Geteilte Aufgaben-Apps: Die 6 besten Optionen im Jahr 2026
Hybrides Arbeiten ist längst keine Experimentierphase mehr. Gallups Hybrid Work Indicator zeigt seit Jahren, dass etwa die Hälfte der remote-fähigen Mitarbeiter ihre Woche zwischen Homeoffice und Büro aufteilt. Das bedeutet: Die Kollegen, mit denen du Aufgaben teilst, sind selten im selben Raum.
Gleichzeitig haben viele kleine Teams die Nase voll von überladenen Projektmanagement-Tools. Sie wollen keine Sprints, Gantt-Diagramme oder zusätzliche Lizenzen. Sie wollen eine gemeinsame To-Do-Liste: eine Liste, ein paar Personen, alle sehen dieselben Einträge in Echtzeit.
Dieser Guide vergleicht sechs praktikable Optionen für 2026 – mit den ehrlichen Free-Plan-Limits jedes Tools. Wir haben getestet, ab wass Sharing wirklich Geld kostet, denn diese Details verstecken sich auf fast jeder Pricing-Seite.
Was eine gute gemeinsame To-Do-App ausmacht
Eine kollaborative To-Do-App hat eine Aufgabe: Mehrere Personen synchron auf derselben Liste arbeiten lassen, ohne dass jemand im Chat fragen muss “Hast du das erledigt?”. Daraus ergibt sich eine klare Checkliste:
- Echtzeit-Sync. Wenn jemand einen Punkt abhakt, sehen es alle innerhalb von Sekunden – ohne manuelles Aktualisieren.
- Sharing im Free-Plan. Wenn Kollaboration hinter einer Paywall steckt, ist es keine Shared-List-App, sondern ein Testlauf.
- Plattformübergreifend. Smartphones, Tablets und eine vollwertige Desktop-Ansicht, denn nicht alle nutzen dieselben Geräte.
- Berechtigungen. Kontrolle, wer bearbeiten darf und wer nur lesen kann – mit Option zum Zugriffsentzug.
- Kein Zwangsumzug. Das beste Tool integriert sich dort, wo eure Aufgaben bereits liegen, statt Migration zu verlangen.
Mit dieser Checkliste im Hinterkopf hier die sechs Apps, die 2026 wirklich liefern.
1. TasksBoard: Die beste Shared-To-Do-App für Google-Nutzer
TasksBoard geht einen anderen Weg als alle anderen hier. Statt Aufgaben in einem weiteren geschlossenen System zu speichern, arbeitet es direkt mit Google Tasks zusammen – dem Task-Manager, der bereits in Gmail und Google Calendar integriert ist.
Google Tasks hat eine bekannte Lücke: Es gibt keine native Möglichkeit, Listen zu teilen. Genau diese Lücke schließt TasksBoard. Du teilst jede Liste mit einem Link, Mitarbeiter melden sich mit ihrem bestehenden Google-Konto an, und jede Änderung synchronisiert sich in Echtzeit für alle.
Der Free-Plan beinhaltet unbegrenzte Aufgaben, eine Vollbild-Kanban-Ansicht, Mobile-Zugriff und bis zu 5 geteilte Listen. Das reicht für ein kleines Team oder einen Haushalt, um komplett kostenlos zu arbeiten. Der Pro-Plan (ab 3,99 $/Monat bei Jahresabrechnung) hebt die Grenze mit unbegrenzten geteilten Listen, der Team-Plan fügt geteilte Boards und Team-Abrechnung hinzu.
Du behältst auch die Berechtigungskontrolle. Jede geteilte Liste hat Bearbeitungs- oder Nur-Lese-Zugriff pro Person, und du kannst den Zugriff jederzeit widerrufen.
- Free-Sharing-Limit: bis zu 5 geteilte Listen, Echtzeit-Sync inklusive
- Am besten für: Alle, deren E-Mail Gmail ist und deren Aufgaben bei Google bleiben sollen
- Achtung: Mitarbeiter benötigen ein Google-Konto für korrekten Task-Sync
TasksBoard testen
Teile deine Google Tasks-Listen mit Team, Familie oder Kunden in Sekunden. Ein Link, Echtzeit-Sync, kostenlos starten mit bis zu 5 geteilten Listen.
Jetzt starten →Wenn du eine komplette Anleitung brauchst, unser Guide Google Tasks teilen erklärt es Schritt für Schritt.
