Google Tasks 이메일 알림: 공유 작업 완료 시 알림 받기
팀원에게 작업을 맡기고 기다립니다. 과연 완료했을까요? 확인하려고 리스트를 열어봅니다. 한 시간 뒤 또 확인합니다. Google Tasks 완료 알림 이메일이 있다면 이런 불편을 해결할 수 있겠지만, Google Tasks는 공유 리스트에 대한 알림을 보내지 않습니다.
이것이 팀워크에서 빠진 절반의 퍼즐입니다. 리스트 공유는 모두에게 할 일을 알려주지만, 알림은 실제로 완료된 시점을 알려줍니다.
이 가이드에서는 TasksBoard를 이용해 공유 Google Tasks 리스트에서 작업이 완료될 때 이메일을 받는 방법을 소개합니다. 또한 팀 전체가 사용할 단일 리스트를 설정하여 알림이 유용한 정보를 전달하도록 하는 방법도 다룹니다.
요약:
- Google Tasks는 자신의 마감일만 알려줍니다. 다른 사람이 리스트에서 작업을 완료해도 이메일을 보내지 않으며, 애초에 리스트를 공유할 수도 없습니다.
- TasksBoard에서는 링크로 리스트를 공유합니다. 각자 자신의 Google 계정으로 동일한 작업을 처리할 수 있습니다.
- 프로필 사진을 클릭하고 계정 설정에서 공유 리스트의 완료된 작업을 활성화하세요.
- 완료된 작업, 리스트 이름, 작업을 완료한 사람의 이름이 포함된 이메일을 받게 됩니다. 몇 분 내에 여러 작업이 완료되면 하나의 이메일로 묶어서 발송됩니다.
- 최대 5개의 리스트까지 무료로 공유할 수 있습니다. 완료 알림 이메일은 프리미엄 기능입니다.
Google Tasks는 이메일 알림을 보낼까요?
매우 제한적인 경우에만 가능합니다. 대부분의 사용자가 아는 알림은 리마인더입니다: 작업에 날짜와 시간을 설정하면 Google이 마감 시간에 알려줍니다. 이러한 알림은 자신의 작업에 대한 것이며, 본인에게만 전송됩니다. Google Tasks 알림 가이드에서 각 플랫폼별 작동 방식을 확인할 수 있습니다.
Google에는 공유 작업 기능도 있습니다. Google Chat 스페이스나 Google Docs에 생성된 작업입니다. Google의 공유 작업 도움말에 따르면, 이러한 작업이 생성, 할당, 완료 또는 삭제될 때 알림을 받을 수 있습니다. Chat에서는 스페이스 내에서 알림이 표시되며, Docs에서는 이메일로 전송됩니다.
팀에 필요한 기능과 유사해 보이지만 한계가 명확합니다:
- Chat이나 Docs에서 생성된 작업만 해당됩니다. 일반 Google Tasks 리스트는 계정에 비공개로 저장됩니다. 다른 사람이 볼 수 없으므로 알림을 받을 수도 없습니다.
- Docs 작업 할당은 직장 및 학교 계정만 가능합니다. Google Docs에서 작업 할당 가이드에 따르면 조직 내 사람들에게 작업을 할당할 수 있습니다. 개인 Gmail 계정을 사용하는 가족, 프리랜서, 클라이언트는 제외됩니다.
- 공유 작업은 기능이 제한됩니다. Google에 따르면 하위 작업을 추가하거나 반복 설정을 할 수 없습니다.
- 팀 전체 리스트가 없습니다. 작업이 여러 스페이스와 문서에 흩어져 있어 모두가 열어볼 수 있는 단일 리스트가 없습니다.
따라서 정직한 답변은: 일반 Google Tasks 리스트에서는 다른 사람이 작업을 완료해도 이메일 알림이 없습니다. 일반 리스트에는 다른 사람이 접근할 수 없기 때문입니다.
TasksBoard 프리미엄에서는 공유 리스트에서 협업자가 작업을 완료할 때 이메일을 받을 수 있습니다. 각 이메일에는 작업 내용, 리스트 이름, 완료한 사람이 표시됩니다. 계정 설정에서 간단히 활성화할 수 있습니다.
하나의 Google Tasks 리스트에서 함께 작업하기
여러 사람이 동일한 리스트에서 작업할 때만 알림이 의미가 있습니다. TasksBoard는 Google Tasks 위에 이 기능을 추가합니다. 작업은 여전히 Google Tasks에 남아 있으며, 공유 리스트는 각자의 Google 계정에 표시됩니다.
공유 리스트 설정 방법:
- Google 계정으로 TasksBoard에 로그인하세요. 기존 리스트가 바로 표시됩니다.
- 함께 작업할 리스트를 열거나 새 프로젝트 리스트를 생성하세요.
