Google Tasks vs Todoist: Quale Gestore di Attività Scegliere nel 2026?

Google Tasks e Todoist sono due dei gestori di attività più popolari disponibili oggi. Uno è gratuito e integrato nell’ecosistema Google. L’altro è un’app indipendente ricca di funzionalità, utilizzata da milioni di professionisti e studenti in tutto il mondo.

Se sei già immerso in Gmail e Google Calendar, Google Tasks è già lì ad aspettarti nella barra laterale. Se invece cerchi livelli di priorità, filtri e un’esperienza mobile raffinata, Todoist è difficile da battere.

Questa guida confronta Google Tasks e Todoist su ogni aspetto rilevante, per aiutarti a fare la scelta giusta per il tuo flusso di lavoro nel 2026.

Google Tasks vs Todoist a colpo d’occhio

Funzionalità	Google Tasks	Todoist
Prezzo	Gratuito	Gratuito (limitato) / Pro $4/mese
Piattaforma	Web, iOS, Android	Web, iOS, Android, Windows, Mac
Integrazione Gmail	Barra laterale nativa	Tramite estensione
Sincronizzazione Google Calendar	Automatica	Limitata (tramite esportazione iCal)
Attività ricorrenti	Sì	Sì (più flessibile)
Sottoattività	Un livello	Multipli livelli
Livelli di priorità	No	Sì (4 livelli)
Etichette / Tag	No	Sì (etichette, filtri)
Promemoria	Tramite Calendar	Notifiche push basate sul tempo
Collaborazione	Nessuna condivisione nativa	Progetti condivisi (Pro)
Vista Kanban	No	Sì (Vista Board su Pro)
Accesso offline	Limitato	Sì
API	Sì	Sì

Entrambe le app risolvono lo stesso problema di base: tenere traccia di ciò che devi fare. Le differenze emergono nella profondità, flessibilità e nell’ecosistema in cui si inseriscono.

Google Tasks: Gratuito, minimale e pensato per gli utenti Google

Google Tasks è volutamente semplice. Hai liste, attività, sottoattività (un livello), date di scadenza e note. Tutto qui. Niente confusione, niente piani a pagamento, nessuna curva di apprendimento.

Il vantaggio più grande è l’integrazione profonda con Google Workspace. Le attività con scadenza appaiono automaticamente sul tuo Google Calendar. Puoi creare un’attività da qualsiasi email in Gmail con un clic. Il pannello di Google Tasks è disponibile come barra laterale in Gmail, Google Calendar, Google Docs e altre app Workspace. Per chi già vive nell’ecosistema Google, il setup è immediato.

Google Tasks: Configurazione zero

✓ Gratuito per ogni account Google

✓ Le scadenze appaiono automaticamente su Google Calendar

✓ Crea attività da Gmail con un clic

✓ Disponibile nella barra laterale di ogni app Google

Il rovescio della medaglia è evidente: Google Tasks è minimalista per scelta. Niente etichette di priorità, niente promemoria basati sull’orario, niente allegati, niente condivisione di liste con altri e nessuna vista kanban o board. Per una lista personale legata al calendario, funziona bene. Per progetti strutturati o lavoro di squadra, mostra rapidamente i suoi limiti.

Todoist: Più funzionalità, più struttura

Todoist è un gestore di attività dedicato, sviluppato da Doist, un’azienda remote-first. Esiste dal 2007 e ha accumulato un set di funzionalità che va ben oltre una semplice lista di cose da fare.

La versione gratuita è davvero utile. Hai attività illimitate, 5 progetti e attività ricorrenti basiche. Il piano Pro a pagamento ($4/mese fatturati annualmente) sblocca promemoria, etichette, filtri e sincronizzazione con il calendario.

Cosa rende Todoist speciale:

Input in linguaggio naturale. Scrivi “ogni lunedì alle 9” e Todoist imposta automaticamente un promemoria ricorrente. Google Tasks richiede una selezione manuale delle date.
Livelli di priorità. Segna le attività come P1, P2, P3 o P4. Solo questa funzione è un punto di forza per chi gestisce un carico di lavoro intenso.
Filtri ed etichette. Crea viste personalizzate come “tutte le attività P1 di questa settimana” o “tutto con tag @cliente”.
Multipli livelli di sottoattività. Annida le attività quanto vuoi per progetti complessi.
Vista Board. Le colonne in stile Kanban sono disponibili nel piano Pro per il tracking visivo dei progetti.
Todoist Karma. Un punteggio di produttività integrato che gamifica il completamento delle attività.