2. Todoist: Der beste Allrounder für kleine gemeinsame Projekte
Todoist bleibt der ausgereifteste plattformübergreifende Task-Manager, und seine Kollaborationsfunktionen sind solide. Du teilst ein Projekt, lädst Personen per E-Mail ein und weist Aufgaben mit Kommentaren und Fristen zu.
Der kostenlose Beginner-Plan erlaubt 5 aktive Projekte mit bis zu 5 Mitarbeitern pro Projekt, und Todoists eigene Nutzungslimits listen ein Limit von 300 aktiven Aufgaben pro Projekt in jedem Plan. Für ein paar geteilte Listen ist das genug, aber aktive Haushalte und Teams stoßen überraschend schnell an die 5-Projekt-Grenze.
Die natürliche Spracheingabe (“Miete jeden 1. zahlen”) ist nach wie vor die beste der Branche. Der Kompromiss: Deine Aufgaben leben in Todoists eigener Welt, getrennt von E-Mail und Kalender, es sei denn, du richtest Integrationen ein.
- Free-Sharing-Limit: 5 aktive Projekte, 5 Mitarbeiter pro Projekt
- Am besten für: gemischte Android-, iPhone- und Windows-Gruppen, die eine dedizierte App wollen
- Achtung: Benutzerdefinierte Erinnerungen und Kalenderansicht erfordern Pro (ab 4 $/Monat)
3. Microsoft To Do: Die beste kostenlose Option für Outlook-Haushalte
Microsoft To Do ist komplett kostenlos ohne Premium-Tarif, was es auf dem Papier zur großzügigsten Option hier macht. Du teilst jede Liste mit einem Einladungslink, und Mitglieder können gemeinsam Aufgaben hinzufügen, bearbeiten und erledigen.
Der Haken liegt in den Konten. Microsofts eigene Sharing-Doku erklärt, dass persönliche Konten nur mit anderen persönlichen Konten teilen können, Arbeitskonten innerhalb derselben Organisation bleiben (sofern kein Admin tenantübergreifendes Sharing aktiviert) und integrierte Listen wie “Mein Tag” gar nicht geteilt werden können.
Wenn deine Gruppe bereits in Outlook und Microsoft 365 lebt, spielt das keine Rolle und To Do ist eine echte Empfehlung. Wenn deine Gruppe private Gmail- und geschäftliche Microsoft-Konten mischt, erwarte Reibung.
- Free-Sharing-Limit: unbegrenzte Listen und Mitglieder, Einladung pro Liste
- Am besten für: Familien und Teams, die bereits im Microsoft-Ökosystem sind
- Achtung: Teilen zwischen privaten und Arbeitskonten benötigt Admin-Freigabe
4. TickTick: Die beste persönliche App, die auch (etwas) teilt
TickTick steckt voller Extras, die sonst niemand bündelt: eingebauter Pomodoro-Timer, Gewohnheitstracking und Kalenderansicht. Als persönliche Produktivitätsapp ist es exzellent.
Als gemeinsame To-Do-App ist der Free-Plan eng gefasst. TickTicks Kollaborations-Doku erlaubt nur 1 zusätzliches Mitglied pro geteilter Liste im Free-Plan, der auch auf 9 Listen mit je 99 Aufgaben begrenzt. Premium (ca. 36 $/Jahr) erhöht das Sharing auf 29 Mitglieder pro Liste.
Das macht kostenloses TickTick brauchbar für genau ein Szenario: du plus ein Partner. Alles Größere erfordert Premium für den Listenbesitzer.
- Free-Sharing-Limit: 2 Personen pro Liste (du plus 1 Mitglied)
- Am besten für: Paare, die auch Gewohnheiten und Pomodoro in einer App wollen
- Achtung: Das Limit von 99 Aufgaben pro Liste kommt schneller als erwartet
5. Any.do: Die beste geteilte Checklisten-App für Familien
Any.do konzentriert sich auf Alltagsteilung statt Arbeit. Der Free-Plan beinhaltet unbegrenzte Aufgaben und die speziellen gemeinsamen Einkaufslisten, die Artikel automatisch nach Supermarktregal sortieren.
