Registro de Atividades no Google Tasks: Veja Quem Fez o Quê

Uma tarefa da sua lista compartilhada foi marcada como concluída na terça-feira. Ninguém lembra de ter feito isso. Outra tarefa desapareceu da lista e a data de entrega de uma terceira foi adiada em uma semana. No Google Tasks, não há como descobrir quem fez essas alterações ou quando.

O Google Tasks armazena apenas o estado atual de uma tarefa e nada mais. Para listas pessoais, isso é suficiente. Mas para listas compartilhadas com uma equipe, significa que toda pergunta sobre histórico vira uma thread no Chat: “Você concluiu isso?”, “Quem mudou o prazo?”, “Para onde foi a tarefa de onboarding?”.

Este guia explica por que o Google Tasks não tem um registro de atividades e como obter um em listas compartilhadas com o TasksBoard: um painel de atividades do quadro, histórico por tarefa, registro de tudo o que foi concluído com resumo semanal e alertas quando alguém atribui uma tarefa a você.

Por que o Google Tasks não tem registro de atividades

O Google Tasks foi projetado como ferramenta pessoal. Cada lista pertence a uma conta Google, então nunca houve necessidade de registrar quem alterou o quê: a resposta sempre foi você.

A API do Tasks reflete esse design. Uma tarefa tem um timestamp updated e, quando concluída, um completed. Não há campo para identificar quem fez a alteração, nem fluxo de eventos ou como acessar versões anteriores. Quando uma tarefa é editada, o estado anterior some.

Tarefas atribuídas em um espaço do Google Chat ou Google Doc mostram quem é o responsável, mas também não mantêm histórico. Se precisar saber quem reabriu uma tarefa ou removeu uma data, o Google Tasks não tem essa informação. Para entender melhor o que o Google oferece a equipes, veja nosso guia sobre Google Tasks para times.

O que o TasksBoard registra

Com o TasksBoard Premium (recurso “Atividade & histórico”, incluso nos planos Pro e Team), um quadro mantém registro do que acontece com as tarefas:

• quem criou, concluiu, reabriu ou excluiu uma tarefa
• quem atribuiu ou removeu alguém
• quem moveu uma tarefa para outra lista
• quando um prazo foi definido ou removido

Em listas compartilhadas, mudanças feitas por colaboradores também são registradas, assim como alterações feitas nos apps do Google Tasks, Gmail ou Google Calendar após a sincronização. Edições no título ou detalhes não são gravadas.

O histórico pertence à lista, não a uma pessoa. Um colaborador que entra depois vê tudo o que foi registrado antes dele chegar.

Abrir o painel de atividades

O painel mostra todo o quadro de uma vez, com as mudanças mais recentes primeiro.

1. Passe o mouse sobre o título do quadro e clique no ícone histórico (“Atividade do quadro”), ao lado do menu de três pontos.
2. O painel Atividade abre à direita. Mudanças são agrupadas por dia.
3. Use os menus no topo, “Todas as listas” e “Todos”, para filtrar por lista ou pessoa.

Cada linha mostra quem fez, a tarefa e o que aconteceu, com horário e lista. Suas próprias alterações aparecem como “Você”. Clique em “Carregar mais” no final para ver registros anteriores.

O atraso de um minuto faz diferença: se concluir uma tarefa e abrir o painel imediatamente, a linha ainda não estará lá. Espere um pouco e abra novamente.

Ver o histórico de uma tarefa

Quando a dúvida é sobre uma tarefa específica, não precisa percorrer todo o quadro.

1. Clique na tarefa para abri-la.
2. Clique em Histórico abaixo dos botões.

Você vê as mesmas linhas do painel de atividades, mas apenas para aquela tarefa: quando foi criada e por quem, cada vez que foi concluída ou reaberta, quem foi atribuído e quando mudou de lista. É a forma mais rápida de resolver “Nunca vi essa tarefa” ou “Eu já concluí essa”.

O registro de concluídas e “O que fiz esta semana”

O painel de atividades responde “quem mexeu nisso?”. O registro de concluídas responde outra pergunta: “o que realmente foi feito?”.

