เทมเพลต Google Tasks: วิธีสร้างรายการงานแบบใช้ซ้ำได้
คุณทำโปรเจกต์เสร็จ ปิดรายการ แล้วสองสัปดาห์ต่อมาก็ต้องมานั่งสร้างชุดงานเดิมๆ ขึ้นมาใหม่ทั้งหมด ทั้งรายการทบทวนสัปดาห์ รายการ checklist รับลูกค้าใหม่ รายการเตรียมของก่อนเดินทาง งานแทบไม่เปลี่ยน แต่คุณต้องมานั่งพิมพ์ใหม่ทุกครั้ง
เทมเพลตรายการงาน ช่วยแก้ปัญหานี้ได้ด้วยการให้จุดเริ่มต้นที่นำมาใช้ซ้ำได้ แทนที่จะต้องมานั่งสร้างรายการใหม่จากความจำทุกครั้ง คุณแค่คัดลอกเทมเพลตแล้วเริ่มทำงานได้ทันที
ปัญหาคือ Google Tasks ไม่มีปุ่ม “บันทึกเป็นเทมเพลต” ในตัว คู่มือนี้จะมาแนะนำวิธีแก้ไขข้อจำกัดนี้ วิธีสร้างเทมเพลต Google Tasks ด้วยตัวเองวันนี้ และวิธีใช้เครื่องมือเช่น TasksBoard เพื่อทำให้กระบวนการเร็วขึ้นมาก
Google Tasks มีเทมเพลตไหม?
ไม่มีในตัวแอป Google Tasks ให้คุณสร้างรายการงาน เพิ่มงานและงานย่อย กำหนดวันครบกำหนดได้ แต่ไม่มีตัวเลือกให้ทำเครื่องว่ารายการเป็นเทมเพลตหรือคัดลอกด้วยคลิกเดียว ถ้าคุณอยากใช้โครงสร้างรายการเดิม แอปจะคาดว่าคุณต้องพิมพ์ใหม่ทุกครั้ง
ช่องว่างนี่แหละที่เป็นเหตุให้หลายคนหาวิธีแก้ปัญหาเรื่องเทมเพลต Google Tasks ข่าวดีคือรูปแบบรายการพื้นฐานเรียบง่ายพอที่นิสัยการใช้มือ (หรือเครื่องมือเสริม) จะช่วยเติมเต็มช่องว่างนี้ได้
เนื่องจากไม่มีฟีเจอร์เทมเพลตในตัว เทมเพลต Google Tasks ที่จริงแล้วคือรายการที่คุณเก็บไว้โดยไม่กำหนดวันหรือเครื่องหมายทำเสร็จ แล้วคัดลอกมาใช้ใหม่ทุกครั้งที่ต้องการเริ่มงานประเภทเดิมอีกครั้ง
วิธีสร้างเทมเพลตรายการงานใน Google Tasks แบบมือ
คุณสามารถสร้างระบบเทมเพลตที่ใช้งานได้ด้วยแอปปกติ ต้องใช้ความพยายามมากกว่าฟีเจอร์เทมเพลตจริงๆ แต่ก็ใช้ได้ดีสำหรับการใช้งานส่วนตัว
- สร้างรายการครั้งเดียวให้ครบ เพิ่มทุกงานและงานย่อยที่เกิดขึ้นบ่อยๆ ตามที่คุณต้องการให้แสดงทุกครั้ง ใช้ คู่มืองานย่อย ถ้าเทมเพลตของคุณต้องการขั้นตอนย่อย
- ตั้งชื่อให้ชัดเจนว่าเป็นเทมเพลต เช่น “เทมเพลต - ทบทวนสัปดาห์” จะช่วยแยกจากรายการที่ใช้งานอยู่และหาง่าย
- ไม่ต้องกำหนดวันและแจ้งเตือน เทมเพลตไม่ควรมีวันครบกำหนด กำหนดวันหลังจากคัดลอกงานไปยังรายการทำงานแล้ว
- สร้างใหม่ด้วยมือทุกครั้งที่ต้องการใช้ เปิดรายการเทมเพลต อ่านแล้วเพิ่มงานที่ตรงกันลงในรายการใหม่ด้วยมือ Google Tasks ไม่มีฟังก์ชันทำซ้ำหรือคัดลอก ดังนั้นขั้นตอนนี้คือการพิมพ์ใหม่ ไม่ใช่การคัดลอก
- เก็บรายการเทมเพลตไว้ไม่ต้องทำเสร็จ อย่าเช็กงานในเทมเพลตเอง งานที่ทำเสร็จแล้วจะหายไปง่าย และคุณอยากให้เทมเพลตสะอาดพร้อมใช้ซ้ำ
วิธีนี้ใช้ได้ แต่ขั้นตอนที่สี่คือจุดอ่อน การพิมพ์รายการเทมเพลตใหม่ทุกสัปดาห์คือสิ่งที่เทมเพลตควรกำจัดไปอยู่แล้ว
วิธีที่เร็วกว่า: ทำซ้ำรายการแทนการพิมพ์ใหม่
วิธีแก้ปัญหาที่แท้จริงสำหรับการไม่มีปุ่มเทมเพลตคือฟังก์ชันทำซ้ำ TasksBoard เพิ่มสิ่งนี้เข้าไปในบัญชี Google Tasks ที่มีอยู่ของคุณ ดังนั้น “เทมเพลต” จะกลายเป็นวัตถุที่ใช้ซ้ำได้จริง แทนที่จะเป็นรายการที่คุณต้องพิมพ์จากความจำ
นี่คือความแตกต่างในทางปฏิบัติ:
| Google Tasks ตัวเดิม | TasksBoard | |
|---|---|---|