Für strukturierten Familiengebrauch fügt der spezielle Family-Plan einen geteilten Bereich mit bis zu 4 Mitgliedern und 4 geteilten Boards hinzu. Premium für Einzelpersonen beginnt bei 2,99 $/Monat bei Jahresabrechnung – einer der günstigsten Bezahlpläne hier.
Power-User wachsen schnell darüber hinaus. Erweiterte Filter, Tags und Integrationen sind dünner als bei Todoist oder TickTick, und ernsthafte Teamfunktionen sitzen in einem separaten Workspace-Plan.
- Free-Sharing-Limit: grundlegendes Listen-Sharing, Einkaufslisten inklusive
- Am besten für: Haushalte, die Einkäufe, Hausarbeit und Besorgungen koordinieren
- Achtung: Arbeitsfunktionen erfordern den separaten Workspace-Tarif
6. Trello: Die beste Wahl, wenn deine Liste eigentlich ein Projekt ist
Trello ist streng genommen keine To-Do-App, sondern ein Kanban-Board. Aber viele “geteilte Listen” sind eigentlich kleine Projekte in Verkleidung, und hier glänzt Trello mit Karten, Checklisten innerhalb von Karten und Drag-and-Drop-Spalten.
Der Free-Plan funktioniert für kleine Gruppen: 10 Mitarbeiter pro Workspace, bis zu 10 Boards und unbegrenzte Karten. Kalender-, Zeitstrahl- und Tabellenansichten sind kostenpflichtig, ab 5 $/Nutzer/Monat.
Der ehrliche Nachteil ist das Gewicht. Für eine einfache geteilte Checkliste fügt Trellos Karten-Fokus Klicks hinzu, wo eine Listen-App ein Häkchen setzt. Wenn du Kanban mit weniger Overhead für bestehende Aufgaben willst, liefert ein Google Tasks Kanban Board das ohne neues Tool.
- Free-Sharing-Limit: 10 Mitarbeiter pro Workspace, 10 Boards
- Am besten für: visuelle Denker mit schlanken Projekten
- Achtung: einfache Listen fühlen sich schwerer an als nötig
Free-Plan-Sharinglimits auf einen Blick
Preis-Seiten lieben das Wort “kostenlos” und verstecken die Sharing-Limits drei Scrolls weiter unten. Hier die ehrliche Gegenüberstellung.
| App | Free-Sharing-Limit | Bezahlversion ab | Am besten für |
|---|---|---|---|
| TasksBoard | 5 geteilte Listen | 3,99 $/Monat (Jahresabrechnung) | Google- und Gmail-Nutzer |
| Todoist | 5 Projekte, 5 Personen pro | 4 $/Monat | Plattformübergreifende kleine Teams |
| Microsoft To Do | Kein Limit, Kontotyp-Regeln | Nur kostenlos | Microsoft-365-Haushalte |
| TickTick | 2 Personen pro Liste | ~3 $/Monat (Jahresabrechnung) | Paare plus Gewohnheitstracking |
| Any.do | Grundlegende Listen, Einkäufe | 2,99 $/Monat (Jahresabrechnung) | Familien und Besorgungen |
| Trello | 10 Personen pro Workspace | 5 $/Nutzer/Monat | Leichtgewichtige visuelle Projekte |
Hat Google Tasks eine Funktion für geteilte To-Do-Listen?
Nicht nativ, und das überrascht Leute jedes Jahr. Google Tasks synchronisiert perfekt über Gmail, Calendar und seine Mobile-Apps, aber jede Liste ist nur für genau ein Konto sichtbar.
Die Workarounds, die Leute zuerst versuchen, sind mühsam: ein geteiltes Google Doc, das niemand abhakt, eine E-Mail-Kette oder das manuelle Duplizieren derselben Liste in zwei Konten. Unser Google Tasks geteilte Liste Tutorial erklärt, warum diese Ansätze scheitern.
Die saubere Lösung ist eine Sharing-Schicht darüber. TasksBoard liest und schreibt dieselben Google Tasks-Daten über Googles eigene API, fügt den fehlenden Teilen-Button hinzu und bleibt mit dem Gmail-Sidebar und Calendar synchron. Deine Aufgaben verlassen nie Googles Ökosystem, sie werden nur für die Personen sichtbar, die du auswählst.
Für einen tieferen Blick in die Team-Nutzung siehe unseren Guide Google Tasks für Teams nutzen.
