Google Tasks ईमेल नोटिफिकेशन: जानें कब कोई साझा कार्य पूरा होता है
गूगल टास्क्स में टीम के साथ काम करें और पूरे हुए टास्क्स की ईमेल सूचनाएं पाएं
आप किसी टीममेट को कोई काम सौंपते हैं, और फिर इंतज़ार करते हैं। क्या उन्होंने वह काम पूरा कर लिया? आप लिस्ट चेक करते हैं। एक घंटे बाद फिर से चेक करते हैं। गूगल टास्क्स ईमेल नोटिफिकेशन इस समस्या का समाधान हो सकते थे, लेकिन गूगल टास्क्स शेयर्ड लिस्ट्स के लिए यह सुविधा नहीं देता।
यह टीमवर्क का अधूरा पहलू है। लिस्ट शेयर करने से सभी को पता चलता है कि क्या करना है। नोटिफिकेशन बताता है कि वह काम वास्तव में हो गया है।
यह गाइड दिखाती है कि कैसे TasksBoard की मदद से शेयर्ड गूगल टास्क्स लिस्ट में कोई टास्क पूरा होने पर ईमेल नोटिफिकेशन प्राप्त करें। साथ ही, हम पूरी टीम के लिए एक लिस्ट कैसे सेटअप करें, यह भी जानेंगे ताकि ईमेल में उपयोगी जानकारी मिल सके।
संक्षेप में:
- गूगल टास्क्स आपको सिर्फ अपने खुद के ड्यू डेट्स की याद दिलाता है। यह आपको ईमेल नहीं भेजता जब कोई और आपकी लिस्ट में कोई टास्क पूरा करता है, और यह लिस्ट शेयर भी नहीं कर सकता।
- TasksBoard में, एक लिंक के जरिए लिस्ट शेयर करें। हर कोई अपने गूगल अकाउंट से उसी टास्क पर काम कर सकता है।
- अपने प्रोफाइल पिक्चर पर क्लिक करें, अकाउंट सेटिंग्स चुनें, और शेयर्ड लिस्ट में पूरे हुए टास्क्स का विकल्प ऑन करें।
- आपको एक ईमेल मिलेगा जिसमें टास्क, लिस्ट और उस व्यक्ति का नाम होगा जिसने टास्क पूरा किया। कुछ मिनटों में कई टास्क पूरे होने पर एक ही ईमेल आता है।
- 5 लिस्ट तक शेयर करना मुफ्त है। पूरे हुए टास्क्स की ईमेल सूचनाएं प्रीमियम फीचर हैं।
क्या गूगल टास्क्स ईमेल नोटिफिकेशन भेजता है?
सिर्फ कुछ खास मामलों में। ज्यादातर लोग रिमाइंडर नोटिफिकेशन से परिचित हैं: टास्क पर डेट और टाइम सेट करें, और गूगल आपको समय आने पर याद दिलाएगा। ये रिमाइंडर सिर्फ आपके अपने टास्क्स के लिए होते हैं। हमारी गाइड गूगल टास्क्स नोटिफिकेशन बताती है कि ये हर प्लेटफॉर्म पर कैसे काम करते हैं।
गूगल के पास शेयर्ड टास्क्स भी हैं, जो गूगल चैट स्पेस या गूगल डॉक्स में होते हैं। गूगल की शेयर्ड टास्क्स हेल्प पेज के अनुसार, जब ऐसा टास्क बनाया जाता है, असाइन किया जाता है, पूरा होता है या डिलीट होता है, तो आपको नोटिफिकेशन मिलता है। चैट में, नोटिफिकेशन स्पेस में दिखता है। डॉक्स में, यह एक ईमेल होता है।
यह टीम की जरूरत के करीब लगता है, लेकिन सीमाएं जल्दी सामने आ जाती हैं:
- यह सिर्फ चैट या डॉक्स में बनाए गए टास्क्स के लिए है। गूगल टास्क्स की नॉर्मल लिस्ट आपके अकाउंट के लिए प्राइवेट होती है। कोई और इसे नहीं देख सकता, इसलिए इसके बारे में नोटिफिकेशन भी नहीं मिल सकता।
- डॉक्स में टास्क असाइनमेंट वर्क और स्कूल अकाउंट्स के लिए है। गूगल डॉक्स से टास्क असाइन करने की गाइड के अनुसार, आप अपने ऑर्गनाइजेशन के लोगों को टास्क असाइन कर सकते हैं। पर्सनल जीमेल अकाउंट वाले परिवार, फ्रीलांसर और क्लाइंट्स इसमें शामिल नहीं हैं।
- शेयर्ड टास्क्स सीमित हैं। गूगल कहता है कि आप इनमें सबटास्क नहीं जोड़ सकते या इन्हें रिपीट नहीं सेट कर सकते।
