วิธีแชร์รายการ Google Tasks แบบดูอย่างเดียว

คุณอาจต้องการให้ลูกค้าสามารถติดตามความคืบหน้าของโปรเจกต์ได้โดยไม่สามารถแก้ไขอะไรได้ หรือให้พนักงานใหม่เห็นรายการงานของทีมก่อนที่จะเริ่มเปลี่ยนแปลง หรือให้ผู้จัดการเห็นงานที่ค้างอยู่โดยไม่ต้องเข้าไปยุ่งกับมัน

Google Tasks ไม่สามารถทำสิ่งเหล่านี้ได้เลย เพราะไม่มีฟีเจอร์แชร์รายการงานทั่วไป และแม้แต่ในพื้นที่ Chat และ Docs ที่ Google เพิ่มการทำงานร่วมได้ ก็ไม่มีตัวเลือกแบบอ่านอย่างเดียว: ใครก็ตามที่เห็นงานสามารถแก้ไขได้

คู่มือนี้จะแสดงวิธีแชร์รายการ Google Tasks ในโหมดดูอย่างเดียวด้วย TasksBoard รวมถึงสิ่งที่ผู้ดูจะเห็นและไม่สามารถทำได้ พร้อมทั้งเครื่องมือที่เกี่ยวข้องที่ทำให้รายการที่แชร์อ่านได้สำหรับทั้งทีม: ตัวกรองคน ลิงก์ที่เปิดงานของคนใดคนหนึ่ง การมอบหมายงานหลายคนในงานเดียว และลำดับงานที่เหมือนกันสำหรับทุกคน

ทำไม Google Tasks ไม่มีการกำหนดสิทธิ์

ทุกรายการ Google Tasks เป็นของบัญชี Google เพียงบัญชีเดียว เมื่อ TasksBoard แชร์รายการงาน แต่ละผู้ร่วมงานจะได้รับสำเนาของตัวเองในบัญชีของพวกเขา และ TasksBoard จะทำให้สำเนาเหล่านั้นตรงกัน นี่เป็นวิธีเดียวที่จะแชร์รายการที่ยังคงแสดงใน Gmail, Google Calendar และแอป Google Tasks สำหรับทุกคน

ผลที่ตามมาคือ Google เองไม่รู้ว่ารายการนั้นถูกแชร์ และไม่มีแนวคิดว่าใครสามารถแก้ไขได้ การกำหนดสิทธิ์ต้องอยู่ในเลเยอร์ซิงค์ ซึ่งเป็นสิ่งที่บทบาทของ TasksBoard ทำ สำหรับข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับวิธีการทำงานของรายการที่แชร์ ดูที่ วิธีแชร์ Google Tasks

สองบทบาท: ผู้แก้ไขและผู้ดู

ผู้ร่วมงานในรายการที่แชร์หรือบอร์ดที่แชร์จะเป็นได้ทั้ง ผู้แก้ไข หรือ ผู้ดู

• ผู้แก้ไข คือบทบาทที่ทุกคนเคยมีมาก่อน: เข้าถึงเต็มที่ในการเพิ่ม แก้ไข ทำเสร็จ จัดลำดับ มอบหมาย และลบงาน
• ผู้ดู จะเห็นรายการและทุกงานในนั้น ซึ่งจะซิงค์ตามปกติ แต่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงอะไรได้

ผู้ดูเป็นส่วนหนึ่งของ แผนทีม TasksBoard ในแผนฟรีและแผน Pro ทุกคนจะแชร์ด้วยสิทธิ์แก้ไขเต็มที่เหมือนเดิม หากไม่มีแผนทีม ตัวเลือกบทบาทจะแสดง แต่การเปลี่ยนจะเปิดข้อเสนอแผนทีม

เฉพาะเจ้าของรายการ คนที่แชร์เป็นคนแรกเท่านั้นที่สามารถกำหนดบทบาทได้

ให้สิทธิ์ดูอย่างเดียวแก่ผู้ร่วมงานหนึ่งคน

1. เปิดเมนู จุดสามจุด ของรายการแล้วคลิก แชร์รายการ สำหรับบอร์ดที่แชร์ ให้เปิดเมนูบอร์ดแล้วคลิก แชร์บอร์ด
2. ในกล่องโต้ตอบ ให้หาผู้ร่วมงานในรายชื่อคน
3. ถัดจากชื่อของพวกเขา ให้เลือก ผู้ดู แทน ผู้แก้ไข