Wie du die richtige geteilte Listen-App auswählst
Sechs Apps sind fünf zu viele, also hier die Kurzfassung.
- Deine Gruppe lebt in Gmail und Google Calendar. Wähle TasksBoard. Sharing liegt direkt über den Google Tasks, die du bereits hast, kostenlos für bis zu 5 geteilte Listen.
- Deine Gruppe lebt in Outlook. Wähle Microsoft To Do, es ist kostenlos und dort integriert.
- Du willst eine dedizierte App auf jeder Plattform. Wähle Todoist und akzeptiere das 5-Projekte-Free-Limit.
- Es sind nur du und ein Partner, und ihr wollt auch Gewohnheiten. TickTick Free deckt genau das ab.
- Es geht hauptsächlich um Einkäufe und Hausarbeit. Any.do ist dafür gemacht.
- Deine Liste hat Phasen, Verantwortliche und Fristen. Das ist ein Projekt, nimm Trello oder eine Kanban-Ansicht.
Egal wofür du dich entscheidest, setze eine Regel durch: Die geteilte Liste ist die einzige Wahrheit. Unser Team-Task-Liste Guide erklärt die Gewohnheiten, die eine geteilte Liste über die erste Begeisterungswoche hinaus am Leben halten.
FAQ
Was ist die beste kostenlose App für geteilte To-Do-Listen?
Das hängt davon ab, wo deine Gruppe bereits arbeitet. TasksBoard bietet das großzügigste kostenlose Echtzeit-Sharing für Google-Nutzer mit bis zu 5 geteilten Listen, während Microsoft To Do komplett kostenlos für Microsoft-Nutzer ist. Todoist ist die stärkste plattformneutrale Option mit 5 geteilten Projekten im Free-Plan.
Kann man eine To-Do-Liste zwischen iPhone und Android teilen?
Ja. Jede App in diesem Vergleich ist plattformübergreifend, also können iPhone- und Android-Nutzer dieselbe Liste nutzen. TasksBoard läuft in jedem Browser und hat Mobile-Apps, und Änderungen auf einem Gerät erscheinen in Echtzeit auf den anderen.
Kann man eine Google Tasks-Liste mit anderen teilen?
Nicht mit Google Tasks allein, da Google nie natives Sharing hinzugefügt hat. Du brauchst eine Schicht wie TasksBoard darüber: Es nutzt die offizielle Google Tasks API, um bestehende Listen mit einem Link teilbar zu machen, und Mitarbeiter melden sich mit ihrem eigenen Google-Konto an.
Was ist der Unterschied zwischen einer geteilten To-Do-App und einem Projektmanagement-Tool?
Eine geteilte To-Do-App hält eine flache Aufgabenliste für mehrere Personen sichtbar, mit minimalem Setup und ohne Schulung. Projektmanagement-Tools fügen Zeitpläne, Abhängigkeiten, Arbeitslastansichten und Berichte hinzu, die kleine Gruppen meist nicht brauchen. Starte mit einer Liste und steige nur um, wenn Aufgaben regelmäßig auf andere warten.
Wie viele Personen können eine geteilte Liste kostenlos nutzen?
Die Free-Limits 2026 sind: Todoist 5 Mitarbeiter pro Projekt, TickTick 1 zusätzliches Mitglied pro Liste, Trello 10 Mitarbeiter pro Workspace und Microsoft To Do effektiv unbegrenzt innerhalb desselben Kontotyps. TasksBoard begrenzt die Anzahl geteilter Listen (5 im Free) statt der Personen darauf.
Fazit
Die beste geteilte To-Do-App ist die, die deine Gruppe dort abholt, wo sie bereits ist. Outlook-Nutzer sollten Microsoft To Do nehmen, plattformunabhängige Teams sollten Todoist anschauen, und Familien, die Besorgungen koordinieren, sind mit Any.do gut bedient.
Für die riesige Gruppe von Leuten, deren Leben in Gmail und Google Calendar läuft, ist die Antwort einfacher. Deine Aufgaben sind bereits in Google Tasks, und TasksBoard macht genau diese Listen mit einem Klick teilbar – mit Echtzeit-Sync, Berechtigungen und einem Free-Plan, der 5 geteilte Listen abdeckt. Teste es kostenlos und mache die Liste, die du bereits hast, zur Liste, die dein ganzes Team sieht.
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