Todoist funziona bene su ogni piattaforma. Ci sono app desktop native per Windows e Mac. L’accesso offline è integrato. Le app mobile sono raffinate e veloci.

Il compromesso è il costo e la complessità. Le migliori funzioni di Todoist sono dietro il piano a pagamento. E se usi Google Calendar come agenda principale, la sincronizzazione con Todoist richiede passaggi extra (feed iCal o strumenti di automazione come Zapier).

Confronto funzionalità per funzionalità

Attività ricorrenti

Entrambe le app supportano attività ricorrenti, ma Todoist è più flessibile. Puoi scrivere frasi come “ogni due martedì” o “l’ultimo giorno del mese” e Todoist le interpreta correttamente. Google Tasks supporta ricorrenze giornaliere, settimanali, mensili e annuali con intervalli fissi. Per la maggior parte degli usi, Google Tasks è sufficiente. Per programmi complessi, Todoist è più adatto.

Leggi la nostra guida completa su come impostare attività ricorrenti in Google Tasks per istruzioni passo passo.

Promemoria e notifiche

Qui Google Tasks mostra i suoi limiti. Google Tasks non invia notifiche push per le attività in scadenza. Invece, le attività con scadenza appaiono su Google Calendar, che gestisce eventuali notifiche. Se ti affidi al calendario per gli avvisi, può funzionare. Se vuoi che sia l’app stessa a ricordarti le attività, non lo farà.

Todoist invia notifiche push su mobile e desktop, con avvisi basati sull’orario disponibili nel piano Pro. Per chi dipende dai promemoria diretti, Todoist è più affidabile.

Collaborazione in team

Google Tasks non ha condivisione nativa. Non puoi condividere una lista con un’altra persona senza strumenti esterni. Todoist offre progetti condivisi nel piano Pro, con assegnazione di attività e thread di commenti.

Nessuna delle due app è una piattaforma completa per il lavoro di squadra. Per i team Google Workspace che hanno bisogno di liste condivise in tempo reale e una board Kanban basata su Google Tasks, strumenti come TasksBoard colmano questa lacuna senza richiedere migrazioni.

Integrazioni

Google Tasks ha un’API pubblica e si connette nativamente con ogni app Google. Todoist si integra con oltre 80 strumenti tra cui Slack, GitHub, Google Calendar (tramite iCal) e Zapier.

Se il tuo flusso di lavoro dipende da integrazioni avanzate (collegare attività a messaggi Slack, issue GitHub o pagine Notion), Todoist ha un ecosistema più ampio. Se vivi in Google Workspace, Google Tasks è già connesso a tutto ciò che ti serve.

Quando scegliere Google Tasks

Google Tasks è la scelta giusta se:

Usi già Gmail, Google Calendar e le app Workspace ogni giorno
Vuoi che le attività appaiano automaticamente sul calendario senza setup
Converti spesso email in attività
Preferisci uno strumento semplice e minimalista senza curva di apprendimento
Pensi di estendere Google Tasks con strumenti come TasksBoard per viste Kanban o condivisione in team

Google Tasks non è ideale se:

Hai bisogno di promemoria push direttamente dall’app
Lavori su progetti complessi che richiedono livelli multipli di sottoattività o filtri
Collabori con team che non usano Google Workspace
Vuoi livelli di priorità e viste personalizzate

Quando scegliere Todoist

Todoist è la scelta giusta se:

Vuoi livelli di priorità, etichette e filtri avanzati
Hai bisogno di promemoria basati sull’orario direttamente dall’app
Lavori su più progetti con sottoattività annidate
Vuoi un’app desktop nativa con accesso offline completo
Usi app oltre Google (Slack, GitHub, Notion) e vuoi collegare le attività a tutte

Todoist non è ideale se:

Sei completamente in Google Workspace e vuoi le attività nella barra laterale del Calendar
Sei sensibile ai costi (le funzioni più utili richiedono il piano a pagamento)
Preferisci una lista che sembri un’estensione naturale di Gmail

Scegliere tra Google Tasks e Todoist

Utente Google Workspace

Gmail, Calendar, Drive. Google Tasks è nella tua barra laterale. Le attività appaiono sul calendario. Zero costi, zero setup.