การเปลี่ยนแปลงจะมีผลทันที ผู้ร่วมงานจะยังคงมีรายการบนบอร์ดของพวกเขา พร้อมป้าย “ดูอย่างเดียว” ในส่วนหัว ในบอร์ดที่แชร์ บทบาทจะใช้กับทุกรายการของบอร์ด รวมถึงรายการที่คุณเพิ่มในภายหลัง

ผู้ดูที่ต้องการทำงานในรายการในภายหลังสามารถเปลี่ยนกลับเป็น ผู้แก้ไข จากกล่องโต้ตอบเดียวกันได้ โดยไม่ต้องแชร์รายการอีกครั้ง

ทำให้ทุกคนที่เข้าร่วมเป็นผู้ดู

หากคุณแชร์ลิงก์กับกลุ่มที่กว้างขึ้น เช่น ทีมลูกค้าหรือแผนก คุณอาจต้องการให้สมาชิกใหม่ทุกคนเข้ามาในฐานะผู้ดู

1. เปิดกล่องโต้ตอบ แชร์รายการ (หรือ แชร์บอร์ด)
2. ใต้ การแชร์ลิงก์ ตั้งค่า สมาชิกใหม่เข้าร่วมเป็น เป็น ผู้ดู
3. คัดลอกลิงก์และส่งไป

หน้าคำเชิญจะแจ้งให้บุคคลนั้นทราบว่า “คุณจะมีการเข้าถึงแบบดูอย่างเดียวในรายการนี้” ก่อนที่พวกเขาจะเข้าร่วม คนที่เข้าร่วมแล้วจะยังคงมีบทบาทปัจจุบันจนกว่าคุณจะเปลี่ยนทีละคน

สิ่งที่ผู้ดูเห็นและไม่สามารถทำได้

สำเนารายการของผู้ดูจะดูเหมือนรายการอื่นๆ บนบอร์ดของพวกเขา โดยมีป้าย “ดูอย่างเดียว” ในส่วนหัว งาน วันที่ครบกำหนด ป้ายกำกับและผู้รับมอบหมายทั้งหมดมีอยู่และอัปเดตอยู่เสมอ

สิ่งที่ขาดหายไปคือทุกวิธีที่จะเปลี่ยนแปลงมัน:

แล้ว Gmail และแอป Google Tasks ล่ะ?

นี่คือส่วนที่ต้องอธิบายให้ผู้ดูเข้าใจ Google Tasks ไม่มีการกำหนดสิทธิ์ ดังนั้นผู้ดูยังคงถือสำเนาจริงของรายการในบัญชี Google ของตัวเอง จาก Gmail, Google Calendar หรือแอป Google Tasks พวกเขาสามารถแก้ไขสำเนานั้นได้ พวกเขายังสามารถโยนงานเข้าไปจากรายการอื่นใน TasksBoard ได้ด้วย

การเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นจะไม่ถึงผู้ร่วมงานคนอื่น เมื่อซิงค์ครั้งถัดไป TasksBoard จะทำให้สำเนาของผู้ดูกลับมาเป็นไปตามสำเนาของผู้แก้ไข: งานที่พวกเขาเพิ่มจะถูกลบ งานที่พวกเขาลบจะกลับมา การแก้ไขของพวกเขาจะถูกย้อนกลับและลำดับจะถูกกู้คืน

ดังนั้นกฎการดูอย่างเดียวจะยังคงใช้สำหรับทีม แต่ผู้ดูที่แก้ไขจากแอป Google Tasks จะเห็นการเปลี่ยนแปลงของพวกเขาหายไป บอกพวกเขาล่วงหน้า และชี้ให้พวกเขาไปที่ หน้าความช่วยเหลือการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียว หากพวกเขาสงสัยว่าเกิดอะไรขึ้น

