Google Tasks-e-postmeddelanden: Få reda på när en delad uppgift är slutförd

Du delar ut en uppgift till en kollega och sedan väntar du. Har de slutfört den? Du öppnar listan för att kolla. En timme senare kollar du igen. E-postnotiser från Google Tasks för slutförda uppgifter skulle lösa detta, men Google Tasks skickar inte sådana notiser för dina listor.

Det är den saknade halvan av att arbeta tillsammans. Att dela en lista visar alla vad som behöver göras. En notis berättar när det faktiskt är klart.

Den här guiden visar hur du får ett e-postmeddelande när någon slutför en uppgift i en delad Google Tasks-lista med hjälp av TasksBoard. Vi går också igenom hur du skapar en gemensam lista för hela teamet, så att e-posten innehåller relevant information.

Snabbläsning:

• Google Tasks påminner dig om dina egna deadlines. Men det skickar inte e-post när någon annan slutför en uppgift i din lista, och det går inte att dela listor från början.
• I TasksBoard delar du en lista med en länk. Alla arbetar med samma uppgifter från sina egna Google-konton.
• Klicka på din profilbild, välj Kontoinställningar och aktivera Slutförda uppgifter i delade listor.
• Du får ett e-postmeddelande med uppgiften, listan och namnet på den som slutförde den. Flera slutföranden inom några minuter skickas som ett e-postmeddelande.
• Att dela listor är gratis upp till 5 listor. E-postnotiser är en Premium-funktion.

Skickar Google Tasks e-postnotiser?

Bara i vissa specifika fall. De notiser de flesta känner till är påminnelser: sätt ett datum och en tid på en uppgift, och Google påminner dig när det är dags. Dessa påminnelser skickas till dig om dina egna uppgifter. Vår guide om Google Tasks-notiser förklarar hur de fungerar på olika plattformar.

Google har också delade uppgifter, som finns i ett Google Chat-utrymme eller ett Google Doc. Enligt Googles hjälpsida om delade uppgifter får du en notis när en sådan uppgift skapas, tilldelas, slutförs eller tas bort. I Chat visas notisen i utrymmet. I Docs skickas den som e-post.

Det låter nära vad ett team behöver, men begränsningarna visar sig snabbt:

• Det gäller bara uppgifter skapade i Chat eller Docs. En vanlig lista i Google Tasks är privat för ditt konto. Ingen annan kan se den, så ingen kan få notiser om den.
• Tilldelning i Docs är för arbets- och skolkonton. Googles guide om att tilldela uppgifter från Google Docs säger att du kan tilldela uppgifter till personer i din organisation. Familjer, frilansare och kunder med personliga Gmail-konton ingår inte.
• Delade uppgifter är förenklade. Google säger att du inte kan lägga till deluppgifter eller göra dem återkommande.
• Det finns ingen gemensam lista. Uppgifter sprids över olika utrymmen och dokument istället för att finnas i en lista som alla öppnar.

Så det ärliga svaret är: Google Tasks har ingen e-postnotis när en uppgift slutförs i en vanlig lista, eftersom en vanlig lista inte har någon annan person i sig.

Arbeta tillsammans i en Google Tasks-lista

Notiser blir bara meningsfulla när flera personer arbetar i samma lista. Det är det TasksBoard lägger till ovanpå Google Tasks. Dina uppgifter finns kvar i Google Tasks, och den delade listan visas i varje persons eget Google-konto.

Så här skapar du en delad lista:

1. Logga in på TasksBoard med ditt Google-konto. Dina befintliga listor visas direkt.
2. Öppna listan du vill arbeta med tillsammans, eller skapa en ny för projektet.
3. Klicka på delningsikonen i listhuvudet och kopiera länken.
4. Skicka länken till dina teammedlemmar via e-post eller chatt.
5. Varje person öppnar länken, loggar in med sitt Google-konto och klickar på Gå med i delad lista.

Från och med då ser alla samma uppgifter. En ändring som en person gör synkroniseras till de andra inom några sekunder. Listan visas också i Google Tasks mobilapp, Gmail sidopanel och Google Calendar för alla medlemmar, eftersom det är en riktig Google Tasks-lista i varje konto.

För skärmdumpar av varje steg, se vår fullständiga guide om hur man delar Google Tasks.

En delad lista i TasksBoard behåller funktioner som Googles egna delade uppgifter saknar:

• Deluppgifter fungerar som vanligt, så en uppgift kan ha sin egen checklista.
• Tilldelade visar vem som ansvarar för varje uppgift. Vår guide om att tilldela Google Tasks täcker hur man delegerar i en delad lista.
• Deadlines och anteckningar synkroniseras till alla.
• Vilket Google-konto som helst kan gå med, oavsett om det är ett arbetskonto eller en personlig Gmail-adress.

Prova TasksBoard

Dela en Google Tasks-lista med ditt team via en länk och få e-post när någon slutför en uppgift. TasksBoard fungerar ovanpå din befintliga Google Tasks, utan att du behöver skapa ett nytt konto.

Kom igång →

Hur du aktiverar e-postnotiser för slutförda uppgifter

När du har delat minst en lista tar det bara några sekunder att aktivera e-posten:

1. Öppna TasksBoard och klicka på din profilbild i det övre högra hörnet.
2. Välj Kontoinställningar.
3. Hitta avsnittet Notiser och alternativet Slutförda uppgifter i delade listor.
4. Slå på växeln. Raden under alternativet visar vilken e-postadress meddelandena skickas till, vilket är e-postadressen för det Google-konto du är inloggad med.

