlijke accounts kunnen delen, werkaccounts blijven binnen dezelfde organisatie tenzij een admin cross-tenant sharing inschakelt, en ingebouwde lijsten zoals Mijn Dag kunnen helemaal niet gedeeld worden.
Als iedereen in je groep al in Outlook en Microsoft 365 zit, doet dat er niet toe en is To Do een uitstekende keuze. Als je groep persoonlijke Gmail- en werk-Microsoft-accounts mengt, verwacht dan problemen.
- Gratis delen limiet: onbeperkte lijsten en leden, uitnodiging per lijst
- Beste voor: families en teams die al in het Microsoft-ecosysteem zitten
- Let op: delen tussen persoonlijke en werkaccounts vereist admin-goedkeuring
4. TickTick: de beste persoonlijke app die ook (een beetje) deelt
TickTick zit vol met extra’s die niemand anders standaard biedt: een ingebouwde pomodoro-timer, gewoonte-tracking en een kalenderweergave. Als persoonlijke productiviteitsapp is het uitstekend.
Als gedeelde takenlijst-app is het gratis abonnement beperkt. TickTick’s samenwerkingsdocumenten staan slechts 1 extra lid per gedeelde lijst toe op gratis, en de gratis tier beperkt je ook tot 9 lijsten met elk 99 taken. Premium (ongeveer $36 per jaar) verhoogt het delen naar 29 leden per lijst.
Dat maakt gratis TickTick bruikbaar voor precies één scenario: jij plus één partner. Alles groter vereist Premium voor de lijsteigenaar.
- Gratis delen limiet: 2 mensen per lijst (jij plus 1 lid)
- Beste voor: stellen die ook gewoontes en pomodoro in één app willen
- Let op: de limiet van 99 taken per lijst komt sneller dan je denkt
5. Any.do: de beste gedeelde checklist-app voor families
Any.do richt zich op het delen van dagelijkse taken in plaats van werk. Het gratis abonnement bevat onbeperkte taken en zijn kenmerkende gedeelde boodschappenlijstjes, die artikelen automatisch sorteren op supermarktschap.
Voor gestructureerd gezinsgebruik voegt het speciale Family-abonnement een gedeelde ruimte toe met maximaal 4 leden en 4 gedeelde borden. Premium voor individuen begint bij $2,99 per maand bij jaarlijkse betaling, een van de goedkoopste betaalde tiers in deze vergelijking.
Powerusers groeien er vaak uit. Geavanceerd filteren, tags en integraties zijn beperkter dan Todoist of TickTick, en serieuze teamfuncties zitten in een apart Workspace-abonnement.
- Gratis delen limiet: basislijst-delen, boodschappenlijstjes inbegrepen
- Beste voor: huishoudens die boodschappen, klusjes en boodschappen coördineren
- Let op: werkfuncties vereisen het aparte Workspace-tier
6. Trello: de beste keuze als je lijst eigenlijk een project is
Trello is strikt genomen geen takenlijst-app, het is een kanban-bord. Maar veel “gedeelde lijsten” zijn eigenlijk kleine projecten in vermomming, en daar blinkt Trello uit met kaarten, checklists binnen kaarten en drag-and-drop-kolommen.
Het gratis abonnement is werkbaar voor kleine groepen: 10 teamleden per werkruimte, maximaal 10 borden en onbeperkte kaarten. Kalender-, tijdlijn- en tabelweergaven zijn betaald, vanaf $5 per gebruiker per maand.
De eerlijke kanttekening is gewicht. Voor een simpele gedeelde checklist voegt Trello’s kaart-eerst-structuur kliks toe waar een lijst-app een vinkje toevoegt. Als je kanban wilt met minder overhead bovenop taken die je al hebt, krijg je dat met een Google Tasks kanban-bord zonder nieuw tool.
- Gratis delen limiet: 10 teamleden per werkruimte, 10 borden
- Beste voor: visuele denkers die lichtgewicht projecten runnen
- Let op: simpele lijsten voelen zwaarder dan nodig
Gratis deel-limieten op een rij
Prijspagina’s houden van het woord “gratis” en verstoppen de deel-limieten drie scrolls naar beneden. Hier is de eerlijke kant-en-klare vergelijking.
| App | Gratis deel-limiet | Betaald vanaf | Beste voor |
|---|---|---|---|
| TasksBoard | 5 gedeelde lijsten | $3,99/ma (jaarlijks) | Google- en Gmail-gebruikers |
| Todoist | 5 projecten, 5 mensen elk | $4/ma | Cross-platform kleine teams |
| Microsoft To Do | Geen limiet, accounttype-regels | Alleen gratis | Microsoft 365-huishoudens |
| TickTick | 2 mensen per lijst | ~$3/ma (jaarlijks) | Stellen plus gewoonte-tracking |
| Any.do | Basis lijsten, boodschappen | $2,99/ma (jaarlijks) | Families en boodschappen |
| Trello | 10 mensen per werkruimte | $5/gebruiker/ma | Lichtgewicht visuele projecten |
Heeft Google Tasks een gedeelde takenlijst-functie?