แสดงงานของคนหนึ่งคนด้วยตัวกรองคน

เมื่อมีหลายคนแชร์บอร์ดเดียวกัน คำขอถัดไปมักจะเป็น “ฉันสามารถเห็นเฉพาะของฉันได้ไหม” หรือ “แสดงให้ฉันเห็นว่า Alex มีอะไรอยู่ในมือบ้าง”

บอร์ดที่มีอย่างน้อยหนึ่งรายการที่แชร์จะแสดง ชิปคน ถัดจากชื่อ: ทุกคน, หนึ่งอวตารต่อผู้ร่วมงาน และ ยังไม่มอบหมาย

1. คลิกอวตารของผู้ร่วมงานเพื่อแสดงเฉพาะงานที่มอบหมายให้พวกเขา ในทุกรายการของบอร์ด
2. คลิก ยังไม่มอบหมาย เพื่อดูงานที่ยังไม่มีเจ้าของ
3. คลิกอวตารอีกครั้ง หรือ ทุกคน เพื่อกลับไปที่บอร์ดเต็ม

ตัวเลือกจะถูกจำไว้ต่อบอร์ดบนอุปกรณ์ของคุณ ชิปจะถูกซ่อนบนสมาร์ทบอร์ดและในขณะที่การค้นหากำลังทำงานอยู่ สำหรับตัวกรองที่ครอบคลุมทุกบอร์ด ให้ใช้ตัวกรอง “ใคร” ในแถบค้นหา ซึ่งอธิบายไว้ในหน้า ตัวกรองการค้นหา

ส่งลิงก์ที่เปิดงานของคนหนึ่งคน

ในขณะที่ตัวกรองคนทำงานอยู่ ที่อยู่หน้าจะมี ?assignee=<อีเมล> (หรือ ?assignee=unassigned) คัดลอกที่อยู่นั้นและส่งไป

นี่เป็นการจับคู่ที่ใช้งานได้จริงกับบทบาทผู้ดู เจ้าของสามารถแชร์บอร์ดกับลูกค้าในโหมดดูอย่างเดียว จากนั้นส่งลิงก์ที่เปิดบอร์ดที่กรองเฉพาะงานที่มอบหมายให้ผู้จัดการบัญชีของพวกเขา คนอื่นๆ จะยังคงเห็นบอร์ดเต็ม ลิงก์จะเปลี่ยนเฉพาะสิ่งที่ผู้รับเห็นเมื่อพวกเขาเปิดมัน

ผู้รับมอบหมายหลายคนในงานเดียว

การแชร์แบบอ่านอย่างเดียวและตัวกรองคนทั้งคู่พึ่งพาการมอบหมายที่ถูกต้อง และงานจริงไม่ได้มีเจ้าของเพียงคนเดียวเสมอไป งานในรายการที่แชร์สามารถมี ผู้รับมอบหมายหลายคน ได้

1. คลิกงานในรายการที่แชร์เพื่อเปิดตัวแก้ไข
2. คลิก เพิ่มผู้รับมอบหมาย (ไอคอนคน) ในแถบเครื่องมือ
3. คลิกแต่ละคนเพื่อเพิ่มหรือลบพวกเขา วงกลมที่เติมเต็มจะทำเครื่องหมายผู้รับมอบหมายปัจจุบัน และป็อปอัปจะยังคงเปิดอยู่เพื่อให้คุณสามารถเลือกหลายคนในแถวได้

อวตารของพวกเขาจะซ้อนกันบนการ์ด ผู้รับมอบหมายแต่ละคนจะถูกเก็บเป็นบรรทัด 👤 มอบหมายให้ … ในรายละเอียดงาน ซึ่งเป็นวิธีที่การมอบหมายจะไปถึงผู้ร่วมงานผ่าน Google Tasks และเป็นเหตุผลที่มันมองเห็นเป็นข้อความในแอป Google Tasks งานที่มีผู้รับมอบหมายสองคนจะแสดงขึ้นภายใต้คนใดคนหนึ่งในตัวกรองคน ดูเพิ่มเติมในคู่มือของเราเกี่ยวกับ การมอบหมาย Google Tasks