Det är hela inställningen. Det finns inget att konfigurera per lista. Inställningen gäller alla listor du delar och alla delade listor du har gått med i.

Om du är på den kostnadsfria planen öppnar växeln istället skärmen för Premium-uppgradering.

Varje person bestämmer själv. Att aktivera e-posten för ditt konto registrerar inte dina teammedlemmar. Alla i listan som vill ha e-postnotiser aktiverar samma växel i sina egna Kontoinställningar.

Hur e-postmeddelandet ser ut

E-postmeddelandet är utformat för att läsas på två sekunder. Ofta räcker ämnesraden:

• En uppgift: ämnesraden namnger personen, uppgiften och listan. Till exempel, “Anna slutförde ‘Skicka fakturan’ i Kundprojekt”.
• Flera uppgifter av en person i en lista: ämnesraden ger personen, listan och antalet.
• Flera personer eller flera listor: ämnesraden ger det totala antalet slutförda uppgifter.

Inuti grupperas uppgifter efter lista. Varje rad visar uppgiftstiteln och vem som slutförde den. En slutförd deluppgift visar också vilken huvuduppgift den tillhör, så “Kontrollera mobilayouten” inte står utan kontext.

Några detaljer gör e-postmeddelandena användbara istället för störande:

• Slutföranden grupperas. Uppgifter som slutförs inom cirka fem minuter från varandra skickas som ett e-postmeddelande. En kollega som avklarar tio uppgifter i rad skickar ett meddelande, inte tio.
• Långa serier trimmas. Ett e-postmeddelande listar upp till 30 uppgifter och berättar sedan hur många fler som slutfördes.
• Ditt eget arbete hoppas över. Du får aldrig ett e-postmeddelande om en uppgift du själv slutförde.
• Endast slutföranden räknas. Nya uppgifter, redigeringar och uppgifter som öppnas igen skickar inte e-post.
• Det fungerar från Google-apparna också. En uppgift som kryssas av i Google Tasks mobilapp eller Gmail sidopanel räknas. Den plockas upp nästa gång den delade listan synkroniseras i TasksBoard.
• E-postmeddelandet matchar ditt språk. Det skrivs på det språk du använder i TasksBoard.

Inbyggda Google-alternativ vs TasksBoard

Här är hur de inbyggda alternativen jämförs med en delad lista i TasksBoard:

Om ditt team redan finns i ett Chat-utrymme och bara behöver några åtgärdsuppgifter, fungerar det inbyggda alternativet bra. Om du vill ha en lista som hela teamet öppnar varje morgon är en delad lista ett bättre val. Vår guide om Google Tasks för team går djupare in på när varje metod fungerar.

Tips för teamwork i en delad lista

E-postmeddelandena är bara så bra som listan bakom dem. Några vanor gör båda bättre:

• Använd en lista per projekt eller arbetsflöde. “Webbplatslansering” eller “Kundintroduktion” säger till alla vad som hör hemma där. Listnamnet visas också i varje e-post, så ett tydligt namn gör e-postmeddelandet tydligt.
• Skriv uppgiftstitlar som står för sig själva. “Skicka det undertecknade kontraktet till Marta” läses bra i inkorgen. “Kontrakt” gör det inte.
• Tilldela en ansvarig. En uppgift med ett namn på sig blir gjord. En uppgift som tillhör alla väntar på någon annan.
• Slutför uppgifter, ta inte bort dem. Att kryssa av en uppgift meddelar teamet och sparar en historik. Att ta bort den gör ingetdera.
• Bryt stora uppgifter i deluppgifter. Varje slutförd deluppgift visar framsteg långt innan huvuduppgiften är klar.
• Låt rätt personer prenumerera. En teamledare som delegerar arbete drar mest nytta. En kollega som bara arbetar med sina egna uppgifter kanske föredrar att stänga av e-postmeddelandena.
• Filtrera e-postmeddelandena i Gmail. E-postmeddelandena kommer från notifications@tasksboard.com. Skapa ett Gmail-filter för den adressen och tillämpa en etikett, så får du en löpande logg över vad teamet har slutfört.

Slutförda uppgifter stannar kvar i listan efter att de har kryssats av. Vår guide om slutförda uppgifter i Google Tasks visar hur du visar dem och när du ska rensa bort dem.

Hur du stänger av e-postmeddelandena

Du kan stoppa e-postmeddelandena när som helst, på två sätt:

• Från e-postmeddelandet. Varje meddelande har en Avsluta prenumeration-längst ner. Klicka på den, bekräfta, och notiserna stängs av för ditt konto.
• Från TasksBoard. Öppna Kontoinställningar från din profilbild och stäng av Slutförda uppgifter i delade listor.

Att stänga av e-postmeddelandena ändrar inget annat. Listan förblir delad, och dina teammedlemmar behåller sina egna inställningar.

Vanliga frågor

Sammanfattning

Google Tasks är bra på att påminna dig om dina egna uppgifter. Men det har inget sätt att dela en lista, och inga e-postnotiser från Google Tasks när någon annan avslutar ett arbete.

TasksBoard lägger till båda. Dela en lista med en länk, och ditt team arbetar med samma uppgifter från sina egna Google-konton. Aktivera Slutförda uppgifter i delade listor i Kontoinställningar, så får du ett e-postmeddelande med uppgiften, listan och den som slutförde den.

Du slutar kolla listan för att se vad som är klart. Listan berättar det åt dig.

Börja med TasksBoard och dela din första lista med ditt team idag.