Журнал активности Google Tasks: кто что сделал в общем списке

Задача в вашем общем списке была отмечена как выполненная во вторник. Никто не помнит, чтобы делал это. Другая задача исчезла из списка, а срок выполнения третьей сдвинулся на неделю. В Google Tasks нет возможности узнать, кто и когда внес эти изменения.

Google Tasks хранит только текущее состояние задачи. Для личного списка этого достаточно. Но для совместной работы с командой это означает бесконечные вопросы в чате: “Ты завершил это?”, “Кто перенес дедлайн?”, “Куда делась задача по онбордингу?”.

В этом руководстве объясняется, почему в Google Tasks нет журнала активности, и как его добавить с помощью TasksBoard: общая панель активности, история изменений для каждой задачи, список выполненных задач с еженедельной сводкой и уведомления о назначении задач.

Почему в Google Tasks нет журнала активности

Google Tasks создавался как инструмент для личного использования. Каждый список принадлежит одному аккаунту Google, поэтому изначально не было необходимости записывать, кто что изменил, ведь ответ всегда был “вы”.

API Google Tasks отражает этот подход. Задача содержит только метки времени updated и completed. Нет данных о том, кто внес изменения, нет истории событий и возможности посмотреть предыдущие версии задачи. После редактирования старая информация теряется.

Задачи, назначенные в Google Chat или Google Docs, показывают исполнителя, но тоже не ведут журнал изменений. Если нужно узнать, кто повторно открыл задачу или удалил срок выполнения, Google Tasks не поможет. Подробнее о возможностях Google для команд можно узнать в нашем руководстве Google Tasks для команд.

Что записывает TasksBoard

С TasksBoard Premium (функция “Активность и история”, доступная в тарифах Pro и Team) сохраняется история изменений задач:

• кто создал, завершил, переоткрыл или удалил задачу
• кто назначил или снял исполнителя
• кто перенес задачу в другой список
• когда был установлен или удален срок выполнения

Для общего списка записываются изменения, внесенные всеми участниками, включая правки из мобильного приложения Google Tasks, Gmail или Google Calendar после синхронизации. Изменения названия или описания задачи не фиксируются.

История привязана к списку, а не к человеку. Новый участник увидит все записи, сделанные до его подключения.

Как открыть панель активности

Панель активности показывает все изменения на доске, отсортированные по дате.

1. Наведите курсор на название доски и нажмите значок истории (“Активность доски”) рядом с меню из трех точек.
2. Справа откроется панель Активность. Изменения сгруппированы по дням.
3. Используйте фильтры “Все списки” и “Все участники”, чтобы сузить выборку.

Каждая строка содержит имя участника, название задачи, тип изменения, время и список. Ваши действия отмечены как “Вы”. Нажмите “Загрузить еще” внизу, чтобы просмотреть более старые записи.

Из-за задержки, если вы сразу после изменения задачи откроете панель активности, запись может еще не появиться. Подождите немного и обновите.

История отдельной задачи

Если вопрос касается конкретной задачи, не нужно искать ее в общем логе.

1. Откройте задачу.
2. Нажмите История под кнопками управления.

Вы увидите все изменения этой задачи: создание, завершение, назначение исполнителей, перенос между списками. Это самый быстрый способ проверить утверждения вроде “Я не видел эту задачу” или “Я точно ее завершил”.

Лог выполненных задач и “Что я сделал за неделю”

Панель активности отвечает на вопрос “кто это сделал?”. Лог выполненных задач показывает, что именно было сделано.

1. Откройте меню доски (три точки).
2. Выберите Выполненные задачи.

В списке собраны все завершенные задачи с указанием времени, сгруппированные по категориям: Сегодня, Вчера, На этой неделе и Ранее. Используйте поиск для фильтрации по названию задачи или списку.

Вверху находится блок Что я сделал за неделю, содержащий статистику по выполненным задачам за последние 7 дней, разбитую по дням и спискам. Для общего списка это еще и командная сводка: общий прогресс и распределение работы.

Как это используют команды:

• Итоги недели. Откройте лог выполненных задач и включите статистику в отчет, вместо того чтобы восстанавливать ход работы по памяти.
• Планирование. Сравните “На этой неделе” с запланированным. Списки без выполненных задач требуют обсуждения в первую очередь.

Если хотите получать сводку автоматически, в Premium доступны уведомления о выполнении. Подробнее о настройке можно узнать в нашем руководстве Уведомления Google Tasks по почте.

Попробуйте TasksBoard

Делитесь списками Google Tasks с командой и отслеживайте, кто завершил, назначил или перенес задачу. Ваши задачи остаются в Google Tasks.

Начать →

Уведомления о назначении задач

Лог активности показывает, что уже произошло. Но о назначении задач обычно хочется узнать сразу. TasksBoard уведомляет двумя способами, когда вам назначают задачу в общем списке.

Браузерные уведомления. Если вы включили уведомления для общих списков (колокольчик в шапке), вы получите push-уведомление: сразу при назначении в TasksBoard или после синхронизации списка.

Почта. Активируйте опцию “Задачи, назначенные мне”:

1. Нажмите на аватар, затем Настройки аккаунта.
2. В разделе Уведомления включите Задачи, назначенные мне.

Назначения собираются несколько минут и отправляются одним письмом. Каждое письмо содержит ссылку для отписки. Почтовые уведомления являются функцией Premium: на бесплатном тарифе переключатель откроет предложение о подписке.

Все назначенные вам задачи (из TasksBoard, Google Docs или Chat) также собираются в умном списке Назначено мне в боковой панели. Подробнее об этом читайте в руководстве Назначение задач в Google Tasks.

Простой процесс для общего списка

Когда есть журнал изменений, стоит договориться, как команда будет его использовать. Простой процесс для небольших команд:

• Ежедневно: лог не проверяют. Хватает уведомлений о назначении.
• При неясностях: перед вопросом в чате открывают историю задачи. Большинство споров решаются за 10 секунд.
• Еженедельно: кто-то проверяет “Что я сделал за неделю” и просматривает активность по фильтру “Все участники” на предмет случайных удалений или переносов.

Так как история хранится 90 дней, в конце квартала можно проверить, когда задачи по проекту были реально завершены, а не по воспоминаниям.

Частые вопросы

Итог

Google Tasks не сохраняет, кто завершил, перенес или удалил задачу в общем списке. TasksBoard добавляет эту возможность: панель активности для всей доски, историю изменений каждой задачи, лог выполненных задач с еженедельной сводкой и уведомления о назначении. Изменения появляются с задержкой около минуты и хранятся 90 дней.

Если ваша команда уже использует общие списки Google Tasks, откройте доску, наведите курсор на название и нажмите значок истории. Полное описание функций доступно в справочном центре: журнал активности, история задач и выполненные задачи.