- टीम के लिए कोई एक लिस्ट नहीं है। टास्क्स अलग-अलग स्पेस और डॉक्यूमेंट्स में बिखरे रहते हैं, एक लिस्ट में नहीं।
तो सीधा जवाब है: गूगल टास्क्स रेगुलर लिस्ट में पूरे हुए टास्क के लिए ईमेल नोटिफिकेशन नहीं भेजता, क्योंकि रेगुलर लिस्ट में कोई दूसरा व्यक्ति होता ही नहीं।
TasksBoard प्रीमियम अब आपको ईमेल भेज सकता है जब कोई सहयोगी आपकी शेयर्ड लिस्ट में कोई टास्क पूरा करता है। हर ईमेल में टास्क, लिस्ट और उस व्यक्ति का नाम होता है जिसने इसे पूरा किया। अकाउंट सेटिंग्स में एक स्विच से इसे चालू करें।
एक गूगल टास्क्स लिस्ट में साथ काम करें
नोटिफिकेशन तभी मायने रखते हैं जब कई लोग एक ही लिस्ट में काम कर रहे हों। यही काम TasksBoard गूगल टास्क्स के ऊपर करता है। आपके टास्क्स गूगल टास्क्स में ही रहते हैं, और शेयर्ड लिस्ट हर व्यक्ति के अपने गूगल अकाउंट में दिखती है।
शेयर्ड लिस्ट सेटअप करने का तरीका:
- TasksBoard में साइन इन करें अपने गूगल अकाउंट से। आपकी मौजूदा लिस्ट्स तुरंत दिख जाएंगी।
- वह लिस्ट खोलें जिस पर आप साथ काम करना चाहते हैं, या प्रोजेक्ट के लिए नई लिस्ट बनाएं।
- लिस्ट हेडर में शेयर आइकन पर क्लिक करें और लिंक कॉपी करें।
- लिंक को टीममेट्स को ईमेल या चैट के जरिए भेजें।
- हर व्यक्ति लिंक खोले, अपने गूगल अकाउंट से साइन इन करे, और Join shared list पर क्लिक करे।
इसके बाद, सभी को एक ही टास्क्स दिखेंगे। एक व्यक्ति द्वारा किया गया बदलाव दूसरों तक सेकंडों में सिंक हो जाएगा। यह लिस्ट गूगल टास्क्स मोबाइल ऐप, जीमेल साइड पैनल और गूगल कैलेंडर में भी हर मेंबर के लिए दिखेगी, क्योंकि यह हर अकाउंट में एक असली गूगल टास्क्स लिस्ट है।
हर स्टेप के स्क्रीनशॉट के लिए, हमारी पूरी गाइड देखें गूगल टास्क्स कैसे शेयर करें।
TasksBoard की शेयर्ड लिस्ट में वे फीचर्स हैं जो गूगल के शेयर्ड टास्क्स में नहीं हैं:
- सबटास्क्स सामान्य तरीके से काम करते हैं, इसलिए एक टास्क अपनी खुद की चेकलिस्ट रख सकता है।
- असाइनी दिखाते हैं कि किस टास्क की जिम्मेदारी किसकी है। हमारी गाइड गूगल टास्क्स असाइन करना शेयर्ड लिस्ट में डेलीगेशन के बारे में बताती है।
- ड्यू डेट्स और नोट्स सभी के लिए सिंक होते हैं।
- कोई भी गूगल अकाउंट जुड़ सकता है, चाहे वह वर्क अकाउंट हो या पर्सनल जीमेल एड्रेस।
TasksBoard आजमाएं
एक लिंक के साथ अपनी टीम के साथ गूगल टास्क्स लिस्ट शेयर करें और कोई टास्क पूरा होने पर ईमेल पाएं। TasksBoard आपके मौजूदा गूगल टास्क्स के साथ काम करता है, नया अकाउंट बनाने की जरूरत नहीं।
शुरू करें →पूरे हुए टास्क्स के लिए ईमेल नोटिफिकेशन कैसे चालू करें
एक बार जब आप कम से कम एक लिस्ट शेयर कर लेते हैं, तो ईमेल चालू करने में कुछ सेकंड लगते हैं:
- TasksBoard खोलें और ऊपर दाएं कोने में अपने प्रोफाइल पिक्चर पर क्लिक करें।
- अकाउंट सेटिंग्स चुनें।
- नोटिफिकेशन सेक्शन ढूंढें और शेयर्ड लिस्ट में पूरे हुए टास्क्स विकल्प।
- स्विच ऑन करें। विकल्प के नीचे वह एड्रेस दिखेगा जहां ईमेल भेजे जाएंगे, जो आपके गूगल अकाउंट का ईमेल है।