1. Abra o menu de três pontos do quadro.
2. Clique em Tarefas concluídas.

A lista mostra todas as tarefas concluídas no quadro, com horário, agrupadas em Hoje, Ontem, Esta semana e Antes, com contagem exata. Use a busca para filtrar por tarefa, tarefa pai ou lista.

No topo fica a caixa O que fiz esta semana. Ela conta as tarefas concluídas nos últimos sete dias, por dia e por lista, independente de quem concluiu. Em listas compartilhadas, vira um resumo da equipe: quanto o quadro avançou e em qual lista o trabalho se concentrou.

Duas formas de usar:

• Encerramento de sexta. Abra o registro, analise a semana e copie os números para seu relatório de status, em vez de reconstruir tudo de memória.
• Revisão de segunda. Compare “Esta semana” com o planejado. Listas com zero conclusões são onde a conversa deve começar.

Se preferir receber esse resumo, o Premium também envia um e-mail de conclusão quando colaboradores finalizam tarefas. Nosso post sobre notificações por e-mail no Google Tasks explica como configurar.

Experimente o TasksBoard

Compartilhe uma lista do Google Tasks com sua equipe e mantenha um registro de quem concluiu, atribuiu ou moveu cada tarefa. Suas tarefas continuam no Google Tasks.

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Receber alertas quando uma tarefa é atribuída a você

Um log mostra o que já aconteceu. Para atribuições, você geralmente quer saber na hora. Quando um colaborador atribui uma tarefa a você em uma lista compartilhada, o TasksBoard pode alertar de duas formas.

Notificação no navegador. Se ativou notificações para listas compartilhadas no ícone de sino do cabeçalho, recebe um alerta: imediatamente se a atribuição foi feita no TasksBoard, ou quando a lista sincronizar.

E-mail. Ative a opção “Tarefas atribuídas a mim”:

1. Clique na sua foto de perfil, depois em Configurações da conta.
2. Em Notificações, ative Tarefas atribuídas a mim.

Atribuições são agrupadas por alguns minutos e enviadas em um único e-mail, então cinco tarefas seguidas não geram cinco mensagens. Cada e-mail tem um link para cancelar a inscrição, que desliga a opção. Alertas por e-mail são Premium: em contas gratuitas, a opção abre a oferta Premium.

Tudo atribuído a você, seja pelo TasksBoard, Google Doc ou Chat, também aparece no quadro inteligente Atribuídas a mim na barra lateral. Veja mais em nosso guia sobre atribuição no Google Tasks.

Rotina simples para listas compartilhadas

Com o log disponível, vale definir como sua equipe o usa. Uma rotina leve que funciona para times pequenos:

• Diariamente: ninguém abre o log. Alertas de atribuição e notificações resolvem o dia a dia.
• Quando algo parece errado: abra o Histórico da tarefa antes de perguntar no Chat. A maioria das dúvidas sobre “quem fez isso?” é resolvida em segundos.
• Semanalmente: uma pessoa abre Tarefas concluídas, lê “O que fiz esta semana” e usa o painel de atividades filtrado para “Todos” para checar se nada foi excluído ou movido por engano.

Como o registro cobre 90 dias, também é possível revisitar no fim do trimestre e ver quando as tarefas de um projeto foram realmente concluídas, não quando você lembra que foram.

Perguntas frequentes

Conclusão

O Google Tasks não diz quem concluiu, moveu ou excluiu uma tarefa em lista compartilhada, porque nunca foi feito para guardar esses registros. O TasksBoard mantém isso para você: painel de atividades do quadro, botão Histórico em cada tarefa, registro de concluídas com resumo “O que fiz esta semana” e alertas quando uma tarefa é atribuída a você. As alterações aparecem após cerca de um minuto e ficam disponíveis por 90 dias.

Se sua equipe já compartilha listas do Google Tasks, abra um quadro, passe o mouse sobre o título e clique no ícone de histórico. A referência completa está no centro de ajuda: registro de atividades, histórico de tarefas e concluídas.