Google Tasks टीमों के लिए: कैसे काम साझा करें, असाइन करें और साथ में ट्रैक करें
आपकी टीम पहले से ही Gmail, Google Calendar और Google Chat में काम करती है। Google Tasks इन ऐप्स के अंदर ही मौजूद है, इसलिए यह शेयर्ड वर्क ट्रैक करने के लिए सबसे सही जगह लगती है। समस्या यह है कि Google Tasks for teams डिफॉल्ट रूप से वैसे काम नहीं करता जैसा ज्यादातर मैनेजर्स उम्मीद करते हैं।
पर्सनल Google Tasks लिस्ट्स प्राइवेट होती हैं। आप अपने मुख्य टास्क लिस्ट में किसी सहयोगी को इनवाइट नहीं कर सकते या Gmail के टास्क साइडबार से काम असाइन नहीं कर सकते। Google ने Chat स्पेस और Google Docs में शेयर्ड टास्क्स जोड़े हैं, लेकिन ये टास्क्स आपकी रोज़मर्रा की लिस्ट्स से अलग तरह से काम करते हैं।
यह गाइड बताती है कि आज Google Teams टीम्स के लिए क्या कर सकता है, इसकी सीमाएं कहां दिखती हैं, और Google इकोसिस्टम छोड़े बिना TasksBoard के साथ शेयर्ड वर्कफ्लो कैसे बनाएं।
Google Teams टीम्स को नेटिवली क्या ऑफर करता है
Google Tasks को पर्सनल कैप्चर टूल के रूप में बनाया गया था। समय के साथ, Google Workspace ने शेयर्ड सतहों के माध्यम से सीमित सहयोग का रास्ता जोड़ा।
Google की शेयर्ड टास्क्स डॉक्युमेंटेशन के अनुसार, आप निम्न में टास्क्स बना और असाइन कर सकते हैं:
- Google Chat स्पेस (Chat या Gmail के Chat टैब में ग्रुप कन्वर्सेशन)
- Google Docs (योग्य Google Workspace प्लान पर चेकलिस्ट आइटम्स)
जब कोई आपको शेयर्ड टास्क असाइन करता है, तो यह आपकी पर्सनल Google Tasks लिस्ट और Google Calendar में दिखाई देता है (अगर इसमें ड्यू डेट है)। बदलाव उस Chat स्पेस या डॉक्युमेंट में सिंक हो जाते हैं जहां टास्क बनाया गया था।
यह सेटअप किसी विशिष्ट कन्वर्सेशन या डॉक के अंदर हल्के समन्वय के लिए काम करता है। यह आपकी मौजूदा Google Tasks लिस्ट को टीम बोर्ड में नहीं बदलता।
टीम्स के लिए नेटिव Google Tasks की सीमाएं
जो टीम्स पूरी तरह से Google Tasks के अंदर प्रोजेक्ट चलाने की कोशिश करती हैं, उन्हें जल्दी ही ये समस्याएं आती हैं:
- नो शेयर्ड पर्सनल लिस्ट्स: आप Gmail या tasks.google.com पर बनाई गई टास्क लिस्ट्स को अन्य यूजर्स के साथ शेयर नहीं कर सकते (Google Tasks शेयर करने की Zapier की गाइड इस सीमा को विस्तार से बताती है)।
- टास्क्स स्पेस या डॉक से बंधे: Chat स्पेस टास्क्स उसी स्पेस के अंदर रहते हैं। ये उस परसिस्टेंट प्रोजेक्ट लिस्ट जैसे नहीं हैं जिसे आपकी पूरी टीम हर सुबह खोलती है।
- नो कानबन या स्टेटस कॉलम: Google Tasks एक फ्लैट लिस्ट दिखाता है। टीम विजिबिलिटी के लिए कोई In Progress कॉलम या बोर्ड व्यू नहीं है।
- पर्सनल लिस्ट्स में असाइनी फील्ड नहीं: आप अपनी मुख्य टास्क लिस्ट्स के अंदर ड्रॉपडाउन से मालिक नहीं चुन सकते।
- शेयर्ड टास्क लिमिट्स: Google नोट करता है कि Chat और Docs में शेयर्ड टास्क्स सबटास्क्स या रिकरिंग टास्क्स सपोर्ट नहीं करते।
