Google Tasks e-mailmeldingen: Ontvang een bericht wanneer een gedeelde taak is voltooid

Je geeft een taak aan een collega en wacht dan. Is het af? Je opent de lijst om te checken. Een uur later check je weer. Google Tasks e-mailmeldingen voor voltooide taken zouden dit oplossen, maar Google Tasks stuurt ze niet voor jouw lijsten.

Het is de ontbrekende helft van samenwerken. Een gedeelde lijst laat iedereen zien wat er moet gebeuren. Een melding vertelt je wanneer het daadwerkelijk is gedaan.

Deze gids laat zien hoe je een e-mail krijgt wanneer iemand een taak voltooit in een gedeelde Google Tasks-lijst, met behulp van TasksBoard. Ook leggen we uit hoe je één lijst voor het hele team instelt, zodat de e-mails nuttige informatie bevatten.

TL;DR:

• Google Tasks herinnert je aan je eigen deadlines. Het stuurt geen e-mail wanneer iemand anders een taak in jouw lijst voltooit, en het kan een lijst überhaupt niet delen.
• In TasksBoard deel je een lijst via een link. Iedereen werkt aan dezelfde taken vanuit zijn eigen Google-account.
• Klik op je profielafbeelding, kies Accountinstellingen en schakel Voltooide taken in gedeelde lijsten in.
• Je ontvangt een e-mail met de taak, de lijst en de naam van de persoon die hem heeft voltooid. Meerdere voltooide taken binnen enkele minuten worden samengevoegd in één e-mail.
• Het delen van lijsten is gratis voor maximaal 5 lijsten. Voltooiings-e-mails zijn een Premium-functie.

Stuurt Google Tasks E-mailmeldingen?

Alleen in een beperkt aantal gevallen. De bekendste meldingen zijn herinneringen: stel een datum en tijd in voor een taak, en Google herinnert je wanneer het zover is. Die herinneringen gaan naar jou, over je eigen taken. Onze gids over Google Tasks-meldingen legt uit hoe ze werken op elk platform.

Google heeft ook gedeelde taken, die in een Google Chat-ruimte of een Google Doc staan. Volgens Google’s hulppagina over gedeelde taken krijg je een melding wanneer zo’n taak wordt gemaakt, toegewezen, voltooid of verwijderd. In Chat verschijnt de melding in de ruimte. In Docs is het een e-mail.

Dat klinkt bijna als wat een team nodig heeft, maar de beperkingen worden snel duidelijk:

• Het geldt alleen voor taken in Chat of Docs. Een normale lijst in Google Tasks is privé voor jouw account. Niemand anders kan hem zien, dus niemand kan er meldingen over ontvangen.
• Taken toewijzen in Docs is voor werk- en schoolaccounts. Google’s gids over taken toewijzen vanuit Google Docs zegt dat je taken kunt toewijzen aan mensen in je organisatie. Gezinnen, freelancers en klanten met persoonlijke Gmail-accounts vallen buiten de boot.
• Gedeelde taken zijn beperkt. Google geeft aan dat je er geen subtaken aan kunt toevoegen of ze kunt laten herhalen.
• Er is geen teamlijst. Taken zijn verspreid over ruimtes en documenten in plaats van in één lijst te staan die iedereen opent.

Dus het eerlijke antwoord is: Google Tasks heeft geen e-mailmelding voor een voltooide taak in een gewone lijst, omdat een gewone lijst geen tweede persoon bevat.

Samenwerken in één Google Tasks-lijst

Meldingen zijn alleen nuttig als meerdere mensen in dezelfde lijst werken. Dat is wat TasksBoard toevoegt aan Google Tasks. Je taken blijven in Google Tasks, en de gedeelde lijst verschijnt in elk persoonlijke Google-account.