यही पूरा सेटअप है। प्रति लिस्ट कुछ भी कॉन्फिगर करने की जरूरत नहीं। यह सेटिंग हर शेयर्ड लिस्ट और हर शेयर्ड लिस्ट जिसमें आप शामिल हुए हैं, के लिए लागू होती है।
अगर आप फ्री प्लान पर हैं, तो स्विच ऑन करने पर प्रीमियम अपग्रेड स्क्रीन खुलेगी।
हर व्यक्ति अपने लिए तय करता है। अपने अकाउंट के लिए ईमेल चालू करने से आपके टीममेट्स के सेटिंग्स पर कोई असर नहीं पड़ता। लिस्ट में कोई भी जो ईमेल चाहता है, वह अपनी अकाउंट सेटिंग्स में यही स्विच ऑन कर सकता है।
पूरे हुए टास्क्स का ईमेल कैसा दिखता है
ईमेल को दो सेकंड में पढ़ने के लिए डिज़ाइन किया गया है। अक्सर सब्जेक्ट लाइन ही काफी होती है:
- एक टास्क: सब्जेक्ट में व्यक्ति, टास्क और लिस्ट का नाम होता है। उदाहरण के लिए, “अन्ना ने ‘इनवॉइस भेजें’ क्लाइंट प्रोजेक्ट्स में पूरा किया”।
- एक लिस्ट में एक व्यक्ति द्वारा कई टास्क्स: सब्जेक्ट में व्यक्ति, लिस्ट और गिनती होती है।
- कई लोग या कई लिस्ट्स: सब्जेक्ट में पूरे हुए टास्क्स की कुल संख्या होती है।
अंदर, टास्क्स लिस्ट के अनुसार ग्रुप किए गए हैं। हर लाइन में टास्क टाइटल और उसे पूरा करने वाले का नाम होता है। एक पूरा हुआ सबटास्क उस टास्क को भी दिखाता है जिसका वह हिस्सा है, ताकि “मोबाइल लेआउट चेक करें” बिना कॉन्टेक्स्ट के न रह जाए।
कुछ डिटेल्स ईमेल्स को उपयोगी बनाए रखती हैं:
- पूरे हुए टास्क्स ग्रुप किए जाते हैं। लगभग पांच मिनट के अंदर पूरे हुए टास्क्स एक ही ईमेल में आते हैं। एक टीममेट जो एक के बाद एक दस टास्क्स पूरे करता है, आपको एक मैसेज भेजेगा, दस नहीं।
- लंबे बैच ट्रिम किए जाते हैं। एक ईमेल में अधिकतम 30 टास्क्स लिस्ट किए जाते हैं और फिर बताया जाता है कि कितने और पूरे हुए हैं।
- आपके खुद के काम छोड़ दिए जाते हैं। आपको कभी भी उस टास्क के लिए ईमेल नहीं मिलेगा जो आपने खुद पूरा किया।
- सिर्फ पूरे हुए टास्क्स गिने जाते हैं। नए टास्क्स, एडिट्स और दोबारा खोले गए टास्क्स ईमेल नहीं भेजते।
- यह गूगल ऐप्स से भी काम करता है। गूगल टास्क्स मोबाइल ऐप या जीमेल साइड पैनल में चेक किया गया टास्क भी गिना जाता है। यह अगली बार जब शेयर्ड लिस्ट TasksBoard में सिंक होगी, तब पकड़ा जाएगा।
- ईमेल आपकी भाषा में होता है। यह उस भाषा में लिखा जाता है जो आप TasksBoard में इस्तेमाल करते हैं।
अंतर्निहित गूगल विकल्प बनाम TasksBoard
यहां नेटिव विकल्पों की तुलना TasksBoard की शेयर्ड लिस्ट से है:
| गूगल चैट स्पेस टास्क्स | गूगल डॉक्स में असाइन किए गए टास्क्स | TasksBoard शेयर्ड लिस्ट | |
|---|---|---|---|
| टास्क्स कहां होते हैं | एक चैट स्पेस के अंदर | एक डॉक्यूमेंट के अंदर | हर मेंबर के गूगल टास्क्स अकाउंट में एक लिस्ट |
| कौन जुड़ सकता है | स्पेस के मेंबर्स | आपके ऑर्गनाइजेशन के लोग | कोई भी गूगल अकाउंट वाला |
| टास्क पूरा होने पर नोटिस | चैट में नोटिफिकेशन | ईमेल | ईमेल, हर कुछ मिनट में ग्रुप किया हुआ |
| सबटास्क्स | नहीं | नहीं | हां |
| पूरी टीम के लिए एक लिस्ट | नहीं, स्पेस से जुड़ा | नहीं, डॉक्यूमेंट से जुड़ा | हां |
| लागत | गूगल चैट का हिस्सा | योग्य वर्कस्पेस प्लान | 5 लिस्ट तक शेयरिंग मुफ्त, ईमेल प्रीमियम पर |