ลำดับเดียวกันสำหรับทุกคน

รายการที่แชร์จะอ่านได้ก็ต่อเมื่อทุกคนเห็นมันในแบบเดียวกัน ลำดับที่กำหนดเอง ของรายการที่แชร์จะถูกซิงค์: เมื่อผู้แก้ไขลากงานไปยังตำแหน่งใหม่ สำเนาอื่นๆ รวมถึงสำเนาของผู้ดู จะตามมาในการซิงค์ครั้งถัดไป สำเนาที่ซิงค์เป็นครั้งแรกจะใช้ลำดับของสำเนาที่เปลี่ยนแปลง

บางกรณีจะรักษาลำดับของตัวเอง: รายการที่เรียงตามวันที่ครบกำหนด ชื่อหรืออัปเดตล่าสุด (เปลี่ยนทุกคนกลับไปที่ลำดับที่กำหนดเองจากเมนูรายการ) งานที่เสร็จแล้ว และงานที่เปิดอยู่ที่มีชื่อเดียวกัน หากสองคนย้ายงานเดียวกันในเวลาเดียวกัน การซิงค์ครั้งล่าสุดจะชนะ ดู การเรียงลำดับงานในรายการ

ลองใช้ TasksBoard Team

แชร์รายการ Google Tasks กับผู้แก้ไขและผู้ดู กรองบอร์ดตามบุคคล และทำให้ทุกสำเนาอยู่ในลำดับเดียวกัน หนึ่งบิลสำหรับทั้งทีม

ดูแผน →

วิธีอื่นๆ ในการควบคุมว่าคนไหนสามารถทำอะไรได้บ้าง

บทบาทเป็นการควบคุมที่ละเอียดที่สุด แต่ไม่ใช่ทางเดียว จากกล่องโต้ตอบแชร์รายการเดียวกัน เจ้าของยังสามารถ:

• จำกัดการเข้าถึงเฉพาะสมาชิกปัจจุบัน (Premium): ลิงก์เชิญจะหยุดทำงาน ผู้ร่วมงานปัจจุบันยังคงอยู่ “อนุญาตการเข้าถึงสมาชิกใหม่” จะเปิดกลับคืน
• ลบผู้ร่วมงาน (Premium): พวกเขาจะยังคงมีสำเนาของรายการตามที่เป็นอยู่ แต่การเปลี่ยนแปลงของพวกเขาจะไม่ถึงใครอีกต่อไปและพวกเขาจะไม่ได้รับของคุณอีกต่อไป
• หยุดการแชร์: จบการแชร์สำหรับทุกคน ผู้ร่วมงานแต่ละคนจะยังคงมีสำเนา และคุณสามารถแชร์อีกครั้งในภายหลังด้วยลิงก์ใหม่

ทั้งหมดนี้ครอบคลุมใน FAQ รายการที่แชร์

คำถามที่พบบ่อย

สรุป

Google Tasks ไม่มีการแชร์แบบอ่านอย่างเดียวเพราะมันไม่มีฟีเจอร์แชร์และไม่มีสิทธิ์ใดๆ เลย TasksBoard เพิ่มทั้งสองอย่างบนรายการของคุณ: บทบาทผู้แก้ไขและผู้ดูต่อผู้ร่วมงาน บทบาทเริ่มต้นสำหรับทุกคนที่เข้าร่วมผ่านลิงก์ และกฎการซิงค์ที่ทำให้สำเนาของผู้ดูยังคงเป็นไปตามที่กำหนดแม้ว่าพวกเขาจะแก้ไขจาก Gmail

จับคู่บทบาทผู้ดูกับตัวกรองคนและลิงก์ ?assignee= และลูกค้าหรือผู้จัดการสามารถติดตามส่วนของบอร์ดที่เกี่ยวข้องกับพวกเขาได้โดยไม่ต้องแตะส่วนอื่น คู่มืออ้างอิงทีละขั้นตอนอยู่ในศูนย์ช่วยเหลือ: การเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวสำหรับงานที่แชร์