บันทึกกิจกรรม Google Tasks: ดูว่าใครทำอะไรในรายการแชร์

งานในรายการที่แชร์ของคุณถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้นเมื่อวันอังคาร แต่ไม่มีใครจำได้ว่าทำ อีกงานหนึ่งหายไปจากรายการ และกำหนดเวลาของงานที่สามถูกเลื่อนออกไปหนึ่งสัปดาห์ ใน Google Tasks คุณไม่มีทางรู้ว่าใครเป็นคนทำสิ่งเหล่านี้ หรือเมื่อไหร่

Google Tasks บันทึกเฉพาะสถานะปัจจุบันของงานเท่านั้น สำหรับรายการส่วนตัวนี่ถือว่าโอเค แต่สำหรับรายการที่แชร์กับทีม มันหมายความว่าทุกคำถามเกี่ยวกับประวัติจะจบลงในแชท: “คุณทำเสร็จหรือยัง?”, “ใครเลื่อนเดดไลน์?”, “งานออนบอร์ดหายไปไหน?”

คู่มือนี้จะอธิบายว่าทำไม Google Tasks ไม่มีบันทึกกิจกรรม และวิธีเพิ่มบันทึกดังกล่าวในรายการแชร์ด้วย TasksBoard: แผงกิจกรรมของทั้งบอร์ด, ประวัติของแต่ละงาน, บันทึกทุกอย่างที่เสร็จสิ้นพร้อมสรุปรายสัปดาห์, และการแจ้งเตือนเมื่อมีคนมอบหมายงานให้คุณ

ทำไม Google Tasks ไม่มีบันทึกกิจกรรม

Google Tasks ถูกออกแบบมาเป็นเครื่องมือบันทึกส่วนตัว รายการแต่ละอันเป็นของบัญชี Google เดียว จึงไม่มีเหตุผลให้บันทึกว่าใครเปลี่ยนอะไร: คำตอบก็คือคุณเสมอ

Tasks API สะท้อนการออกแบบนี้ งานจะมีเวลา updated และเมื่อเสร็จจะมีเวลา completed ไม่มีฟิลด์สำหรับบันทึกว่าคนไหนทำการเปลี่ยนแปลง ไม่มีสตรีมเหตุการณ์ และไม่มีวิธีดูเวอร์ชันก่อนหน้าของงาน เมื่องานถูกแก้ไข สถานะก่อนหน้าจะหายไป

งานที่มอบหมายใน Google Chat หรือ Google Docs จะแสดงว่ามอบหมายให้ใคร แต่ก็ไม่มีการบันทึกประวัติเช่นกัน หากคุณต้องการรู้ว่าใครเปิดงานใหม่หรือใครลบกำหนดเวลา Google Tasks ไม่สามารถบอกคุณได้ สำหรับภาพรวมของสิ่งที่ Google เสนอให้ทีม ดูคู่มือ Google Tasks สำหรับทีม ของเรา

สิ่งที่ TasksBoard บันทึก

ด้วย TasksBoard Premium (ฟีเจอร์ “Activity & history” ซึ่งรวมอยู่ในทั้งแผน Pro และ Team) บอร์ดจะบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นกับงาน:

• ใครเป็นคนสร้าง, ทำเสร็จ, เปิดใหม่ หรือลบงาน
• ใครมอบหมายหรือยกเลิกการมอบหมาย
• ใครย้ายงานไปยังรายการอื่น
• เมื่อไหร่ที่ตั้งหรือลบกำหนดเวลา

ในรายการแชร์ การเปลี่ยนแปลงโดยผู้ร่วมงานจะถูกบันทึกด้วย เช่นเดียวกับการเปลี่ยนแปลงจากแอป Google Tasks, Gmail หรือ Google Calendar หลังจากที่รายการซิงค์ การแก้ไขชื่องานหรือรายละเอียดจะไม่ถูกบันทึก

ประวัติเป็นของรายการ ไม่ใช่ของบุคคล ผู้ร่วมงานที่เข้ามาในรายการแชร์ทีหลังจะเห็นทุกอย่างที่ถูกบันทึกไว้ก่อนที่พวกเขาจะเข้ามา

เปิดแผงกิจกรรม

แผงกิจกรรมแสดงทั้งบอร์ดพร้อมกัน โดยเรียงลำดับการเปลี่ยนแปลงล่าสุดไว้ด้านบน

1. เลื่อนเมาส์ไปที่ชื่อบอร์ดแล้วคลิกไอคอน ประวัติ (“Board activity”) ที่อยู่ถัดจากเมนูจุดสามจุด
2. แผง กิจกรรม จะเปิดทางด้านขวา การเปลี่ยนแปลงจะถูกจัดกลุ่มตามวัน
3. ใช้เมนูสองอันด้านบน “All lists” และ “Everyone” เพื่อกรองแผงให้แสดงเฉพาะรายการหรือบุคคลใดบุคคลหนึ่ง