Zo stel je een gedeelde lijst in:

1. Meld je aan bij TasksBoard met je Google-account. Je bestaande lijsten verschijnen direct.
2. Open de lijst waar je samen aan wilt werken, of maak een nieuwe voor het project.
3. Klik op het deelpictogram in de lijstkopieer en kopieer de link.
4. Stuur de link naar je teamleden via e-mail of chat.
5. Iedereen opent de link, meldt zich aan met zijn Google-account en klikt op Deelnemen aan gedeelde lijst.

Vanaf dat moment ziet iedereen dezelfde taken. Een wijziging door één persoon wordt binnen enkele seconden gesynchroniseerd met de anderen. De lijst verschijnt ook in de Google Tasks mobiele app, het Gmail-zijpaneel en Google Calendar voor elk lid, omdat het een echte Google Tasks-lijst is in elk account.

Voor screenshots van elke stap, zie onze volledige gids over hoe je Google Tasks deelt.

Een gedeelde lijst in TasksBoard behoudt de functies die Google’s eigen gedeelde taken missen:

• Subtaken werken zoals gewoonlijk, dus een taak kan zijn eigen checklist hebben.
• Toegewezen personen laten zien wie verantwoordelijk is voor elke taak. Onze gids over taken toewijzen in Google Tasks legt uit hoe je dit doet in een gedeelde lijst.
• Deadlines en notities synchroniseren met iedereen.
• Elk Google-account kan deelnemen, of het nu een werkaccount of een persoonlijk Gmail-adres is.

Probeer TasksBoard

Deel een Google Tasks-lijst met je team via één link en krijg een e-mail wanneer iemand een taak voltooit. TasksBoard werkt bovenop je bestaande Google Tasks, zonder nieuw account aan te maken.

Aan de slag →

Hoe schakel je e-mailmeldingen in voor voltooide taken?

Zodra je minstens één lijst deelt, duurt het inschakelen van de e-mails maar een paar seconden:

1. Open TasksBoard en klik op je profielafbeelding rechtsboven.
2. Kies Accountinstellingen.
3. Zoek de sectie Meldingen en de optie Voltooide taken in gedeelde lijsten.
4. Schakel de optie in. Onder de optie zie je het e-mailadres waar de meldingen naartoe gaan, dit is het e-mailadres van het Google-account waarmee je bent ingelogd.

Dat is de hele setup. Er is niets per lijst te configureren. De instelling geldt voor alle lijsten die je deelt en alle gedeelde lijsten waaraan je deelneemt.

Als je op het gratis abonnement zit, opent het inschakelen van de optie het Premium-upgradescherm.

Elke persoon beslist zelf. Het inschakelen van de e-mails voor jouw account schrijft je teamleden niet in. Iedereen in de lijst die de e-mails wil, schakelt dezelfde optie in via zijn eigen Accountinstellingen.

Hoe de voltooiings-e-mail eruitziet

De e-mail is gemaakt om in twee seconden te lezen. Vaak is de onderwerpregel al genoeg:

• Eén taak: het onderwerp noemt de persoon, de taak en de lijst. Bijvoorbeeld: “Anna heeft ‘Factuur versturen’ voltooid in Klantprojecten”.
• Meerdere taken door één persoon in één lijst: het onderwerp geeft de persoon, de lijst en het aantal.
• Meerdere mensen of lijsten: het onderwerp geeft het totaal aantal voltooide taken.

Binnenin zijn taken gegroepeerd per lijst. Elke regel toont de taaktitel en wie hem heeft voltooid. Een voltooide subtaak toont ook de hoofdtaak waar hij bij hoort, zodat “Controleer mobiele layout” niet zonder context blijft.