Power user o stack non Google

Le etichette di priorità, i filtri, i promemoria push e le 80+ integrazioni rendono Todoist uno strumento più potente.

Aggiungere funzionalità avanzate a Google Tasks

Una critica comune a Google Tasks è la mancanza di strumenti di collaborazione e organizzazione visiva. La buona notizia: non devi scegliere tra l’ecosistema Google e un’esperienza più avanzata.

TasksBoard è una board Kanban per Google Tasks. Legge le tue liste esistenti e le mostra come una board a schermo intero con colonne trascinabili, etichette e condivisione in tempo reale. Le attività rimangono in Google Tasks (e continuano a apparire in Gmail e Google Calendar). TasksBoard aggiunge uno strato di pianificazione.

Ottieni:

Una board Kanban completa per tutte le liste Google Tasks
Collaborazione in tempo reale quando condividi una board con il team
Etichette per l’organizzazione visiva
Una vista a schermo intero pensata per il lavoro focalizzato
Tutte le integrazioni di Google Tasks (Gmail, Calendar) intatte

Per i team Google Workspace che vogliono l’organizzazione di Todoist senza uscire da Google, questa è la soluzione pratica.

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Domande frequenti

Google Tasks è completamente gratuito rispetto a Todoist?

Sì. Google Tasks è totalmente gratuito per qualsiasi account Google, senza versioni premium. Todoist ha un piano free utile (5 progetti, attività illimitate), ma funzioni come promemoria, etichette e sincronizzazione con il calendario richiedono il piano Pro a $4/mese fatturati annualmente.

Posso sincronizzare Google Tasks con Todoist?

Non c'è sincronizzazione ufficiale tra Google Tasks e Todoist. Puoi collegarli tramite piattaforme come Zapier o Make, ma richiede un abbonamento a pagamento e manutenzione continua. La maggior parte degli utenti sceglie una piattaforma e si impegna con quella, invece di tenere sincronizzati due gestori di attività.

Todoist funziona con Google Calendar?

Todoist offre una sincronizzazione bidirezionale con Google Calendar nel piano Pro. Le attività con scadenza appaiono come eventi sul calendario, e le modifiche si sincronizzano. L'integrazione funziona, ma non è fluida come Google Tasks, che è integrato direttamente in Google Calendar. Se l'integrazione profonda con Google Calendar è una priorità, Google Tasks è più adatto.

Quale app è meglio per i team?

Todoist supporta progetti condivisi e commenti alle attività nel piano Pro, rendendolo più adatto al lavoro di squadra rispetto a Google Tasks. Google Tasks non ha condivisione nativa. Detto ciò, i team Google Workspace possono abbinare Google Tasks a strumenti come TasksBoard per ottenere una board Kanban condivisa e collaborazione in tempo reale, tutto nell'ecosistema Google.

Google Tasks può sostituire Todoist per l'uso quotidiano?

Per liste personali semplici collegate a Google Calendar, sì. Se dipendi dai livelli di priorità, dai promemoria basati sull'orario, dai filtri avanzati o dalle sottoattività multilivello di Todoist, Google Tasks ti sembrerà limitato. Il gap si riduce significativamente se aggiungi TasksBoard per l'organizzazione visiva e le viste board.

Conclusione

La scelta tra Google Tasks e Todoist si riduce a due filosofie diverse.

Google Tasks è minimalista, gratuito e perfettamente integrato in Google Workspace. Se Gmail e Google Calendar definiscono la tua giornata lavorativa, Google Tasks si adatta senza attriti. Hai le attività nella barra laterale, le scadenze sul calendario e la conversione da email ad attività senza cambiare app.

Todoist è più potente, più flessibile e pensato per chi vuole livelli di priorità, input in linguaggio naturale, promemoria basati sull’orario e integrazioni avanzate. Il piano Pro ha un prezzo ragionevole, e la versione free copre molte esigenze.

Se sei su Google Workspace e trovi Google Tasks troppo spartano ma non vuoi uscire dall’ecosistema, TasksBoard vale la pena. Ti dà una board Kanban, condivisione in team e organizzazione visiva sui tuoi dati Google Tasks esistenti.

Per un’analisi più ampia oltre questi strumenti, leggi la nostra guida alle migliori alternative a Google Tasks nel 2026. Se decidi di restare con Google Tasks e vuoi sfruttarlo al meglio, la guida alla condivisione con il team è un buon passo successivo.