แต่ละบรรทัดจะระบุบุคคล งาน และสิ่งที่เกิดขึ้น พร้อมเวลาและรายการ การเปลี่ยนแปลงของคุณจะแสดงว่า “คุณ” คลิก “Load more” ที่ด้านล่างเพื่อดูย้อนหลัง

ดีเลย์หนึ่งนาทีมีความสำคัญในทางปฏิบัติ: หากคุณทำงานเสร็จและเปิดแผงทันที บรรทัดนั้นจะยังไม่ปรากฏ ให้รอสักครู่แล้วเปิดใหม่

ดูประวัติของงานเดียว

เมื่อคำถามเกี่ยวกับงานเพียงชิ้นเดียว คุณไม่จำเป็นต้องเลื่อนดูทั้งบอร์ด

1. คลิกที่งานเพื่อเปิด
2. คลิก ประวัติ ใต้แถวปุ่ม

คุณจะเห็นบรรทัดเดียวกันกับในแผงกิจกรรม แต่จำกัดเฉพาะงานนั้น: เมื่อไหร่ที่ถูกสร้างและโดยใคร แต่ละครั้งที่เสร็จสิ้นหรือเปิดใหม่ ใครถูกมอบหมาย และเมื่อไหร่ที่ย้ายรายการ นี่เป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการแก้ปัญหา “ฉันไม่เคยเห็นงานนี้” หรือ “ฉันทำเสร็จแล้วนะ”

บันทึกงานที่เสร็จสิ้นและ “สิ่งที่ฉันทำในสัปดาห์นี้”

แผงกิจกรรมตอบคำถาม “ใครแตะต้องสิ่งนี้?” บันทึกงานที่เสร็จสิ้นตอบคำถามอีกแบบ: “อะไรที่ทำจริงๆ เสร็จ?”

1. เปิด เมนูจุดสามจุด ของบอร์ด
2. คลิก งานที่เสร็จสิ้น

กล่องโต้ตอบจะแสดงรายการงานที่เสร็จสิ้นทั้งหมดในบอร์ด พร้อมเวลาที่เสร็จสิ้น จัดกลุ่มเป็น วันนี้, เมื่อวาน, สัปดาห์นี้ และ ก่อนหน้านี้ พร้อมจำนวนที่แน่นอน พิมพ์ในช่องค้นหาเพื่อกรองตามงาน งานหลักหรือรายการ

ด้านบนจะมีกล่อง สิ่งที่ฉันทำในสัปดาห์นี้ นับจำนวนงานที่เสร็จสิ้นในบอร์ดในช่วง 7 วันที่ผ่านมา แยกตามวันและรายการ ไม่ว่าใครจะเป็นคนทำ ในรายการแชร์ นี่หมายความว่ามันทำหน้าที่เป็นสรุปของทีมด้วย: บอร์ดเคลื่อนไหวไปมากแค่ไหนในสัปดาห์นี้ และงานส่วนใหญ่อยู่ในรายการไหน

สองวิธีที่ทีมใช้:

• สรุปวันศุกร์ เปิดบันทึกงานที่เสร็จสิ้น ดูภาพรวมของสัปดาห์ แล้วคัดลอกจำนวนลงในอัปเดตสถานะแทนที่จะนึกย้อนหลัง
• ทบทวนวันจันทร์ เปรียบเทียบ “สัปดาห์นี้” กับสิ่งที่วางแผนไว้ รายการที่ไม่มีงานเสร็จสิ้นเลยคือจุดที่ควรเริ่มสนทนา

หากต้องการให้ส่งสรุปนี้แทนที่จะเปิดดู Premium ยังสามารถส่ง อีเมลงานเสร็จสิ้น เมื่อผู้ร่วมงานทำงานเสร็จในรายการแชร์ โพสต์ของเราเกี่ยวกับ การแจ้งเตือนทางอีเมลของ Google Tasks ครอบคลุมการตั้งค่านี้

ลองใช้ TasksBoard

แชร์รายการ Google Tasks กับทีมของคุณและบันทึกว่าใครเป็นคนทำเสร็จ มอบหมายและย้ายแต่ละงาน งานของคุณยังคงอยู่ใน Google Tasks

