Как дать доступ к Google Tasks только для просмотра
Вы хотите, чтобы клиент мог следить за ходом проекта, но не отмечал задачи как выполненные. Или новый сотрудник должен сначала ознакомиться со списком задач команды, прежде чем вносить изменения. Или ваш руководитель хочет видеть бэклог, но не вмешиваться в него.
Google Tasks не поддерживает такие сценарии. В нём нет функции совместного доступа к обычным спискам, а там, где Google всё же позволяет совместную работу (в чатах и Google Docs), нет режима «только для чтения»: любой, кто видит задачу, может её редактировать.
В этом руководстве мы покажем, как открыть доступ к списку Google Tasks в режиме просмотра с помощью TasksBoard, что видит пользователь с таким доступом и что ему запрещено делать. А также расскажем о связанных инструментах, которые делают общий список удобным для всей команды: фильтр по людям, ссылки для просмотра задач одного человека, несколько исполнителей для задачи и единый порядок задач для всех.
Почему в Google Tasks нет прав доступа
Каждый список Google Tasks принадлежит только одному аккаунту Google. Когда TasksBoard предоставляет доступ к списку, каждый участник получает его копию в своём аккаунте, а TasksBoard синхронизирует эти копии. Это единственный способ поделиться списком, который будет отображаться в Gmail, Google Календаре и приложении Google Tasks у всех участников.
Как следствие, сам Google не знает, что список общий, и не имеет понятия о том, кто может его редактировать. Настройки прав доступа должны находиться на уровне синхронизации. Именно для этого в TasksBoard есть роли. Подробнее о том, как работают общие списки, читайте в статье «Как поделиться списком Google Tasks».
Две роли: Редактор и Наблюдатель
Участник общего списка или доски может быть Редактором или Наблюдателем.
- Редактор представляет собой роль, которая была у всех до сих пор: полный доступ к добавлению, редактированию, завершению, перестановке, назначению и удалению задач.
- Наблюдатель видит список и все задачи в нём (они синхронизируются как обычно), но не может ничего изменить.
Наблюдатели доступны в рамках Тарифного плана Team в TasksBoard. На бесплатном тарифе и тарифе Pro все участники по-прежнему получают полный доступ на редактирование. Без плана Team селекторы ролей отображаются, но их изменение открывает предложение о переходе на Team.
Роли назначает только владелец списка, тот, кто первым открыл к нему доступ.
Предоставить доступ только для просмотра одному участнику
- Откройте меню с тремя точками у списка и нажмите Поделиться списком. Для общей доски откройте меню доски и нажмите Поделиться доской.
- В диалоговом окне найдите нужного участника в списке.
- Рядом с его именем выберите Наблюдатель вместо Редактор.
Изменение вступает в силу сразу. Участник сохраняет список на своей доске с пометкой «Только просмотр» в заголовке. На общей доске роль применяется ко всем спискам доски, включая те, которые вы добавите позже.
Если наблюдателю позже понадобится работать со списком, его можно снова переключить в Редакторы из того же диалогового окна, не делясь списком повторно.
Сделать всех новых участников наблюдателями
Если вы делитесь ссылкой с широкой группой (например, командой клиента или отделом), можно настроить, чтобы все новые участники получали доступ только для просмотра.
- Откройте диалоговое окно Поделиться списком (или Поделиться доской).
- В разделе Доступ по ссылке установите Новые участники присоединяются как в значение Наблюдатель.
- Скопируйте ссылку и отправьте её.
На странице приглашения будет указано: «У вас будет доступ только для просмотра этого списка» ещё до присоединения. Участники, которые уже присоединились, сохранят свои текущие роли, пока вы не измените их вручную.
Что видит наблюдатель и что ему запрещено
Копия списка у наблюдателя выглядит как любой другой список на его доске, но с пометкой «Только просмотр» в заголовке. Задачи, сроки, метки и исполнители отображаются и обновляются.
Но все возможности изменения отсутствуют:
- Может: видеть все задачи, сроки, метки и исполнителей; искать и фильтровать; следить за изменениями в списке
- Не может: добавлять, редактировать, завершать, переставлять, назначать или удалять задачи
- Скрыто: строка добавления задачи, меню задачи и редактор задачи; перетаскивание отключено; переименование или удаление списка недоступно
- Объяснение: в диалоговом окне общего списка указано: «У вас есть доступ только для просмотра этого списка»
А что насчёт Gmail и приложения Google Tasks?
Этот момент нужно объяснять наблюдателям. В Google Tasks нет прав доступа, поэтому наблюдатель всё равно хранит реальную копию списка в своём аккаунте Google. Из Gmail, Google Календаря или приложения Google Tasks он может редактировать эту копию. Также он может переносить в неё задачи из других списков в TasksBoard.
Эти изменения никогда не попадут к другим участникам. При следующей синхронизации TasksBoard вернёт копию наблюдателя в соответствие с копиями редакторов: добавленные задачи исчезнут, удалённые вернутся, правки отменятся, а порядок восстановится.
