Die 6 besten Apps für gemeinsame To-Do-Listen 2026
Hybrides Arbeiten ist längst kein Experiment mehr. Der Hybrid Work Indicator von Gallup zeigt seit Jahren, dass etwa die Hälfte der remote-fähigen Mitarbeiter ihre Woche zwischen Homeoffice und Büro aufteilen. Das bedeutet: Die Menschen, mit denen Sie Aufgaben teilen, sind selten im selben Raum.
Gleichzeitig haben viele kleine Teams die Nase voll von schwerfälligen Projektmanagement-Tools. Sie wollen keine Sprints, Gantt-Diagramme oder zusätzliche Lizenzen. Sie wollen eine gemeinsame To-Do-Liste-App: eine Liste, ein paar Personen, alle sehen dasselbe in Echtzeit.
Dieser Guide vergleicht sechs echte Optionen für 2026, inklusive der ehrlichen Free-Plan-Grenzen. Wir haben getestet, ab wass Sharing wirklich Geld kostet – denn diese Details verstecken sich auf fast jeder Pricing-Seite.
Was eine gute gemeinsame To-Do-Liste ausmacht
Eine kollaborative To-Do-App hat eine Aufgabe: Mehrere Personen sollen dieselbe Liste sehen, ohne ständig “Hast du das erledigt?” im Chat fragen zu müssen. Daraus ergibt sich eine kurze Checkliste mit Anforderungen.
- Echtzeit-Sync. Wenn jemand einen Punkt abhakt, sehen es alle innerhalb von Sekunden – nicht erst nach manuellem Aktualisieren.
- Sharing im Free-Plan. Wenn Zusammenarbeit hinter einer Paywall steckt, ist es keine Shared-List-App, sondern ein Trial.
- Plattformübergreifender Zugriff. Smartphones, Tablets und eine ordentliche Desktop-Ansicht, denn nicht alle nutzen dasselbe Gerät.
- Berechtigungen. Sie sollten kontrollieren können, wer bearbeiten darf und wer nur lesen kann – und Zugriffe widerrufen können.
- Kein erzwungener Umzug. Das beste Tool integriert sich dort, wo Ihre Aufgaben bereits sind, statt von allen einen Wechsel zu verlangen.
Mit dieser Checkliste im Hinterkopf hier die sechs Apps, die 2026 wirklich liefern.
1. TasksBoard: Die beste gemeinsame To-Do-Liste für Google-Nutzer
TasksBoard geht einen anderen Weg als alles andere auf dieser Liste. Statt Ihre Aufgaben in einer weiteren isolierten Lösung zu speichern, arbeitet es direkt mit Google Tasks zusammen – dem Task-Manager, der bereits in Gmail und Google Calendar integriert ist.
Google Tasks hat eine bekannte Lücke: Es gibt keine native Möglichkeit, Listen zu teilen. TasksBoard schließt genau diese Lücke. Sie teilen jede Liste mit einem Link, Mitarbeiter melden sich mit ihrem bestehenden Google-Konto an, und jede Änderung synchronisiert sich in Echtzeit für alle.
Der Free-Plan beinhaltet unbegrenzte Aufgaben, eine Vollbild-Kanban-Ansicht, mobilen Zugriff und bis zu 5 geteilte Listen. Das reicht für ein kleines Team oder einen Haushalt, um komplett kostenlos zu arbeiten. Der Pro-Plan (ab $3.99/Monat bei jährlicher Zahlung) hebt die Grenze mit unbegrenzten geteilten Listen auf, und der Team-Plan fügt geteilte Boards und Team-Abrechnung hinzu.
Sie behalten auch die Berechtigungen in der Hand. Jede geteilte Liste hat Bearbeitungs- oder Nur-Lese-Zugriff pro Person, und Sie können den Zugriff jederzeit widerrufen.
- Free-Plan-Grenze: bis zu 5 geteilte Listen, inklusive Echtzeit-Sync
- Am besten für: alle, deren E-Mail Gmail ist und deren Aufgaben bei Google bleiben sollen
- Achtung: Mitarbeiter benötigen ein Google-Konto für korrekten Task-Sync
TasksBoard testen
Teilen Sie Ihre Google Tasks-Listen mit Ihrem Team, Ihrer Familie oder Kunden in Sekunden. Ein Link, Echtzeit-Sync, kostenlos starten mit bis zu 5 geteilten Listen.
