在 Google Docs 中创建待办事项清单只需一键操作：将光标停在需要插入列表的位置，点击工具栏的“待办事项清单”按钮，接着每行输入一个事项即可。如果你使用的是工作或学校的 Google Workspace 账号，还能将每个事项分配给特定成员，使其直接转化为真正的 Google Task。

本指南将全面解析这两个功能。首先介绍如何在 Google Docs 中制作待办事项清单，包括如何保留或取消删除线、设置嵌套列表，以及如何将其作为模板重复使用。接着会讲解如何将清单事项分配为任务、双向同步的具体内容，以及这些任务最终会显示在何处（包括 TasksBoard 面板）。

快速解答：

  • 点击工具栏中的“待办事项清单”按钮，依次点击“格式”、“项目符号和编号”、“待办事项清单”，按下 Ctrl+Shift+9（Mac 上为 Cmd+Shift+9），或者输入 @checklist。
  • 如果你不希望已完成的项目被划掉，可以从同一个菜单中选择不带删除线的待办事项清单样式。
  • 将项目分配为任务需要工作或学校账号以及文档的编辑权限。个人 Google 账号可以制作待办事项清单，但不能分配任务。
  • 分配的项目会进入被分配者的默认 Google Tasks 列表“我的任务”中，并且标题、日期和完成状态会双向同步。

如何在 Google Docs 中制作待办事项清单

待办事项清单是一种列表类型，就像项目符号或编号一样，因此它位于相同的工具栏组和相同的“格式”菜单中。

  1. 放置光标。 点击待办事项清单应开始的行，或选择现有行将其转换为复选框。
  2. 点击“待办事项清单”按钮。 它位于项目符号和编号列表按钮旁边。Google 关于列表的帮助文档 补充了菜单路径：依次点击“格式”、“项目符号和编号”、“待办事项清单”，并指出当窗口较窄时，该按钮会隐藏在“更多”选项下。
  3. 每行输入一个事项。 输入完每个事项后按 Enter 键即可生成一个新的复选框。
  4. 使用 Tab 键嵌套子步骤。 Google 的页面解释说，按 Tab 键可以在列表内开始一个缩进列表，连按两次 Enter 键则返回主层级。
  5. 勾选完成事项。 点击复选框即可将该事项标记为已完成。
The Google Docs toolbar with the Checklist button highlighted and its tooltip showing the keyboard shortcut
Google Docs 截图：“待办事项清单”按钮位于工具栏右侧，紧挨着项目符号和编号列表按钮，其提示框显示了快捷键。来源：How-To Geek, 2022。

有两个快捷键可以让你免去点击工具栏的麻烦。Google Docs 快捷键列表 显示，在 Windows 和 ChromeOS 上创建待办事项清单的快捷键是 Ctrl+Shift+9，在 Mac 上则是 Cmd+Shift+9。此外，Google 关于分配任务的页面提到，输入 @checklist 并按 Enter 键同样可以插入一个清单。

如何取消 Google Docs 待办事项的删除线

默认情况下，被勾选的事项会被划掉。Google 关于列表的帮助文档指出，在“格式”下的“项目符号和编号”中，“待办事项清单”选项提供了“带或不带删除线”的样式。因此，这只是一个样式设置问题，而不是什么复杂的变通方法。

点击列表中的任意复选框，依次打开“格式”、“项目符号和编号”、“待办事项清单”，然后选择不带删除线的样式即可。同一帮助页面还提到，点击复选框后再点击“文本颜色”按钮，可以为复选框重新着色。

在手机端添加待办事项清单

Docs 移动端应用同样支持这种列表类型。Google 提供的 Android 端操作步骤 是：打开文档，点击“编辑”，点击需要插入列表的位置，点击右下角的“列表”图标，然后选择“待办事项清单”。

Google Docs 有待办事项清单模板吗？

Google 的帮助文档解释了如何插入待办事项清单，但并没有提供现成的模板。因此，Docs 中的模板实际上就是一个你保持空白并不断复制的文档。只需打开该文档，依次选择“文件”、“制作副本”，然后使用这个副本即可。

