Notifications par email dans Google Tasks : savoir quand une tâche partagée est terminée

Vous confiez une tâche à un collègue, puis vous attendez. L’a-t-il terminée ? Vous ouvrez la liste pour vérifier. Une heure plus tard, vous vérifiez à nouveau. Des notifications par email pour les tâches terminées dans Google Tasks résoudraient ce problème, mais Google Tasks ne les envoie pas pour vos listes.

C’est la moitié manquante du travail collaboratif. Partager une liste indique à chacun ce qu’il faut faire. Une notification vous dit quand c’est réellement fait.

Ce guide montre comment recevoir un email lorsqu’une personne termine une tâche dans une liste Google Tasks partagée, en utilisant TasksBoard. Il explique aussi comment configurer une liste commune pour toute l’équipe, afin que les emails contiennent des informations utiles.

En bref :

• Google Tasks vous rappelle vos propres échéances. Il ne vous envoie pas d’email quand une autre personne termine une tâche dans votre liste, et ne permet pas de partager une liste de base.
• Dans TasksBoard, partagez une liste avec un lien. Tout le monde travaille sur les mêmes tâches depuis son propre compte Google.
• Cliquez sur votre photo de profil, choisissez Paramètres du compte et activez Tâches terminées dans les listes partagées.
• Vous recevez un email avec la tâche, la liste et le nom de la personne qui l’a terminée. Plusieurs tâches terminées en quelques minutes arrivent dans un seul email.
• Le partage de listes est gratuit jusqu’à 5 listes. Les emails de complétion sont une fonctionnalité Premium.

Google Tasks Envoie-t-il des Notifications par Email ?

Seulement dans des cas très limités. Les notifications les plus connues sont les rappels : définissez une date et une heure pour une tâche, et Google vous rappelle quand elle est due. Ces rappels vous concernent, pour vos propres tâches. Notre guide sur les notifications Google Tasks explique leur fonctionnement sur chaque plateforme.

Google propose aussi des tâches partagées, qui existent dans un espace Google Chat ou un Google Doc. Selon la page d’aide de Google sur les tâches partagées, vous êtes notifié lorsqu’une telle tâche est créée, assignée, terminée ou supprimée. Dans Chat, la notification apparaît dans l’espace. Dans Docs, c’est un email.

Cela semble proche de ce dont une équipe a besoin, mais les limites apparaissent vite :

• Cela ne concerne que les tâches créées dans Chat ou Docs. Une liste normale dans Google Tasks est privée à votre compte. Personne d’autre ne peut la voir, donc personne ne peut être notifié à son sujet.
• L’assignation dans Docs est réservée aux comptes professionnels et scolaires. Le guide de Google sur l’assignation de tâches depuis Google Docs indique que vous pouvez assigner des tâches aux membres de votre organisation. Les familles, freelances et clients avec des comptes Gmail personnels en sont exclus.
• Les tâches partagées sont simplifiées. Google précise que vous ne pouvez pas y ajouter de sous-tâches ni les faire répéter.
• Il n’y a pas de liste d’équipe. Les tâches sont dispersées dans des espaces et documents au lieu d’être regroupées dans une liste unique accessible à tous.

La réponse honnête est donc : Google Tasks n’envoie pas de notification par email pour une tâche terminée dans une liste normale, car une liste normale n’a pas de second utilisateur.

Travailler Ensemble dans une Liste Google Tasks Unique

Les notifications n’ont de sens que lorsque plusieurs personnes travaillent dans la même liste. C’est ce que TasksBoard ajoute à Google Tasks. Vos tâches restent dans Google Tasks, et la liste partagée apparaît dans le compte Google de chaque personne.

Voici comment configurer une liste partagée :

1. Connectez-vous à TasksBoard avec votre compte Google. Vos listes existantes apparaissent immédiatement.
2. Ouvrez la liste sur laquelle vous voulez collaborer, ou créez-en une nouvelle pour le projet.
3. Cliquez sur l’icône de partage dans l’en-tête de la liste et copiez le lien.
4. Envoyez le lien à vos collègues par email ou chat.
5. Chaque personne ouvre le lien, se connecte avec son compte Google et clique sur Rejoindre la liste partagée.

Dès ce moment, tout le monde voit les mêmes tâches. Un changement effectué par une personne se synchronise avec les autres en quelques secondes. La liste apparaît aussi dans l’appli mobile Google Tasks, le panneau latéral de Gmail et Google Calendar pour chaque membre, car c’est une vraie liste Google Tasks dans chaque compte.

Pour des captures d’écran de chaque étape, consultez notre guide complet sur comment partager Google Tasks.

Une liste partagée dans TasksBoard conserve les fonctionnalités que les tâches partagées de Google abandonnent :

• Les sous-tâches fonctionnent normalement, une tâche peut donc avoir sa propre checklist.
• Les assignations indiquent qui est responsable de chaque tâche. Notre guide sur l’assignation de tâches dans Google Tasks explique comment déléguer dans une liste partagée.
• Les dates d’échéance et notes se synchronisent pour tous.
• Tout compte Google peut rejoindre, qu’il s’agisse d’un compte professionnel ou d’une adresse Gmail personnelle.

Essayez TasksBoard

Partagez une liste Google Tasks avec votre équipe via un lien et recevez un email quand quelqu'un termine une tâche. TasksBoard s'ajoute à votre Google Tasks existant, sans besoin de créer un nouveau compte.