- 리스트 헤더의 공유 아이콘을 클릭하고 링크를 복사하세요.
- 이메일이나 채팅으로 팀원에게 링크를 보내세요.
- 각자가 링크를 열고 Google 계정으로 로그인한 후 공유 리스트 참여를 클릭하세요.
이제 모두가 동일한 작업을 볼 수 있습니다. 한 사람이 변경한 내용은 몇 초 내에 다른 사람들에게 동기화됩니다. 리스트는 Google Tasks 모바일 앱, Gmail 사이드 패널, Google 캘린더에도 표시됩니다. 각 계정에 실제 Google Tasks 리스트로 저장되기 때문입니다.
모든 단계의 스크린샷은 Google Tasks 공유 방법 가이드에서 확인할 수 있습니다.
TasksBoard의 공유 리스트는 Google의 공유 작업에서 누락된 기능을 유지합니다:
- 하위 작업이 정상적으로 작동하여 작업별 체크리스트를 추가할 수 있습니다.
- 담당자를 지정할 수 있습니다. Google Tasks 작업 할당 가이드에서 공유 리스트 내 작업 위임 방법을 확인하세요.
- 마감일과 메모가 모두에게 동기화됩니다.
- 모든 Google 계정이 참여할 수 있습니다. 직장 계정이든 개인 Gmail이든 상관없습니다.
TasksBoard 사용해보기
링크 하나로 팀과 Google Tasks 리스트를 공유하고 작업 완료 시 이메일을 받으세요. TasksBoard는 기존 Google Tasks 위에서 작동하며 새 계정을 만들 필요가 없습니다.
시작하기 →완료 작업 이메일 알림 설정 방법
하나 이상의 리스트를 공유한 후, 이메일 알림을 활성화하는 것은 몇 초면 됩니다:
- TasksBoard를 열고 오른쪽 상단의 프로필 사진을 클릭하세요.
- 계정 설정을 선택하세요.
- 알림 섹션에서 공유 리스트의 완료된 작업 옵션을 찾으세요.
- 스위치를 켜세요. 옵션 아래 줄에는 이메일이 전송될 주소가 표시됩니다. 현재 로그인한 Google 계정의 이메일 주소입니다.
설정은 이게 전부입니다. 리스트별로 구성할 필요가 없습니다. 이 설정은 사용자가 공유한 모든 리스트와 참여한 모든 공유 리스트에 적용됩니다.
무료 플랜 사용자인 경우, 스위치를 켜면 프리미엄 업그레이드 화면이 열립니다.
각자가 개별적으로 결정합니다. 본인 계정에서 이메일을 켜도 팀원들에게는 적용되지 않습니다. 리스트 멤버 중 알림을 원하는 사람은 각자의 계정 설정에서 동일한 스위치를 켜야 합니다.
완료 알림 이메일 예시
이메일은 2초 안에 읽을 수 있도록 설계되었습니다. 종종 제목 줄만으로도 충분합니다:
- 단일 작업: 제목에 사람 이름, 작업 내용, 리스트 이름이 표시됩니다. 예: “안나가 클라이언트 프로젝트에서 ‘송장 보내기’ 완료”.
- 한 사람이 한 리스트에서 여러 작업 완료: 제목에 사람 이름, 리스트 이름, 완료 건수가 표시됩니다.
- 여러 사람 또는 여러 리스트: 제목에 완료된 작업 총 건수가 표시됩니다.
내부에서는 작업이 리스트별로 그룹화됩니다. 각 줄에는 작업 제목과 완료한 사람이 표시됩니다. 완료된 하위 작업에는 상위 작업도 함께 표시되어 “모바일 레이아웃 확인”과 같은 작업이 맥락 없이 남지 않습니다.
몇 가지 세부 사항으로 이메일이 유용하게 유지됩니다:
- 완료 작업이 그룹화됩니다. 약 5분 내에 완료된 여러 작업은 하나의 이메일로 발송됩니다. 한 팀원이 연속으로 10개의 작업을 완료해도 10개의 메시지가 아닌 1개의 메시지를 받게 됩니다.
- 긴 목록은 축약됩니다. 이메일에는 최대 30개의 작업이 나열되며, 그 이상 완료된 경우 추가 건수가 표시됩니다.
- 자신이 완료한 작업은 제외됩니다. 본인이 완료한 작업에 대한 이메일은 받지 않습니다.
- 완료 작업만 해당됩니다. 새 작업 생성, 편집, 재오픈된 작업은 이메일을 발송하지 않습니다.
- Google 앱에서도 작동합니다. Google Tasks 모바일 앱이나 Gmail 사이드 패널에서 체크한 작업도 포함됩니다. 공유 리스트가 TasksBoard에서 동기화될 때 감지됩니다.
- 이메일 언어가 일치합니다. TasksBoard에서 사용하는 언어로 작성됩니다.