一个可重复使用的待办事项清单文档如果能保持以下几个好习惯，使用起来会更加顺手：

  • 每个复选框对应一个具体行动，并以动词开头：例如“发送启动会议邀请”，而不是干巴巴的“启动会议”。
  • 为不同阶段添加标题，这样长长的清单读起来就像是分门别类的板块，而不是密密麻麻的复选框墙。
  • 使用 Tab 键嵌套子步骤，专门用来记录容易被遗忘的细节。
  • 在顶部添加一行说明，注明何时应该复制该文档以及由谁负责维护主文档。
Google Docs icon 重复使用待办事项清单的三种方式
1. 复制文档
点击“文件”，然后“制作副本”。适用于任何 Google 账号，并保留所有复选框、标题和嵌套步骤。
2. 分配事项
在工作或学校账号中，每个复选框都会变成一个带有负责人和日期的 Google Task，并与文档同步。
3. 保存在 Tasks 中
将其创建为一个 Google Tasks 列表，每次执行时复制一份。每个副本都会显示在 Gmail、Calendar 和 Tasks 应用中。

复制文档的方式非常适合每年只执行几次的清单。但对于每周或每月都要执行的常规事项，使用 Google Tasks 模板 会更合适，因为它本质上是一个带有日期的任务列表，而不是一整页纯文本。

在 TasksBoard 中，列表菜单提供了一个“复制列表”命令。根据关于复制列表的帮助中心页面说明，复制出来的副本会保留所有任务、子任务、备注和截止日期。它是一个真正的 Google Tasks 列表，同样会显示在 Google Tasks 的各个应用端中。

如何将 Google Docs 清单事项分配为 Google Task

分配功能可以将复选框转化为某人 Google Tasks 账号中的具体任务。你是否能看到这个选项，取决于以下两个条件。

  • 拥有工作或学校账号。 Google 关于从 Google Docs 分配任务的页面 指出，该功能专为工作或学校账号提供，你可以将任务分配给自己或同一域名下的其他用户。
  • 具备编辑权限且已启用 Tasks。 2022 年 8 月的 Workspace 更新公告 提到，创建或编辑任务需要文档的编辑权限，并且管理员必须为该域名启用 Google Tasks。同一篇文章还列出，该功能不适用于个人 Google 账号、Education Fundamentals 或 Teaching and Learning Upgrade 版本。

满足这些条件后，操作步骤非常简单：

  1. 将鼠标悬停在清单事项上，然后点击左侧出现的“添加到 Tasks”图标。Google 的页面指出，输入 @task 并按 Enter 键可以创建一个不带复选框的任务。
  2. 输入被分配者。 输入你组织内同事的名字，或者你自己的名字。
  3. 如果事项有截止日期，请添加日期。 点击“日期”并选择具体的一天。带有日期的任务也会出现在被分配者的 Google Calendar 上。
  4. 点击“添加”。 该负责人的头像会出现在事项旁边，同时他们会收到一封包含你邮箱地址的电子邮件通知。
Google Docs assignment popup over a checklist item, with an assignee email filled in and the Assign as a task button, next to the Google Tasks side panel
Google Docs 截图：点击清单事项旁边的图标后弹出的窗口，包含标题、被分配者和日期字段，旁边是 Tasks 侧边栏。图片截取自 Google 2022 年的公告。来源：Google Workspace Updates。

文档与 Google Tasks 之间会同步哪些内容

官方公告将这种关联描述为双向同步：在 Tasks 中对标题、截止日期或完成状态所做的更改会反映在文档中，反之亦然。在文档中勾选复选框，被分配者列表中的任务也会被标记为完成。Google 的帮助页面还提到，被分配者会收到相关的电子邮件通知。

