Como compartilhar listas no Google Tasks em modo somente leitura

Você quer que um cliente acompanhe o progresso de um projeto sem poder marcar tarefas como concluídas. Ou que um novo colaborador veja a lista da equipe por uma semana antes de começar a alterá-la. Ou seu gerente quer acompanhar o backlog, mas sem interferir nele.

O Google Tasks não faz nada disso. Ele não tem compartilhamento para listas comuns e, mesmo onde o Google permite colaboração, como em espaços do Chat e no Docs, não há opção de somente leitura: quem pode ver uma tarefa também pode editá-la.

Este guia mostra como compartilhar uma lista do Google Tasks como somente leitura com o TasksBoard, o que um visualizador vê e não pode fazer, e as ferramentas relacionadas que tornam uma lista compartilhada legível para toda a equipe: o filtro por pessoa, links que abrem apenas as tarefas de alguém, vários responsáveis por tarefa e uma ordem de tarefas que permanece igual para todos.

Por que o Google Tasks não tem permissões

Cada lista do Google Tasks pertence a exatamente uma conta do Google. Quando o TasksBoard compartilha uma lista, cada colaborador recebe sua própria cópia em sua própria conta, e o TasksBoard mantém as cópias sincronizadas. Essa é a única maneira de compartilhar uma lista que ainda aparece no Gmail, Google Agenda e no aplicativo Google Tasks para todos.

A consequência é que o próprio Google não sabe que a lista é compartilhada e não tem noção de quem pode editá-la. As permissões precisam estar na camada de sincronização. É isso que os papéis do TasksBoard fazem. Para entender como as listas compartilhadas funcionam, veja como compartilhar o Google Tasks.

Dois papéis: Editor e Visualizador

Um colaborador em uma lista compartilhada ou quadro compartilhado é Editor ou Visualizador.

• Editor é o papel que todos tinham até agora: acesso total para adicionar, editar, concluir, reordenar, atribuir e excluir tarefas.
• Visualizador vê a lista e todas as tarefas nela, mantidas sincronizadas como de costume, mas não pode alterar nada.

Visualizadores fazem parte do plano Team do TasksBoard. No plano gratuito e no Pro, todos compartilham com acesso total de edição, como antes. Sem o plano Team, os seletores de papel são mostrados, mas alterá-los abre a oferta do Team.

Apenas o dono da lista, a pessoa que a compartilhou primeiro, define os papéis.

Dar acesso somente leitura a um colaborador

1. Abra o menu de três pontos da lista e clique em Compartilhar lista. Para um quadro compartilhado, abra o menu do quadro e clique em Compartilhar quadro.
2. Na janela, encontre o colaborador na lista de pessoas.
3. Ao lado do nome dele, escolha Visualizador em vez de Editor.

A mudança é aplicada imediatamente. O colaborador mantém a lista em seu quadro, com um selo “Somente leitura” no cabeçalho. Em um quadro compartilhado, o papel se aplica a todas as listas do quadro, incluindo listas adicionadas depois.

Um visualizador que depois precisar trabalhar na lista pode ser alterado de volta para Editor na mesma janela, sem precisar compartilhar a lista novamente.

Fazer com que todos que entrem sejam visualizadores

Se você compartilhar um link com um grupo maior, como uma equipe de clientes ou um departamento, pode querer que todo novo membro entre como visualizador.

1. Abra a janela Compartilhar lista (ou Compartilhar quadro).
2. Em Compartilhamento por link, defina Novos membros entram como para Visualizador.
3. Copie o link e envie.

A página de convite então informa à pessoa “Você terá acesso somente leitura a esta lista” antes dela entrar. Pessoas que já entraram mantêm seu papel atual até você alterá-lo uma por uma.

O que um visualizador vê e não pode fazer

A cópia da lista de um visualizador parece qualquer outra lista em seu quadro, com o selo “Somente leitura” no cabeçalho. As tarefas, prazos, etiquetas e responsáveis estão todos lá e são atualizados.

O que falta são todas as formas de alterá-la:

E no Gmail e no aplicativo Google Tasks?

Esta é a parte que precisa ser explicada aos visualizadores. O Google Tasks não tem permissões, então um visualizador ainda mantém uma cópia real da lista em sua própria conta do Google. Do Gmail, Google Agenda ou do aplicativo Google Tasks, ele pode editar essa cópia. Também pode mover uma tarefa para ela de outra lista no TasksBoard.

Essas alterações nunca chegam aos outros colaboradores. Na próxima sincronização, o TasksBoard alinha a cópia do visualizador com a cópia dos editores: tarefas adicionadas são removidas, tarefas excluídas voltam, edições são revertidas e a ordem é restaurada.

Portanto, a regra de somente leitura vale para a equipe, mas um visualizador que editar pelo aplicativo Google Tasks verá sua alteração desaparecer. Avise-o com antecedência e indique a página de ajuda sobre acesso somente leitura se ele se perguntar o que aconteceu.

