Google Workspace 教程：2026 年入门指南
Google Workspace 将 Gmail、Google Drive、Google Calendar、Google Meet、Google Docs、Google Tasks 等整合到一个统一管理的账户中。对于个人而言，它是最集成化的免费生产力套件。对于组织而言，它是数百万团队沟通协作的支柱。
如果您是 Google Workspace 的新用户——无论是作为独立用户、加入使用该工具的公司的新员工，还是为团队设置该工具的管理员——本教程将引导您完成基本设置和最重要的功能。
什么是 Google Workspace？
Google Workspace（前身为 G Suite）是 Google 提供的一套基于云的生产力与协作工具。其核心应用程序包括：
- Gmail — 电子邮件，具有强大的搜索、过滤和标签功能
- Google Drive — 云存储和文件管理
- Google Docs, Sheets, Slides — 文档、电子表格和演示文稿编辑器
- Google Calendar — 日程安排和会议管理
- Google Meet — 视频会议
- Google Tasks — 任务和待办事项列表管理
- Google Chat — 团队消息传递
- Google Forms — 调查和数据收集
- Google Sites — 简单的内部网站和维基
所有这些都可以通过任何带有浏览器的设备访问，并且相互集成——这是 Google Workspace 相对于使用一系列独立、不连接工具的核心优势。
设置您的 Google Workspace 账户
针对个人用户（免费 Google 账户）
如果您有 Gmail 地址，您已经可以免费访问大多数 Google Workspace 应用程序。请访问 workspace.google.com 并使用您的 Google 账户登录。
免费套餐包括 Google Docs、Sheets、Slides、Drive（15GB）、Calendar、Meet（每次通话最长 60 分钟）、Tasks 和 Forms。
针对组织（Google Workspace Business）
组织需要订阅 Google Workspace 才能获得：
- 自定义电子邮件地址（yourname@yourcompany.com）
- 更多存储空间（每用户 30GB 到 5TB，具体取决于套餐）
- 用于管理用户和安全的管理控制台
- 高级 Meet 功能（更长的通话时间、录制）
- 共享云端硬盘和增强的协作控制
套餐起价为每月 6 美元/用户（Business Starter）。有关详细分类，请参阅 Google 网站上的 Google Workspace 定价。
管理控制台基础知识（针对管理员）
如果您是为团队设置 Google Workspace 的管理员：
- 访问 admin.google.com
- 逐个添加用户或导入电子邮件地址的 CSV 文件
- 分配用户角色（管理员、用户或自定义角色）
- 配置组织策略（密码要求、应用访问、外部共享）
- 设置群组以进行基于团队的电子邮件和访问管理
管理控制台是您控制安全设置、管理许可证以及配置组织可以使用哪些应用程序的地方。
Gmail：超越基本邮件
Gmail 是大多数用户进入 Google Workspace 的入口。以下是首先要设置的内容。
标签和过滤器
标签是 Gmail 的归档系统。与文件夹不同，一封邮件可以有多个标签。为最重要的类别创建标签：客户、项目、紧急、待处理。
过滤器可以自动化标签和其他操作。过滤器可以自动应用标签、跳过收件箱或转发符合特定条件的邮件。
创建过滤器： 打开任何邮件，点击三点菜单，选择“过滤此类邮件”，然后指定如何处理匹配的邮件。
星标和优先收件箱
Gmail 提供多种星标颜色和优先收件箱——一种将重要邮件与其余邮件分开的视图。在“设置”>“收件箱”>“收件箱类型”中启用优先收件箱。
键盘快捷键
Gmail 拥有广泛的键盘快捷键系统。在“设置”>“常规”>“键盘快捷键”中启用它。最常用的有：
C— 撰写新邮件R— 回复E— 归档Shift + !— 标记为垃圾邮件/— 搜索
Google Drive：您的云文件系统