要查看同一文档中的所有任务，请依次打开“工具”、“Tasks”。在该面板中点击某个任务，文档会自动滚动到对应的清单事项位置。

A Google Docs checklist item with the assignee's avatar beside it, and the same task listed in the Google Tasks side panel with a chip naming the document
Google Docs 与 Google Tasks 截图：分配任务后，被分配者的头像会显示在事项旁边，该任务也会出现在 Tasks 面板中，并带有一个显示文档名称的标签。图片截取自 Google 2022 年的公告。来源：Google Workspace Updates。

Google 的帮助页面还解释了有时会出现在事项图标旁边的蓝点。这意味着清单文本和任务标题出现了不一致，或者文档被还原了。只需将鼠标悬停在上面并点击“更新”，即可让两者重新保持同步。

注意事项Google 的帮助页面提醒，删除清单中的文本行并不会删除对应的任务。该任务会一直保留在被分配者的个人列表中，除非有人依次通过“工具”、“Tasks”将其删除，或者在删除文本行之前，点击事项旁边的图标进行删除。

从文档分配任务的限制

在 Docs 中分配的任务属于 Google 所称的“共享任务”，它们遵循 Google 共享任务页面 的规则。该页面指出，你既不能在共享任务下创建子任务，也不能将其设置为重复任务。因此，如果一个步骤包含多个部分，最好将其拆分为多个独立的清单事项。

同一页面还列出了通知触发条件：当任务被创建、分配或重新分配、完成或重新打开、在完成前被删除，或者在 Docs 中被重命名或重新安排时间时，都会发送电子邮件。如果想针对某个文档关闭这些通知，Google 的分配页面建议依次点击“打开评论历史记录”、“通知设置”进行调整。

Google Docs 待办事项清单与 Google Tasks：该用哪个？

这两者并不是竞争关系。待办事项清单让操作步骤紧挨着解释说明的文本，而 Google Tasks 则是将事项直接放入你的日历和 Gmail 侧边栏中。

需求 Google Docs 待办事项清单 Google Tasks TasksBoard
所在位置 单个文档内 你的账号：Gmail、Calendar、Tasks 应用 同样的 Google Tasks，以列表形式展示在看板上
个人 Google 账号 支持清单，不支持分配 支持 支持
为事项指定负责人 工作或学校账号，每个事项一名负责人 仅能通过 Docs 或 Chat 共享列表上的负责人
日历上的截止日期 仅在分配为任务后支持 支持 支持，外加每个看板的日历视图
子步骤 使用 Tab 键嵌套事项 支持子任务（共享任务除外） 你拥有的每个列表都支持子任务
最适用场景 必须结合文档上下文才具有意义的步骤 带有截止日期的个人行动事项 团队跨文档追踪多个事项

一个简单的原则适用于大多数情况：如果脱离了文档就失去意义的步骤（如会议记录、发布计划、操作流程），请保留为待办事项清单。而需要截止日期和提醒的事项，则应转化为任务。

在 Workspace 账号中，你可以鱼与熊掌兼得：文档负责承载计划，分配的任务负责跟进执行。如果整个团队每周都要执行相同的清单，我们的 Google Tasks 团队指南 详细解释了 Google 共享任务的局限性，以及何时应该引入共享列表。

分配的清单事项会去哪，以及 TasksBoard 如何展示它们

Google 的分配页面说明，从文档创建的任务会同步到你的默认列表“我的任务”中，之后可以移动到其他列表。在分配时，没有选项可以让你直接选择其他目标列表。

在 TasksBoard 中，该任务同样会出现在这个默认列表中，并展示在包含该列表的看板上，无需任何额外设置。关于从 Google Docs 和 Chat 分配的任务的帮助中心页面描述了卡片上的两个标签：一个是“从 Google Docs 分配”标签，另一个是文档标题。点击文档标题即可打开文档并定位到该事项。

侧边栏中的“分配给我”智能看板会将这些任务与队友在 TasksBoard 中分配给你的任务汇总在一起。在 TasksBoard 中完成一个任务，文档中的复选框也会被勾选，因为它们读取的是同一个 Google 任务数据。