अगर आपकी टीम पहले से ही चैट स्पेस में है और सिर्फ कुछ एक्शन आइटम्स चाहिए, तो नेटिव विकल्प ठीक है। अगर आप एक ऐसी लिस्ट चाहते हैं जिसे पूरी टीम हर सुबह खोले, तो शेयर्ड लिस्ट बेहतर विकल्प है। हमारी गाइड टीम्स के लिए गूगल टास्क्स बताती है कि कब कौन सा तरीका बेहतर है।
शेयर्ड लिस्ट में टीमवर्क के टिप्स
ईमेल्स तभी उपयोगी हैं जब उनके पीछे एक अच्छी लिस्ट हो। कुछ आदतें दोनों को बेहतर बनाती हैं:
- प्रोजेक्ट या वर्कफ्लो के लिए एक लिस्ट इस्तेमाल करें। “वेबसाइट लॉन्च” या “क्लाइंट ऑनबोर्डिंग” सभी को बताता है कि क्या इसमें शामिल है। लिस्ट का नाम हर ईमेल में होता है, इसलिए स्पष्ट नाम ईमेल को स्पष्ट बनाता है।
- स्टैंडअलोन टास्क टाइटल लिखें। “मार्टा को साइन किया हुआ कॉन्ट्रैक्ट भेजें” इनबॉक्स में अच्छा लगता है। “कॉन्ट्रैक्ट” नहीं।
- मालिक असाइन करें। नाम वाला टास्क पूरा हो जाता है। सभी का टास्क किसी और के इंतज़ार में रहता है।
- टास्क्स को पूरा करें, डिलीट न करें। टास्क चेक करने से टीम को नोटिफिकेशन मिलता है और रिकॉर्ड रहता है। डिलीट करने से कुछ नहीं होता।
- बड़े टास्क्स को सबटास्क्स में तोड़ें। हर पूरा हुआ सबटास्क प्रोग्रेस दिखाता है, भले ही पैरेंट टास्क पूरा न हुआ हो।
- सही लोगों को सब्सक्राइब करने दें। एक टीम लीड जो काम डेलीगेट करता है, सबसे ज्यादा फायदा उठाएगा। एक टीममेट जो सिर्फ अपने टास्क्स पर काम करता है, शायद ईमेल्स बंद रखना पसंद करे।
- जीमेल में ईमेल्स फिल्टर करें। ईमेल notifications@tasksboard.com से आते हैं। इस एड्रेस के लिए जीमेल फिल्टर बनाएं और एक लेबल लगाएं, और आपको टीम द्वारा पूरे किए गए कामों का लॉग मिलेगा।
पूरे हुए टास्क्स चेक होने के बाद भी लिस्ट में रहते हैं। हमारी गाइड गूगल टास्क्स में पूरे हुए टास्क्स बताती है कि इन्हें कैसे देखें और कब साफ करें।
ईमेल्स कैसे बंद करें
आप कभी भी ईमेल्स बंद कर सकते हैं, दो तरीकों से:
- ईमेल से। हर मैसेज के नीचे एक Unsubscribe लिंक होता है। इसे क्लिक करें, कन्फर्म करें, और आपके अकाउंट के लिए नोटिफिकेशन बंद हो जाएंगे।
- TasksBoard से। अपने प्रोफाइल पिक्चर से अकाउंट सेटिंग्स खोलें और शेयर्ड लिस्ट में पूरे हुए टास्क्स बंद करें।
ईमेल्स बंद करने से कुछ और नहीं बदलता। लिस्ट शेयर्ड रहती है, और आपके टीममेट्स अपने सेटिंग्स रख सकते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
निष्कर्ष
गूगल टास्क्स आपके अपने टास्क्स के बारे में याद दिलाने में अच्छा है। इसमें लिस्ट शेयर करने का कोई तरीका नहीं है, और कोई और व्यक्ति जो काम पूरा करता है, उसके लिए गूगल टास्क्स ईमेल नोटिफिकेशन नहीं हैं।
TasksBoard दोनों जोड़ता है। एक लिंक के साथ लिस्ट शेयर करें, और आपकी टीम अपने गूगल अकाउंट्स से उसी टास्क पर काम करेगी। अकाउंट सेटिंग्स में शेयर्ड लिस्ट में पूरे हुए टास्क्स चालू करें, और आपको एक ईमेल मिलेगा जिसमें टास्क, लिस्ट और उस व्यक्ति का नाम होगा जिसने इसे पूरा किया।
आप लिस्ट चेक करना बंद कर देंगे कि क्या पूरा हुआ है। लिस्ट आपको बता देगी।
TasksBoard के साथ शुरुआत करें और आज ही अपनी पहली लिस्ट अपनी टीम के साथ शेयर करें।
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