Google Drive 是所有 Google 文件（Docs、Sheets、Slides）以及您上传的任何文件的存储地。它取代了传统的本地文件存储，用于协作工作。
文件夹结构
从一开始就创建逻辑文件夹结构。一个适用于大多数组织的简单结构：
- 公司范围的共享文件夹（所有人均可访问）
- 按部门或团队
- 按项目
- 个人“我的云端硬盘”用于个人进行中的工作
共享设置
云端硬盘中的每个文件和文件夹都有共享设置。您可以与以下对象共享：
- 特定人员（通过电子邮件）
- 任何拥有链接的人（有或没有编辑权限）
- 仅您的组织
对于敏感文件，请限制特定人员的访问。对于经常引用的文档，请与组织共享并关闭非编辑者的编辑权限。
共享云端硬盘
共享云端硬盘（在付费 Google Workspace 方案中可用）是由组织而非个人拥有的云端硬盘。即使创建者离开组织，共享云端硬盘中的文件仍然可访问。将共享云端硬盘用于团队资产、模板以及任何需要比个人雇佣期更长的文件。
Google 日历：日程安排和时间管理
Google 日历是您日程安排的所在地。它与 Google Meet 集成用于视频通话，与 Google Tasks 集成用于显示截止日期，与 Gmail 集成用于会议邀请。
多个日历
为不同领域创建单独的日历：工作、个人、团队共享。颜色编码使它们在视觉上有所区别。您可以一键显示或隐藏每个日历。
设置您的工作时间
在“设置”>“通用”中，设置您的工作时间。这可以让同事知道您何时有空，并防止工作时间之外的会议邀请被忽视。
会议安排
创建活动时，使用“查找时间”功能查看受邀者何时有空。对于外部日程安排，Google 日历的“预约时间表”功能会创建一个预订页面，人们可以在其中自行安排到您的可用时段。
日历中的 Google Tasks
带有截止日期的任务会显示在您的 Google 日历上，方便您在会议旁边查看截止日期。Google Tasks 和日历之间的这种集成是 Google Workspace 中最未充分利用的功能之一。
为了获得更直观的任务管理体验，TasksBoard 为 Google Tasks 添加了看板界面，同时保持了日历集成。
Google 文档、表格和幻灯片
这些是 Google 版本的 Word、Excel 和 PowerPoint。它们是云原生的，这意味着它们会自动保存，支持多人同时编辑，并包含完整的版本历史记录。
实时协作
多人可以同时编辑 Google 文档。每个人的光标会以不同的颜色显示，并且更改会实时出现。这消除了来回发送电子邮件文件造成的版本控制混乱。
评论和建议
使用评论（Ctrl+Alt+M）留下反馈，而无需直接编辑文档。建议模式允许编辑者提出更改，文档所有者可以接受或拒绝这些更改。
版本历史记录
Google 文档维护完整的版本历史记录。要查看或恢复以前的版本，请转到“文件”>“版本历史记录”>“查看版本历史记录”。您可以为重要版本命名（例如，“法律审查前”）以便于参考。
模板
Google 为这三个应用程序提供了模板库。从文档、表格或幻灯片主页访问它们。项目计划、发票、预算、简历和演示文稿的模板均免费提供。
Google Meet：视频会议
Google Meet 是内置于 Google Workspace 中的视频会议工具。在 Google 日历中创建的会议会自动包含 Meet 链接。
开始会议
从日历：创建活动并点击“添加 Google Meet 视频会议”。从 Gmail：点击聊天侧边栏中的摄像机图标。从 meet.google.com：点击“新会议”。
主要功能
- 字幕 — 实时自动字幕，支持英语（及其他语言）
- 降噪 — 过滤背景噪音（付费计划可用）
- 录制 — 将会议录制到 Google 云端硬盘（商务计划及以上）
- 分组讨论室 — 将大型会议分成小组
- 屏幕共享 — 共享整个屏幕、一个窗口或一个浏览器标签页
会议最佳实践
在会议前发送议程。使用“举手”功能来管理大型通话中的发言顺序。录制重要会议并分享云端硬盘链接，供未能参加的团队成员查看。
Google Tasks：任务管理
Google Tasks 是 Google Workspace 中内置的任务管理器。它出现在 Gmail 的侧边栏、日历中，并作为一个独立的应用程序 (tasks.google.com) 存在。
创建任务
点击 Gmail 侧边栏中的复选标记图标以打开 Tasks。通过输入并按 Enter 键添加任务。点击任务并展开详细视图以添加截止日期。