Jetzt starten →Wenn Sie die komplette Anleitung möchten, zeigt unser Guide Google Tasks teilen alles Schritt für Schritt.
2. Todoist: Der beste Allrounder für kleine gemeinsame Projekte
Todoist bleibt der ausgereifteste plattformübergreifende Task-Manager, und seine Kollaborationsfunktionen sind solide. Sie teilen ein Projekt, laden Personen per E-Mail ein und weisen Aufgaben mit Kommentaren und Fälligkeitsdaten zu.
Der kostenlose Beginner-Plan erlaubt 5 aktive Projekte mit bis zu 5 Mitarbeitern pro Projekt, und Todoists eigene Nutzungsgrenzen-Seite listet ein Limit von 300 aktiven Aufgaben pro Projekt in jedem Plan. Für ein paar geteilte Listen ist das genug, aber aktive Haushalte und Teams stoßen überraschend schnell an die 5-Projekt-Grenze.
Die natürliche Spracheingabe (“Miete jeden 1. zahlen”) ist nach wie vor die beste der Branche. Der Kompromiss: Ihre Aufgaben leben in Todoists eigener Welt, getrennt von E-Mail und Kalender, es sei denn, Sie richten Integrationen ein.
- Free-Plan-Grenze: 5 aktive Projekte, 5 Mitarbeiter pro Projekt
- Am besten für: gemischte Android-, iPhone- und Windows-Gruppen, die eine dedizierte App wollen
- Achtung: benutzerdefinierte Erinnerungen und die Kalenderansicht erfordern Pro (ab $4/Monat)
3. Microsoft To Do: Die beste kostenlose Option für Outlook-Haushalte
Microsoft To Do ist komplett kostenlos ohne Premium-Tarif, was es auf dem Papier zur großzügigsten Option hier macht. Sie teilen jede Liste mit einem Einladungslink, und Mitglieder können gemeinsam Aufgaben hinzufügen, bearbeiten und erledigen.
Der Haken liegt in den Konten. Microsofts eigene Sharing-Doku erklärt, dass persönliche Konten nur mit anderen persönlichen Konten teilen können, Arbeitskonten innerhalb derselben Organisation bleiben (es sei denn, ein Admin aktiviert mandantenübergreifendes Teilen), und integrierte Listen wie “Mein Tag” können gar nicht geteilt werden.
Wenn Ihre Gruppe bereits in Outlook und Microsoft 365 lebt, spielt das keine Rolle und To Do ist eine echte Empfehlung. Wenn Ihre Gruppe private Gmail- und geschäftliche Microsoft-Konten mischt, erwarten Sie Reibung.
- Free-Plan-Grenze: unbegrenzte Listen und Mitglieder, Einladung pro Liste
- Am besten für: Familien und Teams, die bereits im Microsoft-Ökosystem sind
- Achtung: Teilen zwischen privaten und Arbeitskonten benötigt Admin-Freigabe
4. TickTick: Die beste persönliche App, die auch (etwas) teilt
TickTick ist vollgepackt mit Extras, die sonst niemand bietet: ein integrierter Pomodoro-Timer, Gewohnheits-Tracking und eine Kalenderansicht. Als persönliche Produktivitäts-App ist es exzellent.
Als gemeinsame Aufgabenlisten-App ist der Free-Plan eng. TickTicks Kollaborations-Doku erlaubt nur 1 zusätzliches Mitglied pro geteilter Liste im Free-Plan, der auch auf 9 Listen mit je 99 Aufgaben begrenzt. Premium (etwa $36/Jahr) erhöht das Sharing auf 29 Mitglieder pro Liste.
Das macht kostenloses TickTick nutzbar für genau ein Szenario: Sie plus ein Partner. Alles Größere erfordert Premium für den Listenbesitzer.
- Free-Plan-Grenze: 2 Personen pro Liste (Sie plus 1 Mitglied)
- Am besten für: Paare, die auch Gewohnheiten und Pomodoro in einer App wollen
- Achtung: das Limit von 99 Aufgaben pro Liste kommt schneller als erwartet
5. Any.do: Die beste gemeinsame Checklisten-App für Familien
Any.do konzentriert sich auf alltägliches Teilen statt Arbeit. Der Free-Plan beinhaltet unbegrenzte Aufgaben und seine speziellen gemeinsamen Einkaufslisten, die Artikel automatisch nach Supermarktregal sortieren.