기본 Google 옵션 vs TasksBoard 비교
기본 기능과 TasksBoard 공유 리스트를 비교해보겠습니다:
| Google Chat 작업 | Google Docs 할당 작업 | TasksBoard 공유 리스트 | |
|---|---|---|---|
| 작업 위치 | 하나의 Chat 스페이스 내 | 하나의 문서 내 | 각 멤버 계정의 Google Tasks 리스트 |
| 참여 가능자 | 스페이스 멤버 | 조직 내 사람들 | Google 계정이 있는 모든 사람 |
| 작업 완료 알림 | Chat 내 알림 | 이메일 | 몇 분마다 그룹화된 이메일 |
| 하위 작업 | 불가 | 불가 | 가능 |
| 팀 전체 단일 리스트 | 불가, 스페이스에 종속 | 불가, 문서에 종속 | 가능 |
| 비용 | Google Chat 포함 | 지원되는 Workspace 플랜 | 5개 리스트까지 무료 공유, 이메일은 프리미엄 |
팀이 이미 Chat 스페이스에서 작업하고 소수의 액션 아이템만 필요하다면 기본 옵션이 적합합니다. 팀 전체가 매일 확인하는 단일 리스트를 원한다면 공유 리스트가 더 나은 선택입니다. 팀을 위한 Google Tasks 가이드에서 각 접근 방식의 적절한 사용 시기에 대해 더 자세히 알아보세요.
공유 리스트에서의 팀워크 팁
이메일 알림은 리스트 관리가 잘 되어야 유용합니다. 몇 가지 습관이 둘 다 잘 작동하도록 합니다:
- 프로젝트나 워크플로우별로 하나의 리스트를 사용하세요. “웹사이트 런칭”이나 “클라이언트 온보딩”과 같은 명확한 이름이면 모두가 내용을 이해할 수 있습니다. 리스트 이름은 모든 이메일에 표시되므로 명확한 이름이 중요합니다.
- 독립적으로 이해할 수 있는 작업 제목을 작성하세요. “마르타에게 서명된 계약서 보내기”는 이메일에서 잘 읽히지만, “계약서”만으로는 부족합니다.
- 담당자를 지정하세요. 이름이 붙은 작업은 완료될 가능성이 높습니다. 모두에게 속한 작업은 누군가가 하기를 기다리게 됩니다.
- 작업을 삭제하지 말고 완료 처리하세요. 작업을 체크하면 팀에 알림이 가고 기록이 남습니다. 삭제하면 둘 다 없습니다.
- 큰 작업은 하위 작업으로 분할하세요. 각 하위 작업 완료는 상위 작업 완료 전에도 진척을 보여줍니다.
- 적절한 사람이 알림을 받도록 하세요. 작업을 위임하는 팀 리더가 가장 혜택을 봅니다. 자신의 작업만 하는 팀원은 이메일을 끄는 것이 나을 수 있습니다.
- Gmail에서 이메일 필터링하세요. 알림 이메일은 notifications@tasksboard.com에서 발송됩니다. 이 주소로 Gmail 필터를 생성하고 라벨을 적용하면 팀이 완료한 작업의 기록을 확인할 수 있습니다.
완료된 작업은 체크 후에도 리스트에 남아 있습니다. Google Tasks의 완료 작업 가이드에서 확인 방법과 삭제 시기를 알아보세요.
이메일 알림 끄는 방법
언제든지 두 가지 방법으로 이메일 알림을 중지할 수 있습니다:
- 이메일에서. 모든 메시지 하단에 구독 취소 링크가 있습니다. 클릭하고 확인하면 계정의 알림이 꺼집니다.
- TasksBoard에서. 프로필 사진에서 계정 설정을 열고 공유 리스트의 완료된 작업을 끄세요.
이메일 알림을 끄더라도 다른 것은 변하지 않습니다. 리스트는 계속 공유되며, 팀원들의 설정은 유지됩니다.
자주 묻는 질문
마무리
Google Tasks는 자신의 작업을 알리는 데는 좋습니다. 하지만 리스트를 공유할 방법이 없으며, 다른 사람이 완료한 작업에 대한 Google Tasks 이메일 알림도 없습니다.
TasksBoard는 두 가지를 모두 추가합니다. 링크로 리스트를 공유하면 팀원이 각자의 Google 계정에서 동일한 작업을 처리할 수 있습니다. 계정 설정에서 공유 리스트의 완료된 작업을 켜면 작업 내용, 리스트 이름, 완료한 사람이 포함된 이메일을 받게 됩니다.
이제 무엇이 완료되었는지 확인하려고 리스트를 계속 열어볼 필요가 없습니다. 리스트가 당신에게 알려줍니다.
오늘 TasksBoard 시작하기로 첫 번째 리스트를 팀과 공유해보세요.