Mostrar as tarefas de uma pessoa com o filtro por pessoas

Quando várias pessoas compartilham um quadro, o próximo pedido geralmente é “posso ver só as minhas?” ou “mostre o que a Alex tem para fazer”.

Um quadro com pelo menos uma lista compartilhada mostra chips de pessoas ao lado do nome: Todos, um avatar por colaborador e Não atribuído.

1. Clique no avatar de um colaborador para manter apenas as tarefas atribuídas a ele, em todas as listas do quadro.
2. Clique em Não atribuído para ver as tarefas que ninguém assumiu ainda.
3. Clique no avatar novamente, ou em Todos, para voltar ao quadro completo.

A escolha é lembrada por quadro no seu dispositivo. Os chips ficam ocultos nos quadros inteligentes e enquanto uma busca está ativa. Para um filtro em todos os quadros, use o filtro “Quem” na barra de busca, descrito na página de ajuda filtros de busca.

Enviar um link que abre as tarefas de uma pessoa

Com um filtro por pessoa ativo, o endereço da página ganha ?assignee=<email> (ou ?assignee=unassigned). Copie esse endereço e envie.

Isso combina bem com o papel de Visualizador. Um dono pode compartilhar um quadro com um cliente como somente leitura e depois enviar um link que abre o quadro filtrado nas tarefas atribuídas ao gerente de conta dele. Todos os outros continuam vendo o quadro inteiro; o link só muda o que o destinatário vê ao abri-lo.

Vários responsáveis por uma tarefa

O compartilhamento somente leitura e o filtro por pessoas dependem de atribuições precisas, e o trabalho real nem sempre tem um único dono. Uma tarefa em uma lista compartilhada pode ter vários responsáveis.

1. Clique em uma tarefa em uma lista compartilhada para abrir o editor.
2. Clique em Adicionar responsável (o ícone de pessoa) na barra de ferramentas.
3. Clique em cada pessoa para adicioná-la ou removê-la. Um círculo preenchido marca os responsáveis atuais, e o pop-up permanece aberto para você escolher vários seguidos.

Os avatares deles ficam empilhados no cartão. Cada responsável é armazenado como uma linha 👤 Atribuído a … nos detalhes da tarefa, que é como a atribuição chega aos colaboradores pelo Google Tasks e por que aparece como texto no aplicativo Google Tasks. Uma tarefa com dois responsáveis aparece sob qualquer um deles no filtro por pessoas. Mais em nosso guia para atribuir tarefas no Google Tasks.

A mesma ordem para todos

Uma lista compartilhada só é legível se todos a virem da mesma forma. A Ordem personalizada de uma lista compartilhada é sincronizada: quando um editor arrasta uma tarefa para um novo lugar, as outras cópias, incluindo as dos visualizadores, seguem na próxima sincronização. Uma cópia que sincroniza pela primeira vez assume a ordem da cópia que mudou.

Alguns casos mantêm sua própria ordem: listas ordenadas por prazo, título ou última atualização (volte todos para Ordem personalizada no menu da lista), tarefas concluídas e tarefas abertas com o mesmo título. Se duas pessoas moverem a mesma tarefa ao mesmo tempo, a última sincronização vence. Veja ordenar tarefas em uma lista.

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Compartilhe listas do Google Tasks com editores e visualizadores, filtre um quadro por pessoa e mantenha todas as cópias na mesma ordem. Uma conta para toda a equipe.

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Outras formas de controlar quem pode fazer o quê

Os papéis são o controle mais fino, mas não o único. Na mesma janela Compartilhar lista, o dono também pode:

• Limitar acesso aos membros atuais (Premium): o link de convite para de funcionar, os colaboradores atuais permanecem. “Permitir acesso a novos membros” reativa isso.
• Remover um colaborador (Premium): ele mantém uma cópia da lista como está, mas suas alterações não chegam mais a ninguém e ele não recebe mais as suas.
• Parar de compartilhar: encerra o compartilhamento para todos. Cada colaborador mantém uma cópia, e você pode compartilhar novamente depois com um novo link.

Tudo isso está coberto no FAQ de listas compartilhadas.

Perguntas frequentes

Conclusão

O Google Tasks não tem compartilhamento somente leitura porque não tem compartilhamento nem permissões. O TasksBoard adiciona ambos em cima de suas listas: papéis de Editor e Visualizador por colaborador, um papel padrão para quem entrar pelo link e as regras de sincronização que mantêm a cópia de um visualizador alinhada mesmo quando ele a edita do Gmail.

Combine o papel de Visualizador com o filtro por pessoas e um link ?assignee=, e um cliente ou gerente pode acompanhar exatamente a parte do quadro que lhe diz respeito sem tocar no resto. O passo a passo está no centro de ajuda: acesso somente leitura a tarefas compartilhadas.