Für strukturierten Familiengebrauch fügt der dedizierte Family-Plan einen gemeinsamen Bereich mit bis zu 4 Mitgliedern und 4 geteilten Boards hinzu. Premium für Einzelpersonen startet bei $2.99/Monat bei jährlicher Zahlung – einer der günstigsten Bezahl-Tarife in dieser Runde.
Power-User wachsen schnell darüber hinaus. Erweiterte Filter, Tags und Integrationen sind dünner als bei Todoist oder TickTick, und ernsthafte Team-Features sitzen in einem separaten Workspace-Plan.
- Free-Plan-Grenze: grundlegendes Listen-Sharing, inklusive Einkaufslisten
- Am besten für: Haushalte, die Einkäufe, Hausarbeiten und Besorgungen koordinieren
- Achtung: arbeitsrelevante Features benötigen den separaten Workspace-Tarif
6. Trello: Die beste Wahl, wenn Ihre Liste eigentlich ein Projekt ist
Trello ist keine klassische To-Do-Liste, sondern ein Kanban-Board. Aber viele “gemeinsame Listen” sind eigentlich kleine Projekte in Verkleidung, und hier glänzt Trello mit Karten, Checklisten innerhalb von Karten und Drag-and-Drop-Spalten.
Der Free-Plan ist für kleine Gruppen brauchbar: 10 Mitarbeiter pro Workspace, bis zu 10 Boards und unbegrenzte Karten. Kalender-, Zeitstrahl- und Tabellenansichten sind kostenpflichtig, ab $5 pro Nutzer/Monat.
Der ehrliche Nachteil ist das Gewicht. Für eine einfache gemeinsame Checkliste fügt Trellos Karten-Fokus Klicks hinzu, wo eine Listen-App ein Häkchen setzt. Wenn Sie Kanban mit weniger Overhead für bestehende Aufgaben wollen, bringt Sie ein Google Tasks Kanban Board ans Ziel ohne neues Tool.
- Free-Plan-Grenze: 10 Mitarbeiter pro Workspace, 10 Boards
- Am besten für: visuelle Denker, die leichtgewichtige Projekte verwalten
- Achtung: einfache Listen fühlen sich schwerfälliger an als nötig
Free-Plan-Sharing-Grenzen auf einen Blick
Pricing-Seiten lieben das Wort “kostenlos” und verstecken die Sharing-Grenzen drei Scrolls weiter unten. Hier der ehrliche Vergleich.
| App | Free-Sharing-Grenze | Bezahlversion ab | Am besten für |
|---|---|---|---|
| TasksBoard | 5 geteilte Listen | $3.99/Monat (jährlich) | Google- und Gmail-Nutzer |
| Todoist | 5 Projekte, 5 Personen pro | $4/Monat | Kleine plattformübergreifende Teams |
| Microsoft To Do | Kein Limit, Kontotyp-Regeln | Nur kostenlos | Microsoft-365-Haushalte |
| TickTick | 2 Personen pro Liste | ~$3/Monat (jährlich) | Paare plus Gewohnheits-Tracking |
| Any.do | Grundlegende Listen, Einkäufe | $2.99/Monat (jährlich) | Familien und Besorgungen |
| Trello | 10 Personen pro Workspace | $5/User/Monat | Leichtgewichtige visuelle Projekte |
Hat Google Tasks eine Funktion für gemeinsame To-Do-Listen?
Nicht nativ, und das überrascht jedes Jahr aufs Neue. Google Tasks synchronisiert perfekt über Gmail, Calendar und seine Mobile-Apps, aber jede Liste ist nur für genau ein Konto sichtbar.
Die Workarounds, die Leute zuerst versuchen, sind schmerzhaft: ein geteiltes Google Doc, das niemand abhakt, eine E-Mail-Kette oder das manuelle Duplizieren derselben Liste in zwei Konten. Unser Tutorial für geteilte Google Tasks-Listen erklärt, warum jeder dieser Ansätze scheitert.
Die saubere Lösung ist eine Sharing-Schicht darüber. TasksBoard liest und schreibt dieselben Google Tasks-Daten über Googles eigene API, fügt den fehlenden Share-Button hinzu und bleibt mit dem Gmail-Sidebar und Calendar synchron. Ihre Aufgaben verlassen nie Googles Ökosystem, sie werden nur für die Personen sichtbar, die Sie auswählen.
Für einen tieferen Blick auf die Team-Nutzung siehe unseren Guide zu Google Tasks für Teams.
Wie Sie die richtige gemeinsame Listen-App wählen
Sechs Apps sind fünf zu viel, also hier die Kurzversion.