सोलो वर्क के लिए, इनमें से कोई भी मायने नहीं रखता। लेकिन ऑनगोइंग प्रोजेक्ट चलाने वाली टीम के लिए, ये कमियां जल्दी ही परेशानी बन जाती हैं। कोई न कोई स्प्रेडशीट मेंटेन करता रहता है, Chat में लोगों को पिंग करता है या हाथ से लिस्ट्स कॉपी करता है।
एक टीम टास्क सिस्टम को शेयर्ड विजिबिलिटी, स्पष्ट मालिकाना हक और स्टेटस ट्रैकिंग की एक ही जगह पर जरूरत होती है। Google Tasks पर्सनल कैप्चर के लिए अच्छा है। शेयर्ड लिस्ट्स, असाइनमेंट और बोर्ड व्यू के लिए आपको या तो Chat स्पेस टास्क्स (सीमित स्कोप) या TasksBoard जैसा कॉम्पेनियन चाहिए जो आपके मौजूदा Google Tasks डेटा के साथ सिंक करे।
बिजनेस के लिए Google Tasks: Chat स्पेस और Docs वर्कफ्लो
अगर आपकी कंपनी Google Workspace पर चलती है, तो Google Tasks for business का मतलब आमतौर पर Chat या Docs के अंदर शेयर्ड टास्क्स होता है न कि केंद्रीय टीम टास्क हब।
Google Chat स्पेस में टास्क्स असाइन करें
Google की Chat टास्क्स गाइड इस प्रोसेस को समझाती है:
- Google Chat या Gmail के Chat टैब को खोलें।
- एक स्पेस चुनें (या अपने प्रोजेक्ट के लिए नया बनाएं)।
- ऊपर Tasks टैब पर क्लिक करें।
- Add space task पर क्लिक करें, डिटेल्स डालें, असाइनी चुनें और Add पर क्लिक करें।
स्पेस में हर कोई टास्क देख सकता है। असाइनी को उनकी पर्सनल Google Tasks लिस्ट में मिल जाता है। एडिट्स और कंप्लीशन सभी मेंबर्स के लिए अपडेट हो जाते हैं।
यह कन्वर्सेशन से जुड़े क्विक हैंडऑफ के लिए अच्छा काम करता है। लेकिन जब आपको एक ड्यूरेबल प्रोजेक्ट बोर्ड चाहिए जो एक Chat थ्रेड से आगे जाए, तो यह कम उपयुक्त है।
Google Docs में टास्क्स असाइन करें
योग्य Workspace प्लान पर, आप एक चेकलिस्ट आइटम को असाइन्ड टास्क में बदल सकते हैं। असाइनी इसे Google Tasks में देख सकता है और वहां से या डॉक के अंदर से इसे कंप्लीट कर सकता है।
Docs-आधारित टास्क्स डॉक्युमेंट-सेंट्रिक वर्कफ्लो (स्पेक्स, मीटिंग नोट्स, कंटेंट ब्रीफ्स) के लिए फिट हैं। ये मल्टी-वीक प्रोडक्ट लॉन्च के लिए शेयर्ड टास्क लिस्ट का रिप्लेसमेंट नहीं हैं।
टीम में नए लोगों के लिए Google Tasks
अगर आप टीम में Google Tasks for beginners के लिए नए हैं, तो टूल्स से पहले स्ट्रक्चर पर ध्यान दें।
प्रति प्रोजेक्ट एक लिस्ट बनाएं। Google Tasks में, लिस्ट मेनू पर क्लिक करें और प्रत्येक एक्टिव प्रोजेक्ट के लिए नई लिस्ट जोड़ें। असंबंधित काम को एक लिस्ट में मिलाने से टीम हैंडऑफ कन्फ्यूजिंग हो जाता है।
हर टास्क पर ड्यू डेट डालें। डेट के बिना टास्क्स ड्रिफ्ट हो जाते हैं। ड्यू डेट्स Google Calendar में भी काम दिखाते हैं, जिसे कई टीम्स पहले से ही रोज़ चेक करती हैं।
मल्टी-स्टेप वर्क के लिए सबटास्क्स जोड़ें। डिलिवरेबल्स को चेक करने योग्य स्टेप्स में तोड़ें। शेयर्ड लेयर जोड़ने से पहले ही आपकी टीम प्रोग्रेस देख सकती है।