Een paar details zorgen ervoor dat de e-mails nuttig blijven in plaats van storend:

• Voltooiingen worden gegroepeerd. Taken die binnen ongeveer vijf minuten na elkaar zijn voltooid, komen als één e-mail binnen. Een teamlid dat tien taken afrondt, stuurt je één bericht, niet tien.
• Lange batches worden ingekort. Een e-mail vermeldt maximaal 30 taken en vertelt je hoeveel meer er zijn voltooid.
• Je eigen werk wordt overgeslagen. Je krijgt nooit een e-mail over een taak die je zelf hebt voltooid.
• Alleen voltooiingen tellen. Nieuwe taken, bewerkingen en heropende taken sturen geen e-mail.
• Het werkt ook vanuit de Google-apps. Een taak die is afgevinkt in de Google Tasks mobiele app of het Gmail-zijpaneel telt mee. Hij wordt opgepikt bij de volgende synchronisatie in TasksBoard.
• De e-mail past bij je taal. Hij is geschreven in de taal die je in TasksBoard gebruikt.

Ingebouwde Google-opties vs TasksBoard

Hier zie je hoe de native opties zich verhouden tot een gedeelde lijst in TasksBoard:

Als je team al in een Chat-ruimte werkt en slechts een paar actiepunten nodig heeft, is de native optie prima. Wil je één lijst die het hele team elke ochtend opent, dan past een gedeelde lijst beter. Onze gids over Google Tasks voor teams gaat dieper in op wanneer elke aanpak werkt.

Tips voor teamwork in een gedeelde lijst

De e-mails zijn alleen zo goed als de lijst erachter. Een paar gewoontes maken beide beter:

• Gebruik één lijst per project of workflow. “Website lancering” of “Klantonboarding” maakt duidelijk wat erbij hoort. De lijstnaam verschijnt ook in elke e-mail, dus een duidelijke naam maakt de e-mail duidelijk.
• Schrijf taaktitels die op zichzelf staan. “Stuur het ondertekende contract naar Marta” leest prettig in je inbox. “Contract” niet.
• Wijs een eigenaar toe. Een taak met een naam erop wordt gedaan. Een taak die van iedereen is, wacht op iemand anders.
• Voltooi taken, verwijder ze niet. Een taak afvinken meldt het team en houdt een record bij. Verwijderen doet geen van beide.
• Breek grote taken op in subtaken. Elke voltooide subtaak toont voortgang lang voordat de hoofdtaak klaar is.
• Laat de juiste mensen zich inschrijven. Een teamleider die werk delegeert, heeft er het meeste aan. Een teamlid dat alleen aan zijn eigen taken werkt, kan de e-mails beter uitzetten.
• Filter de e-mails in Gmail. De e-mails komen van notifications@tasksboard.com. Maak een Gmail-filter voor dit adres en pas een label toe voor een logboek van wat het team heeft voltooid.

Voltooide taken blijven in de lijst staan. Onze gids over voltooide taken in Google Tasks laat zien hoe je ze bekijkt en wanneer je ze opruimt.

Hoe schakel je de e-mails uit?

Je kunt de e-mails op elk moment uitzetten, op twee manieren:

• Via de e-mail. Elk bericht heeft onderaan een Uitschrijven-link. Klik erop, bevestig en de meldingen zijn uitgeschakeld voor je account.
• Via TasksBoard. Open Accountinstellingen via je profielafbeelding en schakel Voltooide taken in gedeelde lijsten uit.

Het uitzetten van de e-mails verandert verder niets. De lijst blijft gedeeld en je teamleden houden hun eigen instellingen.

FAQ

Conclusie

Google Tasks is goed in je herinneren aan je eigen taken. Het heeft geen manier om een lijst te delen, en geen Google Tasks e-mailmeldingen voor werk dat iemand anders afrondt.

TasksBoard voegt beide toe. Deel een lijst via een link en je team werkt aan dezelfde taken vanuit zijn eigen Google-account. Schakel Voltooide taken in gedeelde lijsten in via Accountinstellingen en je krijgt een e-mail met de taak, de lijst en de persoon die hem heeft voltooid.

Je hoeft de lijst niet meer te checken om te zien wat er is gedaan. De lijst vertelt het je.

Begin met TasksBoard en deel vandaag nog je eerste lijst met je team.