| บันทึกรายการเป็นเทมเพลต | ไม่รองรับ | ทำซ้ำรายการใดก็ได้ด้วยคลิกเดียว |
| ใช้เทมเพลตซ้ำ | พิมพ์งานทุกชิ้นด้วยมือ | คัดลอก เปลี่ยนชื่อ เริ่มทำงานได้เลย |
| ดูเทมเพลตแบบภาพ | แสดงเป็นรายการแบนเท่านั้น | มุมมองบอร์ด Kanban |
| การแจ้งเตือนเมื่อคัดลอก | ถ้ายังไม่ลบจะติดมาด้วย | กำหนดใหม่ได้ในแต่ละรายการ |
เนื่องจาก TasksBoard อ่านและเขียนข้อมูลโดยตรงไปยัง Google Tasks ของคุณ รายการที่ทำซ้ำจะแสดงในแอป Google Tasks ตัวเดิมและบนมือถือด้วย ไม่มีอะไรอยู่ในระบบแยกที่คุณต้องดูแล
ลองใช้ TasksBoard
เปลี่ยนรายการ Google Tasks ใดๆ ให้เป็นเทมเพลตที่ใช้ซ้ำได้ ทำซ้ำด้วยคลิกเดียว วางบนบอร์ด Kanban และข้ามขั้นตอนการพิมพ์ใหม่ทุกครั้ง
เริ่มต้นใช้งาน →5 ไอเดียเทมเพลต Google Tasks ที่น่าสร้าง
เทมเพลตจะมีประโยชน์เมื่อครอบคลุมสิ่งที่คุณทำซ้ำบ่อยๆ ห้าแบบนี้คือเคสที่พบบ่อยที่สุด:
- ทบทวนสัปดาห์ ตรวจสอบปฏิทินสัปดาห์หน้า ล้างอีเมลให้เป็นศูนย์ อัปเดตสถานะโปรเจกต์ วางแผน 3 เรื่องสำคัญ
- รับลูกค้าใหม่ ส่งอีเมลต้อนรับ นัดประชุมเริ่มต้น แชร์แบบฟอร์มรับข้อมูล สร้างโฟลเดอร์แชร์ เพิ่มในระบบบิลลิ่ง
- รายการเตรียมของเดินทาง เอกสาร อุปกรณ์ชาร์จ ของใช้ส่วนตัว สิ่งของตามสภาพอากาศ โน้ตบุ๊กและสายงาน
- ตั้งค่าพนักงานใหม่ จัดหาบัญชี กำหนดพี่เลี้ยง นัดตรวจสอบสัปดาห์แรก แชร์เอกสารทีม
- รายการตรวจสอบก่อนเผยแพร่เนื้อหา เขียนต้นฉบับ แก้ไข เพิ่มรูปภาพ ตรวจสอบ SEO กำหนดเวลา โปรโมทบนโซเชียล
แต่ละแบบนี้ใช้งานได้ดีเป็นงานย่อยภายใต้งานหลัก ซึ่งทำให้เทมเพลตกะทัดรัดแทนที่จะเป็นรายการแบนยาวเหยียด ถ้าคุณจัดการเทมเพลตหลายอันพร้อมกันสำหรับทีม คู่มือรายการงานทีม จะแนะนำวิธีจัดระเบียบรายการแชร์โดยไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อน
เทมเพลตรายการ vs งานที่เกิดซ้ำ: ต่างกันอย่างไร?
สองฟีเจอร์นี้แก้ปัญหาที่เกี่ยวข้องแต่ต่างกัน และการเข้าใจผิดจะทำให้ Google Tasks รกได้
- งานที่เกิดซ้ำ ทำซ้ำอัตโนมัติตามตาราง เช่น “รดน้ำต้นไม้” ทุกวันจันทร์ Google Tasks รองรับฟีเจอร์นี้ในตัว ดู คู่มืองานที่เกิดซ้ำ สำหรับขั้นตอนการตั้งค่า
- เทมเพลตรายการ คือโครงสร้างเต็มของงานและงานย่อยหลายชิ้นที่คุณนำมาใช้ใหม่เมื่อต้องการ ไม่ใช่ตามตารางที่กำหนด รายการตรวจสอบรับลูกค้าใหม่ไม่ได้เกิดซ้ำตามปฏิทิน แต่ต้องทำซ้ำทุกครั้งที่มีลูกค้าใหม่
ถ้างานที่ทำซ้ำเป็นงานเดี่ยวตามตารางที่แน่นอน ให้ใช้งานที่เกิดซ้ำ ถ้าเป็นชุดขั้นตอนที่เริ่มตามโอกาส ให้สร้างเทมเพลตแทน
คำถามที่พบบ่อย
สรุป
Google Tasks ไม่มีปุ่มเทมเพลตให้คุณ แต่ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องมานั่งพิมพ์รายการเดิมทุกสัปดาห์ เก็บรายการหลักที่สะอาดไม่มีวันกำหนดสำหรับสิ่งที่ทำซ้ำ หรือข้ามขั้นตอนมือไปเลยด้วยฟังก์ชันทำซ้ำที่สร้างมาเพื่อสิ่งนี้โดยเฉพาะ
เริ่มใช้ TasksBoard และเปลี่ยนรายการ Google Tasks ที่ใช้บ่อยให้เป็นเทมเพลตที่นำมาใช้ซ้ำได้ด้วยคลิกเดียว
พร้อมที่จะแชร์ Google Tasks ของคุณหรือยัง?
เริ่มต้นใช้งาน TasksBoard ได้ฟรี ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
เข้าสู่ระบบ