- Ihre Gruppe lebt in Gmail und Google Calendar. Wählen Sie TasksBoard. Sharing funktioniert direkt auf den Google Tasks, die Sie bereits haben, kostenlos für bis zu 5 geteilte Listen.
- Ihre Gruppe lebt in Outlook. Wählen Sie Microsoft To Do, es ist kostenlos und dort integriert.
- Sie wollen eine dedizierte App über alle Plattformen. Wählen Sie Todoist und akzeptieren Sie das 5-Projekte-Free-Limit.
- Es sind nur Sie und ein Partner, und Sie wollen auch Gewohnheiten. TickTick Free deckt genau das ab.
- Es geht hauptsächlich um Einkäufe und Hausarbeiten. Any.do ist dafür gemacht.
- Ihre Liste hat Phasen, Verantwortliche und Fristen. Das ist ein Projekt, nehmen Sie Trello oder eine Kanban-Ansicht.
Egal, wofür Sie sich entscheiden: Machen Sie eine Regel – die geteilte Liste ist die einzige Wahrheit. Unser Guide für Team-Aufgabenlisten erklärt die Gewohnheiten, die eine geteilte Liste über die erste Begeisterungswoche hinaus am Leben halten.
FAQ
Was ist die beste kostenlose App für gemeinsame To-Do-Listen?
Es hängt davon ab, wo Ihre Gruppe bereits arbeitet. TasksBoard bietet das großzügigste kostenlose Echtzeit-Sharing für Google-Nutzer mit bis zu 5 geteilten Listen, während Microsoft To Do komplett kostenlos für Microsoft-Nutzer ist. Todoist ist die stärkste plattformneutrale Option mit 5 geteilten Projekten im Free-Plan.
Kann man eine To-Do-Liste zwischen iPhone und Android teilen?
Ja. Jede App in diesem Vergleich ist plattformübergreifend, sodass iPhone- und Android-Nutzer dieselbe Liste nutzen können. TasksBoard läuft in jedem Browser und hat Mobile-Apps, und Änderungen auf einem Gerät erscheinen in Echtzeit auf den anderen.
Kann man eine Google Tasks-Liste mit anderen teilen?
Nicht mit Google Tasks allein, weil Google nie natives Sharing hinzugefügt hat. Sie brauchen eine Schicht wie TasksBoard darüber: Es nutzt die offizielle Google Tasks API, um bestehende Listen mit einem Link teilbar zu machen, und Mitarbeiter melden sich mit ihrem eigenen Google-Konto an.
Was ist der Unterschied zwischen einer gemeinsamen To-Do-Liste und einem Projektmanagement-Tool?
Eine gemeinsame To-Do-Liste hält eine flache Aufgabenliste für mehrere Personen sichtbar, mit minimalem Setup und ohne Schulung. Projektmanagement-Tools fügen Zeitpläne, Abhängigkeiten, Arbeitslast-Ansichten und Berichte hinzu, die kleine Gruppen meist nicht brauchen. Beginnen Sie mit einer Liste und steigen Sie nur um, wenn Aufgaben regelmäßig auf andere warten.
Wie viele Personen können eine geteilte Liste kostenlos nutzen?
Die Free-Grenzen 2026 sind: Todoist 5 Mitarbeiter pro Projekt, TickTick 1 zusätzliches Mitglied pro Liste, Trello 10 Mitarbeiter pro Workspace und Microsoft To Do effektiv unbegrenzt innerhalb desselben Kontotyps. TasksBoard begrenzt die Anzahl geteilter Listen (5 im Free-Plan) statt der Personen darauf.
Fazit
Die beste gemeinsame To-Do-Liste ist die, die Ihre Gruppe dort trifft, wo sie bereits ist. Outlook-Nutzer sollten Microsoft To Do nehmen, plattformunabhängige Teams sollten Todoist anschauen, und Familien, die Besorgungen koordinieren, sind mit Any.do glücklich.
Für die riesige Gruppe von Menschen, deren Leben in Gmail und Google Calendar läuft, ist die Antwort einfacher. Ihre Aufgaben sind bereits in Google Tasks, und TasksBoard macht genau diese Listen mit einem Klick teilbar – mit Echtzeit-Sync, Berechtigungen und einem Free-Plan für 5 geteilte Listen. Testen Sie es kostenlos und machen Sie die Liste, die Sie bereits haben, zu der Liste, die Ihr ganzes Team sieht.
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