任务列表
创建多个任务列表，按项目、领域或优先级组织工作。点击 Tasks 面板顶部的下拉菜单以创建和切换列表。
子任务
通过点击任务打开详细视图并点击“添加子任务”来为任何任务添加子任务。子任务有助于将复杂任务分解为可执行的步骤。
使用 TasksBoard 扩展 Google Tasks
Google Tasks 的界面有意地保持极简。对于需要看板视图、团队共享和可视化项目组织的用户，TasksBoard 扩展了 Google Tasks 而不是取代它。您的任务仍保留在 Google Tasks 中；TasksBoard 在其之上添加了看板界面。
Google Chat：团队消息
Google Chat 是 Google Workspace 中的团队消息应用程序。它取代了电子邮件，用于快速内部沟通。
空间
空间是按主题、项目或团队组织的持久群组对话。与群组电子邮件不同，空间维护可搜索的历史记录并允许文件共享。
私信
私信的工作方式与任何消息应用程序一样——一对一或小群组对话，无需电子邮件的正式性。
与 Drive 集成
在 Chat 中共享的文件存储在您的 Drive 中。您也可以在 Chat 对话中直接访问 Drive 中的文件，无需切换应用程序。
Google Workspace 安全基础知识
Google Workspace 包含重要的安全功能。以下是针对新用户和管理员的一些基本知识：
双重身份验证 (2FA)。 为所有账户启用 2FA。前往 myaccount.google.com > 安全 > 两步验证。管理员可以强制所有组织用户启用此功能。
应用访问权限审查。 定期在 myaccount.google.com > 安全 > 拥有账户访问权限的第三方应用中审查哪些第三方应用拥有您的 Google 账户访问权限。撤销您不再使用的应用的访问权限。
密码管理。 使用 Google 内置的密码管理器或专用的密码管理器。切勿在不同账户之间重复使用密码。
要深入了解安全设置，请参阅 Google Workspace 安全最佳实践。
常见问题
免费 Google 账户和 Google Workspace 有什么区别？
免费 Google 账户可让您访问大多数 Google 应用。Google Workspace（付费）增加了自定义电子邮件域名、更多存储空间、高级管理员控制、增强的 Meet 功能和更好的支持。对于个人用户，免费套餐通常足够。对于组织，Workspace 通常是必需的。
我可以离线访问 Google Workspace 吗？
可以。Google 文档、表格、幻灯片和 Gmail 都具有离线模式。在每个应用的设置中启用离线访问。重新连接时，更改会同步。
如何在个人和工作 Google 账户之间切换？
点击任何 Google 应用右上角的个人资料照片，即可查看您的账户并在它们之间切换。Chrome 允许使用单独的配置文件以实现更清晰的分离。
Google Workspace 对商业用途来说足够安全吗？
对于大多数企业来说，是的。Google Workspace 已通过 SOC 2 认证，符合 HIPAA 资格（需签订业务伙伴协议），并符合主要的隐私法规。企业客户可以添加额外的安全控制。
在 Google 云端硬盘中组织文件的最佳方式是什么？
一开始就创建清晰的文件夹层次结构（按团队，然后按项目）。使用共享云端硬盘存储组织拥有的资产。对文件应用一致的命名约定。云端硬盘的搜索功能非常出色，因此一致的命名也能加快检索速度。
如何将 Google Tasks 添加到我的工作流程中？
点击 Gmail 或日历中的复选标记图标，打开 Tasks 面板。为每个活跃项目创建一个列表，并随时添加任务。添加截止日期，以便它们显示在您的日历上。使用 TasksBoard 以看板视图查看您的任务。
充分利用 Google Workspace
当您使用应用之间的集成而不是孤立地使用每个应用时，Google Workspace 的功能最强大。带有截止日期的任务会显示在日历上。日历事件中附加的文件会在云端硬盘中打开。电子邮件可以一键转换为任务。
围绕这些连接建立习惯——并添加 TasksBoard 进行可视化任务管理——将 Google Workspace 从一系列应用转变为真正统一的生产力系统。