Chat स्पेस टास्क्स को पर्सनल लिस्ट्स से अलग रखें। स्पेस टास्क्स और पर्सनल लिस्ट टास्क्स अलग तरह से काम करते हैं। तय करें कि कौन से प्रोजेक्ट Chat में रहेंगे और कौन से शेयर्ड बोर्ड में ताकि कुछ भी लॉस्ट न हो।
पर्सनल सेटअप की गहरी समझ के लिए, हमारी गाइड Google Tasks का प्रभावी ढंग से उपयोग कैसे करें देखें।
Chrome और डेली टीम कैप्चर के लिए Google Tasks
ज्यादातर टीम्स ईमेल पढ़ते समय काम कैप्चर करती हैं। Google Tasks for Chrome तक पहुंच Gmail साइडबार, Google Calendar साइड पैनल या किसी भी Chromium ब्राउज़र में tasks.google.com के माध्यम से होती है।
Gmail साइडबार मैसेज से टास्क तक का सबसे तेज़ रास्ता है:
- एक्शन आइटम वाला ईमेल खोलें।
- राइट साइडबार में Google Tasks आइकन पर क्लिक करें (या Add to Tasks ऑप्शन का उपयोग करें)।
- टास्क टाइटल एडिट करें, ड्यू डेट जोड़ें और इसे सही लिस्ट में मूव करें।
Chrome अपने आप में टीम शेयरिंग नहीं जोड़ता। यह आपकी टीम को टास्क्स कैप्चर करने का ज़ीरो-फ्रिक्शन तरीका देता है जिन्हें आप बाद में TasksBoard पर शेयर्ड बोर्ड में ऑर्गनाइज़ करते हैं।
Canvas और स्कूल टीम्स के लिए Google Tasks
Google Tasks for Canvas की खोजें अक्सर शिक्षकों से आती हैं जो Canvas LMS के साथ Google Workspace का उपयोग करते हैं। Google Tasks सीधे Canvas के साथ इंटीग्रेट नहीं करता।
स्कूल टीम्स के लिए एक प्रैक्टिकल तरीका:
- प्रति कोर्स या कमिटी एक Google Tasks लिस्ट बनाएं।
- Canvas से डेडलाइन्स मैन्युअली या कैलेंडर एक्सपोर्ट के माध्यम से कैप्चर करें।
- TasksBoard के माध्यम से TA या सह-शिक्षकों के साथ लिस्ट शेयर करें ताकि सभी एक ही बोर्ड देख सकें।
Google Tasks मोबाइल ऐप पसंद करने वाले छात्र और स्टाफ अभी भी इसका उपयोग कर सकते हैं। TasksBoard बदलावों को रियल टाइम में Google Tasks में सिंक करता है।
TasksBoard का उपयोग करके अपनी टीम के साथ Google Tasks कैसे शेयर करें
जब आपको share google tasks with team मेंबर्स के साथ ऑनगोइंग प्रोजेक्ट पर करने की जरूरत होती है, तो TasksBoard Google Tasks में मौजूद सहयोग की कमी को पूरा करता है। आपका डेटा Google Tasks में ही रहता है। TasksBoard शेयर्ड बोर्ड, असाइनी और कानबन कॉलम प्रदान करता है।
यहां एक सेटअप फ्लो है जिसे ज्यादातर टीम्स फॉलो करती हैं:
- Google Tasks को TasksBoard से कनेक्ट करें अपने Google अकाउंट के साथ।
- एक बोर्ड बनाएं या खोलें जो किसी प्रोजेक्ट लिस्ट से लिंक हो (उदाहरण के लिए, “Q2 लॉन्च”)।
- टीममेट्स को इनवाइट करें एक शेयर लिंक के साथ। पूर्ण चरणों के लिए हमारी Google Tasks शेयर करने की गाइड देखें।
- बोर्ड पर टास्क्स असाइन करें मालिकों को। Google Tasks असाइन करने का तरीका में और पढ़ें।
- कार्ड्स को कॉलम में मूव करें (To Do, In Progress, Done) ताकि स्टेटस स्टेटस मीटिंग्स के बिना दिखाई दे।
TasksBoard एक Google Tasks कानबन बोर्ड व्यू भी जोड़ता है, जो टीम्स को बॉटलनेक्स को एक नज़र में देखने में मदद करता है।
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