Niet native, en dat verrast mensen elk jaar weer. Google Tasks synchroniseert prachtig tussen Gmail, Calendar en zijn mobiele apps, maar elke lijst is zichtbaar voor precies één account.
De eerste workarounds die mensen proberen zijn pijnlijk: een gedeeld Google Doc dat niemand afvinkt, een doorgestuurde e-mailketen of hetzelfde lijstje handmatig in twee accounts dupliceren. Onze Google Tasks gedeelde lijst tutorial legt uit waarom elk van deze opties mank gaat.
De schone oplossing is een deel-laag erbovenop. TasksBoard leest en schrijft dezelfde Google Tasks-data via Google’s eigen API, voegt de ontbrekende deelknop toe en blijft gesynchroniseerd met de Gmail-zijbalk en Calendar. Je taken verlaten nooit Google’s ecosysteem, ze worden alleen zichtbaar voor de mensen die jij kiest.
Voor een diepere blik op samenwerken met collega’s, zie onze handleiding over Google Tasks voor teams gebruiken.
Hoe kies je de juiste gedeelde lijst-app
Zes apps is vijf te veel, dus hier is de korte versie.
- Je groep zit in Gmail en Google Calendar. Kies TasksBoard. Delen werkt direct bovenop de Google Tasks die je al hebt, gratis voor maximaal 5 gedeelde lijsten.
- Je groep zit in Outlook. Kies Microsoft To Do, het is gratis en native daar.
- Je wilt één speciale app op elk platform. Kies Todoist en accepteer de gratis limiet van 5 projecten.
- Het is alleen jij en één partner, en je wilt ook gewoontes. TickTick gratis dekt precies dat.
- Het gaat vooral om boodschappen en klusjes. Any.do is ervoor gebouwd.
- Je lijst heeft fasen, eigenaren en deadlines. Dat is een project, neem Trello of een kanban-weergave.
Welke je ook kiest, stel één regel in: de gedeelde lijst is de enige bron van waarheid. Onze team takenlijst handleiding behandelt de gewoontes die een gedeelde lijst levend houden na de eerste week enthousiasme.
FAQ
Wat is de beste gratis gedeelde takenlijst-app?
Het hangt af van waar je groep al werkt. TasksBoard biedt de meest genereuze gratis realtime-deling voor Google-gebruikers met maximaal 5 gedeelde lijsten, terwijl Microsoft To Do volledig gratis is voor mensen in het Microsoft-ecosysteem. Todoist is de sterkste platform-neutrale optie met 5 gedeelde projecten op zijn gratis abonnement.
Kun je een takenlijst delen tussen iPhone en Android?
Ja. Elke app in deze vergelijking is cross-platform, dus een iPhone-gebruiker en een Android-gebruiker kunnen vanuit dezelfde lijst werken. TasksBoard werkt in elke browser en heeft mobiele apps, en wijzigingen op het ene apparaat verschijnen in realtime op de andere.
Kun je een Google Tasks-lijst met iemand anders delen?
Niet met alleen Google Tasks, omdat Google nooit native delen heeft toegevoegd. Je hebt een laag zoals TasksBoard nodig: het gebruikt de officiële Google Tasks API om je bestaande lijsten deelbaar te maken met één link, en teamleden loggen in met hun eigen Google-accounts.
Wat is het verschil tussen een gedeelde takenlijst-app en een projectmanagementtool?
Een gedeelde takenlijst-app houdt een platte lijst taken zichtbaar voor meerdere mensen, met minimale setup en geen training. Projectmanagementtools voegen tijdlijnen, afhankelijkheden, workload-weergaven en rapportage toe, wat kleine groepen meestal niet nodig hebben. Begin met een lijst, en stap alleen over wanneer taken regelmatig op andere taken wachten.
Hoeveel mensen kunnen één gedeelde lijst gratis gebruiken?
De gratis limieten in 2026 zijn: Todoist 5 teamleden per project, TickTick 1 extra lid per lijst, Trello 10 teamleden per werkruimte, en Microsoft To Do effectief onbeperkt binnen hetzelfde accounttype. TasksBoard beperkt het aantal gedeelde lijsten (5 op gratis) in plaats van het aantal mensen erop.
Conclusie
De beste gedeelde takenlijst-app is degene die aansluit bij waar je groep al is. Outlook-mensen moeten Microsoft To Do nemen, platform-onafhankelijke teams moeten naar Todoist kijken, en families die boodschappen coördineren zijn blij met Any.do.
Voor de enorme groep mensen wiens leven draait om Gmail en Google Calendar is het antwoord simpeler. Je taken staan al in Google Tasks, en TasksBoard maakt diezelfde lijsten deelbaar met één klik, met realtime synchronisatie, rechten en een gratis abonnement dat 5 gedeelde lijsten dekt. Probeer het gratis en maak van de lijst die je al hebt de lijst die je hele team ziet.
Klaar om uw Google Tasks te delen?
Ga gratis aan de slag met TasksBoard, geen creditcard vereist.
Inloggen