Таким образом, правило «только просмотр» соблюдается для команды, но наблюдатель, который редактирует список через приложение Google Tasks, увидит, как его изменения исчезают. Предупредите его заранее и дайте ссылку на страницу справки о доступе только для чтения, если он захочет разобраться.
Показать задачи одного человека с помощью фильтра по людям
Когда несколько человек работают с одной доской, часто возникает запрос: «Можно видеть только мои задачи?» или «Покажи, что у Алекса на повестке».
Доска с хотя бы одним общим списком отображает фишки людей рядом со своим названием: Все, аватар каждого участника и Не назначено.
- Нажмите на аватар участника, чтобы оставить только задачи, назначенные ему, во всех списках доски.
- Нажмите Не назначено, чтобы увидеть задачи, которые ещё никто не взял.
- Снова нажмите на аватар или Все, чтобы вернуться к полной доске.
Выбор сохраняется для каждой доски на вашем устройстве. Фишки скрыты на умных досках и во время поиска. Для фильтрации по всем доскам используйте фильтр «Кто» в строке поиска, описанный в справке по фильтрам поиска.
Отправить ссылку, которая открывает задачи одного человека
Когда активен фильтр по людям, адрес страницы дополняется параметром ?assignee=<email> (или ?assignee=unassigned). Скопируйте этот адрес и отправьте его.
Это удобно сочетается с ролью Наблюдателя. Владелец может поделиться доской с клиентом в режиме только для просмотра, а затем отправить ему ссылку, которая открывает доску с фильтром по задачам, назначенным его менеджеру. Остальные по-прежнему видят всю доску, а ссылка меняет только то, что видит получатель при открытии.
Несколько исполнителей для одной задачи
И доступ только для чтения, и фильтр по людям требуют точного назначения задач, но в реальной работе не всегда есть один ответственный. У задачи в общем списке может быть несколько исполнителей.
- Нажмите на задачу в общем списке, чтобы открыть редактор.
- Нажмите Добавить исполнителя (иконка человека) на панели инструментов.
- Нажмите на каждого человека, чтобы добавить или убрать его. Заполненный кружок отмечает текущих исполнителей, а всплывающее окно остаётся открытым, чтобы можно было выбрать нескольких подряд.
Их аватары отображаются на карточке задачи. Каждый исполнитель сохраняется как строка 👤 Назначено на … в деталях задачи, так назначение попадает к другим участникам через Google Tasks и отображается текстом в приложении Google Tasks. Задача с двумя исполнителями будет видна под любым из них в фильтре по людям. Подробнее в нашем руководстве по назначению задач в Google Tasks.
Единый порядок для всех
Общий список удобен для чтения, только если все видят его одинаково. Пользовательский порядок общего списка синхронизируется: когда редактор перетаскивает задачу на новое место, другие копии (включая копии наблюдателей) следуют за ним при следующей синхронизации. Копия, которая синхронизируется впервые, принимает порядок изменившейся копии.
Некоторые случаи сохраняют свой порядок: списки, отсортированные по сроку, названию или дате изменения (переключите всех обратно на Пользовательский порядок в меню списка), завершённые задачи и открытые задачи с одинаковыми названиями. Если два человека перемещают одну и ту же задачу одновременно, побеждает последняя синхронизация. См. сортировку задач в списке.
Попробуйте TasksBoard Team
Делитесь списками Google Tasks с редакторами и наблюдателями, фильтруйте доску по человеку и сохраняйте единый порядок задач для всех. Один счёт для всей команды.
Посмотреть тарифы →Другие способы контроля прав доступа
Роли представляют собой самый тонкий инструмент, но не единственный. В том же диалоговом окне «Поделиться списком» владелец может:
- Ограничить доступ текущими участниками (Premium): ссылка-приглашение перестаёт работать, текущие участники остаются. Опция «Разрешить доступ новым участникам» возвращает её в действие.
- Удалить участника (Premium): он сохраняет копию списка в текущем состоянии, но его изменения больше ни к кому не попадают, а ваши не попадают к нему.
- Прекратить доступ: завершает общий доступ для всех. Каждый участник сохраняет копию, и вы можете поделиться списком снова позже по новой ссылке.
Все эти возможности описаны в FAQ по общим спискам.
Частые вопросы
Заключение
В Google Tasks нет доступа только для чтения, потому что в нём вообще нет совместного доступа и прав доступа. TasksBoard добавляет и то, и другое поверх ваших списков: роли Редактора и Наблюдателя для каждого участника, роль по умолчанию для тех, кто присоединяется по ссылке, и правила синхронизации, которые поддерживают копию наблюдателя в актуальном состоянии, даже если он редактирует её из Gmail.
Сочетайте роль Наблюдателя с фильтром по людям и ссылкой с ?assignee=, и клиент или руководитель сможет следить именно за той частью доски, которая его касается, не трогая остальное. Пошаговое руководство есть в справочном центре: доступ только для чтения к общим задачам.
Готовы поделиться своими задачами Google Tasks?
Начните использовать TasksBoard бесплатно, кредитная карта не требуется.
Войти