เริ่มต้นใช้งาน →

รับการแจ้งเตือนเมื่อมีงานมอบหมายให้คุณ

บันทึกบอกคุณว่าเกิดอะไรขึ้นหลังจากนั้น สำหรับการมอบหมาย คุณมักต้องการรู้ทันที เมื่อผู้ร่วมงาน มอบหมายงานให้คุณ ในรายการแชร์ TasksBoard สามารถแจ้งเตือนคุณได้สองวิธี

การแจ้งเตือนเบราว์เซอร์ หากคุณเปิดใช้งาน การแจ้งเตือนสำหรับรายการแชร์ จากไอคอนกระดิ่งในส่วนหัว คุณจะได้รับการแจ้งเตือนแบบพุช: ทันทีเมื่องานถูกมอบหมายใน TasksBoard หรือเมื่อรายการซิงค์

อีเมล เปิดสวิตช์ “Tasks assigned to me”:

1. คลิกรูปโปรไฟล์ของคุณ แล้วคลิก การตั้งค่าบัญชี
2. ใต้ การแจ้งเตือน เปิด งานที่มอบหมายให้ฉัน

การมอบหมายจะถูกรวบรวมเป็นเวลาสองสามนาทีแล้วส่งเป็นอีเมลเดียว ดังนั้นการมอบหมายงานห้าชิ้นติดกันจะไม่สร้างห้าข้อความ ทุกอีเมลจะมีลิงก์ยกเลิกการสมัครที่เปิดหน้าต้องการยืนยัน ซึ่งจะปิดสวิตช์ การแจ้งเตือนทางอีเมลเป็นฟีเจอร์ Premium: ในบัญชีฟรี สวิตช์จะเปิดข้อเสนอ Premium แทน

ทุกงานที่มอบหมายให้คุณ ไม่ว่าจะจาก TasksBoard, Google Docs หรือ Google Chat จะถูกรวบรวมในบอร์ดสมาร์ท มอบหมายให้ฉัน ในแถบด้านข้าง ดูเพิ่มเติมเกี่ยวกับการมอบหมายในคู่มือ การมอบหมาย Google Tasks ของเรา

กิจวัตรง่ายๆ สำหรับรายการแชร์

เมื่อมีบันทึกแล้ว ก็ควรตัดสินใจว่าทีมของคุณจะใช้มันอย่างไร กิจวัตรง่ายๆ ที่เหมาะสำหรับทีมขนาดเล็ก:

• รายวัน: ไม่มีใครเปิดบันทึก การแจ้งเตือนการมอบหมายและการแจ้งเตือนรายการแชร์จะจัดการเรื่องรายวัน
• เมื่อมีอะไรดูผิดปกติ: เปิดประวัติของงานก่อนถามในแชท คำถาม “ใครทำนี่?” ส่วนใหญ่ตอบได้ในสิบวินาที
• รายสัปดาห์: ให้คนหนึ่งเปิดงานที่เสร็จสิ้น อ่าน “สิ่งที่ฉันทำในสัปดาห์นี้” และใช้แผงกิจกรรมที่กรองให้แสดง “ทุกคน” เพื่อตรวจสอบว่าไม่มีอะไรถูกลบหรือย้ายโดยผิดพลาด

เนื่องจากบันทึกครอบคลุม 90 วัน คุณสามารถย้อนกลับดูตอนสิ้นไตรมาสเพื่อดูว่าเมื่อไหร่ที่งานของโปรเจกต์เสร็จสิ้นจริงๆ แทนที่จะจำเอา

คำถามที่พบบ่อย

สรุป

Google Tasks จะไม่บอกคุณว่าใครทำเสร็จ ย้ายหรือลบงานในรายการแชร์ เพราะมันไม่ได้ถูกสร้างมาเพื่อเก็บบันทึกนั้น TasksBoard จะเก็บให้คุณ: แผงกิจกรรมสำหรับบอร์ด ปุ่มประวัติในแต่ละงาน บันทึกงานที่เสร็จสิ้นพร้อมสรุป “สิ่งที่ฉันทำในสัปดาห์นี้” และการแจ้งเตือนเมื่อมีงานมอบหมายให้คุณ การเปลี่ยนแปลงจะปรากฏหลังจากประมาณหนึ่งนาทีและอยู่ได้ 90 วัน

หากทีมของคุณแชร์รายการ Google Tasks อยู่แล้ว ให้เปิดบอร์ด เลื่อนเมาส์ไปที่ชื่อแล้วคลิกไอคอนประวัติ คู่มือฉบับเต็มอยู่ในศูนย์ช่วยเหลือ: บันทึกกิจกรรม ประวัติงานและงานที่เสร็จสิ้น