要将其移出“我的任务”，只需将其拖拽到另一个列表中，或者在三点菜单中使用“移动到另一个列表”将其转移到其他看板的列表里。相关标签也会随之移动。

TasksBoard logo 体验 TasksBoard

在一个看板上集中查看 Docs 中分配给你的所有清单事项，带有直达文档的标签，并与你的其他 Google Tasks 并排显示。免费开始使用，所有数据均安全保留在 Google Tasks 中。

立即开始 →

将 Docs 分配的任务路由到共享列表

在 Team 计划中，同一帮助中心页面描述了“共享列表”对话框中的一个开关：“将从 Docs/Chat 分配给我的任务路由到此列表”。每位成员都可以为一个共享列表开启此功能。

开启后，从文档分配给该成员的所有任务都会自动移入该共享列表，即使应用处于关闭状态也是如此。队友会看到该成员作为任务负责人，已完成的任务不会被移动，且所有标签都会保留。

这些任务无法实现的功能

Google 对从文档分配的任务施加了限制，而 TasksBoard 无法突破这些限制。Google 不允许在此类任务上添加备注，而由于 TasksBoard 是将标签、附件及其自身的负责人信息存储在备注中，因此这些内容都无法添加。

标题和截止日期仍然可以编辑，任务也可以像其他任务一样被完成、重新打开和移动。对于直接在看板上（而不是文档中）发起的工作，你可以在共享列表上分配 Google Tasks 给队友，并支持添加标签和文件。

常见问题解答 (FAQ)

可以使用个人 Gmail 账号在 Google Docs 中制作待办事项清单吗？
可以。“待办事项清单”按钮、“格式”菜单以及 Ctrl+Shift+9 快捷键适用于任何 Google 账号。个人账号缺少的是每个事项旁边的“添加到 Tasks”图标：Google 的帮助文档明确指出，分配功能仅限工作或学校账号使用。
如何制作不带删除线的 Google Docs 待办事项清单？
点击列表中的复选框，依次打开“格式”、“项目符号和编号”、“待办事项清单”，然后选择不带删除线的样式。Google 关于列表的帮助文档列出了这两种样式，设置后，被勾选的事项将保持正常的文本显示。
为什么我从文档中删除了任务，它仍然显示在 Google Tasks 中？
删除清单文本行只是删除了文本，并没有删除任务。Google 的帮助页面说明，该任务会保留在被分配者的个人列表中。你需要在文档中依次打开“工具”、“Tasks”来找到并删除它，或者在删除文本行之前，先点击事项旁边的图标删除任务。
我可以将一个清单事项分配给多个人吗？
弹出窗口中只有一个“被分配者”字段。Google 的帮助页面指出，更改被分配者会同时向前任和新任负责人发送电子邮件，因此一个事项在同一时间只能有一位负责人。如果多个成员共同负责一个步骤，请为每个人添加一个单独的清单事项，或者在 TasksBoard 共享列表上追踪该步骤，因为那里的任务可以分配给多个人。
在 Docs 中分配的清单事项会显示在 TasksBoard 中吗？
会的，而且是自动显示。它们是你默认列表中的常规 Google Tasks，因此 TasksBoard 会将它们展示在包含“我的任务”的看板上，并带有“从 Google Docs 分配”标签和文档标题。不过，你无法添加备注、标签和附件，因为 Google 不允许在此类任务上添加备注。

总结

当操作步骤需要结合上下文说明时，Google Docs 待办事项清单就是最合适的工具。只需一键点击“待办事项清单”按钮，使用 Tab 键添加子步骤，如果你不喜欢删除线，还可以轻松切换样式。

在工作或学校账号中，“添加到 Tasks”图标可以将任何事项转化为带有负责人和日期的 Google Task，并与文档双向同步。这些任务会进入“我的任务”列表，而这正是看板发挥价值的地方：TasksBoard 会将每个分配的事项与你的其他 Google Tasks 并排显示，并附带直达文档的标签。在 Team 计划中，它甚至能将这些任务直接路由到你的共享列表中。