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Comment Activer les Notifications par Email pour les Tâches Terminées

Une fois que vous partagez au moins une liste, activer les emails prend quelques secondes :

1. Ouvrez TasksBoard et cliquez sur votre photo de profil en haut à droite.
2. Choisissez Paramètres du compte.
3. Trouvez la section Notifications et l’option Tâches terminées dans les listes partagées.
4. Activez l’interrupteur. La ligne sous l’option montre l’adresse à laquelle les emails seront envoyés, correspondant au compte Google avec lequel vous êtes connecté.

C’est tout. Aucune configuration par liste n’est nécessaire. Ce paramètre s’applique à toutes les listes que vous partagez ou rejoignez.

Si vous êtes sur le plan gratuit, activer l’interrupteur ouvrira l’écran de mise à niveau Premium.

Chaque personne décide pour elle-même. Activer les emails pour votre compte n’inscrit pas vos collègues. Chaque membre de la liste qui souhaite recevoir les emails doit activer le même interrupteur dans ses propres Paramètres du compte.

À Quoi Ressemble l’Email de Complétion

L’email est conçu pour être lu en deux secondes. Souvent, l’objet suffit :

• Une tâche : l’objet mentionne la personne, la tâche et la liste. Par exemple, “Anna a terminé ‘Envoyer la facture’ dans Projets clients”.
• Plusieurs tâches par une personne dans une liste : l’objet donne la personne, la liste et le nombre.
• Plusieurs personnes ou listes : l’objet indique le nombre total de tâches terminées.

À l’intérieur, les tâches sont regroupées par liste. Chaque ligne montre le titre de la tâche et qui l’a terminée. Une sous-tâche terminée mentionne aussi la tâche parente, pour que “Vérifier la version mobile” ne soit pas sans contexte.

Quelques détails rendent les emails utiles plutôt que bruyants :

• Les complétions sont groupées. Les tâches terminées dans un intervalle d’environ cinq minutes arrivent dans un seul email. Un collègue qui termine dix tâches d’affilée ne vous envoie qu’un message.
• Les longues séries sont tronquées. Un email liste jusqu’à 30 tâches, puis indique combien d’autres ont été terminées.
• Votre propre travail est ignoré. Vous ne recevez jamais d’email pour une tâche que vous avez terminée vous-même.
• Seules les complétions comptent. Les nouvelles tâches, modifications et réouvertures ne déclenchent pas d’email.
• Cela fonctionne depuis les applis Google. Une tâche cochée dans l’appli mobile Google Tasks ou le panneau latéral de Gmail est prise en compte. Elle est détectée à la prochaine synchronisation de la liste dans TasksBoard.
• L’email est dans votre langue. Il est rédigé dans la langue utilisée dans TasksBoard.

Options Intégrées de Google vs TasksBoard

Voici comment les options natives se comparent à une liste partagée dans TasksBoard :

Si votre équipe vit déjà dans un espace Chat et n’a besoin que de quelques actions, l’option native suffit. Si vous voulez une liste unique que toute l’équipe consulte chaque matin, une liste partagée est plus adaptée. Notre guide sur Google Tasks pour les équipes approfondit les cas d’usage.

Conseils pour le Travail d’Équipe dans une Liste Partagée

Les emails ne valent que par la liste qu’ils reflètent. Quelques bonnes pratiques améliorent les deux :

• Utilisez une liste par projet ou flux. “Lancement du site” ou “Intégration client” indique clairement ce qui y appartient. Le nom de la liste apparaît dans chaque email, un nom clair rend l’email clair.
• Rédigez des titres autonomes. “Envoyer le contrat signé à Marta” se comprend bien dans une boîte mail. “Contrat” non.
• Assignez un responsable. Une tâche avec un nom dessus est faite. Une tâche qui appartient à tout le monde attend quelqu’un d’autre.
• Terminez les tâches, ne les supprimez pas. Cocher une tâche notifie l’équipe et garde une trace. La supprimer ne fait ni l’un ni l’autre.
• Décomposez les grosses tâches en sous-tâches. Chaque sous-tâche terminée montre l’avancement bien avant que la tâche parente ne soit finie.
• Laissez les bonnes personnes s’abonner. Un chef d’équipe qui délègue en profitera le plus. Un collègue qui ne travaille que sur ses propres tâches peut préférer désactiver les emails.
• Filtrez les emails dans Gmail. Ils viennent de notifications@tasksboard.com. Créez un filtre Gmail pour cette adresse et appliquez une étiquette pour avoir un historique des tâches terminées.

Les tâches terminées restent dans la liste après avoir été cochées. Notre guide sur les tâches terminées dans Google Tasks explique comment les voir et quand les effacer.

Comment Désactiver les Emails

Vous pouvez arrêter les emails à tout moment, de deux façons :

• Depuis l’email. Chaque message a un lien Se désabonner en bas. Cliquez, confirmez, et les notifications sont désactivées pour votre compte.
• Depuis TasksBoard. Ouvrez Paramètres du compte depuis votre photo de profil et désactivez Tâches terminées dans les listes partagées.

Désactiver les emails ne change rien d’autre. La liste reste partagée, et vos collègues gardent leurs propres paramètres.

FAQ

Conclusion

Google Tasks est bon pour vous rappeler vos propres tâches. Il ne permet pas de partager une liste, et n’envoie pas de notifications par email pour les tâches terminées par quelqu’un d’autre.

TasksBoard ajoute les deux. Partagez une liste avec un lien, et votre équipe travaille sur les mêmes tâches depuis ses comptes Google. Activez Tâches terminées dans les listes partagées dans les Paramètres du compte, et recevez un email mentionnant la tâche, la liste et la personne qui l’a terminée.

Vous arrêtez de vérifier la liste pour voir ce qui est fait. La liste vous le dit.

Commencez avec TasksBoard et partagez votre première liste avec votre équipe dès aujourd’hui.